โดย ศศิธร อารยะพูนพงศ์ สำนักคอมพิวเตอร์ Microsoft Excel 2010 โดย ศศิธร อารยะพูนพงศ์ สำนักคอมพิวเตอร์

หัวข้อในการอบรม การใช้งานฟังก์ชันต่างๆ และสูตรคำนวณ การทำงานระหว่าง Worksheet และ Workbook การคำนวณข้ามระหว่าง Worksheet และ Workbook การติดตามสูตร การสร้างลิสต์ข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระเบียบ (Sort) การแบ่งกลุ่มและหาผลสรุปย่อยของข้อมูล (Subtotal) การรวมข้อมูล (Consolidate)

หัวข้อในการอบรม การนำเสนอด้วยกราฟ การสร้างตารางสำคัญด้วย PivotTable

หัวข้อในการอบรม การสร้างโครงสร้าง Outline การป้องกันการแก้ไขงานใน Worksheet การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น (Import) การสร้างไฮเปอร์ลิงค์

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรตชีต (Spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งใช้สำหรับบันทึกข้อมูลต่างๆ ส่วนมากมักเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมช่องเล็กๆ เรียกว่า เซล (cell)

ประเภทของข้อมูลใน Excel ข้อมูลประเภทข้อความ ข้อมูลประเภทตัวเลข ข้อมูลประเภทวันที่และเวลา

ความแตกต่างของ Formula และ Function คือ สมการคณิตศาสตร์ทั้งหมดที่กรอกลงไปในเซลล์ Function คือ สูตรการคำนวณสำเร็จรูปที่อำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถคำนวณหาผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้นและสามารถสร้างสูตรเองได้ง่ายขึ้น ตัวอย่าง =A1+B2*(SUM(E2:E5))

รูปแบบของฟังก์ชัน ส่วนที่ 1 เครื่องหมาย = ประกอบด้วย ส่วนที่ 1 เครื่องหมาย = ส่วนที่ 2 ชื่อของฟังก์ชันที่ต้องการใช้ ส่วนที่ 3 ส่วนของการป้อนข้อมูล ต้องอยู่ในวงเล็บเสมอ = ชื่อของฟังก์ชัน (ส่วนของการป้อนข้อมูล)

ข้อควรทราบในการใช้สูตรและฟังก์ชันของโปรแกรม Excel การป้อนสูตรคำนวณจะใช้เครื่องหมาย = (เท่ากับ) ในการเริ่มต้นการใช้สูตร ชนิดข้อมูลสูตรแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ 1. สูตรในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ + - * / ^ 2. สูตรในการเปรียบเทียบ = > < >= <= <> 3. เครื่องหมายในการเชื่อมต่อข้อความหรือมากกว่านั้น & 4. สูตรในการอ้างอิง :

ข้อสังเกตเกี่ยวกับตัวแปรในสูตร : หรือ . ใช้กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสุดท้ายของช่องตารางซึ่งมีพื้นที่ติดต่อกันเพื่อนำข้อมูลที่มีอยู่ในพื้นที่นั้นมาใช้ในการคำนวณ , ใช้เลือกช่องเซลแบบเป็นหย่อมๆ ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ติดต่อกัน แต่จุดประสงค์ก็เป็นการนำข้อมูลมาใช้ในการคำนวณ

Functions ฟังก์ชันที่สำคัญๆ

ฟังก์ชันที่สำคัญๆ ฟังก์ชัน หน้าที่ หาค่าผลรวมของชุดตัวเลขทั้งหมด SUM หาค่าผลรวมของชุดตัวเลขทั้งหมด AVERAGE หาค่าเฉลี่ยเลขคณิตของชุดข้อมูลที่กำหนด COUNT นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข COUNTA นับจำนวนเซลข้อมูลทั้งหมดที่เป็นข้อความ MAX หาค่าสูงสุดของกลุ่มข้อมูล MIN หาค่าต่ำสุดของกลุ่มข้อมูล

ฟังก์ชันที่สำคัญๆ ฟังก์ชัน หน้าที่ กำหนดเงื่อนไขและตัดสินใจในการทำงาน IF กำหนดเงื่อนไขและตัดสินใจในการทำงาน SUMIF หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข COUNTIF นับจำนวนเซลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด VLOOKUP เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลและแสดงข้อมูลโดยดึงค่าข้อมูลมาแสดงในเซลล์ที่กำหนด

ฟังก์ชันที่สำคัญๆ ฟังก์ชัน หน้าที่ ROUND ปัดเศษจุดทศนิยมให้มีจำนวนหลักเท่าที่ต้องการ โดยพิจารณาตามหลักคณิตศาสตร์ว่าถ้าเกิน 5 ปัดขึ้น ต่ำกว่า 5 ปัดทิ้ง CEILING ปัดเศษทศนิยมขึ้น FLOOR ปัดเศษทศนิยมลง EXACT ตรวจสอบข้อความว่าเหมือนกันหรือไม่ BAHTTEXT แปลงตัวเลขจำนวนเงินให้เป็นคำอ่านภาษาไทย

ฟังก์ชันทางวันที่และเวลา NOW แสดงวันที่ปัจจุบันและเวลา TODAY แสดงวันที่ปัจจุบัน DATE หาค่าตัวเลขของวันที่ WEEKDAY หาวันในสัปดาห์จากวันที่ที่เลือก DAY คืนค่าเป็นวันของวันที่ MONTH คืนค่าเป็นเดือนของวันที่ YEAR คืนค่าเป็นปีของวันที่ DATEDIF หาค่าผลต่างระหว่างวันที่

การหาค่าผลต่างระหว่างวันที่ =DATEDIF(วันที่เริ่มต้น, วันที่สิ้นสุด, รูปแบบผลลัพธ์) รูปแบบผลลัพธ์มีรูปแบบดังนี้ “Y” หมายถึง หาผลต่างเป็นจำนวนปี “YM” หมายถึง หาผลต่างเป็นจำนวนเดือน “MD” หมายถึง หาผลต่างเป็นจำนวนวัน

สูตรที่ใช้ หาจำนวนปี =DATEDIF(A3,TODAY(),"Y") หาเศษเดือน =DATEDIF(A3,TODAY(), "YM") หาเศษวัน =DATEDIF(A3,TODAY()+1,"MD") =จำนวนปี & “ปี” &เศษเดือน& “เดือน” &เศษวัน& “วัน”

จะได้สูตรที่ใช้ดังนี้ =DATEDIF(A3,TODAY(),"Y")&" ปี "& DATEDIF(A3,TODAY(),"YM")&" เดือน "& DATEDIF(A3,TODAY()+1,"MD")&" วัน "