ผังทางเดินเอกสาร – ระบบส่งคืนสินค้า

สื่อการเรียนวิชาระบบบัญชี (3201-2010) ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2558 อาจารย์ปาริชาติ พิณนา คณะวิชาชีพบัญชีและการตลาด วิทยาลัยเทคโนโลยีอุตรดิตถ์

วิธีการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการส่งคืนสินค้า 1. แผนกคลังสินค้าหรือหน่วยงานที่ต้องการส่งคืนสินค้า จะต้องทำใบของส่งคืน จำนวน 2 ฉบับ ฉบับที่ 1 ส่งไปให้แผนกจัดซื้อ ส่วนฉบับที่ 2 แผนกคลังสินค้าจะจัดเก็บไว้ เองในแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่ 2. แผนกจัดซื้อจะทำการพิจารณาใบขอส่งคืน ฉบับที่ 1 ที่ได้รับจากแผนกคลังสินค้า หรือหน่วยงานที่ต้องการส่งคืนสินค้า ว่าสมควรจะอนุมัติให้มีการส่งคืนสินค้าหรือไม่ หาก เห็นสมควรอนุมัติ จะติดต่อผู้ขายและแจ้งให้ผู้ขายทราบถึงการส่งคืนสินค้า จากนั้นจะ ดึงข้อมูลจากใบขอส่งคืน ฉบับที่ 1 มาจัดทำใบส่งคืนสินค้า 5 ฉบับ ให้ผู้มีอำนาจเซ็น อนุมัติที่ต้นฉบับใบส่งคืนสินค้า แล้วส่งใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 1-4 ไปให้แก่แผนคลังสินค้า ส่วนฉบับที่ 5 แผนกจัดซื้อจะเก็บไว้เองในแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่

4. แผนกจัดส่งสินค้าเมื่อได้รับใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 1-3 พร้อมกับตัวสินค้าแล้วจากแผนกคลังสินค้า จะทำการตรวจสอบระหว่างตัวสินค้าที่จะทำการส่งคืน กับใบส่งคืนสินค้าทั้ง 3 ฉบับ ถ้าหากว่าถูกต้องตรงกันก็จะนำมาบันทึกในใบส่งคืนสินค้าว่า “ได้จัดส่งสินค้าคืนให้ผู้ขายเรียบร้อยแล้ว” จากนั้นจะทำการส่งใบส่งคืนสินค้าฉบับที่ 1 -2 พร้อมสินค้าไปให้ผู้ขายเพื่อให้ผู้ขายเซนชื่อรับทราบในใบส่งคืนสินค้าทั้ง 2 ฉบับ และจากนั้นผู้ขายจะทำการส่งใบส่งคืนสินค้าฉบับที่ 1 กับคืนมายังบริษัทที่แผนกจัดส่งสินค้า ส่วนใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 2 ผู้ขายจะจัดเก็บไว้เองเพื่อเป็นหลักฐานในการรับคืนสินค้าจากนั้นแผนกจัดส่งสินค้าจะส่งใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 1 ไปให้หน่วยบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งของแผนกบัญชี ส่วนใบส่งคืนสินค้าฉบับที่ 3 แผนกจัดส่งสินค้า จะส่งเอกสารไปให้หน่วยบัญชีสินค้า และเมื่อหน่วยบัญชีสินค้าได้รับใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 3 แล้วก็จะนำข้อมูลมาบันทึกในบัญชีสินค้า แล้วจัดเก็บไว้ในแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่

5. เมื่อหน่วยบัญชีแยกประเภททั่วไป ได้รับไปส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 1 จากแผนกจัดส่งสินค้าแล้วก็จะทำการตรวจสอบความถูกต้องหลังจากนั้นก็จะดึงข้อมูลมาบันทึกในสมุดสินค้าส่งคืนและส่วนลด ส่วนใบส่งคืนสินค้า ฉบับที่ 1 จะถูกส่งไปให้กับหน่วยบัญชีเจ้าหนี้ เมื่อหน่วยบัญชีเจ้าหนี้ได้รับแล้วก็จะนำมาตรวจสอบความถูกต้องแล้วก็จะข้อมูลมาบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้ย่อย จากนั้นก็จะส่งไปจัดทำใบสำคัญสินค้าสั่งจ่ายต่อไปและ ในตอนสิ้นเดือนหน่วยบัญชีแยกประเภททั่วไปก็จะดึงข้อมูลจากสมุดสินค้าส่งคืนและส่วนลดมาบันทึกใน บัญชีแยกประเภททั่วไป

X ผังทางเดินเอกสาร - ระบบสินค้าส่งคืน แผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อ แผนกจัดส่งสินค้า หน่วยบัญชีสินค้า หน่วยบช.แยกประเภท หน่วยบัญชีเจ้าหนี้ X ส่งไปจัดทำบัญชีสินค้าสั่งจ่าย โดยนำมาแนบกับใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย 1 เมื่อต้องการส่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย N N ใบขอส่งคืน 1 2 ใบขอส่งคืน 1 N s s ใบส่งคืนสินค้า 3 เปรียบเทียบ s ใบส่งคืนสินค้า 1 ใบส่งคืนสินค้า 1 s s บัญชี สินค้า N N ใบส่งคืนสินค้า 1 2 3 4 สมุด สินค้า ส่งคืน และส่วนลด 1 2 3 4 5 ใบส่งคืนสินค้า บัญชีเจ้าหนี้ย่อย + สินค้า ใบส่งคืนสินค้า 1 2 3 s s “ได้นำสินค้าส่งคืน ออกจากคลังสินค้าแล้ว” ผู้ขาย บัตรสินค้า สิ้นเดือน Dr.เจ้าหนี้ xx Cr. ส่งคืนสินค้า xx ส่วนลด xx บัญชีแยก ประเภท s “ได้ส่งสินค้าคืนให้ผุ้ขายเรียบร้อยแล้ว” บริษัทส่งใบส่งคืนสินค้าให้ผุ้ขาย 2 ฉบับเพื่อให้เซนต์ชื่อรับทราบ ผู้ขายจะเก็บสินค้าและใบส่งคืนฉบับที่ 2 ไว้ ส่วนฉบับที่ 1 จะส่งกลับมายังบริษัทที่แผนกจัดส่งสินค้า