การจัดซื้อจัดจ้างและบริหารคลังเวชภัณฑ์มิใช่ยา (วัสดุทันตกรรม) ทพญ.ศุจินธร ศรียา ทันตแพทย์ชำนาญการ โรงพยาบาลน้ำพอง
สรุปประเด็น พรบ.การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๖๐ เป้าหมายของ พรบ. คุ้มค่า (ราคาและคุณภาพ) โปร่งใส ต้องกระทำโดยเปิดเผย และเปิดโอกาสให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม ประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง และการบริหารพัสดุล่วงหน้า มีการประเมิน ตรวจสอบได้ บทกำหนดโทษ กรณีปฏิบัติหรือละเว้นการปฏิบัติโดยมิชอบ หรือโดยทุจริต
การทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง จัดทำก่อนเริ่มดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างในแต่ละปี (ก่อนวันที่ ๑ ตุลาคม) เปิดเผยข้อมูลในระบบเครือข่ายสารสนเทศของกรมบัญชีกลาง ระบุ รายการ หน่วย จำนวนชิ้น วงเงินโดยประมาณ และช่วงเวลาจัดซื้อชัดเจน ขออนุมัติปรับแผนเมื่อ มีความต้องการวัสดุรายการใหม่ที่มิได้กำหนดอยู่ในแผน ให้เสนอขออนุมัติปรับเพิ่มรายการใหม่ในแผน พร้อมประมาณการวงเงินในการจัดซื้อ กรณีรายการที่มีอัตราการใช้เพิ่มสูงเกินแผนที่วางไว้ หรือวงเงินรวมในการจัดซื้อตามแผนไม่เพียงพอ ต้องขอ อนุมัติเพิ่มวงเงินในการจัดซื้อ หน่วยงานทุกแห่งทบทวนและปรับแผนการจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์ประจำปีในสิ้นไตรมาสที่ ๒ (ภายในเดือนมีนาคม) ของทุกปี
ตัวอย่างแผนจัดซื้อตามแบบของคณะกรรมการบริหารเวชภัณฑ์จังหวัดขอนแก่น (PTC จังหวัดขอนแก่น)
วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป ได้แก่ การเชิญชวนให้ผู้ประกอบทั่วไปที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไข เข้ายื่นข้อเสนอ วิธีตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (e-market) สำหรับสินค้าหรืองานบริการที่มีคุณลักษณะเฉพาะที่ไม่ซับซ้อน กำหนดไว้ในระบบข้อมูลสินค้า (e-catalog) ราคาเกิน ๕๐๐,๐๐๐ บาท วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) สำหรับสินค้าหรืองานบริการที่มีคุณลักษณะเฉพาะที่ซับซ้อน ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในระบบข้อมูลสินค้า (e-catalog) ราคาเกิน ๕๐๐,๐๐๐ บาท วิธีสอบราคา ราคาเกิน ๕๐๐,๐๐๐ บาท และมีข้อจำกัดในการดำเนินการด้วยวิธี e-market และ e-bidding
วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีคัดเลือก (วิธีพิเศษ) การเชิญชวนเฉพาะผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไข ไม่น้อยกว่าสามราย เข้ายื่น ข้อเสนอ ใช้วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไปแล้วไม่มีผู้ยื่นข้อเสนอ หรือข้อเสนอไม่ได้รับการคัดเลือก พัสดุนั้นมีคุณลักษณะเฉพาะเป็นพิเศษ ซับซ้อน ผู้ประกอบการมีจำนวนจำกัด จำเป็นเร่งด่วนที่ต้องใช้ พัสดุที่มีลักษณะการใช้งาน หรือข้อจำกัดทางเทคนิค จำเป็นต้องระบุยี่ห้อเฉพาะ
วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีเฉพาะเจาะจง (วิธีตกลงราคา วิธีพิเศษ วิธีกรณีพิเศษ) เชิญชวนผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขรายใดรายหนึ่ง เข้ายื่นข้อเสนอ หรือเข้ามาเจรจาต่อรอง ราคาและจัดซื้อจัดจ้างโดยตรงในวงเงินเล็กน้อย (วงเงินที่กฎกระทรวงกำหนด) ใช้วิธีอื่นแล้ว ไม่มีผู้ยื่นข้อเสนอ หรือข้อเสนอไม่ได้รับคัดเลือก ผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติตรงเพียงรายเดียว ไม่มีพัสดุอื่นใช้ทดแทนได้ จำเป็นต้องใช้โดยฉุกเฉิน ใช้วิธีใด ให้ดูจากปริมาณการซื้อจากแผนทั้งปี ถ้าเกิน ๕๐๐,๐๐๐ บาท ต้องใช้วิธีประกาศเชิญชวนหรือคัดเลือก ไม่สามารถแบ่งซื้อแบ่งจ้างด้วยวิธีตกลงราคา
รายงานขอซื้อขอจ้าง ดำเนินการจัดทำรายงานและขออนุมัติ ก่อน การสั่งซื้อพัสดุ ทุกวิธี ทุกครั้ง ในรายงานควรระบุ ดังนี้ เหตุผลและความจำเป็น รายการพัสดุ คุณลักษณะ จำนวนที่ต้องการ ราคากลาง วงเงินงบประมาณทั้งหมด วงเงินที่จะจัดซื้อครั้งนั้น วงเงินคงเหลือ กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุ วิธีที่จะซื้อ และเหตุผลที่ต้องใช้วิธีนั้น การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการต่างๆ ที่จำเป็น เช่น กรรมการตรวจรับ
การส่งมอบพัสดุ ตรวจสอบความถูกต้องของใบส่งของ ใบสั่งซื้อ/สัญญา หนังสือขออนุมัติจัดซื้อ ให้ตรงกัน ทุกครั้ง ให้ตรวจรับพัสดุ ในวันที่ผู้ขายนำพัสดุมาส่ง หรือโดยเร็วที่สุด (มักไม่เกิน ๗ วัน) ทำใบตรวจรับ ลงชื่อเป็นหลักฐานอย่างน้อย ๒ ฉบับ (กรรมการตรวจรับและเจ้าหน้าที่คุมคลัง) กรณีส่งมอบพัสดุถูกต้องแต่ไม่ครบจำนวน หรือครบจำนวนแต่ไม่ถูกต้อง ให้ตรวจรับไว้เฉพาะจำนวนที่ถูกต้องแล้วรายงานหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อแจ้งผู้ขายภายใน ๓ วัน กรณีรายการสินค้าในบิล มีการตรวจรับต่างวัน อาจแยกใบตรวจรับ
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน การกำหนดผู้รับผิดชอบ จัดซื้อ/ตรวจรับ/คุมคลัง/เบิก แยกออกจากกัน ให้มีคำสั่งมอบหมายชัดเจน การวิเคราะห์ข้อมูล/ปัจจัยที่ใช้ทำแผน เช่น ปริมาณการใช้ย้อนหลังมากบ้างน้อยบ้าง หัตถการที่เพิ่มหรือลด การมีส่วนร่วมในคณะกรรมการบริหารจัดการยา/วชย ของ รพ.หรือ CUP การนำเสนอแผนในการประชุมคณะกรรมการ/รายงานการประชุม แผนจัดซื้อที่ได้รับอนุมัติจาก นพ.สสจ. แผนการสำรองร่วม แนวทางดำเนินการสำรองวัสดุหรือมีคลังร่วม ระดับจังหวัด รายการวัสดุที่จะสำรองร่วมกัน กระบวนการจัดซื้อ วิธีย้อนหลัง (สั่งก่อนขออนุมัติ/นำพัสดุไปใช้ก่อนดำเนินการจัดซื้อหรือตรวจรับ)
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน การจัดซื้อสอดคล้องกับแผนที่กำหนด วิเคราะห์รายไตรมาสหรือ ๖ เดือน(เกณฑ์ + / - ๑๐%) ถ้าเกิน ๑๐% ต้องชี้แจงเหตุผลได้ และต้องปรับแผนการจัดซื้อ การจัดซื้อนอกแผน เกินแผน การปรับแผน ให้ทบทวนประมาณการจัดซื้อทุกรายการ ถ้าไม่ซื้อให้ตัดออก ซื้อจริงในงวดที่ ๑ และ ๒ เท่าไหร่ นำไปปรับยอดรวมให้เท่ากับจำนวนที่จะซื้อต่อไป หรือจำนวนที่ซื้อมาแล้ว ในช่อง ของงวด ๓ และ ๔ ปรับยอดประมาณการจัดซื้อรวม ส่งแผนที่ปรับตามรอบกำหนด ก่อน ๓๑ มีนาคม เอกสารรายงานการจัดซื้อ เช่น ขาดเลขที่เอกสาร ไม่ระบุวงเงินงบประมาณ ไม่มีใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน กรณีสั่งซื้อแล้วมีของแถม รายการแถม (ถ้าไม่ใช่พัสดุรายการเดียวกัน) ควรแยกบิล หรือทำบันทึกบริจาค แล้วลงบัญชี มูลค่า ๐ โปรโมชั่น ซื้อ ๑๐ แถม ๒ ทำบิลเป็นของแถมหรือราคาเฉลี่ย??? การจัดซื้อร่วม แบบสอบราคา รพ.ต้องจัดซื้อตามราคาที่สอบได้ตามสัญญา ถึงแม้จะแพงกว่าซื้อเอง แบบตกลงราคา หรือ สืบราคา รพ.เลือกซื้อบริษัทที่ราคาต่ำกว่าได้ ความคืบหน้าการจัดซื้อร่วมระดับเขต??? ให้จัดซื้อพัสดุกับผู้ประกอบการ ที่มีการจดทะเบียนการค้าและเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องตามกฎหมาย เท่านั้น ควรมีการตรวจสอบข้อมูลผู้ประกอบการ ก่อนการจัดซื้อ
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน ประกาศแนวปฏิบัติของโรงพยาบาลตามเกณฑ์จริยธรรม เป็นแนวปฏิบัติจริงของแต่ละ รพ. เช่น วิธีการสั่งซื้อ ช่องทางติดต่อกับผู้ขาย ช่องทางการเสนอราคา ติดประกาศให้เห็นชัดเจน ระบบรายงานการจัดซื้อและกำกับควบคุมต้นทุน รายงานตามแบบและระยะเวลาที่กำหนด วิเคราะห์เปรียบเทียบมูลค่าการจัดซื้อ กับปีที่ผ่านมา ในช่วงเวลาเดียวกัน การปรับตามข้อตกลงที่กำหนดในการสั่งซื้อ เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการทำบันทึกเสนอให้ปรับอย่างเคร่งครัด ถ้าผู้ขายผิดสัญญา/ส่งของล่าช้ากว่า กำหนด โดยไม่มีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน เอกสารการตรวจรับ ลงชื่อผู้รับสินค้าคนแรก และวันที่รับ ในใบส่งของ รายงานตรวจรับต้องมีรายการและราคาตรงกับใบส่งของ ลงชื่อผู้รับพัสดุเข้าคลัง และวันที่รับเข้าคลัง
การควบคุมวัสดุ สถานที่เก็บเป็นสัดส่วน ปลอดภัย (เข้าถึงได้เฉพาะผู้รับผิดชอบคลัง) มีระเบียบเรียบร้อย เอกสารประกอบการลงบัญชีวัสดุ การรับวัสดุ ได้แก่ ใบตรวจรับพัสดุ ใบส่งของ หลักฐานการรับบริจาคพัสดุ การจ่ายวัสดุ ได้แก่ ใบเบิกพัสดุ (ควรมีข้อความตามตัวอย่าง) การเบิกจ่ายวัสดุ หัวหน้าหน่วยงานที่ต้องใช้ /ผู้รับมอบหมาย เป็นผู้เบิก หัวหน้าหน่วยงาน/ผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นผู้สั่งจ่ายพัสดุ ผู้จ่ายพัสดุต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบเบิก และพิจารณาความคุ้มค่า ประหยัด เหมาะสม
ได้รับของตามรายการจ่ายข้างต้นแล้ว ใบเบิก เล่มที่ .................... เลขที่...................... ส่วนราชการ.................................................................................. ที่............................../............................ วันที่ เดือน พ.ศ. เรียน........................................................................... ด้วย .............................................................มีความประสงค์ขอเบิกสิ่งของสำหรับใช้ในราชการ ตามรายการข้างล่างนี้ ลำดับ รายการ จำนวนเบิก ยอดวัสดุ หน่วยนับ จำนวน ราคา ราคารวม หมายเหตุ ครั้งสุดท้าย คงเหลือ ที่ต้องการ ที่จ่าย ต่อหน่วย รวมจ่ายทั้งสิ้น (บาท) ลงชื่อ....................................................... ผู้ตรวจสอบ ลงชื่อ............................................................. ผู้เบิก (ทันตแพทย์หญิงศุจินธร ศรียา) ( ) ทันตแพทย์ชำนาญการ เห็นควรเบิกจ่ายได้ ตามระเบียบฯ ลงชื่อ............................................................. ผู้จ่าย เรียน ............................................ ลงชื่อ....................................................... ผู้อนุมัติ (นายแพทย์วิชัย อัศวภาคย์) วันที่จ่าย ..................................................... ผู้อำนวยการโรงพยาบาลน้ำพอง ได้รับของตามรายการจ่ายข้างต้นแล้ว ลงชื่อ............................................................. ผู้รับ วันที่รับ ..................................................... ตัวอย่างใบเบิกพัสดุ
ตัวอย่างบัญชีวัสดุ ตามแบบ กวพ. แผ่นที่............../....(หน้าที่)................ ส่วนราชการ.............................................. หน่วยงาน............................................... ชื่อวัสดุ............................................... ประเภท............................................ รหัส.............................. ขนาด/ลักษณะ.................................. หน่วยนับ........................................ จำนวนอย่างสูง......(ที่ควรเก็บ ไม่เกินนี้).................... จำนวนอย่างต่ำ...(ต้องจัดหาเพิ่ม)............................ ว/ด/ปี รับจาก/จ่ายให้ เลขที่เอกสาร ราคาต่อหน่วย จำนวน หมายเหตุ บาท รับ จ่าย คงเหลือ วันที่รับ ชื่อผู้ขาย เลขที่เอกสารจัดซื้อ/เลขที่บิล (ราคารวม vat) xx วันที่จ่าย หน่วยงานที่เบิก เลขที่ใบเบิก xx
การลงบัญชีวัสดุ จัดทำสารบัญหรือดัชนีของบัญชีวัสดุ แต่ละประเภท บันทึกบัญชีวัสดุทุกครั้งที่มีการ รับ-จ่าย เป็นปัจจุบัน เรียงลำดับเวลาสอดคล้องกัน มีระบบสอบทานการเบิกจ่ายประจำเดือน จัดทำรายงานมูลค่าวัสดุคงคลังของคลังใหญ่และคลังย่อย ทุกสิ้นเดือน คลังย่อย ต้องถูกตรวจและรายงานมูลค่าวัสดุคงเหลือ ถ้าคงคลังเกิน ๑ เดือนและมูลค่าเกิน ๒ ใน ๓ ทุกสิ้นปีงบประมาณ ให้ทำการตรวจสอบพัสดุประจำปี และรายงาน บัญชีวัสดุ จัดทำในแต่ละปีงบประมาณ ให้ขึ้นแผ่นใหม่ทุกครั้ง บัญชีวัสดุแต่ละแผ่น ใช้คุมวัสดุ ๑ รายการ บัญชีวัสดุ เป็นกระดาษ หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูป ก็ได้ แต่ต้องพริ้นท์สำหรับตรวจสอบทุกเดือน
การลงบัญชีวัสดุ กรณีซื้อวัสดุชนิดเดียวกัน ในเวลาต่างๆ กัน แล้วราคาวัสดุไม่เท่ากัน เวลาลงบัญชีจ่าย ให้ใช้ราคาวัสดุที่ซื้อมาก่อนตัดออกจากบัญชีก่อน ของแถม/บริจาค ต้องลงบัญชีทุกชิ้น ลงราคาเป็น ๐ Stock card ไม่ใช่บัญชีวัสดุ ใช้บันทึกการรับ-จ่ายวัสดุในคลังย่อย ระบุแค่ ชื่อวัสดุ วันที่รับ/จ่าย จำนวนรับ-จ่าย-เหลือ ใช้บันทึกการรับ จ่ายวัสดุทุกประเภท จากคลังใหญ่ เช่น ยา วัสดุการแพทย์ การควบคุมคลัง ควรมี เจ้าหน้าที่คลัง และผู้ช่วยรับจ่ายวัสดุในคลัง ตรวจสอบกันและกัน เจ้าหน้าที่คลัง ลงบัญชี ผู้ช่วยเป็นคนจัด จ่าย บันทึก stock card
ข้อควรรู้เพิ่มเติม อัตราคงคลังรายเดือน = ยอดคงคลัง ÷ ยอดจ่าย (ของเดือนที่คำนวณ) ตัวเลขที่ได้ หมายถึง ระยะเวลาที่สำรองวัสดุ (หน่วยเป็นเดือน) เกณฑ์คลังใหญ่ไม่เกิน ๒ เดือน คลังย่อยไม่เกิน ๑ เดือน อัตราคงคลังรายไตรมาส = ยอดคงคลังเดือนสุดท้าย ÷ (มูลค่าการจ่ายรวม ๓ เดือน ÷ ๓ ) เช่น รายงานงวดเดือน มิ.ย. ๖๐ ใช้มูลค่าการจ่ายของเดือน มิ.ย. + พ.ค. + เม.ย. ควรทำข้อมูลเปรียบเทียบการเบิกวัสดุของ รพ.สต. ทุก ๖ เดือน และเทียบกับปีก่อน เพื่อกระตุ้นยอดใช้ และตรวจสอบอัตราการใช้ เป็นข้อมูลประกอบการปรับแผน
ประเด็นที่พบจากการสอบทานระบบควบคุมภายใน ใบเบิกวัสดุ ไม่สมบูรณ์ (เลขที่ใบเบิก การลงชื่อ) บัญชีวัสดุ ไม่บันทึกเป็นปัจจุบัน จำนวนวัสดุไม่ตรง บันทึกรายการรับจ่ายไม่ครบ การเก็บเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง ใบตรวจรับ มักลงชื่อผู้จัดซื้อ ระยะเวลาการตรวจรับ นานเกินสมควร มูลค่าคงคลัง เกิน ๒ เดือน ตัดจ่ายวัสดุออกจากคลังทั้งหมดที่รับ ทำให้ มูลค่าคงคลังของคลังย่อยเกินกำหนด