งานสารบรรณและ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กรมอนามัย งานสารบรรณและ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กรมอนามัย โดย ... นายอนุชา นิเยาะ...
งานสารบรรณ คืออะไร ? ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ. 6 ได้ให้ความหมายของคำว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” ซึ่งเป็นการกำหนด ขั้นตอน และขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงาน การประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องทำเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
คุณสมบัติของผู้ทำงานสารบรรณ มีความรู้เกี่ยวกับงานธุรการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และ ประสานงาน มีความรู้ด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ภาษาไทย รู้จักตัวสะกดการันต์ วรรคตอน แม่นยำศัพท์ และคำแปลในพจนานุกรม มีความรอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว
อิเล็คทรอนิกส์ อิเล็กทรอนิกส์
เวอร์ชัน เวอร์ชั่น
ดิจิทัล ดิจิตอล
สารบาญ สารบัญ
วงจรงานสารบรรณ
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือถึง บุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยราชการอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสือมี 6 ชนิด หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน
ตัวอย่างหนังสือภายนอก
ตัวอย่างหนังสือภายใน
ตัวอย่างหนังสือประทับตรา
ตัวอย่างหนังสือสั่งการ
ตัวอย่างหนังสือประชาสัมพันธ์
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานทางราชการ
ประโยชน์ของงานสารบรรณ ทำให้การปฏิบัติงานเป็นระบบ มีความเป็นระเบียบ เกิดความประหยัด สะดวกต่อการอ้างอิงและค้นหา เกิดความต่อเนื่องในการทำงาน
ความสำคัญของงานสารบรรณ ใช้เป็นเครื่องในการบริหารงาน ใช้เป็นสื่อในการติดต่อทำความเข้าใจระหว่างหน่วยงาน เอกสารที่ทำขึ้นเป็นเสมือนเครื่องเตือนความทรงจำของ หน่วยงาน เป็นหลักฐานอ้างอิงติดต่อหรือทำความตกลง เอกสารที่ทำขึ้นอาจเป็นสิ่งที่มีคุณค่าในการศึกษาค้นคว้า ต่อไปในอนาคต
ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้ (ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ประทับตราด้วยหมึกแดง)
ตัวอย่างการประทับตรา ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน
ชั้นความลับของหนังสือราชการ ลับที่สุด หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมด หรือเพียง บางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด ลับมาก หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมด หรือเพียง บางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง ลับ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมด หรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ **การแสดงชั้นความลับ ให้ใช้ตัวอักษรที่มีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรธรรมดา โดยใช้สีแดงหรือสีอื่นที่สามารถเห็นได้เด่นและชัดเจน
ตัวอย่างการประทับตรา ลับที่สุด ลับมาก ลับ
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส์ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ ลงรับจัดเก็บเอกสาร เข้าระบบ และ สามารถส่งต่อเพื่อลงนามในเอกสาร หรือ ส่งเข้าระบบ หนังสือเวียน มีระบบลงนามรับทราบ ในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน์ รองรับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ 2548 ทำงาน ในลักษณะ Web Application สามารถ รองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อมๆ กันไม่จำกัด user กำหนดสิทธิ การใช้งาน แต่ละเมนูได้ ลดการใช้กระดาษ สะดวก ในการจัดเก็บค้นหา ทำงานในลักษณะ Webbase ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน โดยจัดเก็บเอกสารตามประเภท
ประโยชน์ของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจัดการผู้ใช้งานในระบบได้ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล ผู้ใช้งานระบบ สามารถจัดเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานระบบ เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง กลุ่มงาน/ส่วน สำนัก/กอง ที่ผู้ใช้งานสังกัด รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) เป็นต้น สามารถเพิ่ม แก้ไข กลุ่มผู้ใช้งานได้ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล ในระบบงานได้ สามารถจัดเก็บประวัติการเข้าและออกจากระบบงานของแต่ละผู้ใช้งานได้ สามารถกำหนดสถานะของผู้ใช้งาน (Active/Inactive) กำหนด วัน เวลา ในการเข้าใช้งานระบบได้
วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไปที่ค้นหา
วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากเลขที่หนังสือ
วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากเลขที่หนังสือ (หนังสือรับ)
วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากชื่อเรื่อง
ตัวอย่างบันทึกข้อความที่ไม่ถูกต้อง
ตัวอย่างบันทึกข้อความ
ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)
ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)
ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)
ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)
ตัวอย่างหนังสือภายนอก
ตัวอย่างหนังสือภายนอก (ต่อ)
ขั้นตอนการบันทึกและออกเลขหนังสือ ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คลิกบันทึกและ ออกเลขหนังสือ
7.คลิกบันทึกข้อมูล 1.คลิกเลือกประเภทหนังสือในนามกอง/กรม 3. คลิกเลือกชนิดหนังสือ/ชั้นความลับ/หมวดหนังสือ 2.คลิกเลือกเลขที่หนังสือและชั้นความเร็ว 4. พิมพ์ชื่อเรื่องหนังสือ 5. คลิกเรียนถึงผู้บริหาร/ผอ.สำนัก/กอง/กลุ่ม/ศูนย์ ที่ต้องการส่งหนังสือ 6. แนบไฟล์หนังสือ 7.คลิกบันทึกข้อมูล
9. เมื่อระบบออกเลขที่หนังสือแล้ว ให้คลิกไปที่เมนูส่งหนังสือ 9. เมื่อระบบออกเลขที่หนังสือแล้ว ให้คลิกไปที่เมนูส่งหนังสือ 8. เมื่อคลิกบันทึกข้อมูล ระบบจะออกเลขที่หนังสือโดยอัตโนมัติ
10.คลิกเลือกหน่วยงาน ที่ส่งหนังสือ 11. คลิกบันทึกข้อมูล
การประทับตราหนังสือเพื่อลงเลขที่ ทะเบียนรับ และวันเดือนปี จะต้องประทับที่ใดของหนังสือ ก. ตรงไหนก็ได้ ข. มุมบนด้านขวามือ ค. มุมบนด้านซ้ายมือ ง. ด้านบนตรงกลาง
การประทับตราหนังสือเพื่อลงเลขที่ ทะเบียนรับ และวันเดือนปี จะต้องประทับที่ใดของหนังสือ ก. ตรงไหนก็ได้ ข. มุมบนด้านขวามือ ค. มุมบนด้านซ้ายมือ ง. ด้านบนตรงกลาง
การประทับตราหนังสือเพื่อลงเลขที่ ทะเบียนรับ และวันเดือนปี จะต้องประทับที่ใดของหนังสือ ก. สูง 2 ซม. และ 1 ซม. ข. สูง 3 ซม. และ 1.5 ซม. ค. สูง 3 ซม. และ 2 ซม. ง. สูง 4 ซม. และ 3 ซม.
การประทับตราหนังสือเพื่อลงเลขที่ ทะเบียนรับ และวันเดือนปี จะต้องประทับที่ใดของหนังสือ ก. สูง 2 ซม. และ 1 ซม. ข. สูง 3 ซม. และ 1.5 ซม. ค. สูง 3 ซม. และ 2 ซม. ง. สูง 4 ซม. และ 3 ซม.
หนังสือที่เป็น คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ จัดเป็นหนังสือประเภทใด ก. หนังสือสั่งการ ข. หนังสือภายใน ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือประชาสัมพันธ์
หนังสือที่เป็น คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ จัดเป็นหนังสือประเภทใด ก. หนังสือสั่งการ ข. หนังสือภายใน ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือประชาสัมพันธ์
หนังสือราชการที่มีไปถึงนายกรัฐมนตรี เราจะใช้คำขึ้นต้นว่าอะไร ก. เรียน ข. เรียนเชิญ ค. กราบเรียน ง. กราบเรียนเชิญ
หนังสือราชการที่มีไปถึงนายกรัฐมนตรี เราจะใช้คำขึ้นต้นว่าอะไร ก. เรียน ข. เรียนเชิญ ค. กราบเรียน ง. กราบเรียนเชิญ
ก. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ข. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน หนังสือราชการที่จัดทำขึ้น จะต้องมีสำเนาคู่ฉบับไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ เพื่อเป็นหลักฐานโดยให้มีลายมือชื่อ ก. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ข. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน ค. ผู้พิมพ์ ผู้ทาน ผู้ตรวจ ง. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ
ก. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ข. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน หนังสือราชการที่จัดทำขึ้น จะต้องมีสำเนาคู่ฉบับไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ เพื่อเป็นหลักฐานโดยให้มีลายมือชื่อ ก. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ข. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน ค. ผู้พิมพ์ ผู้ทาน ผู้ตรวจ ง. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ
หยุดโกรธให้ได้ อภัยให้เป็น ชีวิตสุขเย็น จะเป็นของเรา หยุดโกรธให้ได้ อภัยให้เป็น ชีวิตสุขเย็น จะเป็นของเรา
ขอบคุณครับ