Microsoft Access MR. SANAE SUKPRUNG

แผนการสอน เพื่อให้นักศึกษารู้จักการใช้ฐานข้อมูลในการจะระบบฐานข้อมูลในการใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อให้นักศึกษารู้จักกฎในการตั้งชื่อไฟล์และการทำงานของ Access

เนื้อหา ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Access 2003 ฐานข้อมูลคืออะไรความสามารถของ Access กฎในการตั้งชื่อไฟล์ การทำงานของ Access

Data ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล  สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ โดยอยู่ในรูปของตัวเลข (Number) เช่น จำนวนราคา , ระยะทาง หรือ ปริมาณของสิ่งต่างๆ    และในรูปแบบที่ไม่ใช่ตัวเลข  เช่น ชื่อ , ที่อยู่ , ตำแหน่งหน้าที่การงาน เป็นต้น

Database ฐานข้อมูล คือ กลุ่มของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือจุดประสงค์เฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่งที่สามารถเข้าไปเพื่อทำการนำข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดที่ต้องการมาใช้งาน เช่น การติดตามการสั่งซื้อของลูกค้า การเก็บข้อมูลเพลง การสืบค้นหาข้อมูลลูกค้า

ตัวอย่าง : ร้านค้าส่ง มีสินค้า หรือ ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ   ซึ่งจะมีต้องมีข้อมูลประจำผลิตภัณฑ์นั้น ๆ  เช่น ผงซักฟอก ประกอบด้วยยี่ห้อ  น้ำหนัก  ปริมาณ  ขนาด  และราคา  ดังนั้น การเก็บรวบรวมผลิตภัณฑ์หลาย ๆ รายการ จะต้องนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลสินค้า เพื่อสะดวกในการค้นหา

โครงสร้างของข้อมูล 1. Character เป็นข้อมูลที่เล็กที่สุด ได้แก่ ตัวเลข ตัวอักษรและสัญลักษณ์ต่างๆ 2. Item การนำ Character 1 ตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายใช้แทนสิ่งต่างๆ 3. Field ขอบเขตของข้อมูล ประกอบไปด้วย Item ที่มีความหมายเหมือนกันตั้งแต่ 1 Item ขึ้นไปมารวมกันเช่น ขอบเขตของชื่อ ขอบเขตของที่อยู่

(ต่อ) 4. Record รายการข้อมูลแต่ละรายการ อาจจะประกอบไปด้วย Field ตั้งแต่ 1 Field ขึ้นไปมารวมกัน เช่น ประวัติของพนักงาน 1 คน หรือรายละเอียดของสินค้า 1 ชิ้น 5. File แฟ้มหรือที่เก็บข้อมูลพวกเดียวกันตั้งแต่ 1 Recordขึ้นไป เช่น แฟ้มประวัติของนักศึกษา แฟ้มรายการสินค้าเป็นต้น

โครงสร้างของข้อมูล

ข้อควรคำนึงในการออกแบบฐานข้อมูล 1. ให้สร้างและกำหนดชื่อของกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้ (ในลักษณะของแฟ้มข้อมูล) เพื่อให้สามารถเรียกใช้งาน และดูแลบำรุงรักษาข้อมูลไปด้วยกันเป็นกลุ่ม 2. มีวิธีการเพิ่ม แก้ไข ลบ หรือ ปรับปรุงโครงสร้างของกลุ่มข้อมูล (แฟ้มข้อมูล) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อ 3. มีวิธีการเข้าถึง(ค้นหา) ข้อมูล  ได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกในการใช้งาน 4. มีวิธีการกำหนดรูปแบบ (ฟอร์ม) ในการดูข้อมูลบนจอภาพที่แตกต่างกัน (มุมมอง) ตามกลุ่มผู้ใช้และระดับการใช้งานของผู้ใช้ โดยผู้ใช้สามารถเรียกดูและแก้ไขข้อมูลผ่าน รูปแบบ (ฟอร์ม) ได้

ต่อ 5. มีวิธีการสร้างเงื่อนไข ในการคัดเลือกข้อมูล (แบบสอบถาม) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ   6. มีวิธีคำนวณข้อมูล ได้ตามหลักทางคณิตศาสตร์  7. มีวิธีการสร้างกลุ่มข้อมูลย่อย จากกลุ่มข้อมูลใหญ่ เพื่อใช้ในการทำงานเฉพาะด้าน

ต่อ 8. จัดเรียงข้อมูลในกลุ่มข้อมูลได้หลายลักษณะ  โดยข้อมูลที่จัดเตรียม  มีผลต่อการแสดงบนจอภาพและการพิมพ์  9. มีวิธีการกำหนดรูปแบบการพิมพ์ได้หลายลักษณะ   ทั้งรายงาน  , ฉลากสินค้า และ จ่าหน้าซองจดหมาย 

ต่อ 10. มีวิธีการเชื่อมโยงข้อมูล  กลุ่มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กัน   เข้าด้วยกัน เพื่อการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการออกแบบฐานข้อมูล 1. วัตถุประสงค์ของระบบฐานข้อมูล ในการเก็บข้อมูล 2. วัตถุประสงค์ของการใช้งาน 3. วิเคราะห์ระบบฐานข้อมูลและการรวบรวมข้อมูล 4. ศึกษาความถี่ และรูปแบบที่ใช้ 5. วิเคราะห์โครงสร้างของตาราง 6. กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล

Table Database Queries Form Report Macros Modules

การทำงานใน Access Table :ทำหน้าที่การบรรจุข้อมูลดิบที่สามารถแก้ไขได้ Queries: ทำหน้าที่ดึงข้อมูลเฉพาะที่เราสนใจเท่านั้น Form : ทำหน้าที่เป็นหน้ากากสำหรับป้อนข้อมูลสู่ตาราง Report : ทำหน้าที่แสดงข้อมูลออกมาในรูปแบบรายงาน

(ต่อ) Page : ทำหน้าที่แก้ไข ออกแบบ สร้างเว็บเพจ Macros : ทำหน้าที่สร้างลำดับการทำงานแบบอัตโนมัติ Modules : ทำหน้าที่สำหรับเขียนโปรแกรมเชื่อมต่อกับ VB

Text AutoNumber Memo Number Yes/No OLE Object Date/ Time Hyperlink ชนิดของของข้อมูล Data Type Text Memo Number Date/ Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard

Text… เป็นค่าเริ่มต้น ถ้าหากไม่มีการกำหนดชนิดของข้อมูล โปรแกรมจะกำหนดให้เป็น Text โดยอัตโนมัติ เก็บข้อมูลที่เป็นข้อความหรือตัวเลขรวมกันหรือตัวเลขอย่างเดียว ไม่สามารถนำเอาไปคำนวณทางคณิตศาสตร์ สามารถบรรจุข้อมูลได้ 0 – 255 ตัวอักขระ

Memo ใช้เก็บตัวอักษรที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อย หรือข้อความทั่วไปที่มีจำนวนมากสามาเก็บได้ถึง 64,000 Bytes

ใช้เก็บข้อมูลชนิดวันที่ / เวลา ใช้เก็บเนื้อที่ในการเก็บ 8 Bytes Date / Time ใช้เก็บข้อมูลชนิดวันที่ / เวลา ใช้เก็บเนื้อที่ในการเก็บ 8 Bytes

Currency ใช้เก็บตัวเลขทางการเงิน โดยมีสกุลเงินและเครื่องหมาย , กำกับตัวเลข ใช้เนื้อที่ในการเก็บ 8 Bytes

ใช้เก็บตัวเลขที่ใช้ในการนับอัตโนมัติ ใช้เนื้อที่ในการเก็บ 4 Bytes AutoNumber ใช้เก็บตัวเลขที่ใช้ในการนับอัตโนมัติ ใช้เนื้อที่ในการเก็บ 4 Bytes

Number ใช้เก็บตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณได้ ใช้เนื้อที่ในการเก็บตั้งแต่ 1,2,4 และ 8 Bytes

ใช้เก็บค่าทางตรรกศาสตร์ จริง / เท็จ ใช้เนื้อที่ในการเก็บ 1 Bit Yes / No ใช้เก็บค่าทางตรรกศาสตร์ จริง / เท็จ ใช้เนื้อที่ในการเก็บ 1 Bit

ใช้ในการเก็บรูปภาพ หรือ กราฟ สามารถเก็บได้ 1 GB. OLE Object ใช้ในการเก็บรูปภาพ หรือ กราฟ สามารถเก็บได้ 1 GB.

Hyperlink เป็นการเชื่อมโยงไปยัง File ภายนอกซึ่งอยู่ใน World Wide Web หรือใน Intranet หรืออาจเชื่อมโยงไปยัง File ที่อยู่ใน HTML สามารถเก็บได้ถึง 2,048 ตัวอักษร

การกำหนด Field Size ให้กับตัวเลข

การจัดเรียงลำดับใน Table Sort Ascending : เป็นการเรียงลำดับจากตัวอักษร A – Z หรือ ตัวเลข จากน้อยไปหามาก Sort Descending : เป็นการเรียงลำดับจากตัวอักษร Z – A หรือตัวเลข จากมากไปหาน้อย

การซ่อน Column ในกรณีที่ไม่ต้องการแสดงข้อมูลใน Column ใดๆ สามารถซ่อนเอาไว้ได้ดังนี้ เลือก Column ที่ต้องการ เลือก Hide Column จาก Menu Format

การยกเลิกการซ่อน Column เลือก Unhide Column จาก Menu Format Column ใดที่มีเครื่องหมายถูกแสดงว่า Column นั้นกำลังแสดงอยู่ในขณะนั้น

Freeze Column ใช้ในการ Lock Column ที่ต้องการแสดงบนจอภาพให้อยู่กับที่ในกรณีที่ต้องการดูข้อมูลที่มีมากๆ ซึ่งช่วยให้การดูแลและแก้ไขข้อมูลทำได้สะดวกขึ้น

ขั้นตอน เลือก Column หรือกลุ่ม Column ที่ต้องการ เลือก Freeze Column จาก Menu Format การยกเลิก เลือก Unfreeze All Column จาก Menu Format

Relationship ในกรณีที่มี Table มากกว่า 1 Table และ Table เหล่านั้นมี Field ใด Field หนึ่งที่เหมือนกัน เราสามารถสร้างความสัมพันธ์ให้กับ Table เหล่านั้นได้ เพื่อการดูข้อมูลใน Table และเพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป

Relation Model : ได้รับการพัฒนาขึ้นจากแบบจำลองที่กล่าวถึงความสัมพันธ์ของข้อมูล ที่มี Relation ที่จัดเก็บเป็นหน่วยย่อยๆ เรียกว่า Table ที่อยู่ในรูปของตาราง โดยแต่ละตารางเป็นอิสระต่อกัน แต่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้

ข้อดีและข้อเสียของ Relation Database Model 1. ข้อมูลและโครงสรร้างมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม 2. เหมาะสมกับโครงสร้างข้อมูลที่มีความสัมพันธ์แบบ One To Many และMany To Many 3. เหมาะสมกับฐานข้อมูลที่มีขนาดเล็ก-ใหญ่ เช่น PC ,Mainframe Computer

ข้อเสีย 1. ประสิทธิภาพของเครื่องต้องสูงเนื่องจาก DBMS ต้องใช้ทรัพยากรในการทำงานสูง

คุณสมบัติของ Relation คุณสมบัติของ Tuple และ Attribute ของแต่ละ Relation 1. Tuple และ Attribute ของแต่ละ Relation ต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน 2. ข้อมูลในแต่ละ Tuple จะไม่มีการกำหนดลำดับ และไม่มีผลต่อการเรียงลำดับ หรือการอ้างอิงข้อมูล 3. ข้อมูลในแต่ละ Attribute จะไม่มีการกำหนดลำดับ และไม่มีผลต่อการเรียงลำดับ หรือการอ้างอิงข้อมูล

4. ข้อมูลใน Attribute จะต้องเป็น Atomicity คือต้องมีความหมายเพียงความหมายเดียว 5. ชื่อของแต่ละ Attribute ใน Relation ต้องไม่ซ้ำกัน 6. ค่าที่ปรากฏในแต่ละ Attribute ใน relation ต้องแทนข้อมูลที่มีความหมายเดียวกันทั้ง Attribute

แบบฝึกหัด จงอธิบายความหมายของคำว่า ฐานข้อมูล (Database) จงอธิบายโครงสร้างของข้อมูลว่าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ชนิดข้อมูลของ Access มีอะไรบ้าง จงอธิบาย

แบบฝึกหัด (ต่อ) จงอธิบายประโยชน์ของการซ่อน Column จงอธิบายขั้นตอนวิธีการทำและประโยชน์ของการ Freeze Column จงอธิบายความหมายของคำว่า Relationship

Query เป็นการค้นหาหรือแสดงข้อมูลที่อยู่ใน Table ตามชื่อ Field ที่ต้องการ โดยผู้ใช้สามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้ และยังสามารถคำนวณแบบง่ายๆ ได้อีกด้วย

การกำหนดเงื่อนไข Between ___ And ___: ใช้ในการกำหนดขอบเขตของมูลค้าที่ต้องการกำหนดให้เป็นเงื่อนไข ( Between 10000 And 20000) In : ใช้กำหนดรายการต่างๆ ที่ต้องการใช้เป็นเงื่อนไข เช่น In (“Manager”, “Sales”, “Engineer”) Not In : ไม่เลือกเรคคอร์ดที่มีค่าอยู่ภายในเงื่อนไขที่กำหนด

ต่อ And : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงกับทุกเงื่อนไข Or : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงเพียงเงื่อนไขเดียวก็ได้ Not : เลือกเรคคอร์ดที่ไม่ตรงกับเงื่อนไข

(ต่อ) ? แทนตัวอักษรใดก็ได้ในตำแหน่งนั้น ? แทนตัวอักษรใดก็ได้ในตำแหน่งนั้น * แทนตัวเลข 0 หรือตัวอักษรมากกว่า 1 ตัว [ ] กำหนดขอบเขตของข้อมูลหรือตัวเลขที่ต้องการ ! ยกเว้นตัวอักษรหรือตัวเลขที่ตามหลังเครื่องหมายนี้ # ใช้แทนตัวเลข 1 ตัว เช่น B# หมายถึง B1,B2 เป็นต้น & เชื่อมข้อความสองข้อความเข้าด้วยกัน

(ต่อ) > มากกว่า < น้อยกว่า = เท่ากับ >= มากกว่าเท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า = เท่ากับ >= มากกว่าเท่ากับ <= น้อยกว่าเท่ากับ

ตัวอย่าง ต้องการทราบชื่อของพนักงานที่ขึ้นต้นด้วยอักษร “ม” และ “อ” “[ม,อ]*” ต้องการทราบชื่อพนักงานที่ลงท้ายด้วย “M” “*[M]” ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีเงินเดือนมากกว่า 5,000 บาท > 5000

ต่อ ต้องการดูพนักงานที่มีเงินเดือนระหว่าง 20,000 – 30,000 between 20000 and 30000 ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอายุ 20,25,30 in (20,25,30) ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอักษร “ส” อยู่ในชื่อ *ส*

การกำหนดเงื่อนไขเกี่ยวกับวันที่ (Date / Time) ป้อนเงื่อนไข ความหมาย 08/10/97 ตรงกับวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <#08/10/97# ก่อนวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 >#08/10/97# หลังวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97ลงไปก่อนหน้านี้ >=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 ขึ้นไปก่อนหน้านี้

[ ส่วนที่ต้องการค้นหา : ] Parameter เป็นการค้นหาข้อมูลโดยให้ปรากฏ Dialogขึ้นมารับค่าที่ต้องการค้นหา [ ส่วนที่ต้องการค้นหา : ] [ Enter Position : ]

การสร้าง Field จากการคำนวณ ใน Query สามารถสร้าง Field ใหม่ขึ้นมาเพิ่มเติม ซึ่ง Field เหล่านั้นเกิดจากการคำนวณได้อีกด้วย ชื่อ Field ใหม่ : ( Field เงื่อนไข ) การคำนวณ Bonus : ( Salary ) * 2

แบบฝึกหัด จงบอกประโยชน์ของการทำ Query ให้เขียนคำสั่งของ Query ต่อไปนี้ - ต้องการทราบข้อมูลของพนักงานที่ชื่อ สมชาย - ต้องการทราบชื่อพนักงานที่อยู่ในตำแหน่ง Manager และ Engineer - ต้องการทราบข้อมูลพนักงานที่มีอายุน้อยกว่า 25 ปี

แบบฝึกหัด (ต่อ) - ต้องการทราบข้อมูลของพนักงานที่เข้าทำงานหลังวันที่ 22 / 04 / 2001

แบบฝึกหัด (ต่อ) ID Name Age Position Salary 1101 Somchay 25 Manager 30000 1102 Wandee 30 Sales 25000 1103 Pramool 35 Account 28000

แบบฝึกหัด (ต่อ) จงเขียนคำสั่ง Query โดยสร้าง Fields ที่ชื่อ Bonus – Tax- Net incomeใหม่โดยมีเงื่อนไขดังนี้ - ให้คิด Bonus 15% ของเงินเดือน - ให้คิด Tax 7% - ให้คำนวณหาเงินเดือนสุทธิ

Form ในการแสดงและทำงานด้านฐานข้อมูลเพื่อให้เกิดความสวยงามและการใช้งานที่ง่ายขึ้น จึงควรนำรูปแบบการใช้ Form มาใช้งาน การสร้าง Form นั้นสามารถนำมาใช้ในการป้อน แก้ไข และดูข้อมูลที่อยู่ใน Table และยังสามารถสร้างปุ่มคำสั่งต่างๆ ขึ้นมาเพื่อใช้ในการทำงานได้อีกด้วย

การสร้าง Combo Box Properties ในการเพิ่มข้อมูล เป็นการสร้างรายการต่างๆ ให้เลือกแทนการป้อนข้อมูลลงไปเก็บใน Table Properties ในการเพิ่มข้อมูล Row Source : “ ข้อมูลใหม่ ”; “ ข้อมูลใหม่ ”;……

การสร้าง List Box เป็นการแสดงรายการให้เลือกเช่นเดียวกับ Combo Box แต่ผลที่ได้จะแตกต่างกัน

การสร้าง Sub form / Sub report Wizard หลังจากที่มีการสร้าง Form หลักเรียบร้อยแล้วถ้าต้องการสร้าง Form อีก Form หนึ่งซึ่งจะให้ทำงานหรือแสดงข้อมูลขึ้นมาพร้อมกับใน Form หลัก สามารถทำได้โดยสร้างเป็น Sub form หรือ Form ย่อยขึ้นมาโดย Form ที่จะนำมาสร้าง Form ย่อยต้องมี Field ที่มีความสัมพันธ์กับ Form หลัก