การพิมพ์จดหมายธุรกิจอังกฤษแบบที่นิยมมีด้วยกัน 3 แบบ By : อาจารย์ทิพย์นิภา แซ่อุ้ม วิทยาลัยเทคโนโลยีอรรถวิทย์พณิชยการ

FOREIGN BUSINESS LETTER (Style 1) FULL-BLOCKED STYLE (Style 2) MODIFIED BLOCKED STYLE (Style 3) SEMI-BLOCKED STYLE

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 1. หัวจดหมาย (Letterhead) ประกอบด้วย ชื่อธุรกิจและที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ โทรสาร 2. วันที่ (Date Line) คือวันที่ออกจดหมาย ถ้าเขียนว่า Current Date ให้ลงวันที่ปัจจุบัน 3. ที่อยู่ของผู้รับจดหมาย (Inside Address) ชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมายปกติจะมี 3-4 บรรทัดเท่านั้น

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 4. Attention Line (*ถ้ามี) หมายถึง ผู้เขียนต้องการเจาะจงให้จดหมายถึงผู้ใด 5. คำขึ้นต้น (Salutation) พิมพ์คำขึ้นต้นแล้วตามด้วยชื่อ-สกุลของชื่อบุคคลที่รับจดหมาย 6. Subject Line (* ถ้ามี) หมายถึง เรื่องที่อ้างอิง หรือใช้คำว่า “Refer To:”

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 7. ข้อความจดหมาย (Body of the letter) เป็นส่วนสำคัญที่สุดของจดหมายซึ่งจะทำให้ ผู้อ่านทราบความ ประสงค์ว่าต้องการอะไร โดยปกจดหมายควรมีอย่างน้อย 2 ตอน 8. คำลงท้าย (The Complimentary Closing) เป็นการกล่าวลาเมื่อจบจดหมาย ให้พิมพ์ว่า Yours Truly, Your very truly, Truly yours, Very truly yours

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 9. ผู้ลงนาม (Signer) สำหรับชื่อผู้ลงนามกับตำแหน่ง ถ้าพิมพ์อยู่บรรทัดเดียวกัน ให้คั่นด้วยเครื่องหมาย , 10.ชื่อย่ออ้างอิง (Identification) ตามปกติจดหมายธุรกิจจะมีผู้รับผิดชอบในการร่างและพิมพ์ โดยพิมพ์ชื่อย่อของผู้ร่างจดหมาย ใช้อักษรตัวแรกของชื่อ และนามสกุลรวมกัน เช่น Jittraporn Vanich jv

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 11. สิ่งที่ส่งมาด้วย (Enclosure) เพื่อเป็นการบอกผู้อ่านว่าได้ส่งอะไรมาด้วย และช่วยเตือน ผู้ส่งจดหมายด้วยว่าจะส่งอะไรไปพร้อมจดหมาย 12. สำเนา (Carbon Copy Notation) การพิมพ์จดหมายธุรกิจ ต้องพิมพ์สำเนาคู่ต้นฉบับ เพื่อประโยชน์ สำหรับการเก็บเข้าแฟ้มเอกสาร

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 13. ปัจฉิมลิขิต (Postcript) พิมพ์เพื่อ เพิ่มเติมบางสิ่งบางอย่างที่ลืมเขียนในจดหมายหรือ เป็นการดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน โดย พิมพ์คำว่า P.S. ไว้หน้า ข้อความ

ตัวอย่างจดหมาย Letterhead Dateline Mailing Notation Letter Address Salutation Subject Line Body Complimentary Closing Space for Signature Signer’s Name Title Operator’s Initials Enclosure Notation Copy Notation

FULL-BLOCKED STYLE 1. แบบบล็อก(Block style) เป็นการวางรูปที่ง่ายต่อการพิมพ์ -ทุกองค์ประกอบของจดหมายเริ่มจากช่วงกั้นหน้า -มีคำขึ้นต้นและลงท้าย -องค์ประกอบของจดหมายที่เลือกใช้ เช่น ที่อยู่ผู้ส่ง วัน เดือน ปี ชื่อที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น เรื่อง เนื้อเรื่อง คำลงท้าย

Non-Indented

MODIFIED BLOCKED STYLE 2. แบบกึ่งบล็อก(Modified Block Style) - วันที่ คำลงท้าย และลายเซ็นอยู่ตรงกัน กลางหน้ากระดาษ หรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย - ชื่อที่อยู่ของผู้รับและคำขึ้นต้น จะอยู่ชิดเส้นกั้นหน้า - ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ - ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้ทุกบรรทัดของแต่ละ บรรทัด ชิดเส้นกั้นหน้า

Date Non-Indented Complimentary Close Signature

SEMI-BLOCKED STYLE - คล้ายกับแบบกึ่งบล็อก เว้นแต่ในส่วนข้อความซึ่ง ต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่น เข้าไป ประมาณ 5-10 ระยะตัวอักษร

Date Indented Complimentary Close Signature

ขอจบการบรรยาย เพียงเท่านี้ค่ะ.....