Alfresco รัฐชัย ชาวอุทัย rathachai.chawuthai@live.com

รายการอบรม รู้จักกับ Alfresco + ติดตั้ง การจัดการระบบเอกสาร สิทธิการเข้าใช้ Smart Folder + Business Rule Alfresco Cloud

รู้จักกับ Alfresco + ติดตั้ง

Alfresco การจัดการระบบเอกสาร

Alfresco สิทธิการเข้าใช้

Smart Folder + Business Rule Alfresco Smart Folder + Business Rule

Alfresco Business Rule

Alfresco Alfresco Cloud

คำถามเพิ่มเติม?

เริ่มต้นกับ Alfresco Alfresco คืออะไร?

รู้จัก Alfresco 20% ของ information ในองค์กรเป็น data ที่จัดการด้วยระบบ database และ enterprise application ต่างๆ ส่วนอีก 80% เป็น content (ข้อมูลที่ปราศจากโครงสร้าง) จะเห็นว่า content มีปริมาณมากกว่า data มาก จึงต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสม บางองค์กรไม่จัดการเลย โดยการเก็บไว้ใน file server หรือ shared drive หรือแย่ที่สุดคือฮาร์ดดิสก์ของผู้ใช้แต่ละคน ก่อนหน้า Software ที่ใช้ในการจัดการกับเอกสารว่าเป็นระบบ Content Management ซึ่งเน้นในเรื่องของการจัดเก็บและค้นหาเอกสารเป็นหลัก ต่อมามีการพัฒนาขึ้นมาตามลำดับ กล่าวคือ มีการขยายรูปแบบการจัดเก็บและจัดการเอกสารต่างๆ เพิ่มมากขึ้น การจัดการ Content ใน e-mail, การจัดการเอกสารกระดาษที่ Scan เข้ามาในระบบ, การจัดการ Content ใน Web Site, การจัดการ Content ในเอกสารควบคุม ISO, การจัดการ Clip Video, ไฟล์ Digital Media และ Content อื่นๆ อีกมากมาย

หน้าที่หลักๆ การจัดการ Content ต่างๆ จำเป็นที่จะต้องมีการใช้งาน Software ทางด้าน Enterprise Content Management (เรียกย่อๆ ว่า ECM) ซึ่งใน Software ในกลุ่มนี้สามารถแบ่งการจัดการได้เป็น 5 กลุ่ม หลักๆ คือ Document Management Records Management Web Content Management Collaboration Business Process Management

Document Management * เป็นการใช้ Alfresco ในรูปแบบของการจัดการ Content ในระดับองค์กรขนาดใหญ่ โดยจะครอบคลุมทั้งกระบวนการ Create, Convert, Manage, Share เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนั้นยังครอบคลุมในลักษณะที่มีการเก็บเอกสารเป็น version, และการค้นหาเอกสารหลายหลายรูปแบบอีกด้วย

Records Management * เป็นการใช้ Alfresco ในรูปแบบของการจัดการเอกสารควบคุม (เอกสาร ISO) ซึ่ง Alfresco รองรับมาตรฐานการจัดการเอกสาร 5015.2 ของสหรัฐอเมริกา การนำไปใช้งานนั้น Alfresco จะมี FilePlan สามารถกำหนดได้ว่าช่วงไหน ให้ระบบจัดการเอกสารอย่างไร เช่น กำหนดเวลาเมื่อไหร่ที่จะต้องมีการ cut-off, กำหนดอายุของเอกสาร, ตั้งเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร เป็นต้น

Web Content Management เป็นการนำ Alfresco มาใช้ในกระบวนการ สร้าง, จัดการ และ publish เว็บไซต์ โดยสามารถจัดการ website ในลักษณะ Multiple Site และยังสามารถแยกการทำงานระหว่าง user ที่ทำ Content และ โปรแกรมเมอร์ หรือ Web Designer ออกมาจากกันได้อย่างอิสระ

Collaboration เป็นการใช้ Alfresco ในลักษณะงานที่เป็นงาน Project, งาน Research ต่างๆ มี Feature ต่างๆ ที่ช่วยให้การทำงานในลักษณะ Collaboration เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ฟังก์ชั่น Discussion, Calendar, WIKI, Blog, Document Library เป็นต้น

Business Process Management * ฟังก์ชั่นหนึ่งที่สำคัญของ Alfresco คือ กระบวนการทำ BPM โดยเฉพาะในเรื่องของ Human Workflow ในส่วนของ Alfresco นั้น จะเน้นการใช้งาน Workflow โดยการแนบ Content ไปกับ Workflow และทำกับ Review-Approve เอกสารจนจบ Workflow

การจัดการระบบเอกสาร Document Management เริ่มต้นกับ Alfresco การจัดการระบบเอกสาร Document Management

เริ่มต้น ในการใช้งาน Alfresco ในมุมของการจัดการเอกสาร Document Management นั้น Alfresco มี Feature ให้ใช้งานได้อย่างมากมาย ไม่แพ้ระบบ Document Management ตัวดังๆ อย่างเช่น Oracle UCM, Documentum, FileNet, SharePoint เลยทีเดียว โดยเมื่อเราพูดถึงระบบ Document Management นั้น จะมี Feature หลักๆ ดังนี้ คือ การจัดการ Version ของเอกสาร (Version Control) การจัดการเรื่องความปลอดภัย และ การ เข้าถึงเอกสาร (Document Security) การค้นหาเอกสาร (Search) การนำเข้าเอกสาร (Uploading Document) และ อื่นๆ อีกมากมาย Alfresco จะมี หน้าจอในการงานอยู่ 2 แบบ คือ Alfresco Explorer (เป็นหน้าจอดั้งเดิม มีมาตั้งแต่เวอร์ชั่น แรกๆ แล้ว) Alfresco Share (Alfresco ออกแบบหน้าจอใหม่ ให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น)

Space ลักษณะการทำงาน จะเหมือนกับ Windows Explorer ที่ราคุ้นเคยกัน ทางด้านซ้ายมือ จะเป็น tree ในการ Browse Folder (Alfresco จะเรียก Folder ว่า Space) ส่วนทางด้านขวามือจะแสดง Sub Folder หรือ Content ภายใน ของ Folder ที่ทำการเลือกอยู่

Upload file

Version ทดลองแก้ไข file

สิทธิการเข้าใช้ Authorization เริ่มต้นกับ Alfresco สิทธิการเข้าใช้ Authorization

เริ่มต้น ในการ Implement ระบบ ECM นั้น สิ่งแรกๆ ที่จะต้องทำก็คือ การจัดทำเรื่อง User และ การจัดการเรื่องการเข้าถึงข้อมูล Permission ต่างๆ ซึ่ง Alfresco นั้นมีระดับในการกำหนด Permission ที่ชัดเจนและมีความยืดหยุ่นสูง สำหรับ Alfresco การกำหนด Permission นั้น จะกำหนดได้ 2 ส่วน คือ 1. Space และ 2.Content ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในองค์กรของเรามี Finance Department Space ดังนั้น Group ที่จะเข้าไปดูได้ ตัวอย่างเช่น Group ของ Finance Group ของ Sales Group ของ ผู้บริหาร

กลุ่มของผู้ใช้

ผู้ใช้

สิทธิทั่วไป Consumer สามารถอ่าน Folder และ Content Editor สิทธิ์ของ Consumer + สิทธิ์ในการแก้ไขเอกสาร Contributor สิทธิ์ของ Consumer + สิทธิ์ในการเพิ่มเอกสาร Collaborator สิทธิ์ของ Editor + สิทธิ์ของ Contributor Coordinator ทำได้ทุกอย่าง (รวมทั้งจัดการ Permission ด้วย)

การกำหนดสิทธิ ทำการกำหนดสิทธิ์ในการใช้งาน Space โดยไปที่ Space ที่ต้องการ Set (ตัวอย่างใช้เป็น Finance Department) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม +More… เลือก Manage Permissions

ทดสอบด้วย User อื่น ทำงานด้วย User ที่ไม่ใช่ Coordinator

Smart Folder + Business Rule เริ่มต้นกับ Alfresco Smart Folder + Business Rule

การจัดการ Business Process เริ่มต้นกับ Alfresco การจัดการ Business Process