การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะ (Spec.) และ การกำหนดขอบเขตของงาน (TOR)

การจัดหา (จัดซื้อ/จัดจ้าง) ใน 2 ความหมาย Procurement คือ การจัดซื้ออย่างมีกลยุทธ์/แผน Purchasing คือ การจัดซื้อตามคำขอ

วัตถุประสงค์หลักของการจัดหา ซื้อของตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน ส่งมอบของได้ทันเวลาใช้งาน ราคาที่เหมาะสม (ต้นทุนมีประสิทธิภาพ)

การกำหนดความต้องการในการจัดหา อะไร ? (What exactly) เท่าไร ? (How many) เมื่อไร ? (When) ส่งมอบที่ไหน ? (Where to deliver) ตรวจสอบคุณภาพอย่างไร (How to quality test) ข้อกำหนดอื่น ๆ (ถ้ามี)

ชื่อทางการค้า/ยี่ห้อ (Brand) ตามตัวอย่าง (Sample) องค์ประกอบการ กำหนด Spec. ในหัวข้อ “คุณภาพ” คุณสมบัติทางเทคนิค (Technical Spec.) การทดสอบการใช้งาน Testing ส่วนผสม, ส่วนประกอบ (Composition Spec.) คุณสมบัติการใช้งาน (Functional Spec.)

จะกำหนดหัวข้อไหน เมื่อไร จะกำหนดหัวข้อไหน เมื่อไร 1. Brand 1. เมื่อไม่มีการแข่งขัน, ต้องการกลุ่ม Brand 2. ตัวอย่าง 2. เมื่อไม่อาจบรรยายออกมาเป็นตัวหนังสือได้ ต้องใช้การดูจากของจริง 3. เทคนิค 3. เมื่อเราสามารถออกแบบความต้องการได้และต้องการซ่อมแซมได้เอง มีความต้องการซับซ้อน ต้องการป้องกันความเสี่ยงจากการออกแบบสินค้า

จะกำหนดหัวข้อไหน? เมื่อไร? 4. ส่วนผสม/ส่วนประกอบ 4. เป็นวัตถุดิบ สารเคมี อาหาร หรือของที่มีผลต่อสิ่งแวดล้อม และมีผลต่อการทำงาน 5. คุณสมบัติการใช้งาน 5. เมื่อผู้ขายมีความสามารถมาก มีนวตกรรมใหม่ที่จำเป็นและเทคโนโลยีเปลี่ยนเร็ว 6. การทดสอบ 6. เฉพาะที่จำเป็น

ข้อดี/ข้อเสีย การกำหนดหัวข้อ 1. Brand ชัดเจน ตามต้องการ ลดการแข่งขัน ผู้ขายมีอำนาจเหนือกว่า ราคาแพง 2. ตัวอย่าง ได้ของตามต้องการ แน่ใจว่าผู้ขายผลิตได้ ผู้ขายมีค่าใช้จ่าย/คู่แข่ง น้อย/ราคาแพง การควบคุมให้ผู้ขายผลิตและส่งของตรงตามตัวอย่าง

ข้อดี/ข้อเสีย การกำหนดหัวข้อ 3. เทคนิค ชัดเจน สามารถตรวจสอบพิสูจน์ได้ กำหนดยาก (เชี่ยวชาญ) เสี่ยงด้านประสิทธิภาพไม่เป็นตามต้องการ 4. ส่วนผสม/ส่วนประกอบ แน่นอน พิสูจน์ได้ ตรวจสอบยาก (ทดสอบพิเศษ)

ข้อดี/ข้อเสีย การกำหนดหัวข้อ 5. คุณสมบัติทางการใช้งาน เช่น การผลิต, กระบวนการผลิต, ภาวะแวดล้อม, การต่อเชื่อมระบบ, การบำรุงรักษา ผู้ขายชำนาญจริง ผู้ซื้อไม่เสี่ยง ผู้ขายคิดราคายาก(ผิดได้) ตั้งสูงเกิน (กลัวเสี่ยง) การเปรียบเทียบจะยืดยาวมีรายละเอียดมาก 6. ทดสอบ ชัดเจน พิสูจน์ได้ ยุ่งยาก ใช้เวลา ราคาแพง ความเห็นไม่ตรงกัน

ความท้าทายในการกำหนด Spec. สูงเกินจำเป็น (Over specification) ? ต่ำเกินมาตรฐานอันควร (Under Spec.) ? บ่งชี้ได้ไหมว่า Spec. ตรงไหนที่จะเอื้ออำนวย ให้เกิดการแข่งขันที่เป็นธรรม โปร่งใส

ขอบคุณค่ะ