การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ การกำหนดปัญหา (Problem Definition) การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) การยื่นข้อเสนอให้ผู้บริหารเพื่อยืนยันโครงการ การวางแผนและควบคุมกิจกรรม และ การบริหารโครงการ

การกำหนดปัญหาและการศึกษาความเป็นไปได้ ปัจจัยที่ส่งผลต่อความต้องการพัฒนาระบบใหม่ ผู้ใช้งานร้องขอให้ปรับปรุงระบบใหม่ ผู้บริหารระดับสูงต้องการพัฒนาระบบใหม่ ปัญหาและข้อผิดพลาดของระบบงานปัจจุบัน แรงผลักดันจากภายนอกส่งผลให้ต้องมีการปรับปรุงระบบ ส่วนงานบริการสารสนเทศแนะนำให้มีการปรับปรุงระบบ

การกำหนดปัญหา (Problem Definition) การตรวจสอบปัญหา ตรวจสอบปัญหาจากการปฏิบัติงาน การทำงานให้เสร็จเป็นไปด้วยความล่าช้า ข้อผิดพลาดสูง การทำงานไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ ไม่บรรลุเป้าหมาย การสังเกตพฤติกรรมพนักงาน พนักงานเจ็บป่วยบ่อย พนักงานไม่พึงพอใจงานที่ทำอยู่ ขาดความกระตือรือร้น อัตราการลาออกสูง

การกำหนดหัวข้อปัญหาและสาเหตุของปัญหา การเขียนแผนภูมิก้างปลา การนำเสนอรูปแบบปัญหาด้วยถ้อยแถลงปัญหา

การเขียนแผนภูมิก้างปลา Fishbone diagram Cause and Effect diagram Ishikawa diagram

การเขียนแผนภูมิก้างปลา สาเหตุ1 สาเหตุ2 สาเหตุย่อย ปัญหา สาเหตุ3

กรณีศึกษา ศูนย์บริการรถเช่า บริษัทก่อตั้งมา 10 ปี ให้บริการรถเช่าแก่นักท่องเที่ยว มีรถยนต์กว่า 80 คัน บริษัทมีช่างซ่อมบำรุงรักษารถของบริษัทเอง รายได้จากการดำเนินธุรกิจเป็นไปด้วยดี แต่เนื่องจากระบบงานที่ดำเนินงานอยู่เป็นเวลานานเริ่มก่อปัญหาสะสมอย่างต่อเนื่อง โดยระบบงานจะประมวลผลด้วยมือ มีการจัดเก็บข้อมูลลงคอมพิวเตอร์บ้างแต่ไม่เป็นระบบ เนื่องจากไม่ได้จัดเก็บในรูปฐานข้อมูล แต่บันทึกโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำและโปรแกรมตารางงานเป็นส่วนใหญ่ เอกสารหนังสือสัญญามีจำนวนมาก เอกสารการบำรุงรักษารถเก็บไม่เป็นระบบไม่สามารถดูรายละเอียดประวัติการซ่อมย้อนหลัง เป็นต้น

ปัญหา กรณีศึกษาศูนย์บริการรถเช่า ระบบข้อมูลลูกค้ายังไม่มีการจัดการ ข้อมูลซ้ำซ้อน การดูรายการรถที่ปล่อยเช่า รถที่เหลือต้องตรวจสอบจากเอกสารหลายครั้ง ปัญหาการคำนวณค่าเช่า ค่าปรับ ส่วนลด ผิดพลาด เอกสารสัญญาสูญหาย ตรวจสอบประวัติการเช่าไม่ได้ ลูกค้าบางรายอยู่ในกลุ่มเสี่ยง การตรวจสอบประวัติลูกค้าไม่ถี่ถ้วน รายละเอียดประวัติลูกค้าเก็บไม่เป็นระเบียบ ค้นหายาก รายงานบางชนิดใช้เวลาในการทำมากไป ผิดพลาดบ่อย

สรุปปัญหาจากกรณีศึกษา ระบบเดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ ผู้ใช้ไม่พอใจระบบที่มีอยู่ ระบบเดิมเทคโนโลยีล้าสมัย ระบบเดิมไม่สนับสนุนการดำเนินงานในอนาคต ระบบเดิมมีขั้นตอนการทำงานยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ไม่เป็นระบบระเบียบ ระบบเดิมมีการดำเนินการผิดพลาดบ่อย ทำให้รายงานไม่น่าเชื่อถือ ระบบเดิมเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสาร ทำให้การค้นหา การทำรายงานล่าช้า

ตัวอย่างการเขียนแผนภูมิก้างปลาแสดงปัญหาและสาเหตุของปัญหาในระบบเช่ารถ เอกสารและรายงาน ไม่มีประสิทธิภาพ การทำงาน ไม่เป็นระบบ รายงานไม่ตอบสนองการงาน นำเสนอรายงานล่าช้า มีขั้นตอนยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ระบบงานไม่สนับสนุนการดำเนินงานในอนาคต รายงานมีข้อผิดพลาดบ่อย เทคโนโลยีล้าสมัย ระบบศูนย์บริการรถเช่า มีประสิทธิภาพต่ำ ค้นหาข้อมูลล่าช้า ใช้เวลาในการดำเนินงานยาวนาน ขาดการประสานที่ดี การบริการไม่ดี

การนำเสนอรูปแบบปัญหาด้วยถ้อยแถลงปัญหา Problem Statement มักเป็นข้อความแบบย่อ เน้นความกระชับและชัดเจน ประกอบด้วย รายละเอียดปัญหา วัตถุประสงค์ ขอบเขต ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ รายละเอียดปัญหาต้องตอบข้อซักถามต่อไปนี้ได้ ปัญหาที่มีอยู่ ความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบงานใหม่ ขนาดระบบ ระยะเวลาในการพัฒนา ทางเลือกที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหา ต้นทุน ผลประโยชน์ที่ได้รับแต่ละทางเลือก

ตัวอย่างการนำเสนอรูปแบบปัญหาด้วยถ้อยแถลงปัญหา ระบบเช่ารถ

จงหาสาเหตุของปัญหาด้วยการเขียนแผนภูมิก้างปลาและเขียนถ้อยแถลงปัญหาจากระบบงานที่สนใจ