Systems Analysis and Design การวิเคราะห์และออกแบบ

Project Initiation Project Management Chapter 2

เนื้อหา - ประเมินความคุ้มค่าทางธุรกิจ - Develop the work plan Project Initiation - ประเมินความคุ้มค่าทางธุรกิจ - วิเคราะห์ความเป็นไปได้ Project Management - Develop the work plan - Direct the project

Project Initiation

Project Initiation อัพเกรด,เปลี่ยน หรือ ติดตั้งระบบใหม่ โปรเจคท์เริ่มต้นด้วย 2 เหตุผล - ปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบปัจุบัน - เห็นโอกาสที่จะปรับปรุงระบบปัจจุบัน อัพเกรด,เปลี่ยน หรือ ติดตั้งระบบใหม่

To identify problems ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน - มีความผิดพลาดมาก, ทำงานเสร็จช้า เฝ้าสังเกตุพฤติกรรมของพนักงาน - ขาดงานสูง, ไม่พึงพอใจในการทำงาน, ลาออก ฟัง feedback จาก vendors, ลูกค้า และ supplier - complains, คำแนะนำ

Project Initiation Project sponsor (identifies business value) โปรเจคท์เกิดจากมีคนมองเห็นโอกาสในการสร้างมูลค่าทางธุรกิจ จากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ Project sponsor (identifies business value) System request Review committee (review proposals)

System Request เอกสารที่บอกถึงเหตุผลในการสร้างระบบ และประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ List key elements of the project - Project name - Project sponsor - Business need - Functionality - Expected value - Special issues or constraints

Feasibility Analysis

Feasibility Analysis ใช้ช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำ IS Project หรือไม่ Sponsor + Analyst (examine tech/econ/oper feasibility) Feasibility study + Revised system request Review committee (approve | decline | table)

Feasibility สร้างความเข้าใจรายละเอียดทางธุรกิจให้มากขึ้น ถึงโอกาสและข้อจำกัดของ project - ความเป็นไปได้ทางเทคนิค (Technical feasibility) - ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (Economic feasibility ) - ควมเป็นเป็นไปได้ทางปฎิบัติ (Operational feasibility) - ความเป็นไปได้ทางกฏหมาย (Legal feasibility),เป็นต้น Be revisited at some points of SDLC

Technical Feasibility Can We Build it ? ประเมินทรัพยากรทางด้านเทคนิคของระบบปัจุบัน ว่าเพียงพอหรือไม่กับระบบใหม่ ความคุ้นเคยกับแอฟพลิเคชั่น - knowledge of business domain ความคุ้นเคยกับเทคโนโลยี - Extension of existing firm technologies ขนาดของโปรเจคท์ - Number of people, time and features

Economic Feasibility Should We Build it ? ชั่งน้ำหนักผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการทำ project กับประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการพัฒนา,ติดตั้ง และการปฎิบัติการว่าคุ้มค่าหรือไม่

Economic Feasibility Should We Build it ? แยกแยะต้นทุนและกำไร - ต้นทุน: เวลาในการพัฒนา และค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง - กำไร: จับต้องได้ (tangible) และ จับต้องไม่ได้ (intangible) - Cash flow, ROI กำหนดมูลค่าของต้นทุนและกำไร - ประเมิน/คาดคะเน - แหล่งข้อมูล: IS group, consult, business user, industry reports, etc

Operation Feasibility If we build it, will they come ? ทำอย่างไรระบบใหม่ถึงจะเป็นที่ยอมรับ และถูกรวมเข้ากับองค์กรได้ Stakeholder : บุคคล กลุ่ม องค์กร ที่มีผลกระทบกับระบบใหม่ - Project champion (s) - Organizational management - System users

Cost-Benefit Analysis

Project Management

Key Definitions Project management คือ กระบวนการวางแผน และควบคุมงานการพัฒนาระบบ ภายใต้เงื่อนไขของระยะเวลาที่จำกัด โดยใช้ต้นทุนในการทำงานน้อยที่สุด และได้งานที่ถูกต้อง A project manager มีหน้าที่หลักในการรับผิดชอบในการจัดการงานจำนวนมาก และบทบาทในการประสานงานอย่างระมัดระวัง

Project management การวางแผน Project การควบคุม Project - กำหนดงานที่ต้องทำ - กำหนดตารางเวลา - จัดสรรคนเข้าทำงาน การควบคุม Project - Monitoring Project - สร้างแรงจูงใจทีมงาน

Project Planning

Identifying Tasks Top-down approach Methodology - Identify highest level tasks - Break them into increasing smaller units Methodology - Using standard list of tasks

Top-down Task Identification

Top-down Task Identification

Scheduling the Project Time-effort the Project - industry information - more complex methods

Estimating Based on Industry Information

More Complex Approach

Estimating System Size The function point metric was devised in 1997 by A.J. Albrech, then of IBM, as a means of measuring software size and productivity. Basic function points are categorized into five groups: outputs, inquiries, inputs, files and Interfaces.

Converting FP to Lines of Code

COCOMO Estimation Calculation

Estimating Schedule Time

Staffing มีความหมายมากกว่าจัดสรรคนเข้าทำงาน - จัดสรรคนตามความสามารถ - สร้างแรงจูงใจเพื่อทำงานให้บรรลุจุดประสงค์ของ project - ลดความขัดแย้ง จำนวน staff ใน project จะเปลี่ยนแปลงไปตาม project’s lifetime Adding staff may add more overhead than additional labor

Increasing Complexity with Larger Teams

Timeboxing Time-oriented vs Task-oriented กำหนด deadline ที่แน่นอน ลดฟังก์ชั่นการทำงาน ถ้าจำเป็น จัดลำดับความสำคัญให้ชัดเจน และเข้าใจ - Mandatory requirement - Desirable requirement

Timeboxing Steps 1. กำหนดวันที่จะส่งมอบระบบ - Realistic due date - ควรจะกำหนดโดย development group 2. เรียงลำดับความสำคัญของงาน 3. สร้างฟังก์ชั่นหลักของระบบ 4. เลื่อนฟังก์ชั่นที่ไม่สามารถทำสำเร็จในเวลาออกไป 5. ส่งมอบฟังก์ชั่นหลักของระบบ 6. ทำซ้ำข้อ 3 – 5 ด้วยการแก้ไขระบบให้ดีขึ้น และเพิ่มฟังก์ชั่นที่ยังเหลือเข้าไป

Staffing the Project Staffing plan อธิบายประเภทของบุคคลที่เข้าร่วมทำงานในโครงการ Project charter อธิบายกฏระเบียบและวัตถุประสงค์ของโครงการ Function lead บริหารจัดการกลุ่มของ Analysts Technical lead มองภาพรวมการทำงานของ programmer และ technical staff

Staffing Plan แสดงรายการหน้าที่ที่ต้องการ และโครงสร้างของทีมงาน จัดสรรคนเข้าทำงานแต่ละหน้าที่ เมื่อไม่มีคนที่มีความสามารถตามที่ต้องการ - จัดอบรมภายนอก - หาพี่เลี้ยงจาก project อื่นที่คล้ายกันมาช่วย

การควบคุมและกำกับดูแลโครงการ (Controlling and Direct the Project)

Controlling and Directing the Project ปรับการประมาณการโครงการ (Refining estimates) Tracking tasks ประสานการทำงานร่วมกัน (Coordinating project activities) บริหารขอบเขตของโครงการ (Managing scope) บริหารความสี่ยง (Managing risk)

Margins of Error in Cost and Time Estimates

Tracking Tasks Using Gantt Chart

Pert Diagram Pert – Program Evaluation and Review Technique - Pert diagram เป็นแผนงานที่สามารถแสดงภาพรวมของ project

PERT Diagram PERT – Program Evaluation and Review Technique - เครื่องมือแสดงลำดับการทำงานกับเวลา - ลักษณะคล้าย Network โหนด แสดงเหตุการณ์ (Event) โดยมี หมายเลข บอกลำดับ เช่น 10, 20 ขณะที่ลูกศร แสดงถึงกิจกรรม (activity) - แสดงกิจกรรมที่จะทำต่อไป, กิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จก่อน กิจกรรม ต่อไปถึงจะทำต่อได้ - แสดงเส้นทางวิกฤติ (critical path)

Definitions PERT – Program Evaluation and Review Technique - เครื่องมือแสดงลำดับการทำงานกับเวลา - ลักษณะคล้าย Network โหนด แสดงเหตุการณ์ (Event) โดยมี หมายเลข บอกลำดับ เช่น 10, 20 ขณะที่ลูกศร แสดงถึงกิจกรรม (activity) - แสดงกิจกรรมที่จะทำต่อไป, กิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จก่อน กิจกรรม ต่อไปถึงจะทำต่อได้ - แสดงเส้นทางวิกฤติ (critical path) คือ เส้นทางที่ยาวที่สุดของ project ( คือเวลาที่สั้นที่สุดที่ project จะเสร็จสมบูรณ์ )

Pert Diagram Example

Coordinating Standard Examples - Document - Coding - Procedure - User interface design

Managing Scope Scope creep เกิดจากความต้องการใหม่ที่เพิ่มเข้ามา หลังจากได้กำหนดขอบเขตงานคงที่แล้ว - เกิดปัญหาในการพัฒนา ค่าใช้จ่ายและกำหนดเวลาเพิ่มขึ้น แนวทางแก้ไข - JAD and prototyping - Formal change approval - Future enhancement

Managing Risk ความเสี่ยง พนักงานป่วย, scope creep, poor design, ประมาณการเกินความเป็นจริง - ประเมินความเสี่ยง - วิธีการลดความเสี่ยง - ทบทวนการประเมิน

End