คลังสารสนเทศสถาบัน : เครื่องมือการจัดการทุนทางปัญญาขององค์กร Institutional Repositories : A Solution for Organizational Intellectual Capital Management รองศาสตราจารย์ ดร. กุลธิดา ท้วมสุข กลุ่มวิชาการจัดการสารสนเทศและการสื่อสาร คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น บรรยาย ณ สำนักวิชาเทคโนโลยีสังคม มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี วันที่ 18 ตุลาคม 2554

หัวข้อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ Kulthida - 2 หัวข้อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ IR คืออะไร คุณลักษณะของ IR เป็นอย่างไร ทำไมมหาวิทยาลัยจึงควรมี IR IR ทำงานอย่างไร จะพัฒนา IR อย่างไร ตัวอย่าง IR

IR คืออะไร IR (Institutional Repository) ในภาษาไทยมีเรียกหลายคำ เช่น คลังข้อมูลสถาบัน คลังสารสนเทศสถาบัน คลังความรู้สถาบัน คลังปัญญาสถาบัน IR หมายถึง คลังทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งเป็นภูมิปัญญาของสถาบันหรือองค์การหนึ่งๆ โดยถือเป็นหน้าที่หรือบริการของสถาบันในการ จัดเก็บและสงวนรักษาผลงานหรือผลผลิตของบุคลากรหรือสมาชิกขององค์การซึ่งถือว่าเป็นสมบัติอันมีคุณค่าให้คงอยู่ในระยะยาว รวมทั้งการจัดการและเผยแพร่ให้ผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกสถาบันสามารถรับรู้ เข้าถึงและใช้ประโยชน์จากผลงาน ส่งผลต่อชื่อเสียงและการยอมรับต่อสถาบัน Kulthida - 3

คุณลักษณะของ IR เป็นอย่างไร Digital scholarly contents – เนื้อหาเป็นผลงานทางวิชาการของสถาบัน ที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น (Scholarly contents) Institutionally defined – เป็นผลงานที่สร้างขึ้นโดยบุคลากรหรือสมาชิกของสถาบัน (Scholarly community) Cumulative & perpetual – มีการสะสมเพิ่มพูน และเก็บรักษาไว้ได้อย่างถาวร (Scholarly archives) Interoperable and openly access – เข้าถึงได้อย่างเสรี ใช้และแลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามระบบได้ – Scholarly communication Kulthida - 4

ผลงานที่นิยมจัดเก็บใน IR Published Research Material eg: Journal articles, Book chapters, Conference papers Unpublished Research Material eg: preprints, working papers, thesis/dissertations, technical reports, progress/status reports, committee reports presentations, teaching materials, audio/video clips Supporting Research material eg: Data sheets, models, blue prints Kulthida - 5

http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 6

ทำไมมหาวิทยาลัยจึงควรมี IR For the Individual Provide a central archive of their work Increase the dissemination and impact of their research Acts as a full CV For the Institution Increases visibility and prestige Acts as an advertisement to funding sources, potential new faculty and students, etc. For Society Provide access to the world’s research Ensures long-term preservation of institutes’ academic output Kulthida - 7

http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 8

http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 9

http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 10

http://www.webometrics.info/index.html Kulthida - 11

http://www.webometrics.info/index.html Kulthida - 12

 Approval/ Moderation Institutional Repository IR ทำงานอย่างไร IR Core Functionality  User Registration  Document Submission  Approval/ Moderation  Archiving  Dissemination  Administration Institutional Repository Kulthida - 13

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) IR ทำงานอย่างไร Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.PDF Kulthida - 14

Kulthida - 15

Kulthida - 16

Kulthida - 17

IR Technology/Standards IR software (Open Source/ Commercial): EPrints, DSpace, Fedora, MyCore, GreenStone OAI harvesting protocol/software OAI- Open Archives Initiative : develops and promotes interoperability standards that aim to facilitate the efficient dissemination of content OAI Metadata Harvesting Protocol (OAI-PMH): allows metadata from different archives to be harvested and collected together in searchable databases creates the potential for a global virtual research archive Kulthida - 18

http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 19

จะพัฒนา IR อย่างไร ใครคือผู้พัฒนา IR? • Any institution interested in improved preservation, organization and dissemination of its intellectual assets – universities, public and private R&D laboratories, business establishments, etc. • Current focus – institutions of higher education – major stake-holders in scholarly communication Kulthida - 20

จะพัฒนา IR อย่างไร Resource requirements – Infrastructure • Repository server • Support for fault tolerant operation • Network bandwidth – Human resources • Installation and configuration • Content management, promotion & advocacy • Administration and maintenance Kulthida - 21

จะพัฒนา IR อย่างไร • Management commitment and long term funding support • Processes – Development of policies: • Document types and formats • Submission and approval policy • Preservation policy • Author permissions/license terms • Rights management – Development of metadata and cataloguing – Selection, installation of repository software Kulthida - 22

จะพัฒนา IR อย่างไร • Processes – Publishers’ copyright compliance – Encouraging faculty participation: Content submission and usage – Dissemination and service provision – Administration and maintenance • Location: Various organizational units: Library, IT/ Computing Center, Archives/ Records Management Center • Collaborative effort of: Librarians, IT specialists, Faculty, Administration Kulthida - 23

Good practices in institutional web positioning 1. URL naming Each institution should choose a unique institutional domain that can be used by all the websites of the institution. We sugest well known acronyms and if it is possible full words describing the city, the state or other descriptive items. 2. Contents: Create A large web presence is made possible only with the efforts of a large group of authors. The best way to do this is to encourage and support a large number of your scholars, researchers or graduate students as potential authors. A distributed system of authoring can be operative at several levels:  Central organisation can be responsible for the design guidelines and institutional information  Libraries, documentation centres and similar services can be responsible for large databases that includes bibliographic ones, but also large repositories (thesis, pre-prints, and reports)  Individual persons or teams should maintain their own websites, enriching them with self archiving practices. Kulthida - 24

Good practices in institutional web positioning 3. Contents: Convert Important resources are available in non electronic format that can be converted to web pages easily. Most of the universities have a long record of activities that can be published in historical web sites. 4. Interlinking The Web is a hypertextual corpus with links connecting pages. If your contents are not known (bad design, limited information, or minority language), there are not enough pages or they have low quality, the site probably will receive very few links from other sites. 5. Language, especially English The Web audience is truly global, so you should not think locally. Language versions, especially in English, are mandatory not only for the main pages, but for selected sections and specially from scientific documents. 6. Rich and media files Although HTML is the standard format of web pages, sometimes it is better to use rich file formats like Adobe Acrobat pdf or MS Word doc as they allow a better distribution of documents. Kulthida - 25

Good practices in institutional web positioning 7. Search engine friendly designs Avoid cumbersome navigation menus based on Flash, Java or JavaScript that can block the robot access. 8. Popularity and statistics Number of visits is important, but it as much as important to monitor their origin, distribution and the causes why they reach your web sites. 9. Archiving and persistence Maintaining a copy of old or outdated material in the site should be mandatory. Sometimes relevant information is lost when the site is redesigned or simply updated and there is no way to recover easily the vanished pages. 10. Standards for enriching sites The use of meaningful titles and descriptive metatags can increase the visibility of the pages. There are some standards like Dublin Core that can be used to add authoring info, keywords and other data about the web sites. Kulthida - 26

http://www.opendoar.org/index.html Undetermined A repository whose type has not yet been assessed Institutional An institutional or departmental repository Disciplinary A cross-institutional subject repository Aggregating An archive aggregating data from several subsidiary repositories Governmental A repository for governmental data http://www.opendoar.org/index.html Kulthida - 27

Kulthida - 28

Kulthida - 29

Kulthida - 30

Kulthida - 31

Kulthida - 32

Kulthida - 33

Kulthida - 34

Kulthida - 35

Kulthida - 36

Kulthida - 37

Kulthida - 38

Kulthida - 39

Kulthida - 37

Kulthida - 40

ขอบคุณค่ะ Kulthida - 41