การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน บุญเลิศ จันทร์ไสย์ นักวิชาการศึกษาชำนาญการพิเศษ

เทคนิคการเขียน คู่มือการปฏิบัติงาน

คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่แต่ละหน่วยงานสร้าง ขึ้นมาเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของ หน่วยงานนั้นและใช้เป็นคู่มือสำหรับศึกษาการ ปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานอีกทั้งยังสามารถ ปรับปรุงให้สอดคล้องกับระเบียบ วิธี และเทคโนโลยี ที่เปลี่ยน ไปในอนาคต

โครงสร้างคู่มือการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย วัตถุประสงค์ ขอบเขต คำจำกัดความ โครงสร้างของหน่วยงาน* ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เอกสารการอ้างอิง บรรณานุกรม* ที่มา : สนง.คณะกก.พัฒนาระบบราชการ(ก.พ.ร.)

เทคนิคการเขียนคู่มือ การปฏิบัติงาน เหตุที่ต้องเน้นที่การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ก็เพราะหลายมหาวิทยาลัย และส่วนราชการส่วนใหญ่ มักจะกำหนดให้คู่มือการปฏิบัติงาน เป็นหนึ่งในผลงานทางวิชาการที่จะใช้ประกอบการขอกำหนดตำแหน่งให้สูงขึ้น

สิ่งที่สำคัญในการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน คือต้องเขียนเรียบเรียงที่แสดงเห็นว่าสามารถนำไปปฏิบัติจริงได้ หากระบุได้ว่าได้นำไปปฏิบัติจริงมาตั้งแต่เมื่อใด ที่หน่วยงานใด มีปัญหาอย่างไร และได้แก้ไขมาแล้วอย่างไร ...จะทำให้มีน้ำหนักมากขึ้น เรียบเรียงให้เป็นแนวคิดของตนเองแล้วนำกฎ ระเบียบ หนังสือเวียน มติที่ประชุม ข้อบังคับ ฯลฯ ตลอดจน ข้อเขียนข้อคิดเห็นของผู้อื่น หรือจากประสบการณ์จริงที่เคยปฏิบัติงานมาแล้ว มาประกอบการอ้างอิงสนับสนุนแนวคิดในคู่มือที่เขียนขึ้น

แนวทางในการเรียนคู่มือการปฏิบัติงานที่แสดงความเป็นผู้ชำนาญการ ควรแบ่งออกเป็นบทๆ ในแต่ละบทควรมีรายละเอียดพอสมควรที่จะแยกเป็นบทได้ ที่สำคัญควรมีบรรณานุกรมและภาคผนวกด้วย การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานควรยกตัวอย่างประกอบ ด้วย และตัวอย่างที่ยกประกอบนี้ต้องเป็นตัวอย่างที่ “ถูก” หรือ “สามารถทำได้” และเป็นตัวอย่างที่ “ผิด” หรือ “ไม่สามารถทำได้” เพื่อให้เห็นทั้งสองด้าน การเขียนจะเริ่มจากบทไหนก่อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เราหามาได้ก่อนหลัง

วัตถุประสงค์ของการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าควรปฏิบัติงานอย่างไร เมื่อใด กับใคร เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อนและหลัง เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์กร ผู้บริหารสามารถคิดตามงานได้ทุกขั้นตอน เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน ใช้เป็นสื่อในการประสานงาน

ประโยชน์ของการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน ได้งานที่มีคุณภาพตามที่กำหนด ผู้ปฏิบัติงานไม่เกิดความสับสน แต่ละหน่วยงานรู้งานซึ่งกันและกัน บุคลากรสามารถทำงานแทนกันได้ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็วเมื่อมีการโยกย้ายตำแหน่ง ลดการทำงานที่ซับซ้อน ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ

ประโยชน์ของการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน (ต่อ) ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงาน ทำให้เกิดความสม่ำเสมอในการทำงาน ลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน ช่วยลดการตอบคำถาม ช่วยลดเวลาในการสอนงาน ช่วยให้การทำงานเป็นมืออาชีพ ช่วยในการออกแบบระบบงานใหม่และปรับปรุงงาน

สาเหตุที่หลายองค์กร ไม่จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน อ้างอิงตัวบุคคลในหน่วยงานที่ทำงานมานาน มี ประสบการณ์สูง จึงไม่เห็นความจำเป็นในการจัดทำคู่มือฯ บางหน่วยงานมีลักษณะที่ไม่ซับซ้อน มีขั้นตอนน้อยและตายตัว ไม่มีการเปลี่ยนแปลง จำนวนบุคลากรไม่มาก จึงไม่เห็นความจำเป็นในการจัดทำคู่มือฯ บางหน่วยงานไม่เคยมีคนใหม่เข้ามาทำงาน คนเดิมหรือคนปัจจุบันรู้งานหมดแล้ว จึงไม่เห็นความจำเป็นในการจัดทำคู่มือฯ

ขั้นตอนในการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน ศึกษารายละเอียดของงานจากเอกสาร สังเกตการปฏิบัติงานจริง จัดทำ Work Flow จัดทำรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน มีการทดสอบโดยให้ผู้ปฏิบัติงานอ่าน และผู้ไม่ได้ปฏิบัติงานอ่าน ตรวจสอบกับนิติกร โดยเฉพาะคู่มือที่เกี่ยวข้องกับระเบียบ ข้อกฎหมาย

ขั้นตอนในการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน (ต่อ) ดำเนินการตีพิมพ์ แจกจ่าย และเผยแพร่ ดำเนินการฝึกอบรม ชี้แจงวิธีการใช้ มีการทดสอบความเข้าใจของผู้ใช้งาน รวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงคู่มือฯ ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

เริ่มต้นเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

ส่าระสำคัญในคู่มือปฏิบัติงาน บทที่ 1 บทนำ บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ บทที่ 3 กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ มติ เกณฑ์มาตรฐาน วิธีการวิเคราะห์ บทที่ 4 กรณีตัวอย่างศึกษา/เทคนิควิธีการใช้คู่มือ บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะ บรรณานุกรม ภาคผนวก

บทที่ 1 บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ วัตถุประสงค์ บทที่ 1 บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ วัตถุประสงค์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ขอบเขตของคู่มือ คำจำกัดความเบื้องต้น ข้อตกลงเบื้องต้น

บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ โครงสร้างหน่วยงาน ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ลักษณะงานที่ปฏิบัติ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

2.1 โครงสร้างของหน่วยงาน ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงโครงสร้างของหน่วยงาน ที่มี อยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ โดยเขียนแยกเป็นโครงสร้างการบริหารของหน่วยงาน และโครงสร้างอัตรากำลังของหน่วยงาน เช่น...

โครงสร้างของหน่วยงาน ประกอบด้วย โครงสร้างของงาน (Organization chart) โครงสร้างการบริหารหน่วยงาน (Administration chart) โครงสร้างการปฏิบัติงาน (Activity chart)

โครงสร้างของงาน (Organization chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อของหน่วยงาน สำนักงานคณบดี งานนโยบายและแผน งานบริหารและธุรการ งานคลังและพัสดุ

โครงสร้างการบริหาร (Administration chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อตำแหน่งงาน เลขานุการคณะ หัวหน้างานนโยบายและแผน หัวหน้างานบริหารและธุรการ หัวหน้างานคลังและพัสดุ

โครงสร้างการปฏิบัติงาน (Activity chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อผู้ดำรงตำแหน่งงาน นายบุญคงศิลป์ วานมนตรี เลขานุการคณะ นางสาวประนอม มั่นศรี หัวหน้างานนโยบายและแผน นายวิชัย สอนมาดี หัวหน้างานบริหารและธุรการ นางวนิดา ปทุมชัย หัวหน้างานคลังและพัสดุ

2.2 ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน ประกอบด้วย ภาระหน้าที่หลักของงานโดยรวม ภาระหน้าที่หลักของแต่ละหน่วยงาน ภาระหน้าที่ของแต่ละบุคคลในหน่วยงาน

ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงบทบาทหน้าที่ความ รับผิดชอบ ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ โดยเขียนแยกเป็นหน้าที่ของหน่วยงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งนั้นๆ

ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย ขั้นตอนระบบงาน (System Procedure) หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติตามระบบงาน ของหน่วยงานนั้น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Work Instruction) หมายถึง ขั้นตอนของการปฏิบัติงานในแต่ ละงานหลักที่หน่วยงานนั้นรับผิดชอบ

ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียน อธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึง ขั้นตอนของการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรม ของตำแหน่งงานในคู่มือการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นการอธิบายถึงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดว่า... ทำอะไร? ทำที่ไหน? ทำอย่างไร? เมื่อไร?

ซึ่งจะช่วยให้ผู้ศึกษาค้นคว้า/ผู้นำคู่มือไปใช้ มองเห็นภาพความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล และงาน โดยเขียนออกมาในรูป Flow chart ทำให้เกิดความ เข้าใจง่าย มีการสื่อความหมายที่ดี โดยไม่ลงลึกใน รายละเอียด ในการเขียน Flow chart เริ่มต้นด้วยการนำ กิจกรรมต่างๆที่จะเกิดขึ้น มาใส่ลงในกรอบรูปทรง เรขาคณิต ตามประเภทของกิจกรรมนั้นๆ และนำมา เขียนต่อกันตามลำดับขั้นตอน แล้วเชื่อมด้วยลูกศร

สัญลักษณ์ในการเขียน Flow chart จุดเริ่มต้น และสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏิบัติงาน การตัดสินใจ การตรวจสอบ การอนุมัติ แสดงทิศทาง หรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชื่อมต่อจากหน้าหนึ่งไปยังหน้าต่อไป

การเขียน Flow Chart ผู้เขียนควรเข้าใจกระบวนการและการปฏิบัติงานจริง เขียนขั้นตอน กิจกรรม การตัดสินใจ จัดลำดับก่อนหลังของขั้นตอนดังกล่าว เขียน Flow Chart โดยใช้สัญลักษณ์ที่ถูกต้อง เหมาะสม ตรวจสอบและปรับปรุง Flow Chart ที่เขียนเสร็จ - ปฏิบัติได้ - กระบวนการมีประสิทธิภาพ - ไม่ซ้ำซ้อน - ทำแล้วได้ประโยชน์

ขั้นตอนระบบงาน (System Procedure) ผู้ขอใช้บริการ กรอกแบบฟอร์มขอใช้บริการ หัวหน้างานเสนออนุมัติ เลขานุการคณะแพทย์ หน่วยงานที่รับผิดชอบ วางแผน ดำเนินการผลิต/บริการ ผลผลิต ตรวจสอบ จัดส่ง จัดเก็บ ตรวจสอบวัสดุอุปกรณ์ จัดซื้อ – จัดจ้าง ออกแบบ ร่างแบบ ผลิต ไม่อนุมัติ อนุมัติ ไม่ผ่าน ผ่าน ระบบการผลิต และให้บริการหน่วยโสต ทัศนศึกษา

บทที่ 3 กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ มติ เกณฑ์มาตรฐาน วิธีการวิเคราะห์ กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ มติ หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง เกณฑ์มาตรฐาน การเก็บรวบรวมข้อมูล วิธีการคำนวณ/วิธีการวิเคราะห์ ข้อมูล

กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ มติ เกณฑ์มาตรฐาน ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึง กฎ ระเบียบ คำสั่ง ข้อบังคับ มติ และ เกณฑ์มาตรฐาน ตลอดจนวิธีการในการวิเคราะห์ ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้

บทที่ 4 กรณีตัวอย่างศึกษา * หรือ เทคนิควิธีการใช้คู่มือ* บทที่ 4 กรณีตัวอย่างศึกษา * หรือ เทคนิควิธีการใช้คู่มือ* กรณีศึกษา/เทคนิควิธีฯ 1 ........ กรณีศึกษา/เทคนิควิธีฯ 2 ........ กรณีศึกษา/เทคนิควิธีฯ 3 ........ กรณีศึกษา/เทคนิควิธีฯ 4 ........ * การยกตัวอย่างให้ยกให้เห็น 2 ด้าน คือกรณีที่ “ถูก”หรือ”ทำได้” และ กรณีที่ “ผิด” หรือ “ทำไม่ได้”

ตัวอย่าง ในการเขียนในบทที่ 4 กรณีตัวอย่างศึกษา/ เทคนิควิธีการใช้คู่มือ

คู่มือการขอกำหนดตำแหน่ง ชำนาญการ เชี่ยวชาญ เชี่ยวชาญพิเศษ คู่มือการปฏิบัติงาน ตำแหน่งบุคากร เรื่อง... คู่มือการขอกำหนดตำแหน่ง ชำนาญการ เชี่ยวชาญ เชี่ยวชาญพิเศษ

จาก...ประกาศ ก.บ.ม. มหาวิทยาลัยขอนแก่น (ฉบับที่ 2/2550) เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการพิจารณาแต่งตั้ง ขรก.ให้ดำรงตำแหน่ง ชำนาญการ เชี่ยวชาญ และเชี่ยวชาญพิเศษ ได้กำหนดคุณสมบัติเฉาะสำหรับตำแหน่ง และระยะเวลาดำรงตำแหน่ง สำหรับการขอกำหนดตำแหน่งชำนาญการ ดังนี้ 1) วุฒิปวช./เทียบเท่า ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 16 ปี 2) วุฒิปวส./เทียบเท่า ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 12 ปี 3) ป.ตรี/เทียบเท่า ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 9 ปี 4) ป.โท/เทียบเท่า ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี 5) ป.เอก/เทียบเท่า ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 2 ปี

ตัวอย่างที่ 1 วิธีคำนวณ นาย ก. ตำแหน่ง น.การเงินฯ ระดับ 6 ปฏิบัติงานในตำแหน่งเป็นเวลา 5 ปี ต่อมาศึกษาต่อจนสำเร็จ ป.โทและปฏิบัติหน้าที่หลังมีวุฒิ ป.โท อีก 3 ปี นาย ก. มีคุณสมบัติเรื่องเวลาหรือไม่ ? วิธีคำนวณ ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2

ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2 ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2 แทนค่า (หน่วย:ปี) 0 + 0 + 5 + 3 + 0 = 1 16 12 9 5 2 5 0 + 0 + 0.56 + 0.60 + 0 = 1 5 1.16 1 ดังนั้น นาย ก. มีคุณสมบัติเวลา

ตัวอย่างที่ 2 วิธีคำนวณ นาย ข. ตำแหน่ง น.วิทยาศาสตร์ ระดับ 6 ปฏิบัติ งานในตำแหน่งเป็นเวลา 3 ปี ต่อมาศึกษาต่อจนสำเร็จ ป.โทและปฏิบัติหน้าที่หลังมีวุฒิ ป.โท อีก 3 ปี 2 เดือน นาย ข. มีคุณสมบัติเรื่องเวลาหรือไม่ ? วิธีคำนวณ ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2

ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2 ปวช. + ปวส. + ป.ตรี + ป.โท + ป.เอก = 1 16 12 9 5 2 แทนค่า (หน่วย:ปี) แทนค่า (หน่วย:เดือน) 0 + 0 + 3 + 38 + 0 = 1 16 12 9 60 2 5 0 + 0 + 0.33 + 0.63 + 0 = 1 5 0.96 1 นาย ข. ไม่มีคุณสมบัติเวลา

บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและ ข้อเสนอแนะ บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและ ข้อเสนอแนะ ปัญหาและอุปสรรคในการใช้คู่มือ แนวทางแก้ไขในการปฏิบัติงาน แนวทางพัฒนางานหรือปรุงงาน ข้อเสนอแนะ

ในบทนี้ผู้เขียนควรนำเสนอปัญหา อุปสรรค และ การใช้คู่มือการปฏิบัติงานเพื่อให้ผู้ศึกษาค้นคว้า/ผู้นำ คู่มือไปใช้ เล็งเห็นถึงปัญหา อุปสรรค การจัดทำ การ นำไปใช้ และการแก้ไขคู่มือการปฏิบัติงาน เพื่อจะได้ ดำเนินการใช้คู่มืออย่างมีประสิทธิภาพ จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ปฏิบัติงานใน ด้านนี้มาเป็นเวลานาน ผู้เขียนควรที่จะเสนอแนวทาง การแก้ไขปัญหา ตลอดจนแนวทางการพัฒนางาน หรือปรับปรุงงาน และข้อเสนอแนะ

การเขียนบรรณานุกรม โดยแยกบรรณานุกรมสิ่งพิมพ์ภาษาไทยและ บรรณานุกรมสิ่งพิมพ์ภาษาต่างประเทศ และแต่ละภาษานั้น ให้เรียงตามลำดับอักษร แบบพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิต สถาน และพจนานุกรมภาษาอังกฤษทั่วไป การจัดทำบรรณานุกรม ให้ยึดแนวทางตามคู่มือการ จัดทำปริญญาวิทยานิพนธ์ ของแต่ละมหาวิทยาลัย

ภาคผนวก เนื้อหาของงาน เป็นส่วนที่นำมาเพิ่มขึ้นในตอนท้าย เพื่อช่วย ภาคผนวก หมายถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานที่เขียน แต่ไม่ใช่ เนื้อหาของงาน เป็นส่วนที่นำมาเพิ่มขึ้นในตอนท้าย เพื่อช่วย ให้ผู้ศึกษาค้นคว้าได้เข้าใจแจ่มแจ้งยิ่งขึ้น จะมีภาคผนวกหรือไม่ แล้วแต่ความจำเป็น ถ้าจะมีควรจัด ไว้ในหน้าต่อจากบรรณานุกรม

ภาคผนวก (ต่อ) ۰ แบบสอบถาม ۰ แบบสัมภาษณ์ ۰ แบบเก็บข้อมูล ۰ รูปภาพ ในภาคนวก ของเอกสารทางวิชาการ เช่น งานวิจัย งานวิเคราะห์ งานเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ฯลฯ ส่วนใหญ่แล้ว มักจะประกอบไปด้วย... ۰ แบบสอบถาม ۰ แบบสัมภาษณ์ ۰ แบบเก็บข้อมูล ۰ รูปภาพ ۰ รายละเอียดการวิเคราะห์

เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงานให้เข้าใจง่าย การใช้ภาพถ่าย การใช้ภาพการ์ตูน การใช้แบบฟอร์มบันทึก การใช้ Multi Media

การใช้ภาพถ่าย ข้อดี ข้อด้อย - เข้าใจง่าย ประหยัดเนื้อที่ - เป็นรูปธรรม จูงใจให้เกิดการปฏิบัติตามได้ง่าย ข้อด้อย - อาจหาภาพที่เหมาะสมได้ยาก - ความพร้อมของอุปกรณ์และความสามารถในการถ่ายภาพ

ขอขอบคุณ.................. อ้างจาก คู่มือปฏิบัติงาน ของคุณเรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ ผู้เชี่ยวชาญ ระดับ 9 ประจำสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

สวัสดี