ICD-10-TM for PCU Implementation in Thailand POLAWAT  Witoolkollachit, MD., M.Sc.(IT-M) Deputy director Tak Public Health office and Bureau of Policy and Strategy Ministry of Public health WANSA PAOIN, MD.,Phd. Faculty of Medicine, Thammasat University

ICD Implementation in Thailand 1950 ICD-7 for mortality statistics 1963 ICD-8 1980 ICD-9 1994 ICD-10 2005 ICD-10-TM (ICD-10 Thai Modification)

Level of Health Service Providers University Hospitals (Teaching Hospital 500-2000 bed) Center and Provincial Hospitals Community Hospitals Primary Care Units (PCUs)

Primary Care Unit (PCU) Front liner health providers 10,068 PCUs across the country Provide preventive care and primary medical care 3-5 employees/PCUs Nurses, health workers and public health professionals NO DOCTOR !!! 619 Public’s Clinics in Bangkok

First evaluation of ICD-10 coding quality in Primary care Unit Conducted in 2007 Bureau of policy and Strategy , Ministry of Public Health collected individual patient data coded in ICD-10 from every PCU in the country Error rates 70-90% Most common type of error = Invalid code Second common type = Incorrect code when recheck with diagnosis

Cause of error analysis round 1 No ICD books available in PCU They use local Diagnosis Name = ICD List No training on ICD-coding for PCU staff They ‘ve just select something in the list.

รายการรหัสโรคที่พบบ่อยใน โรงพยาบาลบ้านหนองหมาว้อ ชื่อโรค รหัส Diarrhea A09 Diabetes mellitus E14.9 Thrombosed Hemorrhoid I84.0 Pneumonia J18.9 Bronchitis J40 Laceration wound T14.1 Fracture femur S72.9 etc.

Training of PCU staff Feedback from participants ICD full version is too complicated and too heavy !! We will hardly found cases to use those codes!! We have common patients with diarrhea, pharyngitis, diabetes mellitus, hypertension etc. Give me 2-3 copies of ICD book set!! Give me more people to do ICD coding !!

ICD-10-TM for PCU project Make ICD-10-TM easier for use in PCU Reduce number of codes by analysis past usage and choose some codes that represent common diseases found in PCU Eliminate complexity Dagger – Asterisk system Hide and seek feature ( Chapter XIII site codes, etc.) Confusing code description C00.9 Lips, unspecified Should be C00.9 Malignant neoplasm of lip Non user friendly words and symbols E14.9 Unspecified Diabetes Mellitus

Simplified ICD-10-TM Delete Category header together with some specific code Become A00.9 Cholera

Simplified ICD-10-TM Reduce index terms Include Self Directed Training book (How to code ICD-10- TM for PCU) in the book set

ICD-10-TM Original PCU version ~35,000 codes 401 pages of index Dagger –asterisk system Additional codes (option) Complex words and symbols ~ 1,900 codes 123 pages of index No complicated features No additional coding Simple words

Implementation of ICD-10-TM for PCU Testing of beta version July 2009 Finished first version August 2009 1st phase Implementation September - November 2009 2nd phase Implementation 2010 3rd phase Implementation 2012

3 rd Phase Development in Tak Province Coding Quality Audit Jan 2013 Problem Identification, Analysis Feb 2013 Intervention March – April 2013 Re Audit June 2013 Continuous Improvement July 2013

Tak Province

Tak province Area 16,406.65 Km2. Distance to Bangkok 426 Km. ตาก Area 16,406.65 Km2. Distance to Bangkok 426 Km. - Border between Thai and Myanmar 560 km. - Population 523,956 people

Myanmar 9 Districts Tak Map แม่ฮ่องสอน เชียงใหม่ ลำพูน ลำปาง สุโขทัย กำแพงเพชร นครสวรรค์ อุทัยธานี กาญจนบุรี Myanmar ท่าสองยาง แม่ระมาด บ้านตาก แม่สอด พบพระ วังเจ้า เมืองตาก สามเงา อุ้มผาง Tak Map 9 Districts

Coding Quality Audit Jan 2013 District Name Coding Error A เมือง 58.44% B แม่สอด 57.20% C แม่ระมาด 46.11% D บ้านตาก 39.90% E วังเจ้า 52.64% F ท่าสองยาง 52.05% G สามเงา H พบพระ 46.92% I อุ้มผาง 50.46%

Type of Coding Errors A Incorrect Code (Compare to diagnosis word) B No diagnosis word to support the code C Ambiguous Code (Silly Codes) (e.g. L02.9 Skin Abscess unknown location) D Incomplete Code (Loss of Final Digit) E Use External Cause as Principal Diagnosis F Code with Too much Digit (e.g. M130005) G Use ICD code instead of diagnosis word

Name No Date Symptom Diagnosis ICD Audit Result Error เฉลิมพระเกียรติ 1 30/4/2556 ก่อนมาขอรับยาเดิม อาการทั่วไปปกติ ขอรับยากันชัก ยาหมดวันที่ 29/4/56 Epilepcy G40.9 ü   Error A 14 2 2 วันก่อนมามีอาการคันบริเวนหลังมือ และนิ้วมือทั้ง 2 ข้างเคยได้รับยามาแล้ว ทาแล้วอาการดีขึ้น ขอรับยาต่อ หิด B86.9 Error B 9 3 2วันก่อนมามีอาการปวดศีรษะ ปวดต้นคอ เนื่องจากไม่ได้นอน จากการเตรียมงานศพญาติ Headache R51.0 Error c 4 เช้านี้ตื่นขึ้นมามีขี้ตาสีเหลือง เปลืองตาข้างขวาจึงมาสอ. eye pain H57.1 Error d 5 29/4/2556 ขอวัดความดัน ไม่ได้ทานยะ 3 วัน จำศีล na Z01.3 xxx b Error e 6 25/4/2556 ไม่มีบันทึกอาการแต่บันทึกในแบบบันทึกการตรวจรักษาผู้ป่วยความดันแทน E78.9 I10 Z13.1 Error f 7 22/4/2556 NCD (คัดกรอง NCD) R03.0 Z13.1 Z13.8 Error g 8 18/4/2556 Z01.7 Sum 23 17/4/2556 รับวัคซีน Z00.1 Z24.6 Z01.2 Z27.1 Z24.0 Z24.4 a 10 Z00.1 11 19/4/2556 10 นาทีก่อนมาสังกะสีบาดท้องแขนซ้ายยาว 4 cm ลึก 0.3 cm มีเลือดซึม Cut wound Z23.5 S51.1 W27.02 S51.1 W27.99

Intervention Re Training Adopted new coding guideline Re Assessment

Coding Quality Audit June 2013 District Name Coding Error Pre June Error A เมือง 58.44% 84.91% B แม่สอด 57.20% 33.58% C แม่ระมาด 46.11% 35.83% D บ้านตาก 39.90% 33.08% E วังเจ้า 52.64% 35.50% F ท่าสองยาง 52.05% 33.06% G สามเงา 36.50% H พบพระ 46.92% 20.68% I อุ้มผาง 50.46% 49.29%

Continuous Improvement Plan Set audit team in each district Conduct audit every 3 months Identified root cause Selective correction to individual level Next external audit Jan 2014

Conclusion ข้อเสนอแนะเชิงพัฒนา Opd implementation In each opd level มีหมอ ไม่มีหมอ

Thank you for your attention