โครงการ ขอเอกสารสำคัญได้ภายใน 1 วัน หน่วยงาน สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล

ชื่อกลุ่ม เอกสารสำคัญทันใจ ชื่อกลุ่ม เอกสารสำคัญทันใจ

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล เป็นหน่วยงานที่ให้บริการออกเอกสารสำคัญทางการศึกษาแก่นิสิต และบัณฑิตที่สำเร็จการศึกษาแล้ว ซึ่งเดิม สำนักงานการทะเบียนฯ กำหนดให้นิสิตสามารถรับเอกสารได้หลังจากยื่นคำร้องไปแล้ว 3 วันทำการ แต่ผู้รับบริการส่วนมากต้องการรอรับเอกสารไปใช้งานได้ในวันที่มายื่นคำร้อง ดังนั้น สำนักงานการทะเบียนฯ จึงมีนโยบายที่จะพัฒนาระบบการออกเอกสารสำคัญ ให้ได้ภายใน 1 วัน โดยจ้างผู้เชี่ยวชาญ ในการพัฒนาโปรแกรมมาดำเนินการพัฒนาโปรแกรม ซึ่งปัจจุบันสามารถดำเนินการออกเอกสารสำคัญภายใน 1 วัน ได้ประมาณกว่า 90%

เป้าหมายและตัวชี้วัด เป้าหมาย: ผู้รับบริการได้รับเอกสารสำคัญ ได้เร็วทันตามความต้องการ ตัวชี้วัด : - ระยะเวลาของการออกเอกสารสำคัญ ไม่เกิน 2 ชั่วโมง - ความพึงพอใจของผู้รับบริการ ไม่น้อยกว่า 3.5 จาก 5

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา) รอลายเซ็นจริง จากผู้บริหาร ใช้ลายเซ็น Electronic เสียเวลาเลือกแบบฟอร์ม ซึ่งมีหลายประเภท (15 ประเภท) ลดแบบฟอร์มเหลือ 2 ประเภท พิมพ์เอกสารได้ ครั้งละ 1 แผ่น กระบวนการ / วิธีการ การพิมพ์เอกสารใช้เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็มใส่กระดาษ ครั้งละ 1 แผ่น และต้องใช้ทักษะในการใส่กระดาษ ระยะเวลาการ รับเอกสารสำคัญทางการศึกษาใช้เวลานาน ข้อมูลไม่สมบูรณ์ ทำให้ เสียเวลาในการแก้ไขข้อมูล ระบบ / ข้อมูล เจ้าหน้าที่ ขาดการฝึก จนท. ให้มี ทักษะในการพิมพ์เอกสาร ใช้ Laser Printer เสียเวลาในการถ่ายโอนข้อมูลเนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ฐานข้อมูล สถานที่และอุปกรณ์

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ  พัฒนาโปรแกรม เพื่อให้การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ Laser Printer ได้  จัดหาเครื่องพิมพ์ Laser Printer มาใช้แทนเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม เพื่อให้ใส่ กระดาษได้ครั้งละ 500 แผ่น  ปรับปรุงแบบฟอร์มใหม่ โดยลดเหลือ 2 ประเภท  ขออนุมัติใช้ลายเซ็น Electronic ของนายทะเบียนในเอกสารแทน โดยมีการลงนาม กำกับรับรองตรวจสอบด้านหลังหนังสือรับรอง  นายทะเบียนมอบอำนาจให้ผู้ช่วยนายทะเบียนลงนามแทน เพื่อให้สามารถออกเอกสารได้ เร็วขึ้น  ฝึกทักษะในการพิมพ์เอกสาร ให้เจ้าหน้าที่ภายในฝ่าย เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานแทนกันได้

สรุปผลการดำเนินการในการจัดทำเอกสารสำคัญในรอบ 3 เดือน (ปี 2554) จำนวนเอกสารที่ยื่นคำร้องขอ (ฉบับ) จำนวนเอกสารที่รับได้ภายใน 1 วัน จำนวนเอกสารที่รับไม่ได้ภายใน 1 วัน ฉบับ คิดเป็นร้อยละ มิถุนายน 4,986 4,841 97.09 145 2.91 กรกฎาคม 2,980 2,955 99.16 25 0.84 สิงหาคม 5,325 5,246 98.51 79 1.49 ผู้รับบริการสามารถรับเอกสารสำคัญได้ ในวันทำการถัดไป ซึ่งจะเร็วกว่าวิธีเดิม 2 วัน

แบบแสดงความคิดเห็น

ขั้นตอนการดำเนินการจัดทำเอกสารสำคัญ

1. ผู้รับบริการยื่นคำร้อง

2. ชำระเงิน

3. ดำเนินการจัดทำเอกสาร

4. ตรวจสอบความถูกต้อง และลงนามกำกับ

5. ประทับตรานูนมหาวิทยาลัย

6. จัดเรียงเอกสารตามเลขประจำตัวนิสิต

7. แจกเอกสารให้แก่ผู้รับบริการ

สิ้นสุดการนำเสนอ ขอบคุณค่ะ