เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการจัดซื้อและจัดหา การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการคลังสินค้า 2

การจัดการสินค้าคงคลัง การดำเนินการในโซ่อุปทานที่มุ่งเน้นการเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้า จำเป็นจะต้องมีการจัดเก็บสินค้าคงคลัง เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีสินค้าเพียงพอที่จะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ หรือ สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว หากมีการจัดเก็บสินค้าคงคลังในปริมาณที่มากเกินไป จะเกิดเป็นหนี้สิน (liability)

การจัดการสินค้าคงคลัง องค์กรจะต้องปรับสินค้าคงคลังที่จัดว่าเป็นทรัพย์สิน (assets) ให้เป็นหนี้สินหมุนเวียนเพื่อการดำเนินงาน (operating current liability) กำหนดประเภทของสินค้าคงคลัง และปริมาณที่จะจัดเก็บให้เหมาะสม ที่ยังคงสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

ประเภทของสินค้าคงคลังในโซ่อุปทาน สามารถจำแนกสินค้าคงคลังภายในโซ่อุปทานได้ 3 ประเภทหลัก ได้แก่ วัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนประกอบ เป็นของคงคลังที่ถูกจัดเก็บไว้เพื่อรอเข้าสู่กระบวนการแปรรูป หรือกระบวนการผลิต การที่จะจัดเก็บเป็นวัตถุดิบ หรือ ชิ้นส่วนประกอบนั้น รวมทั้งปริมาณที่จะจัดเก็บเท่าไรนั้น ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กร รวมทั้งคุณลักษณะเฉพาะของวัสดุนั้นๆ ด้วย เช่น มีอายุสั้น ราคาแปรปรวน เป็นต้น

ประเภทของสินค้าคงคลังในโซ่อุปทาน งานระหว่างกระบวนการ เป็นสิ่งของที่ผ่านกระบวนการแปรรูปมาระดับหนึ่ง แต่ยังไม่สำเร็จเป็นสินค้าสำเร็จรูป และไม่ใช่ชิ้นส่วนประกอบที่จัดเก็บตามนโยบาย อาจเนื่องมาจาก ความซับซ้อนในกระบวนการผลิต หรือ รอเครื่องจักร เป็นต้น สินค้าสำเร็จรูป เป็นสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วจัดเก็บไว้ในคลัง เพื่อรอการจัดส่ง หรือรอลูกค้าสั่งซื้อ ปริมาณที่จัดเก็บขึ้นอยู่กับความต้องการของตลาด การพยากรณ์ความต้องการของลูกค้า หรือ พฤติกรรมการบริโภค เป็นต้น

ความสำคัญของสินค้าคงคลัง ประโยชน์ที่ได้จากสินค้าคงคลังที่สามารถนำมาประกอบการพิจารณา มีดังต่อไปนี้ สนับสนุนความต้องการของฝ่ายผลิต โดยเฉพาะกระบวนการผลิตแบบทันเวลาพอดี ที่จำเป็นจะต้องมีวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนประกอบที่สามารถนำเข้าสู่กระบวนการผลิตได้ทันท่วงที สินค้าคงคลังที่จัดเก็บเพื่อสนับสนุนการผลิตนี้มีสัดส่วนมาก เมื่อเทียบกับสินค้าคงคลังประเภทอื่น ๆ

ความสำคัญของสินค้าคงคลัง ตอบสนองความต้องการของลูกค้า ความรวดเร็วในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือ การเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้า จัดได้ว่าส่งผลต่อความสำเร็จในการดำเนินการโซ่อุปทาน ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีการจัดเก็บสินค้าสำเร็จรูปในปริมาณที่พอเหมาะ รวมทั้งอะไหล่ต่าง ๆ ในกรณีที่มีบริการหลังการขายเพื่อซ่อมสินค้าให้กับลูกค้า

ความสำคัญของสินค้าคงคลัง ลดผลกระทบจากความแปรปรวนของตลาด ในกรณีที่วัตถุดิบ หรือส่วนประกอบในการผลิตมีความแปรปรวนของตลาด เช่นเกิดการขาดตลาด บ่อย ๆ หรือ ราคาขึ้นบ่อย ๆ อาจทำให้ลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสูงกว่าปกติในบางช่วงเวลาโดยเฉพาะในช่วงเวลาที่ราคาไม่สูงมากนัก ทำให้ต้องมีการจัดเก็บสินค้าในปริมาณมากกว่าปกติ ต้องการรับประโยชน์จากส่วนลดในกรณีสั่งซื้อเป็นปริมาณมาก ในกรณีที่ซัพพลายเออร์เสนอส่วนลดราคาวัตถุดิบเมื่อซื้อในปริมาณสูงขึ้น ทางองค์กรสามารถพิจารณาซื้อวัตถุดิบในปริมาณมากกว่าปกติ เพื่อรับสิทธิ์ส่วนลดดังกล่าว แต่จะต้องพิจารณาว่า ส่วนลดที่ได้รับนั้นจะต้องมีมูลค่าสูงกว่าต้นทุนการจัดเก็บวัตถุดิบคงคลังในปริมาณที่เพิ่มขึ้นด้วย

การจัดการสินค้าคงคลัง ในการจัดการสินค้าคงคลัง องค์กรจะต้องจัดเก็บสินค้าคงคลังในปริมาณ ที่เหมาะสม และจัดเก็บสินค้าคงคลังเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น การจัดการสินค้าคงคลังโดยทั่วไปจะต้องตอบคำถามหลัก ๆ 2 คำถาม คือ จะจัดเก็บสินค้า หรือ สิ่งใดบ้าง เป็นปริมาณเท่าไหร่ จะต้องทำการสั่งซื้อ หรือสั่งผลิต เป็นปริมาณเท่าไหร่ เมื่อไหร่

นโยบายการจัดการสินค้าคงคลัง ในการพิจารณาเพื่อกำหนดนโยบายสินค้าคงคลังได้นั้น สามารถทำการกำหนดโดยพิจารณาจาก ระดับการให้บริการ (Service level) ดังที่ได้กล่าวมาแล้วว่า การจัดเก็บสินค้าคงคลัง มีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ในทันท่วงที จึงจำเป็นต้องกำหนดระดับการให้บริการก่อน เพื่อที่จะสามารถนำไปกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่จะทำการจัดเก็บได้

นโยบายการจัดการสินค้าคงคลัง ระดับสินค้าคงคลัง ซึ่งหมายรวมไปถึง วัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ ที่ใช้ในการผลิต จะต้องมีการพิจารณา และกำหนดอย่างเหมาะสม เพื่อรักษาระดับการให้บริการ โดยที่ต้นทุนในการดำเนินการเกี่ยวกับสินค้าคงคลังน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เวลานำในการผลิต หรือจัดส่งสินค้า ในการกำหนดระดับสินค้าคงคลังนั้น อาจจะต้องพิจารณาเวลานำในการผลิต หรือเวลานำในการสั่งซื้อด้วย เพื่อให้มั่นใจได้ว่า มีสินค้าคงคลัง หรือ วัตถุดิบคงคลัง เพียงพอต้อการใช้งาน หรือในการผลิตในระหว่างการสั่งซื้อ หรือ การผลิต

วิธีการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการสินค้าคงคลัง จำเป็นจะต้องเข้าใจถึงลักษณะของความต้องการสินค้า หรือ วัตถุดิบในแต่ละประเภทโดยที่ลักษณะของความต้องการสินค้าที่แตกต่างกัน จะนำไปสู่วิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่แตกต่างกันดังต่อไปนี้

วิธีการจัดการสินค้าคงคลัง สินค้าที่มีความต้องการอย่างสม่ำเสมอ และมีการสั่งซ้ำอย่างต่อเนื่อง และความต้องการสินค้าเป็นอิสระ ไม่ขึ้นอยู่กับความต้องการของสินค้าประเภทอื่น ขึ้นตรงกับความต้องการของลูกค้าเท่านั้น สินค้าที่มีความต้องการลักษณะนี้ จะต้องทำการจัดการสินค้าคงคลัง โดยพิจารณาความต้องการได้อย่างอิสระ สามารถคำนวณปริมาณจัดเก็บ และปริมาณการสั่งซื้อ สั่งผลิตโดยใช้หลักการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory control) ที่สามารถคำนวณปริมาณความต้องการ ปริมาณการสั่งซื้อ สั่งผลิตได้ในทันที ตามสูตรคำนวณ

วิธีการจัดการสินค้าคงคลัง สินค้า วัตถุดิบ หรือ ชิ้นส่วนประกอบที่มีความต้องการไม่เป็นอิสระ ต้องขึ้นอยู่กับสินค้าอื่น หรือ ส่วนประกอบต่างๆ เช่น การสั่งชุดโต๊ะรับประทานอาหาร 4 ที่นั่ง ความต้องการของเก้าอี้จะขึ้นอยู่กับปริมาณโต๊ะที่ทำการผลิต โต๊ะ 1 ตัว จะต้องมีเก้าอี้ 4 ตัว เพื่อรวมเป็นชุด หรือ ปลอกปากกาที่จะฉีดพลาสติก ขึ้นอยู่กับจำนวนปากกาที่จะทำการผลิต เป็นต้น สินค้า วัตถุดิบ หรือ ชิ้นส่วนประกอบที่มีความต้องการลักษณะนี้ จะต้องทำการคำนวณโดยใช้หลักการวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirement Planning; MRP) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Enterprise Resource Planning (ERP)

ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management System) เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดการกับสินค้าที่ถูกจัดเก็บไว้ภายในคลังสินค้า หรือ คลังวัตถุดิบ ใช้ในการติดตามระดับสินค้าคงคลัง การสั่งสินค้าเพื่อเติมคลัง การขายสินค้า และการจัดส่งสินค้า สามารถช่วยออกเอกสารใบสั่งงาน รายการชิ้นส่วนประกอบสินค้า หรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกรระบวนการผลิต ช่วยให้สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาของการจัดเก็บสินค้ามากเกินไป หรือการขาดแคลนสินค้าได้ เพราะสามารถเรียกดูข้อมูลเพื่อตรวจสอบได้เสมอ

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง จะต้องมีองค์ประกอบของกระบวนการทำงานในการควบคุมสินค้าคงคลังทั้งหมด หน้าที่การทำงานของระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะต้องมีลักษณะเด่นในการทำงานดังต่อไปนี้

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง การบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์จะใช้บาร์โค้ด (Barcode) ที่มีการระบุข้อมูลในการบ่งชี้ผผลิตภัณฑ์ ซึ่งจะถูกป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบการจัดการสินค้าคงคลัง เพื่อนำไปใช้ในการค้นหาสินค้า และตรวจสอบข้อมูลของสินค้าที่จัดเก็บไว้ในคลัง โดยที่การบ่งชี้ผลิตภัณฑ์จะต้องทำงานควบคู่กับเครื่องอ่าน (Scanner) หรือ เครื่องรับสัญญาณการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ ซึ่งในปัจจุบันยังมีเทคโนโลยีอื่น ที่ใช้ในการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ เช่น RFID

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง การตรวจติดตามสินค้าคงคลัง ในขณะที่สินค้าคงคลังถูกจัดเก็บไว้ในคลังสินค้า สินค้าที่จัดเก็บควรจะต้องสามารถตรวจติดตามการเคลื่อนไหวได้ว่าถูกจัดเก็บไว้บริเวณใดในคลังสินค้า เหลือปริมาณเท่าไหร่ หรือ ได้รับการเคลื่อนย้ายไปจัดเก็บไว้ที่ใด ซึ่งความสามารถในการตรวจติดตามนี้ ระบบจะต้องมีองค์ประกอบในการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ หรือสินค้าได้

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการการสั่งซื้อ ระบบจะต้องสามารถจัดการแนะนำให้มีการสั่งสินค้าใหม่ได้ โดยที่เมื่อระดับสินค้าคงคลังลดลงมาจนถึงค้าที่กำหนดไว้ ระบบจะต้องสามารถแจ้งเตือน หรือ แนะนำผู้จัดการหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ดำเนินการจัดซื้อสินค้าดังกล่าว การทำงานนี้จะช่วยให้มั่นใจว่า สินค้าไม่เกิดการขาดสต๊อก และ ไม่มีการจัดเก็บสินค้าในปริมาณที่มากจนเกินไป

หน้าที่การทำงานหลักของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

การจัดการคลังสินค้า คลังสินค้าในความหมายทางโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หมายถึง สถานที่ที่ใช้ในการเก็บรักษาสินค้าให้อยู่ในสภาพที่ดี และคุณสมบัติที่พร้อมจะส่งมอบให้กับบุคคล องค์กร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยในการดำเนินกิจกรรมภายในคลังสินค้ามีความประสงค์ที่จะดำเนินการให้สามารถจัดเก็บ และจัดเตรียมการส่งสินค้า ให้ถูกต้องทั้งทางด้าน สถานที่เวลา ปริมาณ และ คุณภาพของสินค้า หน้าที่หลักของคลังสินค้า จึงเป็นเพียงที่พักสินค้า ซึ่งระยะเวลาในการพักขึ้นอยู่กับประเภทของคลังสินค้าด้วย

การจัดการคลังสินค้า

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า การจัดการคลัง นอกจากจะหมายถึง การจัดการกับสินค้าที่ถูกจัดเก็บไว้ในคลัง ยังหมายถึงการดำเนินการต่าง ๆ ทั้งก่อน และ หลังจากการจัดเก็บในคลังด้วย ซึ่งหมายรวมถึงกิจกรรมดังต่อไปนี้ การรับสินค้าเข้าคลัง (Receiving) เป็นการรับสินค้า หรือ วัตถุดิบ เข้ามาทำการจัดเก็บ หรือรอเข้าสู่กระบวนการ

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า การจัดเก็บรักษาสินค้าในคลัง (Put away and Storage) ให้เหมาะสมกับประเภทของสินค้า เช่น การระบุตำแหน่งการจัดวางสินค้า หรือ ควบคุมอุณหภูมิ

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า การเคลื่อนย้ายภายในเพื่อการจัดเก็บ (Handling) เคลื่อนย้ายสินค้า ตามกำหนด เช่นสินค้ามาใหม่ควรจัดเก็บไว้ข้างใน ต้องย้ายสินค้าที่มีอยู่ออกมาไว้ข้างนอก

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า การหยิบสินค้า และจัดสินค้าตามใบสั่งสินค้า (Order Picking and packing) เป็นกิจกรรมการดำเนินการหยิบสินค้าที่ต้องการออกจากที่จัดเก็บตามใบสั่งสินค้าที่ได้รับมอบหมายให้ทำการหยิบ

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า การส่งสินค้าให้ลูกค้า (Shipping) หรือ นำวัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบไปใช้ เป็นการเคลื่อนย้ายสินค้าออกจากคลังสินค้า

กิจกรรมหลักของคลังสินค้า

ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System: WMS) สามารถรองรับการทำงานภายในคลังสินค้า เช่น การรับสินค้า การจัดเก็บสินค้าเข้าคลัง การหยิบและจัดสินค้าจากคลัง และการส่งสินค้าออกจากคลัง รวมทั้งติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้า หรือสิ่งต่างๆ ที่จัดเก็บไว้ในคลังได้ สามารถช่วยในการจัดการ และวางแผนสินค้าคงคลังได้ ใช้ข้อมูลอัตราการใช้พื้นที่ในคลังสินค้าที่ผ่านการประมวลผลแบบทันที (Real time information) ต้องอาศัยเทคโนโลยีการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ (Product Identification) และเทคโนโลยีการนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ (Data Capture) เช่น เครื่องอ่านบาร์โค้ด เครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพา

ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System: WMS)

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS การออกแบบคลัง เป็นฟังก์ชั่นการทำงานที่ช่วยออกแบบการจัดวางสินค้าภายในคลังสินค้า ให้สามารถจัดการไหลของสินค้า เข้า-ออก ได้ตามต้องการ รวมถึงตรรกะหรือลำดับที่ใช้ในการหยิบสินค้าจากคลัง เพื่อให้มั่นใจว่า สินค้าที่จัดเก็บได้รับการจัดเก็บได้ถูกสถานที่ รวมทั้งยังช่วยในการจัดแบ่งพื้นที่ในการจัดเก็บให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ภายในคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ช่วยจัดการคลังในกรณีที่มีสินค้าตามฤดูกาล

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS การติดตามสินค้าคงคลัง ระบบ WMS จะต้องสามารถใช้ระบบติดตามสินค้า เช่น ระบบการบ่งชี้และนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ เครื่องอ่านบาร์โค้ด หรือ RFID เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสินค้าคงคลังได้รับการบันทึกได้อย่างถูกต้องและสามารถระบุตำแหน่งของสินค้าได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องมีการเคลื่อนย้ายสินค้า การรับสินค้า และจัดเก็บเข้าคลัง เมื่อสินค้าคงคลังได้บันทึกเข้าระบบแล้ว ระบบ WMS จะต้องช่วยในกำหนดการจัดเก็บสินค้าเข้าคลัง เพื่อให้สามารถเข้าถึงสินค้าได้เมื่อต้องการ ระบบที่ทันสมัย และสามารถนำมาใช้ได้ เช่น pick-to-light และ pick-to-voice ที่ช่วยให้การจัดเก็บสินค้าเข้าคลังได้ง่ายขึ้น

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS การหยิบสินค้า และบรรจุ ระบบ WMS จะต้องมีทางเลือกในการหยิบสินค้าจากคลัง ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น การหยิบสินค้าทีละรายการ (Discrete picking) การหยิบสินค้าตามโซนการจัดเก็บ (Zone picking) การหยิบสินค้าเป็นชุด หรือเป็นกลุ่ม (Batch picking) และ การหยิบสินค้าตามรอบเวลาที่กำหนด (Wave picking) นอกจากนี้ระบบควรที่จะสามารถจัดแบ่งโซนการหยิบเพื่อลดจำนวนเที่ยวในการเดินทางเพื่อหยิบสินค้าจากคลังตามใบสั่ง

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS การจัดเตรียมการขนส่ง เพื่อสินค้าได้รับการบรรจุเพื่อขนส่ง WMS จะต้องออกใบรายการสิ่งของที่จะบรรทุกล่วงหน้าก่อนการขนส่ง รวมทั้งใบรายการส่งของ และใบเรียกเก็บเงินที่จะส่งไปพร้อมกับสินค้าที่จะทำการจัดส่ง เมื่อจัดเตรียมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบ WMS จะต้องออกเอกสารแจ้งการส่งสินค้าล่วงหน้า (Advance Shipping Notice, ASN) เพื่อแจ้งลูกค้า หรือหน่วยงานที่รับของ ว่าจะมีการส่งของ

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS การจัดการพื้นที่คลัง และบริเวณขนถ่ายสินค้า WMS จะต้องสามารถช่วยบริหารจัดการ รถขนส่งสินค้าที่จะเข้ามารับสินค้า โดยกำหนดจุดจอด และบริเวณที่จะเข้ามารับสินค้าตามที่ระบุ WMS บางระบบอาจจะช่วยจัดการการขนถ่ายสินค้าผ่านคลัง แบบ cross-docking ได้ รายงานผล เป็นส่วนเพิ่มเติมที่ระบบจะต้องสามารถช่วยผู้จัดการในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของคลังสินค้า และช่วยพิจารณา วิเคราะห์การดำเนินงานภายในคลังที่จะต้องทำการปรับปรุง

หน้าที่การทำงานหลักของระบบ WMS

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) วิธีการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างองค์กรคู่ค้าจากคอมพิวเตอร์ขององค์กรหนึ่ง ไปยังคอมพิวเตอร์ของอีกองค์กรหนึ่ง โดยใช้รูปแบบการแลกเปลี่ยน และเอกสารที่เป็น มาตรฐานสากล แทนที่การใช้เอกสารกระดาษ ติดต่อกันผ่านโทรศัพท์ หรือแฟกซ์ในอดีต ที่มีขั้นตอนยุ่งยาก ที่ต้องนำข้อมูลจากแฟกซ์ หรือโทรศัพท์ป้อนเข้าระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรตนเอง

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) EDI จะเข้ามาช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันระหว่างคอมพิวเตอร์ได้ทันทีโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำไปมา หรือถ้ามีการแก้ไข ก็สามารถทราบข้อมูลใหม่ที่มีการแก้ไขได้ในทันที และรูปแบบเอกสารที่เป็นมาตรฐานสากลนี้ ทำให้องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารได้กับทุกบริษัททั่วโลกที่มีการใช้ระบบ EDI

ขั้นตอนการทำงานของ EDI ผู้ส่งทำการเตรียมข้อมูล และแปลงให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน UN/EDIFACT โดยใช้โปรแกรมแปลงข้อมูล ผู้ส่งทำการส่งข้อมูลไปยังศูนย์บริการของผู้ให้บริการ EDI ผ่านเครือข่ายสาธารณะ ผู้ให้บริการ EDI จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในกล่องไปรษณีย์ (Mailbox) ของผู้รับ เมื่อข้อมูลไปถึงศูนย์บริการ ผู้รับติดต่อศูนย์บริการผ่านเครือข่าย เพื่อรับข้อมูล EDI ที่อยู่ในตู่ไปรษณีย์ของตน ผู้รับแปลงข้อมูลกลับโดยใช้ โปรแกรมแปลงข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบงานของตนสามารถรับไปประมวลผลได้

การจัดการสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (Vendor Managed Inventory: VMI) การจัดการสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (VMI) หรือ ซัพพลายเออร์ (SMI) ช่วยในการจัดการสินค้าคงคลัง โดยให้ซัพพลายเออร์ดำเนินการควบคุมสินค้าคงคลังให้กับองค์กร โดยผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องสร้างความร่วมมือกันโดยการใช้ระบบ VMI นี้ ผู้ซื้อจะต้องส่งข้อมูลที่จำเป็นให้กับซัพพลายเออร์ ส่วนผู้ขายจะรับผิดชอบในการจัดเก็บ และควบคุมสินค้าคงคลัง และ ทำการสั่งซื้อเพื่อเติมเต็มสินค้าคงคลังให้กับผู้ซื้อผ่านโปรแกรม VMI จะต้องทำการตกลงระดับสินค้าคงคลัง คุณภาพของสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน ร่วมกัน ในการแลกเลี่ยนข้อมูลกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย โดยเฉพาะข้อมูลสต๊อกสินค้า และยอดขาย จำเป็นจะต้องใช้ระบบ EDI เข้ามาช่วยในการแลกเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ที่ซัพพลายเออร์จำเป็นต้องใช้ในการควบคุมสินค้าคงคลังให้แก่ผู้ซื้อ

ขั้นตอนการทำงานของ VMI 1) ผู้ซื้อส่งผ่านข้อมูลสต๊อกสินค้า และข้อมูลการขายไปให้กับ ซัพพลายเออร์ผ่านระบบ EDI รวมถึงข้อมูลยอดขายในอดีต และการพยากรณ์การขายของสินค้านั้น ๆ ผู้ขาย จะทำการรับข้อมูลเข้าระบบของตนเอง 2) ผู้ขายใช้ข้อมูลยอดขายที่ได้รับมา ทำการวางแผนการเติมเต็มสินค้าให้แก่ผู้ขาย โดยอาจจะต้องทำการพยากรณ์ยอดขายก่อน ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ได้ส่งข้อมูลการพยากรณ์มาด้วย โดยโปรแกรม VMI ในส่วนของการเติมเต็มจะทำการคำนวณความต้องการสินค้าจากประวัติการขาย และระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบัน และทำการเตรียมออกเอกสารการสั่งขาย เพื่อจัดเตรียมสินค้าที่จะส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อ

ขั้นตอนการทำงานของ VMI 3) ข้อมูลการสั่งขายจากซัพพลายเออร์ จะถูกส่งไปยังผู้ซื้อผ่านระบบ EDI เพื่อให้ผู้ซื้อได้รับทราบถึงข้อมูลที่จะทำการสั่ง หรือ ทำการตกลงการซื้อขายตามปริมาณที่ผู้ซื้อต้องการปรับเปลี่ยน

ขั้นตอนการทำงานของ VMI 4) เมื่อผู้ซื้อได้รับข้อมูลการสั่งขาย หรือ กำหนดการซื้อขายที่ได้ทำการตกลงไว้ แล้ว ระบบจะทำการจัดเตรียมเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) สำหรับข้อมูลการสั่งขายที่ได้รับจากผู้ขาย ข้อมูลการสั่งขายจะถูกเปลี่ยนเป็นข้อมูลการสั่งซื้อในระบบของผู้ซื้อ ถ้าใบสั่งซื้อไม่สามารถจัดเตรียมได้อาจจะเนื่องจากข้อมูลไม่ครบ ระบบจะทำการแจ้งเตือนฝั่งผู้ซื้อ จากนั้น ระบบจะทำการออกหมายเลขกำกับใบสั่งซื้อที่จัดเตรียมและส่งข้อมูลใบสั่งซื้อนั้นต่อไปยังซัพพลายเออร์ ระบบฝั่งผู้ขายอาจจะทำการนำหมายเลขใบสั่งซื้อไปใส่ไว้ในใบสั่งขายสำหรับการทวนสอบ ค้นหา หรืออ้างอิงต่อไป

ขั้นตอนการทำงานของ VMI 5) เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งมอบ ระบบฝั่งซัพพลายเออร์จะทำการส่งข้อมูลแจ้งเตือนการส่งของล่วงหน้า (Advanced Shipping Notice; ASN) ให้กับผู้ซื้อ เพื่อเป็นการยืนยัน และให้ผู้ซื้อได้จัดเตรียมการรับของต่อไป

ขั้นตอนการทำงานของ VMI

รูปแบบการใช้เทคโนโลยีสำหรับการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ (Product identification) เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง การบ่งชี้ผลิตภัณฑ์เป็นคุณสมบัติอย่างหนึ่งของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการสินค้าคงคลังที่ทุกระบบจำเป็นจะต้องมี เพื่อทำการแบ่งแยก และระบุผลิตภัณฑ์ที่มีการไหล เข้า-ออก ผ่านระบบ ให้สามารถระบุผลิตภัณฑ์ และข้อมูลผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ใช้ในการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์อยู่หลายประเภท โดยที่เทคโนโลยีบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ที่นิยมใช้ในปัจจุบันมี 2 ระบบ ได้แก่ เทคโนโลยีบาร์โค้ด และ เทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี

การใช้บาร์โค้ดในการจัดการสินค้าคงคลัง สินค้าคงคลังก็เช่นเดียวกัน บาร์โค้ดมักจะถูกใช้เพื่อเป็นสื่อในการจัดเก็บข้อมูลผลิตภัณฑ์และการสั่งซื้อเข้าไปในระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวข้องกับ การระบุและการดึงข้อมูลอัตโนมัติ ลักษณะการทำงานของบาร์โค้ดร่วมกับการจัดการคลังสินค้ามีลักษณะดังต่อไปนี้

การใช้บาร์โค้ดในการจัดการสินค้าคงคลัง 1) เมื่อสินค้ามาส่งที่คลัง เจ้าหน้าที่คลังสินค้าทำการอ่านบาร์โค้ดสินค้า ด้วยเครื่องอ่านบาร์โค้ด ทำการป้อนข้อมูลปริมาณรับเข้า ตำแหน่งที่ทำการจัดเก็บ และข้อมูลที่จำเป็นเข้าระบบ 2) เมื่อมีการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลัง อ่านบาร์โค้ดระบุสินค้าที่จะเคลื่อนย้าย ทำการเคลื่อนย้าย และป้อนข้อมูลตำแหน่งจัดเก็บใหม่ 3) เมื่อมีการขายสินค้า หรือต้องนำสินค้าออกจากคลัง ดูข้อมูลในระบบ หยิบสินค้าออกจากคลัง อ่านบาร์โค้ดเพื่อระบุสินค้าว่าถูกต้องตามต้องการ และระบุจำนวนที่จะทำการขาย หรือ นำออกจากคลังสินค้า จัดขึ้นรถ และบันทึกสินค้าที่อยู่บนรถขนส่งได้

การใช้บาร์โค้ดในการจัดการสินค้าคงคลัง

เทคโนโลยี RFID เพื่อการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ ทำงานได้สะดวกกว่าบาร์โค้ด ที่ต้องสแกนสินค้า หรือผลิตภัณฑ์ทีละชนิด แต่ RFID ใช้งานง่ายกว่านั้น โดยป้าย RFID ที่ติดอยู่ที่ผลิตภัณฑ์ เป็นตัวส่งสัญญาณคลื่นความถี่วิทยุ ซึ่งภายในคลังสินค้าจะต้องมีเครื่องรับสัญญาณ RFID ตามสถานที่ต่างๆ ในคลังสินค้า สินค้าต่างๆ ผ่าน เข้า-ออกคลัง ID ที่ติดที่ผลิตภัณฑ์ทุกตัวจะส่งสัญญาณ ไปยังเครื่องอ่าน เพื่อบ่งชี้สินค้า

หลักการทำงานของเทคโนโลยี RFID เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง นำสินค้าเก็บเข้าคลัง ที่ชั้นวางสินค้า มีตัวรับสัญญาณ ที่สามารถรายงานได้ว่าสินค้าถูกจัดเก็บไว้ที่ใด หรือ เมื่อมีใบสั่งสินค้า สามารถสั่งงานผ่านระบบ และส่งข้อมูลไปยัง อุปกรณ์แสดงผล ประจำตัวพนักงานคลัง เพื่อให้ทราบว่าเขาจะต้องหยิบสินค้าที่ไหน และตรวจสอบความถูกต้อง และระบบสามารถตัดยอดสินค้าคงคลังได้ทันที เมื่อจัดสินค้าที่จะทำการส่งให้ลูกค้า ครบตามจำนวนและจะนำขึ้นรถ เครื่องรับสัญญาณ RFID ที่ประตูส่งของจะรับสัญญาณว่ามีของออก และอาจสามารถตรวจสอบได้ด้วยว่า สินค้าล็อตดังกล่าวได้รับการขนถ่ายขึ้นรถถูกคันหรือไม่

หลักการทำงานของเทคโนโลยี RFID เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง

หลักการทำงานของเทคโนโลยี RFID เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง

หลักการทำงานของเทคโนโลยี RFID เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง

การใช้ RFID และเครื่องสแกนบาร์โค้ดในการจัดการคลังสินค้า การใช้ RFID หรือ บาร์โค้ดอย่างเต็มรูปแบบจะต้องมีระบบที่เอื้อในการบันทึกข้อมูล และจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น ถ้าใช้บาร์โค้ด ในการรับสินค้าเข้าคลัง หรือนำสินค้าออกจากคลัง เจ้าหน้าที่คลังจะต้องทำการสแกนบาร์โค้ดของสินค้าแต่ละชิ้น เพื่อให้ระบบนับว่าสแกน 1 ครั้ง คือ 1 ชิ้น จำนวนที่สแกนจึงจะเป็นจำนวนสินค้าทั้งหมด แทนที่จะให้เจ้าหน้าที่สแกนบาร์โค้ด 1 ครั้ง แล้วใส่จำนวนของสินค้า ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ ส่วนถ้าเป็น RFID จำนวนป้าย RFID ที่เครื่องอ่านสามารถอ่านได้ จะเป็นจำนวนสินค้าในการส่งสัญญาณเพียงครั้งเดียวซึ่งจะสะดวกและรวดเร็วกว่า

การใช้ RFID และเครื่องสแกนบาร์โค้ดในการจัดการคลังสินค้า

กรณีศึกษาการใช้ RFID ระดับรายชิ้นสินค้าของบริษัท I.T.’S