หลักการจัดทำกระดาษทำการ ของผู้ตรวจสอบภายใน

หัวข้อ ความหมายของกระดาษทำการ วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ ชนิดของกระดาษทำการ หลักการจัดทำกระดาษทำการ การจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการ การสอบทานกระดาษทำการ การเก็บรักษากระดาษทำการ

ความหมายของกระดาษทำการ ชุดของเอกสารที่รวมถึง เอกสารต่างๆ รายงาน จดหมายติดต่อ และ เอกสารอื่นที่เป็นหลักฐานซึ่งได้มีการรวบรวมไว้ในช่วงที่ปฏิบัติภารกิจตรวจสอบภายใน กระดาษทำการอาจเป็นเอกสารกระดาษ หรือ เป็นแฟ้มที่อยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ก็ได้ กระดาษทำการอาจอยู่ในรูปของตาราง การวิเคราะห์ และ สำเนาเอกสารที่มีการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของภารกิจตรวจสอบภายใน

ทำไมจึงต้องทำกระดาษทำการ มาตรฐานการตรวจสอบภายใน หมายเลข 2330: ผู้ตรวจสอบภายในต้องบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนข้อสรุปและ ผลการปฏิบัติภารกิจ

วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ ช่วยในการวางแผนและการปฏิบัติงานตรวจสอบ ช่วยในการควบคุมงานและสอบทานงานที่แล้วเสร็จ ช่วยแสดงให้ทราบว่า การปฏิบัติภารกิจบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ เก็บหลักฐานที่สนับสนุนการสื่อสารของผู้ตรวจสอบภายใน

วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ (ต่อ) เป็นข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการประเมินคุณภาพของงานตรวจสอบภายใน ช่วยในการพัฒนาความเป็นมืออาชีพของผู้ตรวจสอบภายใน แสดงให้เห็นว่าการปฏิบัติงานด้านการตรวจสอบภายในสอดคล้องกับมาตรฐานของ IIA

ชนิดของกระดาษทำการ กระดาษทำการมีหลากหลายชนิด ตัวอย่าง เช่น แนวทางการปฏิบัติงาน/แนวทางการตรวจสอบที่ใช้ เพื่อบันทึกเกี่ยวกับลักษณะ ขอบเขต และเวลาของกระบวนการตรวจสอบแต่ละขั้นตอน งบประมาณเวลา และตารางการจัดสรรทรัพยากรในการปฏิบัติงาน แบบสอบถามใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเกี่ยวกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ รวมไปถึงวัตถุประสงค์ ความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุมและกิจกรรมการดำเนินงาน Flowchart (ผังงาน) ที่ใช้เพื่อบันทึกกิจกรรม กระบวนการ ความเสี่ยง และกิจกรรมการควบคุม

ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) ตาราง กราฟ และแผนภาพ เช่น ผังความเสี่ยง (risk map) ที่ใช้เพื่อระบุจุดของผลกระทบ และความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสี่ยง บันทึกข้อความเชิงบรรยายใช้เพื่อบันทึกผลการสัมภาษณ์และผลของการประชุม อื่นๆ กับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ สารสนเทศองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ เช่น ผังองค์กร คำบรรยายลักษณะงาน นโยบายและวิธีการในการดำเนินงานและการเงิน

ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) สำเนาของเอกสารเบื้องต้น เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ รายงานรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ บัตรกำนัล และเช็ค สำเนาของบันทึกสำคัญอื่น ๆ เช่น บันทึกการประชุมและสัญญา บันทึกที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ เช่น รายการโปรแกรม (Program listings) และ รายงานสิ่งผิดปกติ (Exception Report) บันทึกทางการบัญชี เช่น งบทดลอง สิ่งที่คัดลอกมาจาก สมุดรายวัน และ บัญชีแยกประเภท

ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) หลักฐานที่ได้รับมาจากบุคคลภายนอก เช่น คำยืนยันจากลูกค้า และการรับรองจากคณะที่ปรึกษาทางกฎหมายจากภายนอก แผ่นงาน (worksheet) ที่จัดทำโดยผู้ตรวจสอบ ประเภทของกระดาษทำการอื่น ๆ ที่จัดทำโดยผู้ตรวจสอบภายในที่สะท้อนถึงการดำเนินงาน (เช่น การวิเคราะห์เปรียบเทียบ ผลการวิเคราะห์ข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ และผลการทดสอบรายการโดยตรง และค่าวัดผลการปฏิบัติงาน) หลักฐานที่รวบรวมโดยหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบและทดสอบโดย ผู้ตรวจสอบภายใน

ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) กิจกรรมการควบคุมที่ดำเนินการโดยหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบและดำเนินการซ้ำโดยผู้ตรวจสอบภายใน (เช่น การทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร) การสื่อสารด้วยการเขียน และ บันทึกการสื่อสารทางวาจากับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบในระหว่างปฏิบัติงานตรวจสอบ รายงานของผู้ตรวจสอบภายในเกี่ยวกับสิ่งที่พบ ข้อเสนอแนะ และข้อสรุป

หลักการจัดทำกระดาษทำการ ความเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์การตรวจสอบ (Relevance to audit objectives) ควรมีคำอธิบายว่ากระดาษทำการแผ่นนั้นแสดงถึงอะไร ไม่ควรรวมเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ในแฟ้มฯ การสรุปรายละเอียด (Condensation of detail) ความชัดเจนของการนำเสนอสารสนเทศ (Clarity of presentation of information)

หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) ความถูกต้องสมบูรณ์ของกระดาษทำการ (Workpaper accuracy) การดำเนินการกับประเด็นที่ค้างอยู่ (Action on open items) รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน (Standard of forms)

หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) รูปแบบที่เป็นมาตรฐานประกอบด้วย หัวข้อเรื่อง - ระบุหัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อย ชื่อผู้จัดทำ และวันที่จัดทำ รูปแบบในภาพรวม - การจัดวางหัวข้อ จัดขอบหน้า จัดความห่างระหว่างบรรทัด ที่เหมาะสม ความเป็นระเบียบและง่ายต่อการอ่าน

หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) มีแบบฟอร์มกระดาษทำการบางอย่างไว้เป็นมาตรฐาน เช่น ใบตรวจนับเงินสด กระดาษทำการสรุปผลการยืนยันยอดลูกหนี้ ใช้เครื่องหมายตรวจสอบ (tick mark) เพื่อระบุวิธีการตรวจสอบที่ได้ทำไป และ ระบุคำอธิบายเครื่องหมายการตรวจสอบที่ใช้

หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) ใส่ดัชนีอ้างอิงกระดาษทำการ (index) ที่มุมขวาบน - ระบบการให้ดัชนีควรมีลำดับชั้นของการสนับสนุนข้อมูลระหว่างกัน เช่น ลน-3-17 หมายถึง หน้าที่ 17 ของ กระดาษทำการลูกหนี้ส่วนที่ 3 ดัชนีอ้างอิงกระดาษทำการอื่น (cross-indexing) ทั้งที่มาและที่ไปอยู่ในเนื้อหาต้องตรงกัน

การจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการ แฟ้มถาวร (Permanent Files) แฟ้มธุรการ (Administrative or Correspondent Files) แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (Audit Procedure Files)

แฟ้มถาวร งานตรวจสอบบางเรื่องที่ทำเป็นประจำ ควรจัดทำแฟ้มถาวรเพื่อเก็บข้อมูลในอดีต และต่อเนื่องมาจนถึงการตรวจสอบในปัจจุบัน เพื่อจะได้ไม่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่ตรวจ แผนผังขององค์กรของหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ ผังบัญชี (กรณีตรวจทางด้านการเงิน) และสำเนาของนโยบายหรือกระบวนการหลักๆ สำเนาของการรายงานการตรวจสอบครั้งล่าสุด แนวทางการตรวจสอบที่ใช้ และข้อคิดเห็นจากการติดตามผลการตรวจสอบ ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลเชิงวิเคราะห์อื่นๆ ข้อมูลทางด้านโลจิสติกส์เและการเดินทางเพื่อเป็นข้อมูลแก่ผู้ตรวจสอบคนต่อไป

แฟ้มธุรการ เก็บเอกสารที่เป็นการติดต่อสื่อสารที่สนับสนุนงานตรวจสอบ สำหรับการตรวจสอบในเรื่องเล็กๆ หรือ มีผู้ตรวจสอบเพียงคนเดียว ไม่จำเป็นต้องแยกข้อมูลด้านธุรการของงานตรวจสอบออกเป็นแฟ้มกระดาษทำการต่างหาก

แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (Audit Procedure Files) เก็บรวบรวมบันทึกของกระบวนงานตรวจสอบต่าง ๆ ที่ได้ทำไปแล้ว ที่สำคัญได้แก่ รายการของกระบวนการตรวจสอบที่ได้ทำแล้ว แบบสอบถาม คำอธิบายกระบวนการปฏิบัติงานของผู้รับการตรวจสอบ

แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (ต่อ) กิจกรรมการตรวจสอบและผลลัพธ์ที่ได้ การวิเคราะห์และตารางข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานะทางการเงิน เอกสารขององค์กร เช่น ผังโครงสร้างขององค์กร รายงานการประชุม นโยบาย ระเบียบ กระบวนการปฏิบัติงานขององค์กร สัญญา และอื่นๆ บันทึกสรุปประเด็นสำคัญที่พบในการตรวจสอบ บันทึกการสอบทานโดยหัวหน้างาน และ ร่างรายงาน

สิ่งที่ผู้ตรวจสอบควรปฏิบัติ ในระหว่างปฏิบัติงานตรวจสอบ ควรพิจารณากระดาษทำการแล้วสอบถามตนเองตลอดเวลาว่า กระดาษทำการให้สารสนเทศที่เพียงพอต่อการรายงาน และเป็นหลักฐานสนับสนุน ข้อสรุปผลการตรวจสอบได้แล้วหรือยัง มีสำเนาเอกสารที่ไม่จำเป็น มีเรื่องที่ยังตรวจไม่เสร็จสิ้น และ มีข้อผิดพลาด หรือไม่ หากมีประเด็นเหล่านี้อยู่ ต้องทำการปรับปรุงแก้ไข ก่อนส่งให้หัวหน้างานสอบทาน

การสอบทานกระดาษทำการ Standard 2340 – การกำกับการปฏิบัติภารกิจ ต้องมีการกำกับดูแลการปฏิบัติภารกิจที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าได้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ผลงานมีคุณภาพและผู้ปฏิบัติภารกิจมีการพัฒนาที่ดีขึ้น Standard 1311 – การประเมินคุณภาพโดยหน่วยงานภายในองค์กร การประเมินผลจากภายในองค์กรต้องประกอบด้วย การสอบทานการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในตามปกติ

การเก็บรักษากระดาษทำการ เก็บอย่างไร เก็บนานเท่าไร ใครเข้าถึงได้บ้าง

2330.A1 หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องควบคุมการเข้าถึงบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจ การเผยแพร่ข้อมูลให้แก่บุคคลภายนอกต้องได้รับการเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูง และ/หรือที่ปรึกษาทางกฎหมายก่อนตามความเหมาะสม

2330.A2 หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจ ระยะเวลาในการเก็บรักษาต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กรและทางการหรือความจำเป็นอื่น ๆ

2330.C1 หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจรวมถึงนโยบายในการเผยแพร่ต่อบุคคลภายในและภายนอกองค์กร นโยบายดังกล่าวต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กรและทางการหรือความจำเป็นอื่น ๆ

ตัวอย่างกระดาษทำการ

Question and Answer