การบริหารจัดการหนังสือประเภทรายปีด้วย กระบวนการ Pre-Cat Annual Report Management Using Pre-Cat Process   ภชิสา กุลกาญจนาภิบาล และ สุดา พันธุสะ  สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลง อรรถกระวีสุนทร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ e-mail: pachisa.ku@psu.ac.th

Pre-Cat ที่มาและปัญหา ออกให้บริการ คัดแยกหนังสือ วิเคราะห์หมวดหมู่ เตรียมตัวเล่ม วัสดุที่ใช้ กระดาษสติ๊กเกอร์ หมึกพิมพ์ Tag RFID Back log หนังสือประเภทรายปี หนังสือรายปี เป็นหนังสือที่ออกปีละครั้ง รวบรวมเรื่องราววิชาการ ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในรอบปีที่ผ่านมาพิมพ์เผยแพร่เป็นประจำทุกปี Pre-Cat

วัตถุประสงค์ เพื่อแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับหนังสือค้างรอดำเนินการ 1 เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ในการลดงบประมาณและเวลาในการปฏิบัติงานด้วยกระบวนการ Pre-Cat 2

ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน 1 วางแผน 2 เข้าสู่กระบวนการ และคำนวณการใช้งบประมาณ 3 ติดตามผล

วางแผน ส.ค. 2559 ก.ค. 2560 วิเคราะห์ข้อมูลการยืมหนังสือประเภทรายปีของปีการศึกษา 2559 ส่งออกข้อมูลการยืมจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (ALIST) นำมาคัดแยกและวิเคราะห์ข้อมูลหนังสือประเภทรายปีด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

0.27% ผลการวิเคราะห์ข้อมูลการยืมหนังสือประเภทรายปี ตั้งแต่ สิงหาคม 2559 ถึง กรกฎาคม 2560 0.27% ---- หนังสือรายปีที่ถูกยืม จากจำนวนหนังสือที่ยืมทั้งหมด หนังสือประเภทรายปี 14 ชื่อเรื่อง หนังสือที่ยืมทั้งหมด 5,205 ชื่อเรื่อง Icon made by [Smashicons] from www.flaticon.com

1.66% ผลการวิเคราะห์ข้อมูลการยืมหนังสือประเภทรายปี ตั้งแต่ สิงหาคม 2559 ถึง กรกฎาคม 2560 1.66% ---- หนังสือรายปีที่ถูกยืม จากจำนวนหนังสือรายปีทั้งหมด หนังสือประเภทรายปีที่ถูกยืม 14 ชื่อเรื่อง หนังสือประเภทรายปีทั้งหมด 841 ชื่อเรื่อง Icon made by [Smashicons] from www.flaticon.com

สำรวจการเผยแพร่หนังสือประเภทรายปีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ วางแผน สำรวจการเผยแพร่หนังสือประเภทรายปีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ Icon made by [Freepik] from www.flaticon.com

ข้อมูลในระบบ 841 ชื่อเรื่อง สำรวจการเผยแพร่หนังสือประเภทรายปีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในเว็บไซต์ของหน่วยงานต่าง ๆ ข้อมูลในระบบ 841 ชื่อเรื่อง พบการเผยแพร่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ 331 ชื่อเรื่อง

PROCESS INPUT หนังสือจากหน่วยงานของรัฐและเอกชน OUTPUT ผู้ปฏิบัติงาน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ เว็บไซต์ของหน่วยงานที่เผยแพร่ฉบับออนไลน์ OUTPUT มีข้อมูลหนังสือในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ มีหนังสือฉบับออนไลน์ มีหนังสือ Pre-Cat คัดแยกหนังสือประเภทรายปี สืบค้นในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ไม่มี สร้างรายการ บรรณานุกรม มี สืบค้นการเผยแพร่ออนไลน์ ไม่มี เพิ่มระเบียน Pre-Cat มี เรียงลำดับanimationของ flowทีละขั้นตอน จัดเก็บเข้าชั้น Pre-Cat เพิ่มรายการเชื่อมโยง (tag856) จำหน่ายตัวเล่ม FEEDBACK ตรวจสอบ/ปรับปรุง

ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน กรณีไม่มีการเผยแพร่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มระเบียน (Item) โดยระบุข้อมูล ดังนี้ Barcode เลือก Negative Barcode(-) Call No ระบุรายปีของหนังสือ Acq Type เลือก Gift Item Type เลือก Book Status เลือก In Process Gen.Status เลือก Available Collection เลือก Pre-Cat Branch เลือก PSUCL Location เลือก Contact Information Service

ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน

ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน Icon made by [Dave Gandy] from www.flaticon.com

ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน กรณีมีการเผยแพร่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่ม MARC tag 856 ระบุ |zFulltext และ|uURLที่เผยแพร่หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงาน Icon made by [Dave Gandy] from www.flaticon.com

√ √ ขั้นตอนและวิธีดำเนินงาน ติดตามผล ตรวจสอบความถูกต้องของ URL ที่เผยแพร่ √ จัดทำคู่มือ/มาตรฐานการปฏิบัติงาน √

อภิปรายผล ข้อมูลในระบบ 841 ชื่อเรื่อง พบการเผยแพร่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ 331 ชื่อเรื่อง -------------- จำแนกเป็น หนังสืออยู่บนชั้น Pre-Cat 577 เล่ม หนังสือจำหน่ายออก 1,230 เล่ม การนำกระบวนการ Pre-Cat มาใช้ในการจัดการหนังสือประเภทรายปี ตั้งแต่เดือนตุลาคม 2560 ถึงเดือนกันยายน 2561

จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม อภิปรายผล ด้านค่าใช้จ่าย สติ๊กเกอร์ ติดสันหนังสือ 0.18 บาท สติ๊กเกอร์ ติดปกในหนังสือ 0.18 บาท วัสดุเตรียม ตัวเล่ม 13.25 บาท/เล่ม = สติ๊กเกอร์ บาร์โค้ดหนังสือ 0.05 บาท Tag RFID 12.84 บาท จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม 1,807 X 13.25 = 23,942.75 บาท

จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม อภิปรายผล ด้านกระบวนการ ออกให้บริการ คัดแยกหนังสือ วิเคราะห์หมวดหมู่ เตรียมตัวเล่ม + + = 45 นาที 5 นาที 30 นาที 10 นาที จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม ใช้เวลา 193 วันทำการ

จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม ด้านกระบวนการ คัดแยกหนังสือ วิเคราะห์หมวดหมู่ เตรียมตัวเล่ม ออกให้บริการ + = 25 นาที 20 นาที 5 นาที ให้บริการ เมื่อมีการขอใช้ด่วน Pre-Cat/ จำหน่ายออก จำนวนหนังสือบนชั้น Pre-Cat และหนังสือจำหน่ายออก 1,807 เล่ม ใช้เวลา 107 วันทำการ

23,942.75 86 สรุปผล ตุลาคม 2560 - กันยายน 2561 ระยะเวลาดำเนินการ ลดค่าใช้จ่าย(บาท) 86 ลดเวลา(วัน)

ข้อเสนอแนะ 1. ห้องสมุดควรประสานงานไปยังหน่วยงานต่างๆ 2. เป็นแนวทางในการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศด้านอื่น ๆ 3. นำกระบวนการ Pre-Cat ไปปรับใช้กับทรัพยากรประเภทอื่นที่มีปริมาณมากแต่การยืมน้อย

Q&A