EASY CLEAR รวดเร็ว ฉับไว ใส่ใจ เรื่องเงิน คำขวัญ : รวดเร็ว ฉับไว ใส่ใจ เรื่องเงิน หัวข้อ : ลดระยะเวลาการจัดการสัญญายืมเงินที่ยืดเยื้อ ใส่ใจ เรื่องเงิน

อ.ดร.อดิศักดิ์ ธีรานุพัฒนา (ที่ปรึกษา) อาจารย์ที่ปรึกษา : อ.ดร.อดิศักดิ์ ธีรานุพัฒนา บุคลากรที่เข้าร่วม : ยุวธิดา กันธวัง (พี่ยิ้ม) งานการเงินการคลังและพัสดุ สมาชิกกลุ่ม: 561510005 กมลชนก อ่ำเทศ (เอมมี่) 561510011 กฤติกา จิตรบวร (แนน) 561510014 กษิดิศ กิจประเสริฐ (เต๋า) 561510017 กัญญาภัต แสงอนันต์ (หมวย) 561510019 กานต์สิรี ถาคร (นุ่น) 561510105 ธนวรรณ ปัญจะบุรี (แป้ง) บุคลากรที่เข้าร่วม : ยุวธิดา กันธวัง (พี่ยิ้ม) งานการเงินการคลังและพัสดุ 561510005 กมลชนก อ่ำเทศ (เอมมี่) 561510017 กัญญาภัต แสงอนันต์ (หมวย) 561510011 กฤติกา จิตรบวร (แนน) 561510019 กานต์สิรี ถาคร (นุ่น) 561510014 กษิดิศ กิจประเสริฐ (เต๋า) 561510105 ธนวรรณ ปัญจะบุรี (แป้ง)

1. การค้นหาหัวข้อปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ ลำดับ ปัญหา คะแนน ความเป็นไปได้ ความรุนแรง ความถี่ รวม 1 สัญญายืมที่ยืดเยื้อ 4 5 80 2 งานแทรก 3 48 เอกสารไม่ถูกต้อง 24 ไม่เข้าใจกฎระเบียบ 18 การประชาสัมพันธ์และการทำงาน 8 จากการคัดเลือกสาเหตุและค้นหาหัวข้อของปัญหาที่เกิดขึ้น (โดยมีเกณฑ์การให้คะแนนคือ 5 = มากที่สุด, 4 = มาก, 3 = ปานกลาง, 2 = พอใช้, 1 = น้อย) มีดังนี้ 1.สัญญายืมที่ยืดเยื้อ คะแนนรวมทั้งหมดคือ 80 หมายถึง ปัญหานี้มีความถี่ที่เป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กรมากที่สุด 2.มีงานแทรก คะแนนรวมทั้งหมดคือ 48 หมายถึง ปัญหานี้มีความถี่ที่เป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กรมาก 3.เอกสารไม่ถูกต้อง คะแนนรวมทั้งหมดคือ 24 หมายถึง ปัญหานี้มีความถี่ที่เป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กรปานกลาง 4.ผู้ยืมไม่เข้าใจกฎระเบียบ คะแนนรวมทั้งหมดคือ 18 หมายถึง ปัญหานี้มีความถี่ที่เป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กรน้อย 5.การประชาสัมพันธ์และการทำงาน คะแนนรวมทั้งหมดคือ 8 หมายถึง ปัญหานี้มีความถี่ที่เป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กรน้อยที่สุด ผลสรุปว่า ปัญหาสัญญายืมที่ยืดเยื้อนั้นถือเป็นปัญหาที่สำคัญที่ควรได้รับการแก้ไขมากที่สุด เพื่อทำให้เกิดศักยภาพในการดำเนินงานและการจัดการการคืนเงินขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น หัวข้อ : ลดระยะเวลาการจัดการสัญญายืมเงินที่ยืดเยื้อ

2.การสำรวจสภาพปัจจุบันและการตั้งเป้าหมาย การดำเนินงาน วันที่การดำเนินงาน จัดทำแผนผังกระบวนการเชิงเส้นตรง (Linear Flow Chart) 1 กันยายน 2558 เก็บข้อมูลทั้งก่อนและหลังการปรับปรุงในรูปแบบแผ่นตรวจสอบ(Check Sheet) กันยายน-ตุลาคม 2558 นำข้อมูลจากแผ่นตรวจสอบ มาทำฮิสโตแกรม (Histograms) 17 พฤศจิกายน 2558 จัดทำแผนภูมิหน้าที่-เวลา (Time-Function Map) 2 พฤศจิกายน 2558 ตั้งเป้าหมาย ยังไม่สามารถกําหนดเป้าหมายได้ เพราะยังไม่ทราบวิธีที่จะปรับปรุง แผนการดำเนิน : การสำรวจสภาพปัจจุบันและการตั้งเป้าหมาย 1.จัดทำแผนผังกระบวนการเชิงเส้นตรง โดยได้เริ่มดำเนินงานตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2558 2.เก็บข้อมูลการดำเนินงานของโครงการต่างๆทั้งก่อนและหลังปรับปรุงแก้ไข โดยเก็บข้อมูลในช่วงเดือนกันยายน-ตุลาคม ในปี57และ58 ได้เริ่มดำเนินงารเก็บช่วงเดือนกันยายน-ตุลาคม 3.นำข้อมูลที่ได้จากการทำแผ่นตรวจสอบ มาทำ ฮิสโตแกรม โดยได้เริ่มดำเนินงานในวันที่ 17 พฤศจิกายน 2558 4.จัดทำแผนภูมิหน้าที่ – เวลา (time-function map) ในวันที่ 2 พฤศจิกายน 2558 5. ในการตั้งเป้าหมายนั้น ยังไม่สามารถกำหนดได้อย่างแน่นอน เนื่องจากยังไม่ทราบวิธีที่จะดำเนินงานในการแก้ไขปัญหา

อนุมัติก่อหนี้ผูกพัน B ผู้รับผิดชอบขอ อนุมัติก่อหนี้ผูกพัน B คณบดีพิจารณา บันทึกเสนอ - ลงนามในสัญญา - ลงนามในเช็ค - บันทึกเสนอ เริ่มต้น ผู้ยืมทำหนังสือขออนุมัติยืมเงินโดยแนบสัญญาการยืมเงิน2ฉบับ , เรื่องที่ได้รับอนุมัติ, ประมาณการค่าใช้จ่าย คณบดีลงนามอนุมัติในสัญญา, ลงนามในเช็ค Flow chart แสดงการขั้นตอนการทำสัญญาการยืมเงิน ผู้รับผิดชอบขออนุมัติก่อหนี้ผูกพันโดยเสนอให้คณบดีพิจารณาโครงการนี้ว่าจะอนุมัติหรือไม่ จากนั้นเมื่อผ่านการอนุมัติแล้วจึงจะทำหนังสือขออนุมัติยืมเงินโดยแนบสัญญาการยืมเงิน2ฉบับ , เรื่องที่ได้รับอนุมัติและประมาณการค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นให้แก่เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบ เมื่อถูกต้องแล้ว จึงเขียนเช็คและบันทึกเสนอต่อรองคณบดีเพื่อตรวจสอบ หากถูกต้องแล้วจึงจะ ลงนามในสัญญา , ในเช็ค และบันทึกเสนอต่อคณบดีเพื่อลงนามอนุมัติในสัญญาและลงนามในเช็ค จากนั้น จึงจะแจ้งผู้ยืมให้มารับเช็คหรือเงินสดจากฝ่ายการเงิน แก้ไข จนท.การเงินตรวจสอบ ฝ่ายการเงินแจ้ง ผู้ยืมรับเช็ค/เงินสด เขียนเช็ค/บันทึกเสนอ ถูกต้อง แก้ไข รองคณบดี ตรวจสอบ จบ ถูกต้อง A

Time Function Map (Before) Cross-Functional Process Map การยืมเงินทดรองหมุนเวียนราชการ(ก่อนการปรับปรุง) ผู้ขออนุมัติ เจ้าหน้าที่การเงิน หัวหน้าการเงิน คณบดี ขออนุมัติเงินทดลองจ่าย กรอกแบบสัญญายืมเงินและแนบหลักฐาน จัดกิจกรรม /โครงการ เสร็จสิ้น หลักฐานในการล้างเงินยืม ตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐาน รับเอกสารและตรวจสอบภาระผูกพัน จัดทำเช็ค แจ้งผู้ยืมเงินทดลองรับเงิน ตรวจสอบหลักฐานในการล้างเงินยืม Time Function Map(Before) ขั้นตอนการยืมเงินทดรองหมุนเวียนราชการ(ก่อนปรับปรุง) 1.ผู้มีสิทธิยืมเงินกรอกแบบสัญญาการยืมเงิน จำนวน 2 ฉบับ พร้อม ทั้งแนบหลักฐานประกอบการยืมเงินแต่ละกรณี (กรณีจัดโครงการ/กิจกรรม) 2.เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของเรื่องยืมเงินและหลักฐานประกอบการยืมเงินให้มีความครบถ้วน สมบูรณ์ และถูกต้อง 3.เจ้าหน้าที่การเงินรับเอกสารการยืมเงินพร้อมตรวจสอบภาระผูกพัน 4.เจ้าหน้าที่การตรวจสอบงบประมาณและเสนอเรื่องให้คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่ออนุมัติให้เบิกจ่ายเงิน 5.คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย พิจารณาการยืมเงินทดรองราชการ 6.การยืมเงินทดรองราชการได้รับการอนุมัติ เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำเช็ค และหน่วยการเงินและบัญชีแจ้งให้ผู้ยืมเงินทดรองรับเงินต่อไป 7.เมื่อจัดโครงการ/กิจกรรมเสร็จสิ้น ผู้ยืมเงินทดรองต้องนำหลักฐานในการจัดโครงการไปล้างเงินยืมถึงจะเป็นอันเสร็จสิ้น ตรวจสอบงบประมาณ พิจารณาการยืมเงินทดลองราชการ คณบดีเซ็นต์อนุมัติ 1วัน 1/2วัน 2-3วัน 7วัน 1วัน

3.การวางแผนกิจกรรม 7 steps QCC สิงหาคม กันยายน ตุลาคม พฤศจิกายน 1.ค้นหาหัวข้อปัญหา 2.สำรวจ/ตั้งเป้าหมาย 3.การวางแผนดำเนินกิจกรรม 4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ 6.การตรวจสอบผล 7.กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 8.ขั้นตอนการจัดเตรียมงาน 9.นำเสนอผลงาน การวางแผนกิจกรรม 1.ค้นหาหัวข้อปัญหา เพื่อให้ทราบถึงปัญหาของแผนกการเงิน การคลังและพัสดุ ว่ามีประเด็นไหนที่ควรต้องได้รับการแก้ไข 2.สำรวจและตั้งเป้าหมาย โดยการรวบรวมและคัดเลือกหัวข้อปัญหา ที่ควรได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วที่สุด 3.การวางแผนดำเนินกิจกรรม สมาชิกระดมสมอง หาวิธีแก้ไขปัญหา เพื่อให้ระยะเวลาคืนเงินลดลง 4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาโดยใช้แผนภูมิก้างปลา และเลือกสาเหตุที่เกิดความถี่มากที่สุด 5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ โดยการจัดทำแบบร่างของสัญญาติดตามการทวงเงิน 6.การตรวจสอบผล โดยติดตามและวัดผลการส่งแบบฟอร์มการติดตามการทวงเงินกับที่ปรึกษาและติดตามความก้าวหน้าอย่างเป็นระยะ 7.กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน โดยมีขั้นตอนให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามดังต่อไปนี้ 7.1 เจ้าหน้าที่การเงิน มีการตรวจสอบการยืมเงินอย่างสม่ำเสมอ 7.2 เจ้าหน้าที่การเงิน ส่งอีเมลแจ้งเตือนในวันที่กิจกรรมเสร็จสิ้น 7.3 เจ้าหน้าที่การเงิน ส่งหนังสือทวงเป็นลายลักษณ์อักษร หากเกินกำหนดระยะเวลา 8.ขั้นตอนการจัดเตรียมงาน สรุปผลการดำเนินงานทั้งหมดจากการติดตามสัญญายืมเงินที่เกิดขึ้น 9.นำเสนอผลงาน โดยจัดทำในรูปแบบของ Power Point และแบ่งหน้าที่แก่สมาชิกในการนำเสนอผลงาน

แผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) ก่อนปรับปรุง การคืนเงินทดรองหมุนเวียนราชการ(ก่อนการปรับปรุง) โครงการ การเงินรับ กิจกรรมเสร็จสิ้น หลักฐานการคืนเงิน ระยะเวลา ขึ้นดอยปี 57 10 ก.ย. 2557 13 ก.ย. 2557 20 ต.ค. 2557 37 วัน วัดสร้างสุข 14 ต.ค. 2557 15 ต.ค. 2557 22 ต.ค. 2557 7 วัน โครงการพัฒนาศักยภาพนักศึกษาด้านการเงินและการลงทุนผ่าน SET IC 26 ส.ค. 2557 31 ส.ค. 2557 22 วัน พิธีเปิดห้องสมุดสร้างสุข มช. 1 พ.ย. 2557 5 พ.ย. 2557 20 พ.ย. 2557 15 วัน โครงการสัมมนาเตรียมความพร้อมสู่ AACSB 1 ธ.ค. 2557 4 ธ.ค. 2557 11 ธ.ค. 2557 เฉลี่ย 17.6 วัน แผ่นตรวจสอบ(Check Sheet)ก่อนปรับปรุง ระยะเวลาของโครงการ/กิจกรรมที่มีการยืมเงินทดรองหมุนเวียนราชการระหว่างเดือน ส.ค. – ธ.ค. ปี 2557 1.กิจกรรมรับน้องขึ้นดอย ได้มีการขออนุมัติและรับเงินทดรอง เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรม เมื่อวันที่ 10 กันยายน 2557 และกิจกรรมรับน้องขึ้นดอยเสร็จสิ้นวันที่ 13 กันยายน 2557 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 20 ตุลาคม 2557 ระยะเวลารวมทั้งสิ้น 37 วัน 2.กิจกรรมวัดสร้างสุข ได้มีการขออนุมัติและรับเงินทดรอง เมื่อวันที่ 14 ตุลาคม 2557 และกิจกรรมเสร็จสิ้นวันที่ 15 ตุลาคม 2557 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 22 ตุลาคม 2557 ระยะเวลารวมทั้งสิ้น 7 วัน 3.โครงการพัฒนาศักยภาพนักศึกษาด้านการเงินและการลงทุนผ่าน SET IC รับเงินทดรอง เมื่อวันที่ 26 สิงหาคม 2557 และกิจกรรมเสร็จสิ้นวันที่ 31 สิงหาคม 2557 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 22 ตุลาคม 2557 ระยะเวลารวมทั้งสิ้น 22 วัน 4.พิธีเปิดห้องสมุดสร้างสุข มช. รับเงินทดรอง เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2557 กิจกรรมเสร็จสิ้นวันที่ 5 พฤศจิกายน 2557 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 20 พฤศจิกายน 2557 ระยะเวลารวมทั้งสิ้น 15 วัน 5.โครงการสัมมนาเตรียมความพร้อมสู่ AACSB รับเงินทดรอง เมื่อวันที่ 1 ธันวาคม 2557 กิจกรรมเสร็จสิ้นวันที่ 4 ธันวาคม 2557 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 11 ธันวาคม 2557 ระยะเวลารวมทั้งสิ้น 7 วัน ดังนั้นระยะเวลาเฉลี่ยในการคืนเงินทดรองแต่ละครั้งอยู่ที่ 17.6 วันต่อการคืนเงินหนึ่งครั้งหลังจากกิจกรรมเสร็จสิ้น

4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา จากการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาการคืนเงินทดรองที่ล่าช้า พบว่าสาเหตุเกิดจาก 1.เอกสารไม่ถูกต้อง ได้แก่ มีการขอใบกำกับภาษีผิดรูปแบบ อีกทั้งยังมีการกรอกรายละเอียดใบกำกับภาษีที่ผิดไปจากแบบฟอร์ม และสุดท้ายนำหลักฐานการคืนเงินมาแสดงไม่ครบถ้วน 2.ไม่มีเวลาจัดการการคืนเงินทดรอง ได้แก่ ไม่ได้จดไว้เตือนความจำจึงทำให้ลืม หรืออาจเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินกะทันหัน เช่น ป่วย สัมนาต่างจังหวัด ฯลฯ 3.ลืมกำหนดการการคืนเงินทดรอง ได้แก่ มีงานที่ด่วนกว่าแทรกเข้ามา จึงทำให้ไม่สามารถทำการคืนเงินได้ทันเวลา อีกทั้งยังมานที่ต้องทำเยอะ และผู้ยืมการไม่ใส่ใจระเบียบสัญญายืมเงินที่มากพอเพราะไม่มีมาตรการการคืนเงินที่เคร่งครัด 4.ผู้บริหาร ได้แก่ มีงานเยอะทำให้การดำเนินการในการเซ็นเอกสารอนุมัติเกิดความล่าช้า หรืออาจให้มีการกลับไปแก้เอกสารให้ถูกต้องซึ่งส่งผลให้ใช้เวลานานขึ้นไปอีก 5.การดำเนินงานไม่เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและใช้เวลาดำเนินงานนานกว่าเวลาที่กำหนด

5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ ระบบการเตือนความจำ ในวันที่มีการจัดกิจกรรมเสร็จสิ้น จะมีการส่งอีเมล(Email) เพื่อชี้แจง กำหนดการระยะเวลาการคืนเงิน หลังจากครบกำหนดระยะเวลา ภายใน 7 วัน หลังเสร็จสิ้นกิจกรรม ยังไม่มีการดำเนินการคืนเงิน จะทำ การส่งหนังสือติดตามเงินทดรอง ราชการ มาตรการการแก้ไขและการปฏิบัติ 1.จะมีการส่งหนังสือการแจ้งเตือนกำหนดการคืนเงินทางอีเมล ในวันที่มีการจัดกิจกรรมเสร็จสิ้น 2.ถ้าหากเลยกำหนดระยะเวลาภายใน 7 วัน จะมีการส่งหนังสือบันทึกข้อความจะมีเนื้อหาชี้แจงรายละเอียด จำนวนเงินที่ต้องคืน และกำหนดวันเวลาการคืนเงินตามระเบียบภายใน 7 วัน นับแต่วันที่มีการจัดกิจกรรมเสร็จสิ้น 3.เมื่อครบกำหนดเวลาการแจ้งเตือนแล้ว ผู้ยืมไม่มีการส่งใช้เงินคืน ให้หัวหน้าหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านการเงินเสนอเรื่องต่ออธิการบดีหรือหัวหน้าส่วนงานแล้วแต่กรณีดำเนินการหักเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินค่าตอบแทน บำเหน็จ บำนาญ หรือเงินอื่นใดจากลูกหนี้ (ผู้ยืมเงิน) ซึ่งคณะฯ จักดำเนินการในส่วนเกี่ยวข้องต่อไป

Time Function Map (After) Cross-Functional Process Map การยืมเงินทดรองหมุนเวียนราชการ(หลังปรับปรุง) ผู้ขออนุมัติ เจ้าหน้าที่การเงิน หัวหน้าการเงิน คณบดี ขออนุมัติเงินทดลองจ่าย กรอกแบบสัญญายืมเงินและแนบหลักฐาน จัดกิจกรรม /โครงการ เสร็จสิ้น หลักฐานในการล้างเงินยืม ตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐาน รับเอกสารและตรวจสอบภาระผูกพัน จัดทำเช็ค แจ้งผู้ยืมเงินทดลองรับเงิน ตรวจสอบหลักฐานในการล้างเงินยืม Time Function Map(After) ขั้นตอนการยืมเงินทดรองหมุนเวียนราชการ(หลังปรับปรุง) 1.ผู้มีสิทธิยืมเงินกรอกแบบสัญญาการยืมเงิน จำนวน 2 ฉบับ พร้อม ทั้งแนบหลักฐานประกอบการยืมเงินแต่ละกรณี (กรณีจัดโครงการ/กิจกรรม) 2.เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของเรื่องยืมเงินและหลักฐานประกอบการยืมเงินให้มีความครบถ้วน สมบูรณ์ และถูกต้อง 3.เจ้าหน้าที่การเงินรับเอกสารการยืมเงินพร้อมตรวจสอบภาระผูกพัน 4.เจ้าหน้าที่การตรวจสอบงบประมาณและเสนอเรื่องให้คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่ออนุมัติให้เบิกจ่ายเงิน 5.คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย พิจารณาการยืมเงินทดรองราชการ 6.การยืมเงินทดรองราชการได้รับการอนุมัติ เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำเช็ค และหน่วยการเงินและบัญชีแจ้งให้ผู้ยืมเงินทดรองรับเงินต่อไป 7. เจ้าหน้าที่เช็ควันที่จัดกิจกรรม ทำบันทึกข้อความติดตามเงินยืมทดรองหมุนเวียนราชการ โดยนับจากวันที่จัดกิจกรรมไปเป็นเวลา 7 วัน และให้หัวหน้างานการเงินหรือผู้บังคับบัญชา เป็นผู้เซ็นลงนามในบันทึกข้อความติดตามเงินยืมทดรองหมุนเวียนราชการ โดยจัดส่งให้ผู้ยืมเงินผ่านทางอีเมล์ 8.เมื่อจัดโครงการ/กิจกรรมเสร็จสิ้น ผู้ยืมเงินทดรองต้องนำหลักฐานในการจัดโครงการไปล้างเงินยืมถึงจะเป็นอันเสร็จสิ้น ตรวจสอบงบประมาณ ส่งเอกสารติดตามการยืมเงินผ่าน E-mail พิจารณาการยืมเงินทดลองราชการ คณบดีเซ็นต์อนุมัติ 1วัน 1/2วัน 2-3วัน 7วัน 1/2วัน 1วัน

6.การตรวจสอบผล แผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) หลังปรับปรุง การคืนเงินทดรองหมุนเวียนราชการ (หลังปรับปรุง) โครงการ การเงินรับ ส่งEmailติดตาม กิจกรรมเสร็จสิ้น หลักฐานการคืนเงิน ระยะ เวลา วัดสร้างสุขครั้งที่ 4 16 ก.ย. 2558 30 ก.ย. 2558 2 ต.ค. 2558 2 วัน รับการประเมินคุณภาพระดับคณะ CMU-EdPEx 19 ต.ค. 2558 28 ต.ค. 2558 3 พ.ย. 2558 6 วัน เฉลี่ย 4 วัน การตรวจสอบผล วัดผลโดยการทำแผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) หลังจากที่ใช้วิธีการแก้ปัญหาข้างต้นนั้น ผลสรุปคือ ตามที่หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา คณะบริหารธุกิจ ได้ขออนุมัติยืมเงินทดรอง เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายกิจกรรมโครงการวัดสร้างสุขครั้งที่ 4 ณ วัดฝายหิน เมื่อวันพุธที่ 16 กันยายน 2558 และได้ทำการส่งอีเมลติดตามชี้แจงรายละเอียดกำหนดการคืนเงินในวันที่จัดกิจกรรมเสร็จสิ้นคือ วันพุธที่ 30 กันยายน 2558 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันศุกร์ที่ 2 ตุลาคม 2558 ซึ่งเป็นระยะเวลารวมทั้งสิ้น 2 วัน 2.ตามที่หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา คณะบริหารธุรกิจได้ขออนุมัติยืมเงินทดรอง เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายรับการประเมินคุณภาพระดับคณะ CMU-EdPEx เมื่อวันจันทร์ที่ 19 ตุลาคม 2558 และได้ทำการส่งอีเมลติดตามชี้แจงรายละเอียดกำหนดการคืนเงินในวันที่จัดกิจกรรมเสร็จสิ้นคือ วันอังคารที่ 27 ตุลาคม 2558 ได้มีการคืนเงินทดรองในวันที่ 3 พฤศจิกายน 2558 ซึ่งเป็นระยะเวลารวมทั้งสิ้น 7 วัน ดังนั้นระยะเวลาเฉลี่ยในการคืนเงินทดรองแต่ละครั้งอยู่ที่ 4 วันต่อการคืนเงินหนึ่งครั้งหลังจากกิจกรรมเสร็จสิ้น

ฮิสโตแกรม (Histogram) ก่อนและหลังปรับปรุง จากกราฟฮิสโตแกรม สามารถสรุปผลเปรียบเทียบได้ว่า โครงการหรือกิจกรรมในช่วงเดียวกันระหว่างเดือน สิงหาคม ถึง พฤศจิกายน ระหว่างปี 2557(ก่อนปรับปรุง) และ ปี2558(หลังปรับปรุง) มีระยะเวลาในการคืนเงินทดรองหมุนเวียนราชการที่แตกต่างกัน โดยช่วงก่อนปรับปรุง แต่ละโครงการมีความถี่ในการคืนเงินเป็นระยะเวลาที่ค่อนข้างล่าช้า คือ คืนเงินทดรองหลังกิจกรรมเสร็จสิ้นภายในเวลา 7 วัน 2 ครั้ง ,15 วัน 1 ครั้ง, 22 วัน 1 ครั้ง และ 37 วัน 1 ครั้ง ส่วนช่วงหลังปรับปรุง หลังจากที่มีการติดตามการทวงเงินผ่านทาง E-mail แต่ละโครงการมีความถี่ในการคืนเงินเป็นระยะเวลาที่เร็วขึ้น คือ คืนเงินทดรองหลังกิจกรรมเสร็จสิ้นภายในเวลา 2 วัน 1 ครั้ง และ 6 วัน 1 ครั้ง ซึ่งถือได้ว่ามีความแตกต่างของระยะเวลาการคืนเงินทดรองอย่างเห็นได้ชัดเจน หลังปรับปรุง ก่อนปรับปรุง

7.การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 1. มีการตรวจสอบการยืมเงินอย่างสม่ำเสมอ โดยเจ้าหน้าที่การเงิน 2. ส่งอีเมลแจ้งเตือนในวันที่กิจกรรมเสร็จสิ้น 3. ส่งหนังสือทวงเป็นลายลักษณ์อักษร หากเกินกำหนด ผลที่ได้รับจากการดำเนินงาน 7.การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 1. มีการตรวจสอบการยืมเงินอย่างสม่ำเสมอ โดยเจ้าหน้าที่การเงิน 2. ส่งอีเมลแจ้งเตือนในวันที่กิจกรรมเสร็จสิ้น 3. ส่งหนังสือทวงเป็นลายลักษณ์อักษร หากเกินกำหนด -ระยะเวลาการคืนเงินภายใน 7 วัน ยังไม่มีการคืนเงิน จะทำการส่งหนังสือทวงเป็นลายลักษณ์อักษรให้แก่ผู้ขอยืม เมื่อครบกำหนดเวลาการแจ้งเตือนแล้ว ผู้ยืมไม่มีการส่งใช้เงินคืน ให้หัวหน้าหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านการเงินเสนอเรื่องต่ออธิการบดีหรือหัวหน้าส่วนงานแล้วแต่กรณี ดำเนินการหักเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินค่าตอบแทน บำเหน็จ บำนาญ หรือเงินอื่นใดจากลูกหนี้ (ผู้ยืมเงิน) ซึ่งคณะฯ จักดำเนินการในส่วนเกี่ยวข้องต่อไป ผลลัพธ์ต่อองค์กร 1.ลดระยะเวลาการคืนเงิน จึงก่อให้เกิดสภาพคล่องภายในองค์กร 2.ช่วยให้ระเบียบการคืนเงินเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ 3.บุคคลภายในองค์กรให้ความสำคัญและกระตือรือร้นในการคืนเงินเร็วขึ้น

Cost Saving 1.เปรียบเทียบแต่ละโครงการ โครงการวัดสร้างสุข ก่อนปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินหลังเสร็จกิจกรรม 7 วัน หลังปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินหลังเสร็จกิจกรรม 2 วัน ดังนั้น ช่วยลดระยะการคืนเงินได้เร็วขึ้น 5 วัน 2.เปรียบเทียบโครงการโดยรวม ก่อนปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินเฉลี่ยหลังเสร็จกิจกรรม 17.6 วัน หลังปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินเฉลี่ยหลังเสร็จกิจกรรม 4 วัน ดังนั้น ช่วยลดระยะการคืนเงินได้เร็วขึ้น 13.6 วัน Cost Saving 1.เปรียบเทียบแต่ละโครงการ โครงการที่สามารถเปรียบเทียบระยะเวลาการคืนเงินทดรอง ได้แก่ โครงการวัดสร้างสุข -แบบเดิม(ก่อนปรับปรุง) ใช้ระยะเวลาคืนเงินทดรองหลังกิจกรรมเสร็จสิ้น ภายใน 7 วัน -แบบมีการส่งสัญญาทวงเงินผ่านทางE-mail(หลังปรับปรุง) ใช้ระยะเวลาคืนเงินภายใน 2 วันหลังจากกิจกรรมเสร็จสิ้น ซึ่งถือได้ว่าช่วยลดระยะการคืนเงินได้เร็วขึ้น 5 วัน 2.เปรียบเทียบโครงการโดยรวม -ก่อนปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินเฉลี่ยหลังเสร็จกิจกรรม 17.6 วัน -หลังปรับปรุง ระยะเวลาคืนเงินเฉลี่ยหลังเสร็จกิจกรรม 4 วัน ดังนั้น ช่วยลดระยะการคืนเงินได้เร็วขึ้น 13.6 วัน

ปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะ เป็นช่วงปิดปีงบประมาณ เป็นช่วงสอบ เจ้าหน้าที่ไม่ค่อยมีเวลาดำเนินการ ปัญหา 1.ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหา 1.ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะระยะเวลาการเก็บข้อมูลน้อย อุปสรรค 1.ช่วงเก็บข้อมูลเป็นช่วงปิดปีงบประมาณ 30 กันยายน 2558 จึงทำให้มีการยืมเงินไม่มากนัก 2.ในช่วงระยะเวลาการเก็บข้อมูลเป็นช่วงก่อนและหลังสัปดาห์สอบ จึงไม่ค่อยมีการจัดกิจกรรม 3.เนื่องจากเป็นช่วงปิดงบประมาณ จึงทำให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ข้อเสนอแนะ 1.ควรมีมาตรการที่เคร่งครัดในระบบการยืมและคืนเงินมากขึ้น 2.ควรมีการจัดการประชุมชี้แจงเกี่ยวกับกำหนดการและความสำคัญของสัญญายืมเงิน ให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง 3.ควรนำระบบ IT เข้ามาช่วยในการจัดระบบการเตือนกำหนดการสัญญายืมเงิน ข้อเสนอแนะ 1.ควรมีมาตรการที่เคร่งครัด 2.ควรมีการจัดการประชุมชี้แจง 3.ควรนำระบบ IT เข้ามาช่วย