บทที่ 10 ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน บทที่ 10 ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน

ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน การเรียกเก็บเงินและชำระหนี้เป็นขั้นตอนที่ติดตามรายการขายด้วยเงินเชื่อ วงจรรายได้ของธุรกิจใดๆจะสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อกิจการนั้นได้ชระหนี้ค่าสินค้าหื้อบริการที่ถูกส่งมอบให้ลูกค้าไป ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน (billing and collection system) เป้นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรรายได้ กิจการตกลงขายสินค้าหรือบริการมให้ลูกค้า ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินมีหน้าที่ติดตามทวงหนี้ และเก็บรวบรวมข้อมุลที่เดี่ยวกับลูกค้าที่ค้างชำระ

วัตถุประสงค์และหน้าที่ของระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน 1. จัดการแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้ที่สินค้าหรือบริการถูกส่งมอบไปแล้วอย่าง ถูกต้องและตรงเวลา 2. ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่จัดส่งมอบให้ลูกค้าได้รับการบันทึกอย่าง ชัดเจน 3. บริหารบัญชีลูกหนี้อย่างเที่ยงตรงตามความเป็นจริง

การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ต้องบเป้นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสมข้อผิดพลาด เช่น การเรียกเก้บเงินจากลูกหนี้ผิดราย อาจทำให้สูญเสียลูกค้าในอนาคตได้ และระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก้บเงินที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถเรียกเก็บเงินเข้ากิจการได้อย่างรวดเร็วตนามกำหนดเวลา หลีกเลี่ยงกรณีหนี้สูญ ลูกหนี้อาจแบ่งออกเป้นหลายประเภท เช่น ลูกหนี้การค้า ลูกหนี้อื่นๆ ได้แก่ ลูกหนี้พนักงาน ลูกหนี้อันเกิดจากการฟ้องร้อง เป็นต้น และกิจการอาจแบ่งได้หลายประเภท เช่น กิจการขายบริการ กิจการซื้อมาขายไป และกิจการผลิตสินค้า

เอกสารเบื้องต้น ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินเริ่มที่ใบสั่งขาย ใบสั่งสินค้า ใบบรรจุหีบหอ และตราส่งสินค้า แต่ละกิจการมีแบบฟอร์มของใบเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกันออกไป ข้อมูลที่ควรมีปรากกฏอยู่ในใบเรียกเก็บเงิน ได้แก่ 1.ข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อกิจกการ ที่ตั้ง 2.รายละเอียดลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ สถานที่จัดส่งสินค้า 3.เงื่อนไขการขาย 4.เงื่อนไขการจัดส่งสินค้า 5.ข้อกำหนดในการจัด่างสินค้า

เอกสารเบื้องต้น (ต่อ) 6.รายละเอียดที่เกี่ยวกับสินค้า เช่น รหัสสินค้า ลักษณะสินค้า 7.จำนวนสินค้าที่จัดส่งและมาตรการวัดที่ใช้ 8.ราคาสินค้าต่อหน่วย 9.จำนวนเงินที่คุณได้ของรายการสินค้าแต่ละรายการ 10.จำนวนเงินรวมของรายการค่าที่อยู่ในฝบเรียกเก็บเงินทั้งหมด 11.ค่าใช้จ่ายอื่นๆเกี่ยวกับการขานสินค้า เช่น ภาษีบริการ 12.จำนวนเงินรวมของค่าใช้จ่ายอื่นๆ 13.จำนวนเงินรวมของใบเรียกเก็บเงิน

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน

ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินมีอยู่มาก ทั้งเอกสารที่เกิดจากระบบงานอื่น เช่น ใบสั่งขายที่ระบบการตลาดเป็นผู้จัดทำและส่งไปให้ฝ่ายสินเชื่อนุมัติวงเงิน เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วในที่สุดใบสั่งขายนี้ก็จะถูกส่งฝ่ายแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน เอกสารเบื้องต้นที่ฝ่ายแจ้งหนี้จัดทำขึ้นเอง ได้แก่ ใบเรียกเก็บเงิน รายการลูกหนี้ รายการลูกหนี้ตัดจำหน่ายเป้นหนี้สูญ

รายการลูกหนี้นี้มักจัดทำเป็นรายเดือน ถือเป็นตัวควบคุมที่สำคัญของระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน การตัดจำหน่ายลูกหนี้เป้นหนี้สูญควรเป็นหน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อโดยได้รับการอนุมัติจากสมุห์บัญชีแล้วจึงจัดทำรายการหนี้สุญ (bad debt listing) รายการนี้ประกอบด้วย ชื่อบัญชี จำนวนเงินที่เป้นหนี้สูญ พรั้อมลายเซ็นผู้อนุมัติการตัดจำหน่ายหนี้สูญด้วย

ทางเดินเอกสารและข้อมูล แผนภาพทางเดินของระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก้บเงินของกิจการแสดงทางเดินของเอกสารในเหตุการณ์ปกติ อย่างไรก็ตาม ทางเดินของเอกสารเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงไปบ้างในเหตุการณ์ที่ต่างไป เช่น กิจการมีฝ่ายแจ้งหนี้รวมอยู่ที่เดียว มนขณะที่มีฝ่ายจัดส่งสินค้าและคลังสินค้าหลายแห่งแยกการจายออกไป กิจการค้าระหว่างประเทศ การจัดส่งสินค้าโดยพาหนะของกิจการหรือจ้างเหมาบริษัทขนส่ง ข้อตกลงกำหนดให้ชำระหนี้เป็นงวด การตักสินใจงดการจัดส่งสินค้าเมื่อสินค้าคงคลังขาดมือ

ภาพ : ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินและระบบเงินสดรับชำระหนี้

ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก้บเงินและระบบเงินสดรับชำระหนี้ ประกอบด้วยข้อมุลเข้าจากฝ่ายขาย ได้แก่ ใบสั่งขาย และจากฝ่ายจัดส่งสินค้า ได้แก่ หลักฐานว่าได้มีการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าแล้ว ข้อมุลออก ได้แก่ ใบเรียกเก็บเงินส่งให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าชำระหนี้ก็จะทำการปรับยอดบัญชีที่เกี่ยวข้องและนำเงินสดฝากธนาคาร ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน และระบบเงินสดรับชำระหนี้ ประกอบด้วยขั้นตอนงาน หลักขั้นตอน ประกอบด้วย ขั้นตอนที่ 1 จัดทำใบเรียกเก็บเงิน ขั้นตอนที่ 2 บริหารบัญชีลูกหนี้ ขั้นตอนที่ 3 รับชำระหนี้สินค้า

ฐานข้อมูลของระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน เครื่องคอมพิวเตอร์ในระดับที่ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการประมวลผลรายการค้า ใบสั่งขายจะถูกรวบรวมอยู่ในแฟ้มเรียงจามเลขที่ใบสั่งขาย แฟ้มใบสั่งขายนี้จะถูกนำมาประมวลผลพร้อมกับแฟ้มหลักลูกหนี้และรายการรับชำระหนี้จากลูกหนี้เพื่อจะได้ข้อมุลออกที่ต้องการ แฟ้มข้อมูลหลักที่จะต้องทำการปรับยอดบัญชี แฟ้มลูกค้า แฟ้มลูกหนี้การค้า

แฟ้มข้อมูลรายการที่จะต้องทำการบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แฟ้มใบสั่งขาย แฟ้มเงินสดรับ แฟ้มรายการปรับปรุงลูกหนี้ แฟ้ม RA ความสัมพันธ์ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างข้อมูลในแฟ้ม ได้แก่ ลูกค้าหนึ่งคนอาจมีใบสั่งขายได้หลายใบแต่ใบสั่งขายแต่ละใบจะต้องเป็นของลูกค้าได้เพียงหนึ่งคน

การประมวลผลและข้อมูลออก แฟ้มหลักหรือแฟ้มข้อมูลถาวรในระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน ได้แก่ แฟ้มหลักลูกหนี้ แฟ้มหลักสรุปการขายในรอบบัญชี (ปกติใช้1ปี) ข้อมูลออกที่มักจะได้รับจากการประมวลผลใบสั่งขาย ได้แก่ ใบสั่งส่งสินค้า ใบบรรจุหีบห่อ ป้ายติดหีบห่อ และใบเรียกเก็บเงิน แฟ้มหลักลูกหนี้ที่ถูกปรับปรุงยอดบัญชีแล้วก็เป็นข้อมูลออกที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งเช่นเดียวกัน รายการสินค้าที่ถูกส่งไปให้ลูกค้าแล้วจะถูกส่งไปยังฝ่ายแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินเพื่อบันทึกต้นทุนสินค้าที่ขายต่อไป การประมวลผลประจำเดือนมักเป็นการนำเอาแฟ้มหลัก2แฟ้มของระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน ได้แก่ แฟ้มหลักลูกค้าและปฟ้มหลักสรุปการขายที่เกิดขึ้นแล้ว มาจัดเรียงรวบรวมประมวลผลเสียใหม่ เพื่อให้ได้มาซึ่งรายงานเพื่อการบริหาร

รายงานทางการบัญชีเพื่อการจัดการ ระบบการประมวลผลการวิเคราะห์การขาย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในการวางแผน การใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การวิเคราะห์การขายเป็นไปอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถช่วยตอบคำถามต่างๆ เช่น การขายด้วยเงินเชื่อจะแปรงสภาพเป็นเงินสดได้เร็วแค่ไหน สินค้าที่ขายไปแล้วถูกส่งมากี่เปอร์เซ็นของยอดขาย และเหตุผลในการส่งคืน มีสินค้าที่จัดส่งไปแล้วแต่ยังไม่มีการแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าหรือไม่ การให้ส่วนลดเงินสดช่วยกระตุ้นความสามารถในการเรียกชำระหนี้ของฝ่ายแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินได้มากน้อยแค่ไหน

และยังสามารถคำนวณหาคำตอบได้ภายในเวลาเพียงวินาที สามารถจัดทำงบแยกอายุหนี้ของลูกหนี้จากแฟ้มถาวรลูกหนี้ค้างชำระได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย รางานการปรับปรุงยอดลูกหนี้ เป็นรายงานที่จะให้ประโยชน์แก่การบริหารเงินสดในการให้สินเชื่อในโอกาสข้างหน้าและการตลาดได้เป็นอย่างดี แสดงให้เห็นยอดการสั่งซื้อของลูกหนี้แต่ละราย จำนวน และเหตุในการที่จะต้องปรับปรุงยอดขายพร้อมจำนวนเงิน ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะต้องประกอบด้วยเอกสารเบื้องต้นที่สามารถ

จะเข้าสู่ทางเดินเอกสาร จากระบบงานหนึ่งไปยังอีกระบบงานหนึ่งได้อย่างราบรื่น การควบคุมทางการบัญชีจะสามารถบันทึกยอดและการเคลื่อนไหวของบัญชีลูกหนี้ได้อย่างครบถ้วนถูกต้องตามความเป็นจริง และสามารถเก็บรักษาบัญชีลูกหนี้จากการถูกทำลายหรือเปลี่ยนแปลงไปโดยไม่ได้รับอนุญาต จัดทำรายงานทาการบัญชีเพื่อการจัดการ เพื่อการนำเสนอผู้บริหารได้อย่างรวดเร็วและให้ประโยชน์ต่อผู้บริหารในการตัดสินใจ

ระบบการแจ้งหนี้และบัญชีลูกหนี้ เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของกระดาษหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม ได้แก่ ใบสั่งขาย ใบส่งสินค้าที่ลูกค้าเซ็นรับอย่างถูกต้องจากฝ่ายขาย และฝ่ายจัดส่งสินค้า ตามลำดับ แล้วจะทำใบเรียกเก็บเงิน โดยจะอ้างถึงเลขที่อ้างอิง คือ เลขที่ใบสั่งขายและเลขที่ใบส่งสินค้า เช่นเดียวกับเอกสารเบื้องต้นที่เกิดขึ้นในองค์กรอื่นๆ กิจการสามารถควบคุมได้โดยจัดพิมพ์ไว้ล่วงหน้า เรียงเลขที่และจัทำขึ้นหลายชุด เพื่อจัดส่งไปให้ลูกค้าและจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานทางการบัญชีภายในกิจการ ใบเรียกเก็บเงินอาจถูกส่งให้ลูกค้าทางไปรษณีย์ หรือในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบอีดีไอซึ่งมีราคาถูกและประหยัดเวลาได้มากกว่า

กิจการอาจไม่ต้องจัดทำใบเรียกเก็บเงินส่งให้ลูกค้าเลยก็ได้ เมื่อสินค้าถูกส่ง ผู้ขายจะส่งอีเมลแจ้งว่าได้จัดการส่งสินค้าให้แล้ว เมื่อผู้รับได้รับสินค้าจะส่งอีเมลแจ้งกลับว่าได้รับเรียบร้อยแล้วและดำเนินการชำระหนี้สินตามเงื่อนไขที่ได้ระบุไว้ในใบสั่งขาย โดยที่ไม่ต้องรอให้เจ้าหนี้ส่งใบเรียกเก็บเงินไปแจ้งหนี้ วิธีที่ไม่มีใบเรียกเก็บเงินนี้เรียกว่า (invoiceless billing)

วิธีการแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าอาจทำได้ 2 วิธี ได้แก่ วิธีการแจ้งหนี้ค้างชำระแบบเปิด (open-invoice method) จะเรียกเก็บจากลูกค้าตามใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ใบแจ้งหนี้ 1 ใบ อาจประกอบด้วยใบสั่งขายหลายใบ หรือหลายรายการ ลูกค้าจะชำระหนี้ตามจำเงินรวมที่ระบุไว้ในใบเรียกเก็บเงินแต่ละใบ อีกวิธีหนึ่งเรียกว่า วิธีการแจ้งหนี้ค้างชำระแบบยกไป balance-forward method กรณีที่ลูกค้าจะถูกเรียกเก็บเงินเป็นรายเดือน เหมาะสำหรับกิจการคู่ค้าที่มีการซื้อขายสินค้าไม่บ่อยครั้งนักในเวลา 1 เดือน และจำนวนเงินที่ซื้อขายในแต่ละครั้งค่อนข้างสูง

ใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินมักถูกส่งให้ลูกค้า 2 ชุด ชุดหนึ่งให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน อีกชุดให้ส่งกลับมาพร้อมเช็ค เอกสารที่ถูกส่งมาพร้อมเช็คเรียกว่า (remittance advice(RA)) เมื่อพนักงานเปิดซองจดหมายจะแยกเงินสดส่งให้ฝ่ายการเงิน พนักงานควบคุมเงินสดในฝ่ายการเงินจัดทำใบนำฝากธนาคารและนำเงินสดเข้าธนาคารทุกสิ้นวัน และจัดทำรายการเงินสดชำระหนี้ (remittance list (RL)) สรุปประจำวัน

ส่วนเอกสาร RA จะถูกส่งไปฝ่ายบัญชีเพื่อตัดลูกหนี้ตามหลักการลงบัญชีต่อไป โดยเดบิตบัญชีเงินสด บัญชีสินค้ารับคืน และส่นลดถ้ามี และเครดิตบัญชีลูกหนิอาจมีเอกสารเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องอีก ได้แก่ debit memo , credit memo เดบิตเมโมใช้ในกรณีที่มีเหตุการณ์นอกเหนือจากการขายเชื่อที่ที่ต้องเดบิตลูกหนี้แทนลูกค้า ตามสํญาซื้อขายลูกค้าจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง เครดิตเมโมใช้ในกรณีที่มีเหตุการณ์นอกเหนือจากการชำระหนี้ที่ต้องเครดิตบัญชีลูกหนี้

กิจการอาจใช้เทคโนโลยีใหม่ๆในการรับชำระหนี้จากลูกค้า เช่น การใช้วิธีการที่เรียกว่า lockbox คือการใช้บริการของตู้ไปรษณีย์ไทยบริษัทไปรษณีย์ไทย จำกัด กำหนดให้ลูกค้าส่งเช็ค และ RA มาตามที่อยู่ไปรษณีย์นั้น วิธีการชำระหนี้อีกวิธีหนึ่ง คือ การใช้ระบบการโอนเงินระหว่างธนาคารของคู่ค้าที่เรียกว่า ระบบการโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Fund Transfer System - EFT) ด้วยวิธีที่ลูกค้าส่ง RA ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ธนาคารของตน ธนาคารของลูกค้าถอนเงินจากบัญชีของลูกค้านำเข้าบัญชีกิจการผ่านธนาคารของกิจการ การชำระด้วยวิธีนี้จะช่วยลดหย่อนเวลาและค่าใช้จ่ายต่างๆ

กระบวนการต่างๆในวงจรรายได้ถูกใช้ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งขบวนการ เริ่มตั้งแต่ลูกค้าส่งใบสั่งซื้อสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบอีดีไอการชำระหนี้ผ่านระบบ EFT การทำงานควบคู่กันของ EFTและอีดีไอ เรียกว่าการสับเปลี่ยนข้อมูล (Financial Electronic Data Interchange – FEDI)

ระบบการควบคุมเงินสดรับ – เงินสดจ่าย เงินสดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนสำคัญที่ต้องการระบบการควบคุมที่แน่นหนาและรัดกุม นอกจากการควบคุมเงินสดรับและเงินสดจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบบัญชีเงินสดที่สมบูรณ์จะต้องสามารถจัดทำงบประมาณเงินสด สามารถให้ข้อมูลและข่าวสาร ตลอดจนผลิตรายงานที่เหมาะสมและทันต่อเหตุการณ์แก่ผู้บริหาร

ระบบเงินสดเป็นระบบย่อยที่ติดต่อเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ (เงินสดจ่าย) ระบบเงินเดือนและค่าแรง (เงินสดจ่าย) และระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน (เงินสดรับ) จะเห็นได้ว่าระบบเงินสดเป็นระบบงานย่อยที่เกี่ยวเนื่องกับวงจรครบทุกวงจร เริ่มตั้งแต่วงจรค่าใช้จ่าย วงจรการแปรสภาพ และวงจรรายได้ ดังนั้นระบบเงินสดจึงถูกจัดอยู่ภายใต้วงจรการบริหารที่ครอบคลุมการทำงานของกิจการทั้งหมด

วัตถุประสงค์และหน้าที่ของระบบการควบคุมเงินสดรับ –เงินสดจ่าย เก็บรักษายอดคงเหลือของเงินสดในจำนวนที่เหมาะสม บันทึกรายการค้าอันจะทำให้ยอดของเงินสดเพิ่มขึ้นหรือลดน้อยลงอย่างถูกต้องตรงตามความเป็นจริง มีระบบการควบคุมภายในที่เกี่ยวข้องกับเงินสดรับ – เงินสดจ่ายที่มีประสิทธิภาพ  

การควบคุมงินสดเป็นสิ่งสำคัญมาก เงินสดรับได้มาจากแหล่งใหญ่ๆ 4 แหล่ง ได้แก่ รับชำระหนี้จากลูกหนี้และเงินสดรับจากการขายเงินสด การแปรสภาพสินทรัพย์อื่นเป็นเงินสด เช่น การขายสินทรัพย์ เงินกู้จากธนาคาร เงินสดรับจากการออกหุ้น และการขายหุ้นเดิมที่มีอยู่แล้ว เงินสดรับจากผู้ส่งคืนในกรณีสินค้าส่งคืนและส่วนลด

ในทางตรงกันข้าม เงินสดจ่ายออกจากจากกิจการอาจเนื่องมาจากสาเหตุใหญ่ 4 ประการ เช่นกัน คือ จ่ายชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้และจ่ายเงินเดือนพนักงาน เงินสดลงทุนในสินทรัพย์ตัวอื่น จ่ายชำระหนี้เงินกู้ธนาคารหรือซื้อหุ้น ค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ การควบคุมเงินสดที่ดีจะต้องสามารกถดูแลตัวเงินไม่ให้สูญหายไปไหนได้ และจะต้องดูแลการบันทึกรายการค้าที่จะทำให้ยอดของเงินสดเพิ่มขึ้นหรือลดลง ให้เป็นไปอย่างครบถ้วน ถูกต้อง

กฎเกณฑ์ในการควบคุมเงินสดรับ ได้แก่ บันทึกเฉพาะเงินสดที่ได้รับมาจริงเท่านั้น นำเงินสดฝากธนาคารทุกสิ้นวัน บันทึกรายการค้าในสมุดเงินสดรับตามเวลาที่เหมาะสม และผ่านยอดไปบัญชีแยกประเภท เพื่อแยกแยะและสรุปรายการเงินสดรับอย่างต่อเนื่อง ส่วนลดจ่ายจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนทุกครั้ง

กฎเกณฑ์ข้อบังคับของเงินสดจ่าย ได้แก่ บันทึกการจ่ายเงินสดทุกครั้ง บันทึกเฉพาะเงินสดที่จ่ายจริง การจ่ายเงินสดทุกครั้งจะต้องได้รับการอนุมัติ บันทึกการจ่ายเงินทุกครั้งในสมุดเงินสดจ่าย และผ่านยอดไปยังบัญชีแยกประเภทเพื่อแยกแยะและสรุปรายการสั่งจ่ายอย่างต่อเนื่อง

เอกสารเบื้องต้นและขั้นตอนงานของการรับเงินสดที่เกิดจากการขายสินค้า เงินสดที่กิจการได้รับส่วนใหญ่จะมาจากการขาย ทั้งการขายเงินสดและการขายเงินเชื่อ ถึงแม้ว่าการขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อจะต้องผ่านกระบวนการในระบบการแจ้งหนิ้และเรียกเก็บเงิน แต่สุดท้ายรายการขายเหล่านี้ก็จะต้องกลับมาสิ้นสุดที่ระบบเงินสดรับ เงินสดรับจากการขายเงินสดมักถูกบันทึกลงในใบรับเงิน ซึ่งมักทำขึ้นเป็น 2 ชุด ชุดหนึ่งให้ผู้ซื้อ อีกชุดหนึ่งเก็บไว้เป็นหลักฐานการรับเงินสดจากการขาย ในกรณีที่ใช้เครื่องบันทึกการขายอัตโนมัติ ใบรับเงินจะถูกทำขึ้นโดยอัตโนมัติ 2 ชุด ชุดหนึ่งให้ผู้ซื้อ อีกชุดหนึ่งเก็บไว้เป็นหลักฐานการขาย

เงินสดรับจากการชำระหนี้ของลูกหนี้มักรับในห้องรับเอกสาร ซึ่งมักจะมีพนักงานเปิดซอง 2 คน ในซองมักมีเช็คและเอกสารใบเรียกเก็บเงินชุดที่เรียกว่า RA พนักงานจัดทำรายการเงินสดรับประจำวัน รวมใบ RA ที่ลูกนี้ส่งมาพร้อมเช็ค ส่งไปแผนกลูกหนี้เพื่อลงบัญชี ตัวเงินสดและรายการเงินสดรับประจำวันจะถูกส่งให้พนักงานควบคุมเงินสดรับ เพื่อจัดทำใบนำฝากธนาคารซึ่งมักจัดทำขึ้น 2 ชุด ชุดหนึ่งส่งไปธนาคารพร้อมเช็ค อีกชุดหนึ่งส่งให้ผู้ตรวจสอบภายใน

พนักงานควบคุมเงินสดรับส่งใบรายการเงินสดรับประจำวันให้พนักงานบัญชี พนักงานบัญชีใช้รายการในใบรายการเงินสดรับนี้บันทึกลงในใบสำคัญสมุดรายวัน (Journal Voucher (JV)) ต่อจากนั้นจึงส่ง JV ให้ผู้ตรวจสอบ เพื่อเปรียบเทียบกับใบนำฝากธนาคารที่ประทับตรารับเงินจากธนาคารแล้ว

เอกสารเบื้องต้นและขั้นตอนงานของการจ่ายเงินสด ในการจ่ายเงินสดทุกๆครั้ง จะต้องมีการจัดทำใบสำคัญเงินสดจ่าย (Cash Disburse ment Voucher-CDV) แล้วส่งไปที่พนักงานควบคุมเงินสด พนักงงานควบคุมเงินสด พนักงานควบคุมเงินสดตรวจสอบความถูกต้อง ตรวจสอบว่ามีผู้เซ็นอนุมัติการสั่งจ่าย และจัดเตรียมเช็คตามที่ถูกขอ เช็คที่ยังไม่ถึงกำหนดจ่ายควรจะต้องถูกเก็บรักษาไว้อย่างดี มีการเรียงลำดับเช็คเพื่อประโยชน์ในการควบคุม เมื่อสิ้นงวดบัญชีธนาคารควรจะจัดส่งงบธนาคารมาเพื่อให้กิจการเปรียบเทียบกับยอดในสมุดเงินสด และจัดทำงบกระทบยอดต่อไป

เอกสารเบื้องต้นสำหรับเงินสดรับ ได้แก่ RA รายการเงินสดรับประจำวัน (RL) ใบนำฝากธนาคาร เอกสารเบื้องต้นสำหรับเงินสดจ่าย ได้แก่ ใบสำคัญเงินสดจ่าย นอกจากนี้ ยังมีงบธนาคารและงบกระทบยอดที่จดทำโดยกิจการ

สำหรับกิจการที่ไม่มีการควบคุมเงินสดจ่ายที่ใช้ระบบสำคัญ (non-voucher system) เอกสารเบื้องต้นที่เป็นหลักฐานของการเกิดรายการที่จะต้องจ่ายเงิน เช่น ในการชำระหนี้ให้เจ้าหนี้การค้าของกิจการ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขาย ฝ่ายควบคุมเจ้าหนี้จัดทำทะเบียนเช็คประจำวัน เตรียมเช็ค ส่งเช็ค พร้อมด้วยเอกสารเบื้องต้นจะถูกประทับตรา จ่ายแล้ว และส่งกลับมาที่ฝ่ายเจ้าหนี้เพื่อเข้าแฟ้มไว้เป็นหลักฐาน ส่วนทะเบียนเช็คประจำวันจะถูกส่งให้ฝ่าบบัญชีเพื่อลงในสมุดเงินสดจ่าย และผ่านบัญชีไปปรับปรุงบัญชีแยกประเภทย่อยต่อไปนี้

การควบคุมเงินสดรับ หลักการสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการควบคุมเงินสดรับมีดังนี้ อย่าให้พนักงานเพียงคนเดียวจัดการเกี่ยวกับกระบบเงินการเงินสดรับทั้งหมด พนักงานรับเงินไม่ควรเป็นคนเดียวกับคนที่ลงรายการเกี่ยวกับเงินสดในสมุด ลงรายการเงินสดรับทันที หากเป็นไปได้ให้นำเงินสดรับฝากธนาคารทุกสิ้นวัน ห้ามใช้เงินสดรับก่อนฝากธนาคาร ประทับตรา deposit only เพื่อให้แน่ใจว่าเช็คทุกใบที่รับมาต้องนำเข้าฝากธนาคาร

การควบคุมเงินสดจ่าย มีผู้ตรวจสอบภายในเงินสดรับ มีกระบวนการควบคุมเงินสดรับจากการขายสดอย่างรัดคุม การควบคุมเงินสดจ่าย หลักการสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการควบคุมเงินสดจ่ายมีดังนี้ ผู้อนุมัติการสั่งจ่ายกับผู้ลงรายการจ่ายเงินในสมุดควรเป็นคนละคน ผู้จ่ายเงินโดยใช้เช็คทุกครั้ง มีการเรียงลำดับเช็ค เช็คที่ถูกยกเลิดควรประทับตรา ยกเลิก อย่างชัดเจน

การเซ็นอนุมัติการสั่งจ่ายทุกครั้งควรมีเอกสารสนับสนุนการจ่ายอย่างครบถ้วน เมื่อจ่ายเงินแล้วเอกสารสนับสนุนการสั่งจ่ายเหล่านี้ควรถูกประทับตรา จ่ายแล้ว อย่างชัดเจน เช็คที่ยังไม่ได้ใช้ ควรจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย หัวขั้วเช็คที่ไม่ได้ใช้แล้วควรถูกจัดเก็บไว้อย่างดี โดยบุคคลที่ไม่ใช่คนเดียวกับคนที่เก็บเช็คที่ยังไม่ได้ใช้ จัดระบบเงินทดลองจ่ายเพื่อการใช้จ่ายเล็กน้อย มีผู้ตรวจสอบภายในเงินสดจ่าย

การควบคุมอื่นๆ หลักการควบคุมเงินสดรับ-เงินสดจ่ายอื่นๆ มีดังนี้ จัดทำงบกระทบยอดทุกๆสิ้นจเดือนอขย่างสม่ำเสมอ พนักงานจัดทำงบกระทบยอดไม่ควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับเงินสดรับ-เงินสดจ่าย งบธนาคารควรส่งตรงจากธนาคารถึงมือผู้ทำงบกระทบยอดของกิจการ งบกระทบยอดควรมีการเปรียบเทียบเงินสดรับ-เงิดสดจ่ายระหว่างธนาคารกับบัญชีเงินสดของกิจการทุกรายการ งบกระทบยอดควรนำเสนอผู้บริหารเพื่อตรวจทานและอนุมัติ