บทที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล อาจารย์กัญณัฏฐ์ สุริยันต์ สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ วิทยาลัยเทคโนโลยีสยาม Email /facebook: aor_mo@hotmail.com Tel : 085-3551137

คะแนน คะแนนสอบกลางภาค 30 คะแนน คะแนนสอบปลายภาค 30 คะแนน คะแนนเก็บ 40 คะแนน -เข้าเรียนตรงเวลา และ ตั้งใจเรียน 10 คะแนน - คะแนนสมุด แบบฝึกหัด หรืองานที่สั่ง 10 คะแนน -สอบเก็บคะแนน 10 คะแนน - คะแนนรายงาน 10 คะแนน

วัตถุประสงค์ เพื่อให้นักศึกษาทราบถึงองค์ประกอบของสารสนเทศ เพื่อให้นักศึกษาทราบถึงหน่วยในการจัดเก็บข้อมูล เพื่อให้นักศึกษาทราบถึง ความหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อให้นักศึกษาทราบถึง ความหมายของฐานข้อมูล

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล ในปัจจุบันไม่ว่าจะดำเนินงานใดๆ มนุษย์จะต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งเสมอ เช่น การติดต่อราชการที่จะต้องใช้ข้อมูลจากบัตรประชาชน การติดต่อของนักศึกษากับฝ่ายทะเบียนจะต้องใช้ข้อมูลนักศึกษาเช่น รหัสนักศึกษา การติดต่อกับธนาคารจะต้องใช้ข้อมูลจากสมุดเงินฝาก

ติดต่อราชการ บัตรประชาชน ประชาชน ติดต่อฝ่ายทะเบียน รหัสนักศึกษา นักศึกษา ติดต่อธนาคาร ข้อมูลสมุดเงินฝาก ลูกค้า

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล เมื่อเทคโนโลยีของโลกได้พัฒนาขึ้น และมีการใช้คอมพิวเตอร์กันอย่างกว้างขวาง ข้อมูลด้านต่างๆ ซึ่งถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษจะถูกนำมาจัดเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ ในรูปแบบแฟ้มข้อมูล เมื่อแฟ้มข้อมูลมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มนุษย์จึงได้พัฒนารูปแบบการจัดเก็บ ข้อมูลในลักษณะ ฐานข้อมูล

เมื่อเทคโนโลยี มีความก้าวหน้ามากขึ้น ข้อมูลในรูปแบบกระดาษ

ข้อมูลในรูปแบบกระดาษ ฐานข้อมูล แฟ้มข้อมูลต่างๆภายในคอมพิวเตอร์ ปริมาณข้อมูลมากขึ้น ประกอบกับความต้องการในการใช้ข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ข้อมูลมีการใช้ในการแข่งขันทางธุรกิจ ปัจจัยที่ทำให้เกิดการจัดเก็บข้อมูล ในรูปแบบฐานข้อมูล

ข้อมูล คือ อะไร? ข้อมูลที่เป็นข้อความ (Text) รูปภาพ(Image) หรือ Graphics) เสียง หรือภาพถ่าย วิดีโอ ที่มีความหมายและความสำคัญสำหรับองค์กร เป็นข้อมูลสำหรับการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงานโดยตรงและเป็นข้อมูลที่ยังไม่ได้รับการประมวลผล หรือเรียกว่า ข้อมูลดิบ(Raw Data) ตัวอย่างเช่น ชื่อสินค้า (Text) ภาพถ่ายของสินค้า(Image) และปริมาณสินค้าที่ซื้อ (ตัวเลข)

หน่วยในการจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ มีลักษณะการจัดเก็บเป็นสัญญาณดิจิตอล คือมีค่า 0 กับ 1 เท่านั้น มีการแบ่งหน่วยในการจัดเก็บข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยต่างๆ ดังนี้

บิต (bit) ย่อมาจาก Binary Digit เป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด การจัดเก็บข้อมูลจะแสดงได้ 2 สถานะคือ 0 หรือ 1

ไบต์(byte) คือ นำ บิต หลายๆ บิต มาเรียงต่อกัน จำนวน 8 บิต มาเรียงเป็น 1 ชุด เรียกว่า 1 ไบต์ เช่น 10100001 หมายถึง ก 10100010 หมายถึง ข

เขตข้อมูล(Field) คือ การนำ ไบต์ (byte) หลายๆ ไบต์ มาเรียงต่อกัน เช่น เขตข้อมูล Name ใช้เก็บชื่อ เช่น เขตข้อมูล LastName ใช้เก็บนามสกุล เป็นต้น

ระเบียน(Record) คือ การนำเขตข้อมูล ( Field)หลายๆ เขตข้อมูล(Field) มาเรียงต่อกัน เรียกว่า ระเบียน (record) เช่น ระเบียน ที่ 1 เก็บ ชื่อ/ นามสกุล /วันเดือนปีเกิด ของ นักเรียนคนที่ 1 เป็นต้น

แฟ้มข้อมูล(File) คือ การเก็บระเบียนหลายๆระเบียน รวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูล นักเรียน จะเก็บ ชื่อ นามสกุล วันเดือนปีเกิด ของนักเรียน จำนวน 500 คน เป็นต้น

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ฐานข้อมูล(Database) คือ การจัดเก็บ แฟ้มข้อมูล หลายๆ แฟ้มข้อมูล ไว้ภายใต้ระบบเดียวกัน เช่น เก็บ แฟ้มข้อมูล นักเรียน อาจารย์ วิชาที่เปิดสอน เป็นต้น

โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูล ชื่อ สาขา GPA สมชาย มานะ ไฟฟ้า 2.8 3.5 ระเบียน ชื่อ สาขา GPA สมชาย ไฟฟ้า 2.8 เขตข้อมูล ชื่อ ชื่อเขตข้อมูล สมชาย ไบต์(อักขระ) น บิต 0 กับ 1 ภาพแสดงโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล

สารสนเทศ คือ อะไร ? ข้อมูลดิบที่เก็บรวบรวมได้จะถูกนำมาประมวลผลโดย วิธีการ คำนวณ การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ การสรุปผล เพื่อสร้างเป็นรายงานสรุป การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมต่อการนำเสนอสำหรับผู้บริหารองค์กร ข้อมูลเชิงสรุปที่ได้หลังจากผ่านกระบวนการประมวลผล ในรูปแบบต่างๆ จะเรียกว่า สารสนเทศ (Information)

ระบบสารสนเทศ คืออะไร หมายถึงกระบวนการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อกระทำให้เป็นสารสนเทศ การจัดเก็บและการนำเสนอสารสนเทศให้เป็นปัจจุบันทันต่อเหตุการณ์ การจัดทำระบบสารสนเทศ มีขั้นตอน 6 ขั้นดังนี้ 1.การรวบรวมข้อมูล 2.การตรวจสอบข้อมูล 3.การประมวลผลข้อมูล 4.การจัดเก็บข้อมูล 5.การวิเคราะห์ข้อมูล 6.การนำข้อมูลไปใช้

1. การรวบรวมข้อมูลหมายถึง วิธีการดำเนินการ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่นบันทึกในแฟ้มเอกสาร บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ จดบันทึกไว้ในสมุด เป็นต้น 2. การตรวจสอบข้อมูล หมายถึงขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลในลักษณะต่างๆ เช่นการตรวจสอบเพื่อหาข้อผิดพลาด ความน่าเชื่อถือ ความสมเหตุสมผล เพื่อให้มีความมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมและบันทึกไว้อย่างถูกต้อง

3. การประมวลผลข้อมูล หมายถึง วิธีการดำเนินการกระทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ 4. การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อการบริหาร โดยเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ 5. การวิเคราะห์ข้อมูล หมายถึงขั้นตอนการดำเนินการเพื่อสรุปความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ ให้ตรงสภาพที่เป็นจริง ตรงตามวัตถุประสงค์ ก่อนที่จะนำข้อมูลมาใช้ 6. การนำข้อมูลไปใช้ หมายถึง การนำข้อมูลไปใช้ในลักษณะต่างๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 องค์ประกอบ ฮาร์ดแวร์(Hardware) ซอฟต์แวร์(Software) ข้อมูล(stored Data ) บุคลากร(Personal) ขั้นตอนการดำเนินการ (Procedures)

1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง ส่วนที่เป็นตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประกอบไปด้วย 4 หน่วยคือ หน่วยรับข้อมูล(Input Unit) หน่วยความจำ (Memory Unit) หน่วยประมวลผล (Processing Unit) หน่วยแสดงผล ( Output Unit)

ฮาร์ดแวร์(Hardware) ต่อ 1 หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)ทำหน้าที่ในการรับข้อมูล รับคำสั่งจากมนุษย์ แล้วนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำ ข้อมูล หน่วยความจำ คำสั่งมนุษย์

ฮาร์ดแวร์(Hardware) ต่อ 2. หน่วยความจำ Memory Unit ทำหน้าที่เก็บข้อมูลหรือคำสั่งที่ส่งมาจากหน่วยรับข้อมูลเข้า และหน่วยประมวลผลกลาง โดยหน่วยความจำจะแบ่งออกเป็น 2.1 Main Memory หน่วยความจำภายใน 2.2 External Or Secondary memory หน่วยความจำภายนอก

2.1.หน่วยความจำภายใน(Main memory) Rom  เป็นคำย่อของคำว่า read-only memory คือหน่วยความจำซึ่งบรรจุไว้ด้วยคำสั่งต่างๆ หรือข้อมูลต่างๆ ซึ่งสามารถอ่านออกมาได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้

2.1Main memory RAM เป็นคำย่อของคำว่า random access memory สามารถอ่านข้อมูลจากหน่วยความจำนี้ได้ และสามารถบันทึกข้อมูลใหม่เข้าสู่หน่วยความจำนี้ได้เช่นเดียวกัน และวิธีการเข้าถึงคลังข้อมูลก็สามารถใช้วิธีใดๆ ได้หลายวิธี RAM เป็นหน่วยความจำชนิดชั่วคราว หรือ volatile กล่าวคือเมื่อไฟดับความจำจะถูกลบหายไป

2.2 หน่วยความจำภายนอก External Or Secondary memory หน่วยความจำสำรอง (Secondary Memory Unit) ใช้เป็นส่วนเพิ่มความจำ ให้มีขนาดใหญ่มากขึ้น ทำงานติดต่ออยู่กับหน่วยความจำหลัก หน่วยความจำสำรองมีความจุมากและมีราคาถูก หากมีข้อมูลส่วนใดที่ต้องการเก็บไว้ใช้งานในภายหลังก็สามารถเก็บไว้ในหน่วยความสำจำรอง ประกอบด้วยฮาร์ดดิสก์ แผ่นบันทึก แฟลชไดรฟ์ และ ซีดี

รูปภาพประกอบ หน่วยความจำภายนอก (External Or Secondary memory)

3.หน่วยประมวลผล (Processing Unit) หน่วยประมวลผล  หน่วยประมวลผล นิยมเรียกว่า ซีพียู  ซึ่งย่อมาจาก Central Processing Unit : CPU บางครั้งเรียกว่า โปรเซสเชอร์ เป็นหน่วยที่ทำหน้าที่ปฏิบัติงานตามชุดคำสั่งหรือ โปรแกรม

4. หน่วยแสดงผล (Output Unit ) คือ อุปกรณ์ส่งออก (output device) ทำหน้าที่แสดงผลจากการประมวลผล โดยนำผลที่ได้ออกจาก หน่วยความจำหลักแสดงให้ผู้ใช้ได้เห็นทางอุปกรณ์ส่งออก อุปกรณ์ส่งออกที่นิยมใช้ส่วนใหญ่คือ จอภาพ และเครื่องพิมพ์ 

2.ซอฟต์แวร์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกองค์ประกอบหนึ่งของการสร้างสารสนเทศ เพราะเป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ถูกเขียนขึ้นมา เพื่อใช้สั่งงานคอมพิวเตอร์ให้ทำงานตามที่ต้องการ สามารถแบ่งซอฟต์แวร์ได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ 2.1 ซอฟต์แวร์ประยุกต์(Application Software) 2.2 ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software)

2.1 ซอฟต์แวร์ประยุกต์(Application Software) เป็น โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อการทำงานเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น โปรแกรมคำนวณเส้นทางการเดินรถ โปรแกรมรับลงทะเบียนเรียน

2.2 ซอฟต์แวร์ระบบ(System software) โปรแกรมที่มีหน้าที่ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สามารถปฏิบัติ งานได้อย่างราบรื่น รวมทั้งควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ ที่ต่ออยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมระบบปฏิบัติการwindows

3 ข้อมูล (stored Data) เป็นข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ และจะถูกเรียกใช้เพื่อการประมวลผลโดยโปรแกรมประยุกต์ต่างๆ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 3.1 แฟ้มข้อมูล(Data File) 3.2 ฐานข้อมูล (Data Base) ข้อมูลที่เก็บอยู่นี้อาจเป็นแฟ้มข้อมูลเพียงแฟ้มเดียว หรือหลายแฟ้ม หรืออยู่ในรูปของฐานข้อมูลซึ่งจะเป็นการรวบรวมตารางข้อมูลตั้งแต่หนึ่งตาราง ขึ้นไปที่มีความสัมพันธ์กันเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จาน แม่เหล็ก เพื่อให้บุคลากรจากหลายหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลนี้ ร่วมกันได้

ข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์ แฟ้มข้อมูล Data file ข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์

ฐานข้อมูล(Database)  คือกลุ่มข้อมูล (data) ที่เป็นข้อเท็จจริง (Real fact) ที่ถูกนำมาเก็บรวบรวมไว้ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบเพื่อนำไปใช้ในวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง โดยกลุ่มผู้ใช้ตั้งแต่หนึ่งกลุ่มขึ้นไป ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นข้อเท็จจริงที่เกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ สถานที่ หรือเหตุการณ์ใดๆ ซึ่งเป็นไปได้ทั้งตัวเลข ข้อความ รูปภาพ หรืออื่นๆ

4. บุคลากร (Personal) ระบบสารสนเทศไม่สามารถปฏิบัติงานต่างๆ ได้เอง ถ้าไม่มีคนเป็นผู้จัดการ คนในที่นี้ จะหมายถึงบุคลากรประเภทต่างๆดังต่อไปนี้ ผู้ใช้งาน (users) ผู้ปฏิบัติงาน(Operating Personal) ผู้ควบคุมระบบและพัฒนาโปรแกรม(System and Application Programmer)

1.ผู้ใช้งาน (users) ผู้ใช้งาน (Users) โดยทั่วไปจะเป็นผู้ที่นำสารสนเทศที่เกิดจากระบบคอมพิวเตอร์ไปใช้งาน ตัวอย่างเช่น รายงานรายชื่อลูกค้าค้างชำระ จะเป็นสารสนเทศที่จะส่งให้แก่พนักงานฝ่ายสินเชื่อ เพื่อนำไปใช้ในการติดตามเก็บเงินจากลูกค้าหรือรายงานสรุปยอดขายของสินค้าแต่ละประเภท เป็นต้น

1.ผู้ใช้งาน (users) ต่อ ดังนั้นพนักงานฝ่ายสินเชื่อและผู้บริหารระสูงจะเป็นผู้ใช้งานสารสนเทศซึ่งผู้ใช้งานสารสนเทศอาจเป็นบุคคลที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์เท่าไรนักแต่จะรู้ขั้นตอนการเรียกใช้สารสนเทศจากระบบคอมพิวเตอร์ Users สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผล หรือจัดระบบแล้วเพื่อให้มี ความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้

2. ผู้ปฏิบัติงาน (Operating Personnel) Users ส่งสารสนเทศให้ผู้ใช้

3 ผู้ควบคุมระบบและพัฒนาโปรแกรม (system and Application Programmer) ผู้ควบคุมระบบและพัฒนาโปรแกรม เป็นผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมระบบทางด้านฮาร์ดแวร์ เช่น ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น ไม่มีปัญหา หรือคอยแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ สำหรับผู้พัฒนาโปรแกรมได้แก่บุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ต่างๆเพื่อสั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำการประมวลผลและสร้างสารสนเทศในระบบงาน

System Programmer

Application Programmer

5. ขั้นตอนการดำเนินงาน (Procedures) องค์ประกอบสุดท้ายของระบบสารสนเทศได้แก่ ขั้นตอนการดำเนินงานหรือ การปฏิบัติงานซึ่งการทำงานของฮาร์ดแวร์จะขึ้นอยู่กับคำสั่งของซอฟต์แวร์ ดังนั้น ขั้นตอนการดำเนินงานจะเป็นสิ่งที่บอกผู้ใช้งานว่าจะใช้งานสารสนเทศจากระบบ คอมพิวเตอร์ได้อย่างไร และจะบอกผู้ปฏิบัติงานว่าจะสั่งให้ระบบคอมพิวเตอร์ ทำงานได้อย่างไร ซึ่งผู้ใช้และผู้ปฎิบัติงานจะต้องได้รับการอบรมถึงขั้นตอนการ ทำงานของระบบ จึงจะสามารถใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ได้ เช่นการจัดทำคู่มือ การใช้งาน ซอฟต์แวร์

แบบฝึกหัดเสริมความรู้ จงสืบค้นข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต พร้อมระบุแหล่งข้อมูลอ้างอิงของทุกๆคำตอบที่ค้นเจอ ระบบฐานข้อมูลคืออะไร องค์ประกอบของสารสนเทศมีอะไรบ้าง ซอฟต์แวร์ประยุกต์(Application Software)และ ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software) แตกต่างกันอย่างไร ปัจจัยที่ทำให้เกิดการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูลมีอะไรบ้าง ผู้ดูแลระบบคอมพิวเตอร์กับผู้พัฒนาโปรแกรมแตกต่างกันอย่างไร