บทที่ 5 การประมวลผลรายการค้า

ทางเลือกสำหรับการประมวลผลรายการค้า องค์กรธุรกิจจะต้องสามารถทำการเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับระบบการประมวลผลรายการค้า โดยใช้เกณฑ์ในการพิจารณา คือ ข้อจำกัดของระบบการประมวลผลข้อมูล (รายการค้า) จะต้องสามารถปรับปรุงและพัฒนาระบบหรือขั้นตอน ต่าง ๆ ต่อไปได้

วงจรรายการค้า ระบบการประมวลผล การรับเงินและการจ่ายเงิน ระบบบัญชีแยกประเภท และรายงานทางการเงิน ระบบการประมวลผลการขาย กระบวนการ สั่งขาย ระบบ ใบแจ้งหนี้ บัญชี ลูกหนี้ รับ ชำระหนี้ บัญชี แยก ประเภท ทั่วไป รายงาน ทาง การเงิน ระบบการประมวลผลการซื้อและสินค้าคงคลัง วิเคราะห์ การขาย บัญชี เจ้าหนี้ จ่าย ชำระหนี้ สินค้า คงเหลือ การซื้อ บัตร บันทึกเวลา เงินเดือน ระบบการประมวลผลการจ่ายเงินเดือน

งบการเงิน : รายงานสรุป : เอกสารแสดงผลลัพธ์ การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ โปรแกรมประยุกต์ที่ 1 งบการเงิน : รายงานสรุป : เอกสารแสดงผลลัพธ์ การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ เงินเดือน และค่าแรง การบันทึก สินค้าคงคลัง บัญชี แยกประเภท บัญชี ลูกหนี้การค้า บัญชี เจ้าหนี้การค้า

โปรแกรมประยุกต์ที่ 2 ข้อมูลการตัดสินใจสำหรับผู้จัดการระดับล่าง งบการเงิน : รายงานสรุป : เอกสารแสดงผลลัพธ์ การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ การควบคุม สินค้าคงคลัง การบันทึก คำสั่งขาย การส่ง สินค้า บัญชี ลูกหนี้การค้า บัญชี แยกประเภท การออกบิล

โปรแกรมประยุกต์ที่ 3 ข้อมูลการตัดสินใจสำหรับผู้จัดการระดับกลางและระดับสูง งบการเงิน : รายงานสรุป : เอกสารแสดงผลลัพธ์ การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ การตลาด การจัด จำหน่าย สินค้า คงคลัง บัญชี และการเงิน

การประมวลผลที่มักใช้ในงานด้านบัญชี การเรียงลำดับ (Sort) การคำนวณ (Calculate) การจัดประเภท (Classify) การจับคู่ (Match) การเปรียบเทียบ (Compare) การเลือกตัวอย่าง (Sampling)

ประเภทของกิจการ กิจการประเภทธุรกิจบริการ กิจการประเภทธุรกิจการพาณิชยกรรม กิจการประเภทอุตสาหกรรม

กิจการประเภทธุรกิจบริการ ทำสัญญากับลูกค้า และวิเคราะห์ความต้องการ จัดหาวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการให้บริการ ปฏิบัติการให้บริการแก่ลูกค้า คำนวณค่าบริการ และเรียกเก็บเงิน พร้อมการรับชำระเงินจาก ลูกค้า ควบคุมเกี่ยวกับสินค้า หรือวัสดุอุปกรณ์คงคลัง การจัดการระบบอำนวยการ ซึ่งประกอบด้วย ระบบเงินเดือน และค่าแรง ระบบควบคุมเงินสด ระบบควบคุมทรัพย์สิน และ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป

กิจการประเภทธุรกิจการพาณิชยกรรม การสั่งซื้อ การตรวจรับของ การควบคุมระบบเจ้าหนี้ และการจ่ายชำระหนี้ การควบคุมสินค้าคงเหลือ การขาย และจัดทำใบสั่งขาย การส่งของ การเรียกเก็บเงิน และการรับชำระหนี้ ระบบการอำนวยการ (เหมือนกิจการประเภทธุรกิจบริการ)

กิจการประเภทอุตสาหกรรม ระบบรายจ่าย ประกอบด้วย ระบบการจัดหาวัตถุดิบ ระบบการ ตรวจรับของ ระบบเจ้าหนี้ ระบบสินค้า และการผลิต ประกอบด้วย ระบบการควบคุมสินค้า คงเหลือ ระบบควบคุมการผลิต ระบบเงินเดือน และค่าแรง ระบบรายรับ ประกอบด้วย ระบบการตลาด ระบบการจัดส่ง สินค้า ระบบเรียกเก็บหนี้และชำระหนี้ ระบบเกี่ยวกับการอำนวยการ ประกอบด้วย การรับ และจ่ายเงิน ระบบควบคุมสินทรัพย์ถาวร ระบบแยกประเภท

วงจรการประมวลผลรายการค้า วงจรการประมวลผลรายการค้า (Transaction Processing Cycles : TPC) เป็นวงจรที่ทำหน้าที่จัดเก็บ บันทึกข้อมูล ประมวลผล และจัดทำรายงานที่เกิดจากกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อเสนอต่อผู้ใช้ให้ทันเวลา

วงจรการประมวลผลรายการค้า (ต่อ) วงจรรายได้ (Revenue Cycle) วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) วงจรการผลิต (Production Cycle) วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger and Financial Reporting Cycle)

วงจรรายได้ วงจรรายได้ (Revenue Cycle) เป็นวงจรของกิจกรรมการรับคำสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ กิจกรรม การส่งมอบสินค้าหรือบริการ กิจกรรมการเรียกเก็บเงิน และกิจกรรมการรับเงินจากลูกค้า

กิจกรรมหลักในวงจรรายได้ ส่งมอบสินค้า หรือบริการ เรียกเก็บเงิน รับคำสั่งซื้อ รับเงินจากลูกค้า ลูกค้า

กิจกรรมหลักในวงจรรายได้ (ต่อ) เหตุการณ์ทางธุรกิจและขั้นตอนทางบัญชี การบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง รับคำสั่งขายเกี่ยวกับสินค้า การส่งสินค้าให้ลูกค้า การออกใบเสร็จรับเงินเกี่ยวกับสินค้า ผ่านรายการไปยังบัญชีลูกหนี้ การจัดทำทะเบียนลูกค้า การรับและจ่ายเงินสด ขายและใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษีขาย สมุดรายวันขาย แฟ้มรายการค้าเกี่ยวกับการขาย สมุดรายวันรับเงิน แฟ้มบัญชีลูกหนี้

วงจรรายจ่าย วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) เป็นวงจรของกิจกรรมการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ กิจกรรม การรับสินค้าหรือบริการ และกิจกรรมการจ่ายเงินชำระ ค่าสินค้าหรือบริการให้แก่บริษัทผู้ขาย

กิจกรรมหลักในวงจรรายจ่าย รับสินค้า หรือบริการ จ่ายชำระเงิน สั่งซื้อสินค้า หรือบริการ บริษัทผู้ขาย

กิจกรรมหลักในวงจรรายจ่าย (ต่อ) เหตุการณ์ทางธุรกิจและขั้นตอนทางบัญชี การบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง การร้องขอเกี่ยวกับสินค้า ใบสั่งซื้อสินค้า การรับสินค้า การผ่านรายการไปยังบัญชีเจ้าหนี้ การจ่ายชำระหนี้และบริการ ใบขอสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ สมุดรายวันซื้อ ใบกำกับสินค้า แฟ้มรายการค้าเกี่ยวกับการซื้อ ใบสำคัญจ่าย ตรวจสอบใบสำคัญ สมุดรายวันจ่ายเงิน แฟ้มรายการเกี่ยวกับการจ่ายเงิน แฟ้มบัญชีเจ้าหนี้

วงจรการผลิต วงจรการผลิต (Production Cycle) เป็นวงจรของกิจกรรมการวางแผนและควบคุมการผลิต กิจกรรมการผลิต และกิจกรรมการบริหารสินค้าคงเหลือ

กิจกรรมหลักในวงจรการผลิต ผลิตสินค้า วางแผน และควบคุมการผลิต บริหารสินค้าคงเหลือ

กิจกรรมหลักในวงจรการผลิต (ต่อ) เหตุการณ์ทางธุรกิจและขั้นตอนทางบัญชี การบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง การว่าจ้างพนักงาน การปฏิบัติงานของพนักงาน การจ่ายเงินเดือน การจัดทำรายงานค่าแรง การวางแผนและควบคุมการผลิต การบริหารสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์สินทรัพย์อื่น ๆ ทะเบียนการปฏิบัติงานของพนักงาน ทะเบียนเวลาและจำนวนพนักงานที่มาปฏิบัติงาน ทะเบียนค่าแรง ทะเบียนการบริหารวัตถุดิบ ทะเบียนการบริหารสินค้าคงคลัง ทะเบียนสินทรัพย์

วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger and Financial Reporting Cycle) เป็นศูนย์รวมการประมวลข้อมูล ของรายการค้าจากวงจรอื่นมาเป็นข้อมูลนำเข้า หลังจากนั้นจะทำการประมวลผลและบันทึกผลลัพธ์ลงในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดทำรายงานการเงินเสนอให้กับผู้ใช้ นอกจากนี้ ยังนำรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำในการประกอบธุรกิจและรายการปรับปรุงเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีมาบันทึกเพื่อประมวลผลรายการค้าอีกด้วย

กิจกรรมหลักในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป (ต่อ) เหตุการณ์ทางธุรกิจและขั้นตอนทางบัญชี การบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง รวบรวมรายการค้าทางบัญชี ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป การจัดทำรายงานทางการเงิน สมุดรายวันใบสำคัญ แฟ้มทะเบียนใบสำคัญ วิเคราะห์บัญชีแยกประเภททั่วไป แฟ้มข้อมูลบัญชีแยกประเภททั่วไป งบทดลอง งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ

ขั้นตอนในวงจรการประมวลผลรายการค้า การบันทึกข้อมูล (Data Entry) การประมวลผลรายการค้า (Transaction Processing) การบำรุงรักษาฐานข้อมูล (Database Maintenance) การจัดทำเอกสารและรายงาน (Document and Report Generation) การสอบถามข้อมูล (Inquiry Processing)

ขั้นตอนในวงจรการประมวลผลรายการค้า ขั้นที่ 1 การบันทึกข้อมูล ขั้นที่ 2 การประมวลผล รายการค้า ขั้นที่ 4 การจัดทำเอกสาร และรายงาน ขั้นที่ 3 การบำรุงรักษา ฐานข้อมูล ขั้นที่ 5 การสอบถาม ข้อมูล

ขั้นที่ 1 การบันทึกข้อมูล การบันทึกข้อมูล (Data Entry) เป็นกระบวนการรวบรวม ตรวจสอบความถูกต้อง และบันทึกข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูล (data media) วิธีบันทึกข้อมูลจากเอกสารขั้นต้น (off-line) วิธีบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ (on-line)

ขั้นที่ 2 การประมวลผลรายการค้า การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) การประมวลผลแบบทันที (Real – time Processing) หรือ การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (On – line Processing)

วิธีที่ 1 การประมวลผลแบบกลุ่ม การประมวลผลแบบกลุ่มที่ใช้แฟ้มลำดับ (Batch Processing Using Sequential Files) การประมวลผลแบบกลุ่มที่ใช้แฟ้มเข้าถึงโดยตรง (Batch Processing Using Direct Access Files) การประมวลผลแบบกลุ่มที่ใช้การจัดเก็บข้อมูลแบบทันที (Batch Processing Using Real – time Data Collection)

วิธีที่ 1 การประมวลผลแบบกลุ่ม รายการค้าที่เกิดขึ้น การรวมข้อมูล ให้เป็นกลุ่มเดียวกัน รายการค้าที่เกิดขึ้น การแปลงรายการค้าเข้าสู่ รูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ การแก้ไขให้ถูกต้อง การตรวจสอบข้อมูลนำเข้า รายการค้าที่ไม่ถูกต้อง พิมพ์เอกสาร รายการค้า การประมวลผลรายการค้า พิมพ์รายการค้า และแสดง รายการควบคุม ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก

วิธีที่ 2 การประมวลผลแบบทันที การบันทึกรายการค้า ผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำการแก้ไข เมื่อต้องการ ตรวจสอบรายการค้า ที่บันทึกเข้าจนกว่าจะบันทึกถูกต้อง พิมพ์เอกสาร รายการค้า การประมวลผลรายการค้า พิมพ์รายการค้า และแสดง รายการควบคุม ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก

ขั้นที่ 3 การบำรุงรักษาฐานข้อมูล การบำรุงรักษาฐานข้อมูล เป็นกิจกรรมหลักของการประมวลผลรายการค้า เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูล ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา ทำให้ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลที่ในฐานข้อมูลไปใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และควบคุมการดำเนินงานในส่วนงานที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้อง

ขั้นที่ 4 การจัดทำเอกสารและรายงาน ผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการประมวลผลรายการค้า ประกอบด้วย เอกสารรายการค้า (Transaction Document) และรายงาน

เอกสารรายการค้า เอกสารที่ใช้ในการปฏิบัติการ (Action Documents) เอกสารที่ใช้แจ้งข้อมูล (Information Documents) เอกสารครบวงงาน (Turnaround Documents)

รายงาน รายงานสำหรับการควบคุม (Control Listings) รายงานเพื่อการแก้ไข (Edit Reports) รายงานการเงิน (Accounting Statements)

ขั้นที่ 5 การสอบถามข้อมูล กิจการควรกำหนดให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถสอบถามข้อมูลซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลทางจอภาพได้ตลอดเวลา ทำให้ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลที่ต้องการไปใช้ ในการวางแผน ตัดสินใจ และควบคุมการปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา โดยไม่มีข้อจำกัดด้านระยะเวลา ในการเดินทางของรายงานหรือเอกสาร

End บทที่ 5