Agenda Training Admin User Docushare V6.5

Agenda การใช้งาน สำหรับ Admin User การ Add เอกสาร และการ จัดการเอกสาร - การดูข้อมูล/แก้ไข File เอกสาร การสร้าง และ จัดการ Collection การใช้งาน DocuShare Client 2

การใช้งาน สำหรับ Admin User 1. เปิด Internet Explorer 2.ใส่ URL ที่อยู่ของ Docushare ใส่ค่า Login Username : Password : กด Login

4. เลือก Collections ที่ต้องการ 5. เลือกเปิด File ที่ต้องการใช้งาน

การ Add เอกสาร และการ จัดการเอกสาร 1. Login/Password 2. เลือก Collections ที่ต้องการ เลือก Add Document

File Name: เอกสารที่ต้องการนำเข้า Title : หัวข้อของเอกสาร Summary : Description : รายละเอียดเอกสาร Keywords : Expiration Date : กำหนดวันหมดอายุของเอกสาร Versions : กำหนด Versions ของเอกสาร

Add Calendar (ปฎิทิน) Add Collection (Folderจัดเก็บ)

Add URL(ที่อยู่ของ Websites)

การดูข้อมูล/แก้ไข File เอกสาร 1. เลือก Icon ด้านขาว ของเอกสาร

View : ดูข้อมูลเอกสาร Edit : ดูไขข้อมูลเอกสาร

Permissions : กำหนดสิทธิ์ใช้งานเอกสาร Read Properties = ดูชื่อ File งาน Read Content = ดูเนื้อหา ข้อความที่อยู่ในเอกสาร Read History = ดู Version , ประวัติของเอกสาร Write Properties = สร้าง,เพิ่ม,ชื่อ File งาน,Up File (ลบงานที่ Up ไม่ได้) Write Content = สร้าง,เพิ่ม,แก้ไข เนื้อหา ข้อความที่อยู่ในเอกสาร Manger = ทำได้ทุกอย่าง Notifications : แจ้งเตือนเอกสาร

Locations : การกำหนดที่อยู่ของเอกสาร Version History : การดู Version เอกสาร

Comments : การเพิ่ม Comment หมายเหตุให้เอกสาร Change History : การดูประวัติเอกสาร

การสร้าง และ จัดการ Collection

เลือก Add Collection เลือก ใส่ข้อมูล เช่น Title: (name Collection) เลือก กด Apply

เลือก Collection (เพื่อ ย้ายมาหน้าแรกของ Home Page กรณีที่ไม่ต้องการย้ายไม่ต้องเลือกทำต่อ) เลือก Properties

Edit : เพื่อแก้ไขข้อมูล Collection เช่นชื่อ เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จแล้ว ให้กด Apply

Permissions : เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Reader : อ่านข้อมูลหรือ Downloadได้อย่างเดียว Writer : อ่าน แก้ไขข้อมูล, Download ,Upload , Add Calendar,ตรวจสอบประวัติ Document Manager : อ่าน ลบ แก้ไขข้อมูล, Download ,Upload , Add Calendar,ตรวจสอบประวัติ Document , Change Owner , กำหนดสิทธ์ผู้ใช้

Notifications : แจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้อง

Locations : การกำหนดตำแหน่งหรือย้ายที่อยู่ของ Collection Change History : การดูประวัติของ ข้อมูล สามารถเลือกวันที่ต้องการได้

การใช้งาน DocuShare Client 1. เลือก My DocuShare Places 2. เลือก Map Server 3. ใส่ URL ของ Server กด Next

4. เลือก User existing DocuShare account กด Next 5. ใส่ Username / Password กด Next

6. กด Next 7. กด Finish

การ นำเอกสาร เข้า/ออก ผ่าน Docushare Client 1. เลือก Collection ที่ต้องนำเอกสารเข้า 2 . เลือก New เพื่อสร้าง Collection หรือ นำข้าเอกสาร

การ กำหนดค่าเอกสารต่างๆ 1. เลือกเอกสาร กด Moue ขวา เลือก Properties 2. เลือกกำหนดค่าเอกสารตามหัวข้อดังนี้

General : ดูหรือแก้ไขชื่อ File เอกสาร Description : การใส่ค่า รายละเอียดและ Key Word เพื่อใช้ในกาค้นหาเอกสาร

Permissions : การกำหนดสิทธิ์ใช้งานเอกสาร

Q & A