ว่าที่ ร.ต.หญิงวรรณธิดา วรสุทธิพงษ์ ครูแผนกวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ การวิเคราะห์และออกแบบ ขั้นตอนการออกแบบระบบ ว่าที่ ร.ต.หญิงวรรณธิดา วรสุทธิพงษ์ ครูแผนกวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

บทนำ องค์กรต่าง ๆ ในปัจจุบันได้ให้ความสำคัญกับการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและเพิ่มความสะดวกสบาย เช่น สายการบินที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น นั่นหมายความว่า ไม่ว่าองค์กรจะเป็นขนาดเล็กหรือใหญ่ที่ต้องการประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานก็จะนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ภายในองค์กร โดยรูปแบบการนำคอมพิวเตอร์มาใช้จะมีหลากหลาย เช่น นำมาใช้เพื่อแก้ปัญหาหรือทดลองสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ขึ้นมา เพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ทั้งยังลดความผิดพลาด

หัวข้อการเรียนรู้ ภาพรวมของการวิเคราะห์ และออกแบบระบบ หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ ผู้ใช้ระบบ (User) แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) การออกแบบในระดับหลักการ (Context Diagram

ภาพรวมของการวิเคราะห์ และออกแบบระบบ ขั้นตอนในการพัฒนาระบบทั่วไปจะแบ่งเป็น 2 ขั้นตอน  วิเคราะห์ระบบ การทำงานของระบบ และผู้ใช้ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ช่วงเวลา และสิ่งแวดล้อม  ออกแบบระบบ

ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ เป็นขั้นตอนในการรวบรวม และแปลงข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หรือข้อมูลที่แท้จริงก่อนที่จะนำข้อมูลนั้นมาใช้ในการวิเคราะห์ปัญหา และการปรับปรุงพัฒนาระบบ โดยมีปัจจัยหลักอยู่ 3 ส่วน ดังนี้  การทำงานของระบบ และผู้ใช้ : คำนึงถึงการทำงานของระบบ และความสัมพันธ์กับผู้ใช้  ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น : ผู้ใช้ระบบเองมีความต้องการที่จะเปลี่ยนไปตามความทันสมัยที่เกิดขึ้น เพื่อปรับปรุงแก้ไขระบบตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น  ช่วงเวลา และสิ่งแวดล้อม : ในการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นไปไม่ได้ที่จะได้ระบบที่ใช้แก้ปัญหาได้อย่างดีที่สุด เมื่อเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลง การแก้ปัญหาอาจไม่เหมาะสม

ขั้นตอนการออกแบบระบบ เป็นขั้นตอนในการวางแผนสำหรับระบบใหม่ หรือเป็นการเปลี่ยนแปลงระบบที่มีอยู่เดิมให้สามารถทำงานเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ระบบมากขึ้น

หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ สามารถแบ่งได้เป็นหลายระดับขึ้นอยู่กับขอบเขตของงานที่รับผิดชอบ โดยหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบแต่ละระดับมีดังนี้  เจ้าหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูล : มีหน้าที่รับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูล และตัดสินใจถึงความต้องการของผู้ใช้เท่านั้น  เจ้าหน้าที่ออกแบบระบบ หรือเจ้าหน้าที่พัฒนาระบบ : มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างระบบให้สมบูรณ์ รวมทั้งรับผิดชอบในการออกแบบระบบใหม่  เจ้าหน้าที่เขียนโปรแกรม และวิเคราะห์ระบบ : มีหน้าที่รับผิดชอบในการวิเคราะห์ พัฒนา และเขียนโปรแกรมตามที่ได้ออกแบบไว้

ผู้ใช้ระบบ (User) เป็นผู้ที่ทำงานกับระบบที่จะถูกพัฒนาขึ้น ดังนั้น ระบบควรออกแบบ และพัฒนาขึ้นมาให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ผู้ออกแบบระบบควรจะทำความเข้าใจกับผู้ใช้ว่ามีกี่ประเภท และมีลักษณะเป็นเช่นใดบ้าง

ผู้ใช้ระบบ (User) สามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้  ผู้ใช้ตรง (Hand on user) : เป็นผู้ใช้ที่ติดต่อโดยตรงกับระบบ เป็นผู้ที่ป้อนข้อมูลเข้าระบบ (Input data) หรือรับข้อมูล (Output data) ออกจากระบบโดยผ่านเทอร์มินอล (Terminal) หรือช่องทางการติดต่อกับระบบ ผู้ใช้ทางอ้อม (Indirect user) : เป็นผู้ใช้ที่อาศัยผลของการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากระบบมาใช้ในการปฏิบัติงานต่าง ๆ ในองค์กร

ผู้ใช้ระบบ (User)  ผู้ใช้ในระดับจัดการ (Manager user) : เป็นกลุ่มผู้ใช้ที่จะนำระบบไปประยุกต์ใช้ในงานบริหาร โดยอาจจะใช้งานระบบโดยตรงหรือไม่ก็ตาม แต่จะนำ ระบบนั้นไปใช้พัฒนางานภายในองค์กร  ผู้ใช้ระดับอาวุโส (Senior user) : เป็นผู้ใช้ที่ระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการแข่งขัน ระหว่างองค์กรกับคู่แข่ง โดยมีการเปรียบเทียบ ผลจากการใช้ระบบ และอาจจะต้องอาศัยข้อมูล ทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม และสิ่งแวดล้อม

แผนภาพแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram) เป็นแผนภาพแสดงการไหลของข้อมูลจะเป็นตัวบอกผู้ใช้ระบบว่าภายในระบบมีกระบวนการทำงานใดอยู่บ้าง และทำงานอย่างไร อินพุตที่ต้องใส่ และเอาต์พุตที่จะได้ออกมาจากกระบวนการ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าหน้าที่วิเคราะห์ระบบกับโปรแกรมเมอร์ผู้พัฒนาระบบมีความเข้าใจที่ตรงกัน

วัตถุประสงค์ของแผนภาพการไหลของข้อมูล เป็นแผนภาพที่สรุปรวมข้อมูลทั้งหมดที่ได้จากการวิเคราะห์ในลักษณะของรูปแบบที่เป็นโครงสร้าง เป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบ และผู้ใช้งาน เป็นแผนภาพที่ใช้ในการพัฒนาต่อในขั้นตอนของการออกแบบระบบ เป็นแผนภาพที่ใช้ในการอ้างอิง หรือเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อในอนาคต ทราบที่มาที่ไปของข้อมูลที่ไหลไปในกระบวนการต่าง ๆ (Data and Process)

ขั้นตอนการวิเคราะห์เพื่อไปสู่การออกแบบ Requirement Specification ........... ........... ........... Analysis Design Requirement Specification Logical Model Physical Model

มุมมองของแผนภาพกระแสข้อมูล ลูกค้าหรือผู้ใช้งานมอง DFD เพื่อเห็นภาพรวมของระบบ โปรแกรมเมอร์มอง DFD เพื่อเป็นการแสดงรายละเอียด และเป็นโมเดลที่ใช้ประกอบในการเขียนโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบมอง DFD เพื่อเห็นภาพรวมของระบบ และแสดงรายละเอียดของระบบ

สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล (สัญลักษณ์ที่ใช้ในการออกแบบ Data Flow Diagram (DFD)) Source Destination (or sink) สัญลักษณ์ของบุคคล องค์การ หรือระบบงาน Process สัญลักษณ์การประมวลผล Data store สัญลักษณ์การเก็บข้อมูล Data flow สัญลักษณ์เส้นทางการไหลของข้อมูล

สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล Yourdon/DeMarco Gane & Sarson

การเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล Boundaries : สามารถเป็นได้ทั้งบุคคล, หน่วยงาน หรือระบบงานที่เกี่ยวข้อง ในระบบนั้น Data store : แหล่งเก็บข้อมูล D1 data1 input 1 Output Process 1 D2 data2 Input/output D3 data3

การเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล Process : กระบวนการที่ต้องทำในระบบ โดยจะเป็นกิริยา (Verb) ** หมายเลขโปรเซสที่กำกับอยู่ เช่น 1, 2, 3 ตามลำดับ การลำดับหมายเลขโปรเซสไม่ได้หมายถึงการทำงานต้องทำงานตามลำดับของโปรเซส และโปรเซสไม่สามารถทำการซ้ำ (Duplicate) ได้ 1 2 Print Report Maintenance

ผู้ใช้ระบบ (User) Context Diagram คือ การออกแบบในระดับหลักการ เป็นแผนภาพหรือไดอะแกรม (Diagram) ที่แสดงเพียงหนึ่งกระบวนการ คือชื่อของระบบงาน และ Boundaries ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับระบบ ซึ่งจะไม่มี Data store โดย Context Diagram จะแสดงผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบหลัก ๆ เท่านั้น

Context Diagram (

แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 1

แผนภาพกระแสข้อมูล ระดับที่ 2 ของโปรเซสที่ 1 แผนภาพกระแสข้อมูล ระดับที่ 2 ของโปรเซสที่ 1

เคล็ดลับในการออกแบบระบบ 1. พิจารณาด้านผู้ใช้  พิจารณาถึงจุดต่างๆ ที่ User ต้องเข้าถึงระบบ เช่น จุดที่ User จะ input ข้อมูลเข้าสู่ระบบ หรือจุดที่ User ได้รับ Output ออกจากระบบ  คาดการณ์ถึงความต้องการล่วงหน้าของ User ระบบ และ องค์กร 2. พิจารณาด้านกระบวนการ  ใช้การออกแบบกระบวนการทำงานของโปรแกรม ให้เป็นแบบ Modular Design  ออกแบบแต่ละ Module ให้มี Function เดียว

เคล็ดลับในการออกแบบระบบ พิจารณาด้านข้อมูล  พิจารณาถึงการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบว่า จะนำเข้าที่ไหน และเมื่อไร  มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทุกครั้งที่นำข้อมูลเข้า  ใช้สื่อต่างๆ ในการนำข้อมูลเข้าโดยอัตโนมัติ ถ้าทำได้ เช่น การใช้ barcode  มีการควบคุมสิทธิ์ของผู้ใช้ระบบในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและ แก้ไข ข้อมูล  ระบบต้องสามารถแสดงรายงานได้ทุกครั้งที่มีการนำข้อมูลเข้าสู่ ระบบ และแก้ไข  ข้อมูลต่างๆ ควรนำเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว

ข้อพิจารณาในการออกแบบรายงาน 1. ใครเป็นผู้ใช้รายงานนี้ 2. ใช้ประโยชน์จากรายงานนี้อย่างไร 3. รายละเอียดข้อมูลในรายงานต้องการมากเพียงใด 4. รายงานนี้มีความต้องการใช้บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน 5. รายงานแสดงออกทางใด เช่น ทางจอภาพ หรือทางเครื่องพิมพ์

THE END