การฝึกอบรมคืออะไร

การฝึกอบรม คืออะไร คือ กระบวนการในการในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ความรู้ ทักษะ ทัศนคติที่เป็นระบบ รวมถึงการจูงใจพนักงานที่มีอยู่ในปัจจุบันเพื่อที่จะปรับปรุงตนเองให้ดีขึ้น และมีคุณลักษณะตามที่ต้องการในงาน คือ กระบวนการต่างๆที่ใช้เพื่อช่วยให้พนักงานมีความรู้ ทักษะ และทัศนคติที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ และเพื่อให้เกิดความร่วมมือกัน ระหว่างพนักงานในการปฏิบัติงานร่วมกันขององค์กร

การฝึกอบรม คืออะไร “ กระบวนการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมอย่างมีระบบ โดยการถ่ายทอดความรู้เพื่อเพิ่มพูนทักษะ ความชำนาญ ความสามารถ และทัศนคติในทางที่ถูกที่ควร เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานและภาระหน้าที่ต่างๆในปัจจุบันและอนาคตเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

the *process* whereby learning opportunities are provided for those who need to learn specific knowledge, skill, attitude and/or applications of that knowledge. Training is more effective if a systematic and analytical training process is applied. *กระบวนการ*จัดการเรียนรู้ให้กับพนักงานผู้ที่จำเป็นต้องได้รับความรู้ ทักษะ ทัศนคติเป็นการเฉพาะ และ/หรือจำเป็นต้องใช้ความรู้ ทักษะนั้นในการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมจะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ถ้าเป็นกระบวนการฝึกอบรมที่เป็นระบบ และมาจากการวิเคราะห์ความจำเป็น

Key words กระบวนการ (process) ระบบ (system) ความรู้ (knowledge) ทักษะ (skill) ทัศนคติ (attitude) การฝึกอบรมจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม KSA ดังนี้ Kจากไม่รู้ รู้ Sทำไม่ได้/ทำไม่ดี ทำได้/ทำได้ดี Aไม่ชอบ/ไม่เห็นความสำคัญ ชอบ/เห็นความสำคัญ

กระบวนการฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ ดำเนินตามขั้นตอน ดังนี้ กระบวนการฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ ดำเนินตามขั้นตอน ดังนี้ 1.วิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม (training needs) 2. กำหนดวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับTN 3.กำหนดหลักสูตร วิธีการฝึกอบรม เขียนโครงการฝึกอบรม 4.ดำเนินการฝึกอบรม 5.ประเมินผล/ติดตามผลการฝึกอบรม เพื่อตรวจสอบประสิทธิผลการฝึกอบรม 6.ปรับปรุงโครงการฝึกอบรม (ถ้าจำเป็น) การฝึกอบรมที่เป็นระบบจะตอบคำถาม Who What When Where Why How of training

ทุกระบบประกอยด้วย Input Process Output Feedback

แนวคิดมองการพัฒนาบุคลากรในเชิงระบบ 1. Input สิ่งนำเข้า : เงิน ผู้เข้าอบรม วิทยากร หลักสูตร เทคโนโลยี ฯลฯ 2. Process กระบวนการพัฒนาบุคลากรหรือกระบวนการเรียนรู้ เช่น การฝึกอบรม สัมมนา การประชุมเชิงปฏิบัติการ ฯลฯ 3. Outputs/Outcome ผลลัพธ์ คือ บุคลากรที่ผ่านการอบรมแล้ว 4. Feedback ข้อมูลย้อนกลับเพื่อใช้ในการปรับปรุงการฝึกอบรมต่อไป แนวคิดนี้เน้นความสำคัญว่า ถ้าต้องการ Outputs ที่มีคุณภาพก็ต้องใช้ inputs ที่มีคุณภาพเข้าไปในระบบ และดูแลให้กระบวนการ process พัฒนาบุคลากรหรือการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพด้วย

Agricultural Model เปรียบเทียบการพัฒนาบุคลากรเช่นเดียวกับการปลูกต้นไม้ เพาะเมล็ดพันธ์ดี = รับคนดีเข้ามาทำงาน ดินดี = ระบบต่างๆในองค์กรดี รดน้ำพรวนดิน อย่างสม่ำเสมอ = คำตอบแทนดีและสวัสดิการเหมาะสม ผู้บังคับบัญชาดูแลดี ประเมินผลงานอย่างเหมาะสมถูกต้อง ให้ปุ๋ยบ้างเป็นครั้งคราว = ให้การฝึกอบรม พัฒนาเป็นครั้งคราว ต้นไม้งานดีออกดอกออกผล = พนักงานดี ผลิตผลงานคุณภาพ อย่างมีประสิทธิภาพ

กระบวนการฝึกอบรม ในการฝึกอบรม ติดตามผลการฝึกอบรม ฝึกอบรม ฝึกอบรม การหาความจำเป็น ในการฝึกอบรม การประเมินผล / ติดตามผลการฝึกอบรม การสร้างหลักสูตร ฝึกอบรม การบริหารโครงการ ฝึกอบรม การกำหนด โครงการฝึกอบรม

สาเหตุที่ต้องมีการฝึกอบรม/ประโยชน์ของการฝึกอบรม 1. ไม่มีสถาบันการศึกษาใดที่ผลิตนักศึกษาให้สามารถเข้าปฏิบัติงานในหน่วยงานต่างๆได้ทันทีหลังจากสำเร็จการศึกษาแล้ว 2. การฝึกอบรมช่วยให้บุคลากรในหน่วยงานต่างๆสามารถปฏิบัติงานตามขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานที่เปลี่ยนแปลงใหม่ได้อย่างถูกต้อง 3. การฝึกอบรมจะช่วยปรับปรุงความสามารถในการทำงานให้สูงขึ้น ให้มีความรู้ ทักษะ ทัศนคติ หรือมีแนวคิด หรือวิทยากรใหม่ๆที่ทันสมัยก้าวหน้าอยู่ตลอดเวลา 4. การฝึกอบรมจะช่วยให้บุคลากรได้เรียนรู้ เพิ่มเติมประสบการณ์ ทำให้บุคคลเหมาะสมกับงานยิ่งขึ้น

สาเหตุที่ต้องมีการฝึกอบรม/ประโยชน์ของการฝึกอบรม 5. การฝึกอบรมช่วยเพิ่มผลผลิต หน่วยงานได้ผลงานมากยิ่งขึ้น เพราะผู้ปฏิบัติงานทำงานได้มาตรฐาน 6. การฝึกอบรมจะช่วยปรับปรุงหรือเพิ่มพูนคุณภาพ และประสิทธิภาพ หรือวิธีการทำงานให้ดียิ่งขึ้น 7. การฝึกอบรมจะช่วยให้บุคคลได้มีโอกาสพัฒนาท่าที บุคลิกภาพของตนเองให้เหมาะสมกับการปฏิบัติหน้าที่ 8. การฝึกอบรมช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์และความสามัคคีในการทำงาน

สาเหตุที่ต้องมีการฝึกอบรม/ประโยชน์ของการฝึกอบรม 9. การฝึกอบรมช่วยลดเวลาในการเรียนรู้วิธีการปฏิบัติงานต่างให้น้อยลง ซึ่งประหยัดรายจ่าย 10. การฝึกอบรมช่วยลดเวลาในการตรวจสอบแก้ไขให้น้อยลง 11. การฝึกอบรมช่วยเสริมความก้าวหน้าในอาชีพการงานของผู้เข้ารับการอบรม 12. การฝึกอบรมจะช่วยเสริมสร้างสุขภาพและความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน ลดอุบัติเหตุและความเสียหายต่างๆ

ความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training needs) or TN ความหมาย สถานการณ์ ปัญหาหรือข้อขัดข้อง ในการปฏิบัติของบุคคลที่เกิดขึ้น อันเนื่องมาจากขาดความรู้ ทักษะ หรือทัศนคติที่ต้องการ และที่ถูกต้องในการปฏิบัติงาน อันเป็นผลให้การปฏิบัติงานต่างๆในหน่วยงานนั้นไม่บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายที่ต้องการ ซึ่งความรู้ ทักษะ หรือทัศนคติที่ถูกต้องและต้องการในการทำงานนั้นสามารถแก้ไข ปรับปรุง หรือพัฒนาได้โดยการฝึกอบรม ***ปัญหานั้นอาจเป็น ปัญหาขัดข้อง ปัญหาประเภท ป้องกัน และ ปัญหาประเภทพัฒนา***

ความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training needs) or TN การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม เป็นการหาว่า มีสิ่งใดบ้างที่จะต้องแก้ไข หรือพัฒนาได้ด้วยการฝึกอบรม ดังนั้นผู้รับผิดชอบต้องแยกว่าปัญหาใดที่สามารถแก้ไข/พัฒนาได้ ด้วยการฝึกอบรม และปัญหาใดไม่ใช่ ***การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม จึงหมายถึง การค้นหา ปัญหาเกี่ยวกับงาน หรือบุคคลที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการฝึก อบรมเท่านั้น***

ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม อ.จินตนา บิลมาศได้บ่งประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรมออกเป็น 3 แบบดังนี้ 1. แบ่งตามวิธีค้นหา 1.1 ความจำเป็นที่ปรากฏชัดแจ้ง - เมื่อมีพนักงานเข้าทำงานใหม่ - มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงานหรือปฏิบัติในหน้าที่ใหม่ อาจมา จากการปรับปรุงงานหรือแผนพัฒนาอาชีพ (career planning) - มีความจำเป็นต้องเครื่องจักร อุปกรณ์ใหม่ หรือเทคโนโลยีใหม่ - เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน เช่น re-engineering - กฎหมายกำหนด เช่นความปลอดภัย ป้องกันอุบัติเหตุเพลิงไหม้

ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม 1.2 ความจำเป็นที่ต้องค้นหา คือต้องวิเคราะห์หาสาเหตุ - ผลผลิตตกต่ำ ผลงานไม่ได้มาตรฐาน ไม่ทันเวลาบ่อยๆ - มีอัตราคำร้องเรียนหรือไม่พอใจในสินค้า/บริการหรือ ผลงานสูง - งานบริการล่าช้า สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย ต้นทุนการผลิตสูง กว่าปกติ - ขาดความร่วมมือประสานงานระหว่างหน่วยงาน - มีการลาหรือขาดงานมาก งานคั่งค้าง ผิดพลาดมาก ฯลฯ

ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม 2. ความจำเป็นที่บ่งตามกลุ่มเป้าหมาย คือ ความจำเป็นเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ของกลุ่มคนระดับต่างๆในหน่วยงาน - พนักงานระดับปฏิบัติการ - พนักงานระดับหัวหน้าฝ่าย - ระดับผู้จัดการ

ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม 3. ความจำเป็นที่แบ่งตามช่วงเวลา 3.1 ปรากฏในปัจจุบัน - ช่วยแก้ปัญหาหรืออุปสรรคในการทำงานที่เผชิญอยู่ในปัจจุบัน - ช่วยให้การทำงานได้มาตรฐานตามที่กำหนดในปัจจุบัน - ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลยิ่งขึ้นในปัจจุบัน - ช่วยลดความผิดพลาด และความสูญเสียในการทำงาน ฯลฯ

ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม 3. ความจำเป็นที่แบ่งตามช่วงเวลา 3.2 ความจำเป็นในอนาคต ที่ต้องดำเนินการฝึกอบรมในปัจจุบัน เพื่อ... - ป้องกันปัญหาต่างๆที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต อัน เนื่องมาจาก... -การปรับปรุง เปลี่ยนแปลงโครงสร้างของหน่วยงาน หรือการ พัฒนาองค์กร -การเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้น ฯลฯ

แหล่งข้อมูลในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม 1. ตัวบุคคล ได้แก่ ตัวคนที่เป็นปัญหาเอง หัวหน้า ลูกน้อง ลูกค้า 2. เอกสารหลักฐานต่างๆในองค์กร ได้แก่ - การประเมินผลการปฏิบัติงาน รายละเอียดการวิเคราะห์งาน(Job Analysis)รายละเอียดแสดงลักษณะงาน (Job Description) -รายงานการประเมินผลการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับมาตรฐาน -บันทึกสถิติต่างๆ อัตราการเกิดอุบัติเหตุ การมาทำงานสาย ฯลฯ -ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และแผนงานขององค์กร -นโยบายของบริษัทซึ่งได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ฯลฯ

วิธีรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์หาความจำเป็น ในการฝึกอบรม 1. การสังเกต ผู้รับผิดชอบหรือกรรมการเข้าไปสังเกตการ ปฏิบัติงานที่มีปัญหาว่าเกิดจากสาเหตุใด 2. การสำรวจ ส่วนใหญ่เป็นการสำรวจความคิดเห็น 2.1 ใช้แบบสอบถาม 2.2 การสัมภาษณ์ 2.3 การประชุม 2.4 ตั้งคณะกรรมการศึกษาวิเคราะห์ความจำเป็นในการ ฝึกอบรม ซึ่งอาจจะมีผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาร่วมด้วยก็ได้

แนวทางในการตั้งคำถามในการส่ง แบบสอบถามและสัมภาษณ์ เมื่อถามตัวผู้ปฏิบัติงาน - ท่านมีความเห็นอย่างไรเกี่ยวกับงานของท่าน - ท่านชอบอะไรเกี่ยวกับงานของท่านมากที่สุด และอะไรน้อยที่สุด - งานส่วนไหนที่ท่านเห็นว่าลำบากหรือยากที่สุด - ท่านคิดว่ามีงานใด เรื่องใดบ้างที่ควรปรับปรุง - ท่านเองได้พยายามแก้ไขปรับปรุงไปบ้างแล้วหรือยัง - ถ้าจะต้องผลิตสินค้าที่ดีที่สุด งานของท่านจะต้องใช้คนที่มีคุณลักษณะอย่างไร (ความรู้ ทักษะทัศนคติ)

ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บังคับบัญชา - ท่านเห็นว่าควรปรับปรุงผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านด้านใดบ้าง - การทำงานในด้านใดบ้างที่มีปัญหา - ลักษณะของปัญหาเป็นอย่างไร -ความรู้ ทักษะ ในการทำงานอะไรบ้างที่ท่านอยากให้ลูกน้องของท่าน -มีท่านช่วยปรับปรุงความรู้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านหรือไม่ ด้วยวิธีใด และถ้าท่านคิดว่าเขายังต้องการความช่วยเหลืออีกบ้างหรือไม่ ถ้าต้องการ ต้องการลักษณะใด จากใคร

ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บังคับบัญชา - นโยบายขององค์กรในขณะนี้มุ่งเน้นในด้านใด - ท่านต้องการให้กำลังคนหรือบุคลากรในหน่วยงาน/ฝ่าย...มีลักษณะอย่างไร จึงจะสามารถรองรับแผนงานขององค์กรได้ดี - งานตรงไหนบ้างที่ท่านคิดว่าควรจะได้รับการปรับปรุง - ท่านคิดว่าบุคลากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน จะสามารถรองรับได้หรือไม่ และควรจะได้รับการพัฒนาไปในทิศทางใด

แนวทางในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม เริ่มต้นจากตัวผู้ปฏิบัติงานขึ้นไปถึงองค์กรโดยมีขั้นตอน คือ 1. ศึกษางานในแต่ละตำแหน่งว่ามีหน้าที่รับผิดชอบมาตรฐานแค่ไหน ผู้ปฏิบัติต้องมีความรู้ ทักษะ ทัศนคติอย่างใด 2. วิเคราะห์ว่าผู้ปฏิบัติงานทำงานได้ครบถ้วนตามมาตรฐานหรือไม่ หากไม่ได้นั่นคือสภาพปัญหา พยายามหาสาเหตุเป็นเพราะอะไร 3. ประเมินว่าปัญหาอะไรบ้างสามารถแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรม 4. พิจารณาจัดลำดับความสำคัญของปัญหา เพื่อดำเนินการฝึกอบรมต่อไป

สิ่งที่ต้องคำนึงในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม 1. ความจำเป็นในการฝึกอบรม ไม่จำเป็นต้องเกิดจากปัญหาที่เป็นเชิงลบเสมอไป อาจเป็นเชิงป้องกัน เชิงพัฒนาก็ได้ 2. การสำรวจเพื่อหาความจำเป็นอาจจะไม่ต้องทำบ่อยนัก อาจจะทำเมื่อต้องการวางแผนระยะกลาง-ยาว 1-3 ปี หรือ 3-5 ปี 3. ปัญหาหนึ่งๆอาจแก้ไขได้ด้วยหลายวิธี ถ้าไม่แน่ใจว่าปัญหานั้นสามารถแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรม ก็ไม่ควรจัดฝึกอบรม 4. กรณีที่มีปัญหาหลายอย่างที่ต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรม ควรจัดลำดับความสำคัญ เรื่องอะไรควรฝึกอบรมก่อน – หลัง 5. Training Needs ไม่ใช่ Training Wants

ความจำเป็น(needs) V.s. ความต้องการ(wants) ฝ่ายฝึกอบรมส่งรายชื่อหลักสูตรไปให้แผนกต่างๆเลือก บางครั้งจะพบว่าความต้องการไม่ตรงกับงาน หรือปัญหาของแผนกนั้น (จะได้หลักสูตรที่ไม่จัดก็ได้) การสำรวจความจำเป็น หลักสูตรฝึกอบรมเป็นหลักสูตรที่ต้องจัด ถ้าไม่ฝึกอบรมแล้วพนักงานทำงานไม่ได้คุณภาพ หรือไม่บรรลุเป้าหมายขององค์กร