Chapter 9 Enterprise Systems Information Systems Chapter 9 Enterprise Systems บรรยายภาษาไทยโดย ผศ.วิชัย บุญเจือ คณะวิทยาการสารสนเทศ มหาวิทยาลัยบูรพา 2

An Overview of Enterprise Systems: Transaction Processing Systems and Enterprise Resource Planning ภาพรวมของระบบวิสาหกิจ ระบบประมวลผลรายการ และการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ Transaction processing systems (TPSs) Process detailed data necessary to update records about fundamental business operations ระบบประมวลผลรายการ เป็นการประมวลผลข้อมูลในรายละเอียด ที่จำเป็นสำหรับ การปรับปรุงระเบียน ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานธุรกิจพื้นฐาน Include order entry, inventory control, payroll, accounts payable, accounts receivable, general ledger, etc. ซึ่งได้แก่ การจัดเก็บรายการสั่งซื้อ รายการสินค้าคงคลัง บัญชีเงินเดือน บัญชีรายจ่าย บัญชีชีรายรับ บัญชีแยกประเภท เป็นต้น

An Overview of Enterprise Systems: Transaction Processing Systems and Enterprise Resource Planning Transaction processing systems (TPSs) Provide data for other business processes นอกจากนี้ยังเป็นการจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการประมวลผลธุรกิจอื่น ๆ Management information system/decision support system (MIS/DSS) ได้แก่ระบบการจัดการสารสนเทศ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ Knowledge management systems ยังมีระบบจัดการองค์ความรู้ Principles of Information Systems, Ninth Edition

An Overview of Enterprise Systems: Transaction Processing Systems and Enterprise Resource Planning (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives วิธีการประมวลผลรายการจังเดิมและวัตถุประสงค์ Batch processing system ระบบการประมวลผลแบบแบทช์ Data processing in which business transactions are Accumulated over a period of time เป็นการประมวลผลซึ่งรายการทางธุรกิจ จะถูกเก็บรวบรวมเอาไว้ก่อนในระยะเวลา Prepared for processing as a single unit or batch แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันทีเดียว Online transaction processing (OLTP) การประมวลผลรายการออนไลน์ Data processing in which each transaction is processed immediately การประมวลผลข้อมูลซึ่งแต่ละรายการจะถูกประมวล ทันทีทันใด

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives (continued) Organizations expect their TPSs to: องค์กรคาดหวังว่าระบบทีพีเอสจะทำอะไร Process data generated by and about transactions ประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นโดยรายการ Maintain a high degree of accuracy and integrity ต้องมีความถูกต้องและแม่นยำในระดับสูง Avoid processing fraudulent (หลอกลวง) transactionsหลีกเลี่ยงการประมวลผลรายการที่ไม่เป็นจริง Produce timely user responses and reports สร้างผลตอบสนองและรายงานให้ทันเวลา Principles of Information Systems, Ninth Edition

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives (continued) A TPS typically includes the following types of systems: โดยทั่วไประบบทีพีเอสจะรวมระบบสต่าง ๆ เหล่านี้ Order processing systems ระบบประมวลผลใบสั่งซื้อ Accounting systems ระบบบัญชี Purchasing systems ระบบจัดซื้อจัดจ้าง Principles of Information Systems, Ninth Edition

Traditional Transaction Processing Methods and Objectives (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Transaction Processing Systems for Small and Medium-Size Enterprises (SMEs) The city of Lexington, Kentucky Implemented the Accu-Fund software and decreased the time to close the books at the end of each month by as much as 20 percent เมืองเล็กซิงตันติดตั้งโปรแกรม แอคคิวฟันด์ สามารถลดเวลาปิดงบบัญชี ในแต่ละเดือน ได้ไม่น้อยกว่า 20เปอร์เซ็นต์ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Transaction Processing Systems for Small and Medium-Size Enterprises (SMEs) (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Transaction Processing Activities กิจกรรมในการประมวลผลรายการ TPSs Capture and process data that describes fundamental business transactions ระบบทีพีเอสเก็บ และประมวลผลข้อมูล ที่อธิบายรายการธุรกิจพื้นฐาน Update databases ปรับปรุงฐานข้อมูล Produce a variety of reports สร้างรายงานต่าง ๆ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Data Collection Principles of Information Systems, Ninth Edition

Data Collection การเก็บรวบรวมข้อมูล Capturing and gathering all data necessary to complete the processing of transactions เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมด ที่จำเป็นสำหรับทำให้การประมวลผลรายการสมบูรณ์ Data collection can be: Manual การรวบรวมข้อมูลอาจจะทำด้วยมือ Automated via special input devices หรือผ่านทางเครื่องมือนำเข้าพิเศษแบบอัตโนมัติ Data should be: Collected at source ข้อมูลจะถูกเก็บจากแหล่งกำเนิด Recorded accurately, in a timely fashion นำมาบันทึกอย่างถูกต้อง ในเวลาที่กำหนดเวลา

Data Collection (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Data Editing การตรวจสอบข้อมูล Checking data for validity and completeness to detect any problems จะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องและสมบูรณ์ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหา Examples Quantity and cost data must be numeric ตัวอย่างเช่น จำนวนและราคาต้องเป็นตัวเลข Names must be alphabetic ชื่อจะต้องเป็นตัวอักษร Principles of Information Systems, Ninth Edition

Data Correction การแก้ไขข้อมูล Reentering data that was not typed or scanned properly จะต้องมีการป้อนข้อมูลใหม่ถ้าพิมพ์หรือสแกนไม่ถูกต้อง Error messages must specify the problem so proper corrections can be made มีข้อความแจ้งผิดพลาดจะต้องเพื่อให้มีการแก้ไขที่เหมาะสม Principles of Information Systems, Ninth Edition

Data Manipulation การคิดคำนวณ Performing calculations and other data transformations related to business transactions เป็นการคำนวณและเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สอดคล้องกับรายการทางธุรกิจ Can include: Classifying data การแยกประเภทข้อมูล Sorting data into categories การเรียงข้อมูลตามกลุ่ม Performing calculations การคำนวน บวกลบคูณหาร Summarizing results การสรุปผล Storing data in the organization’s database for further processing การจัดเก็บในฐานข้อมูลขององค์กรเพื่อนำไปประมวลผลภายหลัง

Data Storage การจัดเก็บข้อมูล Updating one or more databases with new transactions เป็นการปรับปรุงฐานข้อมูลด้วยรายการใหม่ที่เกิดขึ้น After being updated, this data can be further processed and manipulated by other systems หลังจากข้อมูลถูกปรับปรุง ข้อมูลนี้สามารถที่จะนำเอาไปประมวลและคำนวณโดยระบบอื่น

Document Production and Reports กันสร้างเอกสารและรายงาน Generating output records, documents, and reports เป็นการสร้างระเบียนใหม่ที่เป็นระเบียนส่งออก เอกสาร และรายงานต่าง ๆ Hard-copy paper reportsได้แก่รายงานที่เป็นกระดาษ Displays on computer screens หรือเรายงานที่แสดงบนจอคอมพิวเตอร์ Results from one TPS can be inputs to another system ผลจากระบบการประมวลผลรายการหนึ่ง สามารถจะนำไปเป็นข้อมูลนำเข้าในระบบอื่น Principles of Information Systems, Ninth Edition

Control and Management Issues การควบคุมและปัญหาการจัดการ TPSs are critical to the operation of most firms ระบบประมวลผลรายการเป็นงานวิกฤต ต่อการดำเนินการของห้างร้านส่วนใหญ่ Many business activities would come to a halt if supporting TPSs failed กิจกรรมทางธุรกิจมากมายอาจจะต้องหยุดถ้าระบบประมวลผลรายการที่สนับสนุนล้มเหลว To ensure reliable operation of their TPSs, firms must engage in disaster recovery planning and TPS audits เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของระบบประมวลผลรายการ น่าเชื่อถือ บริษัทจะต้องลงมาจัดการกับเรื่องการวางแผนการกอบกู้ระบบ ในยามเกิดภัยพิบัติ จะต้องมีการตรวจสอบระบบประมวลผลรายการ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Disaster Recovery Plan การวางแผนกอบกู้เมื่อเกิดภัยพิบัติ A firm’s plan to recover data, technology, and tools that support critical information systems and necessary information systems components เป็นแผนของในการที่จะกอบกู้ข้อมูล การใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือเพื่อสนับสนุนระบบสารสนเทศและองค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่จำเป็นในยามวิกฤต Critical business information systems TPSs that directly affect the of the firm ระบบสารสนเทศในยามวิกฤต คือระบบประมวลผลรายการที่มีผลโดยตรงโดยตรงต่อกระแสเงินสด The most dramatic causes of business disasters สาเหตุของภัยพิบัติที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ได้แก่ ไฟไหม้ พายุ น้ำท่วม แผ่นดินไหว Fires, hurricanes, floods, earthquakes, and tornados

Transaction Processing System Audit การตรวจสอบระบบประมวลผลรายการ Attempts to answer the following questions: เป็นการตอบคำถามต่อไปนี้ Does the system meet the business need for which it was implemented? ระบบนี้ ตรงกับความต้องการทางธุรกิจซึ่งได้ทำการติดตั้งไว้หรือ What procedures and controls have been established? อะไรเป็นขั้นตอนการดำเนินงานและควบคุม ระบบที่สร้างขึ้น Are these procedures and controls being used properly? วิธีการและการควบคุมเหล่านี้ได้นำมาใช้อย่างถูกต้องหรือไม่ Are the information systems and procedures producing accurate and honest reports? ระบบสารสนเทศและการดำเนินการ ได้สร้างรายงานที่ถูกต้องและแม่นยำหรือไม่

Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, and Customer Relationship Management Enterprise resource planning (ERP) Set of integrated programs that manage a company’s vital business operations for an entire multisite, global organization การวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ เป็นชุดของโปรแกรมที่ใช้จัดการการดำเนินงานทางธุรกิจขององค์กรที่มีหลายที่ตั้ง หรือกระจายอยู่ทั่วโลก Business process Set of coordinated and related activities that takes one or more kinds of input and creates an output of value to the customer of that process กระบวนการทางธุรกิจ เป็นชุดของกิจกรรมที่ใช้การนำเข้าชนิดหนึ่งหรือหลายชนิดและสร้างผลลัพธ์สำหรับลูกค้าของกระบวนการนั้น

Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, and Customer Relationship Management (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

An Overview of Enterprise Resource Planning ภาพรวมการวางแผนทรัพยากรของวิสาหกิจ ERP systems Evolved from materials requirement planning systems (MRP) developed in the 1970s ระบบการวางแผนทรัพยากรของวิสาหกิจ เป็นระบบที่พัฒนามาจากระบบการวางแผนความต้องการของวัตถุดิบ ที่ใช้ในการผลิตสินค้า พัฒนาขึ้นมาตั้งแต่ปี 1970 Large organizations องค์กรขนาดใหญ่ The first to take on the challenge of implementing ERP สิ่งแรกที่ท้าทายให้กระทำคือการติดตั้งระบบ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Advantages of ERP ข้อดีของระบบอีอาร์พี Improved access to data for operational decision making ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลสำหรับการตัดสินใจดำเนินการ Elimination of costly, inflexible legacy systems ขจัดระบบเก่าที่ไม่ยืดหยุ่นออกไปอย่างสิ้นเชิง Improvement of work processes ปรับปรุงกระบวนการทำงาน Upgrade of technology infrastructure ยกระดับโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี Principles of Information Systems, Ninth Edition

Disadvantages of ERP Systems ข้อเสียของระบบอีอาร์พี Expense and time in implementation การติดตั้งมีค่าใช้จ่ายและใช้เวลา Difficulty implementing change เปลี่ยนแปลงการติดตั้งลำบาก Difficulty integrating with other systems ร่วมทำงานกับระบบอื่นลำบาก Risks in using one vendor เป็นการเสียงในการใช้บริษัท เดียว Risk of implementation failure เสี่ยงต่อความล้มเหลวในการติดตั้ง Principles of Information Systems, Ninth Edition

ERP for Small and Medium-Size Enterprises (SMEs) อีอาร์พีสำหรับวิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดย่อม Many SMEs elect to implement open source ERP systems เอสเอ็มอีหลายแห่งเลือกที่จะติดตั้งระบบสอีอาร์พีที่เป็นโอเพนซอส Powerful advantage for SMEs ข้อได้เปรียบอย่างมากสำหรับเอสเอ็มอีคือ ค่าใช้จ่ายต่ำเมื่อเลือกใช้ระบบโอเพนซอส The lower cost of open source ERP systems Principles of Information Systems, Ninth Edition

Business Intelligence ความเฉลียวฉลาดทางธุรกิจ Recognized as an essential component of an organization’s ERP system เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของระบบอีอาร์พีขององค์กร Tools are used to: เป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับ Access all the operational data captured in the ERP database การเข้าถึงข้อมูลในระดับปฏิบัติการที่ถูกนำเข้ามาในฐานข้อมูลอีอาร์พี Analyze performance on a daily basis ช่วยวิเคราะห์สมรรถนะการทำงานแต่ละวัน Highlight areas for improvement เน้นให้เห็นส่วนที่ต้องปรับปรุง Monitor the results of business strategies ช่วยติดตามผลของการใช้กลยุทธ์ทางธุรกิจ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Production and Supply Chain Management ผลิตผลและการจัดการห่วงโซ่อุปทาน Process ประกอบด้วยกระบวนการต่อเป็นนี้ Sales forecasting การพยากรณ์การขาย Sales and operations plan (S&OP) การวางแผนการขายและการปฏิบัติการ Demand management การจัดการอุปสงค์ คือความต้องการ Detailed scheduling การทำตารางในรายละเอียด Materials requirement planning การวางแผนความต้องการวัสดุ Purchasing การสั่งซื้อ Production การผลิต Principles of Information Systems, Ninth Edition

Customer Relationship Management and Sales Ordering การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและ การสั่งซื้อสินค้า Customer relationship management (CRM) Helps a company manage all aspects of customer encounters การจัดการความพันธ์กับลูกค้า ช่วยให้บริษัทจัดการมุมมองต่าง ๆ ทั้งหมดของการพบปะกับลูกค้า Key features of a CRM system ลักษณะสำคัญของระบบซีอาร์เอ็ม Contact management การจัดการการติดต่อ Sales management การจัดการการขาย Customer support การสนับสนุนลูกค้า Marketing automation การตลาดอัตโนมัติ Analysis การวิเคราะห์ Principles of Information Systems, Ninth Edition

Customer Relationship Management and Sales Ordering (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Customer Relationship Management and Sales Ordering (continued) The set of activities that must be performed to capture a customer sales order Essential steps include: Recording the items to be purchased Setting the sales price Recording the order quantity Principles of Information Systems, Ninth Edition

Financial and Managerial Accounting General ledger Main accounting record of a business ERP system Captures transactions entered by workers in all functional areas of the business Creates associated general ledger record to track the financial impact of the transaction Principles of Information Systems, Ninth Edition

Financial and Managerial Accounting (continued) Financial accounting Captures and records all transactions that affect a company’s financial state Uses these documented transactions to prepare financial statements to external decision makers Managerial accounting Provides data to enable the firm’s managers to make decisions about current and future operations Principles of Information Systems, Ninth Edition

Hosted Software Model for Enterprise Software Many business application software vendors Are pushing the use of the hosted software model for SMEs Using the hosted software model Means the small business firm does not need to employ a full-time IT person to maintain key business applications Principles of Information Systems, Ninth Edition

Hosted Software Model for Enterprise Software (continued) Principles of Information Systems, Ninth Edition

International Issues Associated with Enterprise Systems Challenges that must be met by an enterprise system of a multinational company include: Different languages and cultures Disparities in IS infrastructure Varying laws and customs rules Multiple currencies Principles of Information Systems, Ninth Edition

Different Languages and Cultures In some cultures people do not routinely work in teams in a networked environment Multinational companies Can establish close connections with their business partners Roll out standard IS applications for all to use Principles of Information Systems, Ninth Edition

Disparities in Information System Infrastructure Lack of a robust แข็งแรง or a common information infrastructure can create problems Many countries’ telecommunications services are controlled by a central government or operated as a monopoly No incentives to provide fast and inexpensive customer service Principles of Information Systems, Ninth Edition

Varying Laws and Customs Rules Numerous laws can affect collection and dissemination การเผยแพร่ of data Examples: Labor laws in some countries prohibit recording of worker performance data Some countries have laws limiting the trans-border flow of data linked to individuals Trade custom rules between nations North American Free Trade Agreement (NAFTA) Principles of Information Systems, Ninth Edition

Multiple Currencies Enterprise system of multinational companies must conduct transactions in multiple currencies Systems must: Be current with foreign currency exchange rates Handle reporting and other transactions Issue vendor payments and customer statements Record retail store payments Generate financial reports in the currency of choice Principles of Information Systems, Ninth Edition

Leading ERP Systems ERP systems are commonly used in: Manufacturing companies Colleges and universities Professional service organizations Retailers Healthcare organizations Principles of Information Systems, Ninth Edition

Summary Transaction processing systems (TPSs) Are at the heart of most information systems in businesses today Batch and online processing Methods of transaction processing systems TPSs perform the following basic activities: Data collection Data editing Data correction Principles of Information Systems, Ninth Edition

Summary (continued) TPS audit attempts to answer four basic questions Does the system meet the business need for which it was implemented? What procedures and controls have been established? Are these procedures and controls being used properly? Are the information systems and procedures producing accurate and honest reports Principles of Information Systems, Ninth Edition

Summary (continued) Enterprise resource planning (ERP) Software that supports the efficient operation of business processes Most firms use ERP systems to: Support business intelligence Production and supply chain management Customer relationship management and sales ordering Financial and managerial accounting Principles of Information Systems, Ninth Edition

Principles and Learning Objectives An organization must have information systems that support the routine, day-today activities that occur in the normal course of business and help a company add value to its products and services Identify the basic activities and business objectives common to all transaction processing systems Describe the transaction processing systems associated with the order processing, purchasing, and accounting business functions Identify key control and management issues associated with transaction processing systems Principles of Information Systems, Ninth Edition 51 51

Principles and Learning Objectives (continued) A company that implements an enterprise resource planning system is creating a highly integrated set of systems, which can lead to many business benefits Discuss the advantages and disadvantages associated with the implementation of an enterprise resource planning system Identify the challenges multinational corporations must face in planning, building, and operating their TPSs Principles of Information Systems, Ninth Edition 52 52

Review question #9

ส วั ส ดี