อบรม โปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

งานนำเสนอเรื่อง: "อบรม โปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 อบรม โปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ พัฒนาโดย ฝ่ายคอมพิวเตอร์ทางวิศวกรรมศาสตร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยากร นายธีระยุทธ์ ประสมพงศ์ นางสาวอุบลรัตน์ งามพร้อมวงศ์ ตุลาคม พ.ศ. 2549 แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

2 ลักษณะ/ความสามารถของโปรแกรม
ช่วยการนำส่งและสั่งการเอกสารระหว่าง กอง/คณะ/ภาควิชา/ศูนย์ ในรูปของไฟล์ คอมพิวเตอร์ ผ่านทางเครือข่ายสื่อสารอินเตอร์เน็ต สนับสนุนเฉพาะงานด้าน เอกสารสารบรรณ ใช้การกระจายเอกสารแบบ Free Flow ช่วยการติดตามเรื่อง หรือค้นหาเอกสารย้อนหลังได้จากเลขหนังสือ หน่วยงาน หรือ คำค้น ฯลฯ สามารถบันทึกการสั่งการหรือคำสั่งการที่ใช้บ่อยได้ แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

3 ลักษณะ/ความสามารถของโปรแกรม (ต่อ)
เรียกใช้งานได้จาก “เว็บเบราเซอร์ (Web Browser)” จึงไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานมาก่อน ใช้ชื่อผู้ใช้งาน & รหัสผ่าน เช่นเดียวกับ ที่ใช้ในระบบ DSS ของมหาวิทยาลัย แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

4 การจำแนกผู้ใช้งาน (3 กลุ่ม)
ผู้รับ/ส่งเอกสาร เป็นเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ดูแลการรับเอกสาร/นำเสนอเพื่อรอสั่งการ หรือส่งต่อเอกสาร ผู้สั่งการ เป็นผู้ที่มีอำนาจสั่งการลงในเอกสารที่นำเสนอ และยังสามารถส่งเอกสารไปยังหน่วยงานอื่นหรือสมาชิกได้เช่นกัน สมาชิก/บุคคลากร เป็นบุคคลทั่วไปซึ่งรับ/อ่านเอกสารที่มีส่งมาถึงตัวเอง แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

5 การทำงาน: หนังสือเข้าจากภายนอก->มหาวิทยาลัย
สำนักงานอธิการบดี กระดาษ หนังสือเข้าจาก ภายนอก มหาวิทยาลัย (กระดาษ) ส่งต่อไปยังคณะ/หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั่วทุกวิทยาเขต งานสารบรรณ กองกลาง ผู้รับ-ส่งเอกสาร ลงรับแล้วส่งต่อให้กองที่เป็นเจ้าของเรื่องเพื่อดำเนินการต่อไป กองอื่นๆ (+กองกลาง) เมื่อเสร็จสิ้นการสั่งการจะสแกนเอกสารเพื่อนำเข้าสู่ระบบ E-doc แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

6 การจัดการเอกสารขาลง (จากกองต่างๆ ->คณะ->ภาควิชา)
ผู้สั่งการ จากกองต่างๆ ของสนอ. ผู้รับ-ส่ง เอกสาร สารบรรณ ระดับคณะ หน่วยงานระดับคณะ/ศูนย์ จัดโครงสร้าง หน่วยงาน บุคลากร หน่วยงานระดับภาควิชา/ฝ่าย/กลุ่มงาน ภายในคณะ ผู้รับ-ส่ง เอกสาร บุคลากร แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

7 การจัดการเอกสารขาขึ้น (จากภาควิชา -> คณะ-> กอง)
ภาควิชา(คณะA) เอกสารที่สิ้นสุด ภายในมหาวิทยาลัย ธุรการ หัวหน้าภาค สมาชิก สารบรรณคณะอื่นๆ /กองงาน หน่วยสารบรรณ (คณะA) ผู้รับส่ง ผู้สั่งการ ผู้รับส่ง ผู้สั่งการ แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

8 ตัวอย่าง การจัดการเอกสารขาขึ้น
ภาควิชาของคณะวิศวฯ ขอใช้เครื่องมือแพทย์ ตัวอย่างเอกสาร การขอใช้เครื่องมือแพทย์ ระหว่าง คณะวิศวฯ-คณะแพทย์ฯ ธุรการ หัวหน้าภาค สมาชิก หน่วยสารบรรณ คณะวิศวฯ สารบรรณคณะแพทย์ฯ หน่วยงานย่อย(ภาควิชา)ส่งเอกสารถึงภาควิชาอื่นๆต่างคณะได้แต่ต้องเข้าทางสารบรรณของคณะนั้นๆ ผู้รับส่ง ผู้สั่งการ ผู้รับส่ง ผู้สั่งการ แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.

9 เว็บของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แนะนำโปรแกรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ม.อ.