Activity: Exercise Design Step by Step

สถานการณ์ ท่านจัดทำแผนประคองกิจการเสร็จและประกาศใช้แผนเรียบร้อยแล้ว ท่านได้เตรียมการออกแบบการฝึกซ้อมแบบก้าวหน้า (Progressive Exercise) ตามลำดับขั้นของกระบวนการออกแบบการฝึกซ้อม จงเลือกวิธีการฝึกซ้อม....

สถานการณ์ที่ ๑ ท่านพบว่าบุคลากรในองค์กรของท่านยังไม่ค่อยเข้าใจ และทราบความจำเป็นของการมีแผนประคองกิจการ จึงไม่ค่อยได้รับความร่วมมือในการทำกิจกรรมต่างๆที่เกี่ยวข้องกับแผนดังกล่าว กลุ่มเป้าหมายที่ต้องปฏิบัติตามแผนฯ ยังไม่รับทราบ หรือเข้าใจแผนฯ พอเพียงที่จะปฏิบัติตามแผนได้ จงวางแผนจัดฝึกซ้อมแบบ orientation seminar โดยดำเนินตามลำดับขั้นตอนการออกแบบการฝึกซ้อมที่ศึกษามา

สถานการณ์ที่ ๒ ท่านพบว่า กลุ่มผู้บริหารและหัวหน้างานที่ต้องปฏิบัติตามแผนประคองกิจการยังมีความสับสนในการตัดสินใจ, ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติตามแผนอยู่บางประเด็นเช่น การตัดสินใจประกาศใช้แผน การเลือกสถานที่ตั้งเพื่อดำเนินการตามแผน การประสานงานและการสั่งการตามแผน จงวางแผนวิธีการฝึกซ้อมแบบ Table top Exercise โดยดำเนินตามลำดับขั้นตอนการออกแบบการฝึกซ้อมที่ศึกษามา

สถานการณ์ที่ ๓ ท่านพบว่าการปฏิบัติตามแผนประคองกิจการในขั้นตอนการจัดตั้งสถานที่ปฏิบัติงานเพื่อดำเนินกิจกรรมตามแผน ที่อยู่ในความรับผิดชอบของ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายธุรการ ฝ่ายสารสนเทศ ฝ่ายสนับสนุน ยังไม่สอดประสานกันได้ดีจนบรรลุผลสำเร็จให้สถานที่นั้นสามารถปฏิบัติงานได้จริง จงจัดการฝึกซ้อมแบบ Functional Exercise โดยดำเนินตามลำดับขั้นตอนการออกแบบการฝึกซ้อมที่ศึกษามา

Activity 1: 30 minutes Define Exercise Scope & Purpose Define your exercise scope How is scope determined? What dose scope include? Write a Statement of Purpose

How is Scope Determined? Factors that help define the scope of an exercise include: Expense. Availability of personnel and other resources. Seriousness of the problem. Capability of the exercise to address the problem. Skills and experience of the designers. Length of the exercise. How Is Scope Determined?   Many factors influence which areas of concern will be included in an exercise and which will not. Sometimes one decision will influence another (for example, the functions that are selected will determine who plays in the exercise). Other factors that help define the scope of an exercise include: Expense. Availability of personnel and other resources. Seriousness of the problem. Capability of the exercise to address the problem. Skills and experience of the designers. Length of the exercise.

What dose Scope Include? Hazard? Type of emergency Location Function Participation Exercise type Where? Jobs? Who? Requirement

3. Write a Statement of Purpose The purpose statement is a broad statement of the exercise goal. Developing the purpose statement… Using the purpose statement as an Exercise directive… This exercise will test…function, agencies, type, location, date-time, contact person, tel. number Step 3: Write a Statement of Purpose The purpose statement is a broad statement of the exercise goal. It focuses and controls the whole exercise. The purpose statement: Governs the selection of the objectives, which in turn govern subsequent steps. Clarifies for the chief executive and potential participants why the exercise is being conducted. Is useful in communicating plans to the media and community leaders.

Activity 2: 30 minutes Develop Objective For the same exercise which you develop a statement of purpose earlier , write three objectives and identify the responsible organization. Use SMART system, and remember to include: Action, stated in observable terms Conditions Standards

How are Objective Determine? Why Define Objective? Essential in exercise process: design, conduct, evaluation, follow up How are Objective Determine? Purpose Statement Objectives ทำไมต้องกำหนดวัตถุประสงค์ เพราะ...วัตถุประสงค์เหมือนแกน หรือกระดูกสันหลังของการซ้อม ทุกขั้นตอน ตั้งแต่การออกแบบการซ้อม การซ้อม การประเมินผล และการติดตามผล ทุกอย่างต้องอ้างอิงวัตถุประสงค์ทั้งสิ้น กำหนดวัตถุประสงค์อย่างไร? มาจาก ความมุ่งหมายการฝึก แต่จำเพาะเจาะจงกว่า

How many Objectives? 2-3 objectives to > 100 objectives Recommend <,= 10 objectives Each organization develop their own objective

What makes a “Good” Objective Action-Condition-Standard(or level) of Performance “ Who should do What under what condition according to what standards ”

Standard Within 15 minutes After the evacuation notice is given, Condition Within 15 minutes After the evacuation notice is given, Member of EOC Will complete notification procedure to hospital administrator Who? Specific action

S : Specific, simple M : measurable A : achievable R : realistic Write S.M.A.R.T Objective S : Specific, simple M : measurable A : achievable R : realistic T : task oriented

Point of Review Objective: Demonstrate the adequacy of displays and other materials to support emergency operations.

Activity 3: 30 minutes. Outline a Narrative For the same exercise as before, outline the key points of a narrative using list of key words; Event, How fast, strong, deep, dangerous How you find out, Response made Damage report, Sequence of event Current time, Advance warning, Location Recent weather conditions, other factors Predictions

Set 5. Compose a Narrative Mood Stage An exercise is a scenario that simulates an emergency. Part of this scenario is the narrative, which is a brief description of the events that have occurred up to the minute the exercise begins. The narrative has two important functions. Step 5: Compose a Narrative An exercise is a scenario that simulates an emergency. Part of this scenario is the narrative, which is a brief description of the events that have occurred up to the minute the exercise begins. The narrative has two important functions.   First, it sets the mood for the exercise. Participants need to be motivated to participate. The narrative captures their attention and makes them want to go on. Second, the narrative sets the stage for later action by providing information that the participants will need during the exercise. Mood Stage Set

Characteristic of Good Narrative one to five paragraphs long. very specific. phrased in present tense. short sentences to lend immediacy and tension. May develop the situation chronologically (event with warning time). May emphasize the emergency environment.

Dangerous Time Factors Impact Response Find out Sequence Damage Narrative Outline Dangerous Impact Event Response Find out Sequence Damage Location Time Warning Factors predictions Weather

สถานการณ์ ท่านเป็นผู้รับผิดชอบสถานการณ์ภัยพิบัติของพื้นที่ เมื่อเวลา ๐๖๓๐ น.ของวันเสาร์ ได้รับรายงานเหตุการณ์น้ำท่วม โคลนถล่ม มีผู้บาดเจ็บจำนวนมากกำลังดำเนินการช่วยเหลือและส่งต่อมายังโรงพยาบาล ขณะเดียวกันฝนยังตกอย่างต่อเนื่อง ระดับน้ำในแม่น้ำที่อยู่ข้างโรงพยาบาลสูงขึ้นเรื่อยๆ น้ำเริ่มรั่วซึมเข้าโรงพยาบาล การจราจรเริ่มลำบากรถเล็กผ่านเข้าออกยาก ถ้าสถานการณ์ยังเป็นเช่นนี้อีก ๖ ชั่วโมง ระดับน้ำจะสูงขึ้นอีกเท่าตัว มีผู้เสนอให้อพยพโรงพยาบาล ท่านมีข้อพิจารณาอย่างไร?, ท่านจะตัดสินใจอย่างไร?

Activity 4: Write Major & Detailed Events Major event 1: Detailed event#1 Detailed event#2

สถานการณ์ ท่านเป็นผู้รับผิดชอบสถานการณ์ภัยพิบัติของพื้นที่ เมื่อเวลา ๐๖๓๐ น.ของวันเสาร์ ได้รับรายงานเหตุการณ์น้ำท่วม โคลนถล่ม มีผู้บาดเจ็บจำนวนมากกำลังดำเนินการช่วยเหลือและส่งต่อมายังโรงพยาบาล ขณะเดียวกันฝนยังตกอย่างต่อเนื่อง ระดับน้ำในแม่น้ำที่อยู่ข้างโรงพยาบาลสูงขึ้นเรื่อยๆ น้ำเริ่มรั่วซึมเข้าโรงพยาบาล การจราจรเริ่มลำบากรถเล็กผ่านเข้าออกยาก ถ้าสถานการณ์ยังเป็นเช่นนี้อีก ๖ ชั่วโมง ระดับน้ำจะสูงขึ้นอีกเท่าตัว มีผู้เสนอให้อพยพโรงพยาบาล ท่านมีข้อพิจารณาอย่างไร?, ท่านจะตัดสินใจอย่างไร?