โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บัญชีเจ้าหนี้(Account Payable) Version 1.1 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง / PM 23-Nov-12 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 22-Nov-12 Nuttawoot B. 1.0 Create Document 23-Nov-12 1.1 Update Document

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบัญชีเจ้าหนี้(Account Payable) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบัญชีเจ้าหนี้(Account Payable) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน โครงสร้างหลัก ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ข้อเสนอแนะ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-001 แก้ไขปัญหาระบบไม่คืนค่าภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อยกเลิกการจ่ายเงิน เป็น Bug ของระบบR11 ใน Applications R12 ไม่เกิดเหตุการณนี้ CMU ปัญหาระบบ/Bug AP-I-002 แก้ไขปัญหารายงานงบทดลองเจ้าหนี้การค้าไม่ถูกต้อง จัดทำ New Customize ทะเบียนคุมเจ้าหนี้รายตัว ปรับปรุงรายงาน AP-I-003 แก้ไขปัญหาใบแจ้งหนี้กรณีมีภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อมีการทำงานตามขั้นตอนนี้ • ตั้งหนี้ • ทำจ่าย • รายการเช็ค • จัดทำบัญชี • แล้วยกเลิกล้างรายการเช็ค • จัดทำบัญชี รายการที่ยกเลิกล้างรายการ • ล้างรายการใหม่ รายการทางบัญชีจะหายไปไม่ปรากฏรายการ การแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ทำโดยการ อัพเดทรายการทางบัญชี

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-001,3

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-001,3

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-001,3

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-001,3

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-001,3

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-004 การตั้งหนี้ย้อนหลัง อยากให้เมื่อเลือกวันในใบแจ้งหนี้ ให้กำหนดค่าตั้งตนวันที่ใน GL เหมือนกับ วันในใบแจ้งหนี้ (วันที่ใน GL ค่าตั้งตนจะเป็น วันที่ปัจจุบันในแต่ละงวดบัญชี ในระบบใหม่เมื่อเลือกวันในใบแจ้งหนี้ ระบบกำหนดวันที่ในGL เหมือนกับวันที่ใบแจ้งหนี้(Invoice Date) คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-004

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน AP-I-004

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-005 การตั้งหนี้ที่อ้างอิงใบสั่งซื้อในหน้าจอจับคู่ใบสั่งซื้ออยากให้ระบบ เลือกได้ทั้งหมด(Select All)ไม่ใช่ทีละรายการ ระบบไม่สามารถทำได้ คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-006 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ วันที่ลงนามในรายงานให้ กำหนดค่าตั้งต้นตามวันที่สั่งพิมพ์ และเพิ่มงบประมาณคงเหลือ ท้ายรายงาน ทำการแก้ไขรายงานรายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ตาม Requirement ของ User คณะอุตสาหกรรมการเกษตร รายงาน AP-I-007 ในระบบเก่าขั้นตอนการจับคู่ PO ช้ามาก ในระบบใหม่จะเร็วขึ้นหรือไม่ รอดูตอนทำสอบระบบ UAT ว่าช้าเหรอไม่ ในระบบ R12 มีช่องใส่หมายเลข PO ที่หน้า Invoice สามารถใส่ได้ทันที ระบบช้า

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-008 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ต้องการรายชื่อ คณบดี ,ตำแหน่ง พิมพ์ออกจากระบบได้ แทนการปั้มตรายาง และ สามารถ เพิ่มและแก้ไขรายชื่อได้ อาจโดยต้องสร้าง Parameterใน รายงาน เพื่อให้ User เลือกชือ คณบดีเพื่อให้ในการออกรายงาน และให้สามารถ Create ได้ คณะอุตสาหกรรมการเกษตร รายงาน AP-I-009 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ต้องสามารถ พิมพ์ตามรหัสผู้บันทึกข้อมูลได้ เพิ่ม Parameter ผู้จัดทำ ใน รายงานรายงานใบสำคัญตั้งหนี้ และ สามารถเลือกพิมพ์ตามผู้จัดทำได้ คณะเกษตรศาสตร์ AP-I-010 อยากให้ทำการ Check Budget ได้จากระบบ3มิติ เนื่องจากปัจจุบัน เลือกรหัสBudget จากระบบ 3 มิติแล้วต้องไปใส่งบประมาณของกองแผน ในช่องความสำคัญเหมือนทำงาน ซ้ำซ้อน ยังคงต้องทำตามระบบเก่า เพราะ การบันทึกการกันและ การตัดใช้งบประมาณจริงๆจะตัดตามรหัสกองแผน10 หลัก ที่ระบบ E-Budget อีกระบบ คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน อื่นๆ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-011 อยากได้รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ เพื่อใช้ในการกระทบยอดกับ GL จัดทำ New Customize ทะเบียนคุมเจ้าหนี้รายตัว กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-012 ต้องการรายงานการเขียน cheque ประจำวันซึงต้องสามารถเลือกในแต่ละบัญชีธนาคารได้ จัดทำ New Customize รายงานการสรุปทำเช็คประจำวัน คณะอุตสาหกรรมการเกษตร AP-I-013 ต้องการรายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) ที่ยังไม่ได้รับเงิน จาก กองคลัง จัดทำ New Customize รายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) คณะศึกษาศาสตร์ AP-I-014 ต้องการจะพิมพ์ cheque ออกจากระบบ จัดทำ New Customize และ ขอตัวอย่าง cheque ที่ต้องการจะพิมพ์ออกจากระบบ AP-I-015 ชื่อ Supplier ที่ต้องจ่ายเช็คกับ ในระบบไม่เหมือนกัน (กรณี พิมพ์ Cheque ออกจากระบบ) ใช้ข้อมูล Flex Field ช่องจ่ายให้ แล้ว ให้ ดึงข้อมูลช่องนี้ ไป ออกหน้าเช็ค คณะอุตสาหกรรมเกษตร การตั้งค่าในระบบ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-016 อยากให้ระบบ Check ทำการบันทึก Account Dr ,Cr Segment กองทุน,แหล่งเงิน ถ้าไม่สัมพันธ์ ต้องไม่ให้สามารถ Validate ได้ ไม่สามารถทำได้ เนื่องระบบไม่กำหนด Balancing Segment ได้มากกว่า1 ซึงในปัจจุบัน Balancing Segment คือ Segment กองทุน คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-017 ทศนิยมจากการจัดซื้อเมื่อมาทำการตั้งหนี้ทศนิยมจะไม่ตรงกันต้องทำการปันส่วนภาษี(Allocate)ระบบใหม่จะเกิดเหตุการณ์อย่างแบบนี้หรือไม่ หลักการแก้ไข มุ่งเน้นไปที่ Excel ที่ User ใช้สำหรับถอด Vat ควรกำหนดทศนิมให้สอดคล้องกับระบบ เพราะกรณีที่ซัพพลายเออร์ เสนอราคาแบบรวม Vat มาอาจจะเป็นส่วนหนึ่ง ไม่ใช่ทั้งหมด เพราะหากปรับที่ระบบอาจจะทำให้ไม่สามารถซื้อสินค้าปริมาณมากๆแล้วราคาต่อหน่วยน้อยๆได้ ดังนั้นเสนอให้ Excel ปรับทศนิมอย่างมากไม่เกิน 5 ตำแหน่ง ซึ่งจะสอดคล้องกับการเก็บต้นทุนที่ระบบ Inventory และเมื่อจับคู่ที่ AP ทศนิยม 2 ตำแหน่ง อาจจะมีผลต่างทศนิยมและต้องมีการปันส่วนภาษี(Allocate)   การตั้งค่าระบบ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทคามต้องการ AP-I-018 ต้องการรายงานจ่ายเงินแล้ว Supplier ยังไม่รับเงิน (R11 จ่ายเงินที่ยังไม่ได้ล้างรายการ) สามารถ Customize Report ได้แต่ต้องเพิ่ม Flex Filed วันที่ผู้ขายมารับเช็คในหน้าจอ Payment ศูนย์ศรีพัฒน์ รายงาน AP-I-019 เวลาทำใบตั้งหนี้ และ Print ออกมาไม่สามารถ Print หลาย Copy ได้ ทดลอง หาโปรแกรมที่จะมีใช้ในระบบใหม่ คณะทันตแพทยศาสตร์ AP-I-020 อยากให้มี Report ประจำเดือน สามารถ List ได้ว่าในแต่ละเดือนมีการตั้งหนี้จำนวนเท่าไร มีรายงาน Invoice History สามารถใสเงือนไขตาม Invoice Date ได้ กองตรวจสอบ AP-I-021 ตอนตั้งหนี้ อยากให้ระบบตรวจสอบงบประมาณคงเหลือให้เลย เนื่องจากปัจจุบันงบประมาณไม่เพียงพอ ระบบก็ตรวจสอบ (Validate) ผ่านได้ เมื่อทำการ ตรวจสอบ(Validate) ระบบทำการ Check งบถ้าไม่มีงบประมาณ จะ Validate ไม่ผ่าน ติด Hold คณะวิศวกรรมศาสตร์ การตั้งค่าระบบ

โครงสร้างหลัก

โครงสร้างหลัก เลขที่ใบสำคัญตั้งหนี้ (Invoice Voucher) X XX XXXXXX เลขที่เอกสาร ประเภทเอกสาร ปีงบประมาณ เลขที่ Running 1-ใบแจ้งหนี้ 2-ใบลดหนี้ 3-ใบเพิ่มหนี้ 56 57 58 000001 000002 000003

โครงสร้างหลัก เลขที่ใบสำคัญจ่ายเงิน(Payment Voucher) X XX XXXXXX เลขที่เอกสาร ประเภท ปีงบประมาณ เลขที่ Running 1-ธนาคารจริง 2-ธนาคารพัก 56 57 58 000001 000002 000003

Payable new Process Flow

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) เจ้าหน้าที่ คณะ 1.ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Prepayment Dr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX จ่ายเงินตามรายการ Prepayment Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ธนาคาร (เงินหมุนเวียน)* XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ

ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ใบสำคัญ XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX 2.ตอนนำเงินมาเคลียร์ที่คณะ (BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Standard บันทึกรายการ Invoice เพิ่มเติม ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม แก้ไข Invoice ได้ ส่งอนุมัติขอเบิก เป็นค่าใช้จ่าย จำนวนเงินที่เคลียร์ เทียบกับจ่ายล่วงหน้า สามารถจ่ายเงิน ส่วนเกินของ ใบสำคัญได้หรือ ? บันทีกรับเงิน(AR) ที่คณะ ไม่ได้ น้อยกว่า มากกว่า บันทึกรายการ Invoice ลงค่าใช้จ่ายตาม แผนงาน เท่ากัน Dr ค่าใช้จ่ายตามแผนงาน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX AR ทำการล้างรายการกับ การจ่ายล่วงหน้า (Apply Prepayment) ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX

ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) เจ้าหน้าที่ คณะ ตั้งหนี้ไปค่าใช้จ่าย ตาม ใบสำคัญที่อออก 3.ตอนตั้งหนี้เพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย (BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Standard Dr ค่าใช้จ่าย... XXX Cr เจ้าหนี้… XXX กองคลัง จ่ายเงินตามรายการ Invoice Dr .เจ้าหนี้….. XXX Cr เงินฝากธนาคารกองคลัง* XXX กองคลังทำจ่ายให้ *เงินฝากธนาคารกองคลัง คือ บัญชีธนาคารจริงของกองคลัง ที่จะจ่ายให้คณะ

ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) เจ้าหน้าที่ คณะ 4.คณะรับเงิน(AR)จากที่กองคลังทำจ่าย รับเงินในระบบ AR Dr. ธนาคาร(เงินหมุนเวียน)* XXX Cr ใบสำคัญ XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ

ข้อเสนอแนะ

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย statement Solutions 1 (CM) Cash Management Payable Reconciliation Statement Invoice Payment Reconciliation รายงานเช็ครอเคลียร์ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีพัก(Clearing)* Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Dr.บัญชีพัก(Clearing)* Cr. บัญชีธนาคาร รายงานเช็ค ค้างจ่าย

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย statement Solutions 2 (AP) Cash Management Payable Reconciliation Statement รายงานเช็ครอเคลียร์ Invoice Payment Reconciliation Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีธนาคาร* Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Dr. บัญชีธนาคาร* Cr. บัญชีธนาคาร รายงานเช็ค ค้างจ่าย

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Solutions 1 Solutions 2 ข้อดี บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้นเงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะบันทึกบัญชีพัก แล้วจะทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชีธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการกระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงินในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะจะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที(ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชีธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด(Reconcile)ก่อน ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชีธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออกตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน