ระบบฐานข้อมูล ใน Microsoft Access

ฟอร์ม (Form) เป็นเครื่องมือในการแสดงผลข้อมูล ที่มีความสามารถในการทำงานกับข้อมูล ในตารางแทนมุมมอง Datasheet และใช้ เป็นหน้าจอควบคุมการทำงานของระบบ ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น

ประโยชน์ของฟอร์ม (Form) 1. สามารถกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของ ฟอร์มให้เหมาะสมกับจุดประสงค์ในการ ใช้งานได้ 2. จัดระเบียบในการแสดงผลฟิลด์ต่างๆ ได้ตามความต้องการ 3. เพิ่มความน่าสนใจให้แก่การแสดง ข้อมูล เช่น การแสดงรูปภาพประกอบ 4. สามารถนำมาโคร หรือ คำสั่ง VBA (Visual Basic Applcation) มาใช้ ควบคุมการทำงานกับข้อมูลในฟอร์มได้

มุมมองของฟอร์ม (Form) 1. Design View มุมมองออกแบบ ใช้ใน การสร้าง หรือ แก้ไขดัดแปลงฟอร์ม 2. Datasheet View มุมมองแผ่นข้อมูลใช้ แสดงข้อมูลในแบบของตาราง 3. Form View มุมมองฟอร์ม ใช้แสดง ข้อมูลในรูปแบบที่สวยงามตามแบบฟอร์ม ที่ได้สร้างขึ้น

การสร้างฟอร์ม (Form) 1. Form Wizard สร้างโดยใช้ระบบชำนาญ การของ Access จะได้ฟอร์มในรูปแบบที่ ต้องการอย่างรวดเร็ว 2. Design View สร้างฟอร์มโดยใช้ เครื่องมือต่างๆ ซึ่งสามารถกำหนด รายละเอียดต่าง ได้มากกว่า Form Wizard

การสร้างฟอร์มอย่างง่ายด้วย AutoForm สร้างฟอร์มได้ 3 ประเภทเท่านั้น คือ 1. แบบ Columnar 2. แบบ Tabular 3. แบบ Datasheet

ตัวอย่างนี้เป็นการสร้างฟอร์ม แบบ Tabular แสดงฟิลด์ ทุกฟิลด์จากตาราง TblCustomers ทำตามขั้นตอนดังนี้ 1.1 เลือกแท็บ Forms 1.2 Click mouse 2.1 เลือก AutoForm: Tabular 2.2 เลือกตาราง TblCustomers 2.3 Click mouse

3.1 ผลลัพธ์ของตารางที่สร้างขึ้นมา จะแสดงฟิลด์ทุกฟิลด์ของตาราง TblCustomers

การสร้างฟอร์มรูปแบบต่างๆ ด้วย Form Wizard เราจะใช้ตาราง TblProducts ที่มีโครงสร้าง และเราจะ สร้างฟอร์มแบบ Columnar แสดงผลข้อมูลฟิลด์ ProductName และ UnitPrice ในตาราง TblProduct ที่มีผลลัพธ์ ดังรูป ตาราง TblProducts ProductID (PK) CategoryID ProductName UnitPrice VATFlag UnitInStock ฟิลด์ที่มี PK ตามหลังจะเป็น Primary Key

1.1 เลือกแท็บ Form 1.2 Click mouse 2.1 เลือก Form Wizard 2.2 Click mouse 3.1 เลือกตาราง TblProducts 3.2 เลือกฟิลด์ PrductName, UnitPrice 3.3 Click mouse

4.1 เลือกรูปแบบเป็น Columnar 4.2 Click mouse 5.1 เลือกลวดลายของฟอร์ม 5.2 Click mouse

6.1 ใส่ชื่อฟอร์มที่สร้างขึ้นมา 6.2 Click mouse 7. ผลลัพธ์ของฟอร์มที่สร้างขึ้นมา จะแสดงฟิลด์ ProductName, UnitPrice ของตาราง TblProducts

การใช้งานฟอร์มตัวอย่าง ดังรูป 1. ไปเรคอร์ดที่ต้องการโดยใช้ Record Selector 2. Click mouse เพิ่มเรคอร์ด 3. ลบเรคอร์ดโดย Click mouse ปุ่ม Record Selector แล้วกดปุ่ม 4. แก้ไขเรคอร์ดโดยพิมพ์ค่าใหม่ลงไป

การสร้างฟอร์มแบบมีฟอร์มย่อยด้วย Form Wizard ตัวอย่างนี้ เราจะสร้างฟอร์มย่อย โดยใช้ข้อมูล จากตาราง TblOrders และ TblOrderDetails ที่มี โครงสร้าง และความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ดังรูป ข้างล่าง ตาราง TblOrderDetails TblOrderID ProductID (PK) ProductCount Discount ตาราง TblOrders OrderID (PK) CustomerID OrderDate ShippedDate N1 ฟอร์มหลักทำงานกับเรคอร์ดของตาราง TblOrder ฟอร์มย่อยทำงานกับเรคอร์ด ของตาราง TblOrderDetails ที่สัมพันธ์กับตาราง TblOrders

1.1 เลือกแท็บ Forms 1.2 Click mouse 2.1 เลือก Form Wizard 2.2 Click mouse 3.1 เลือกตาราง TblOrders, TblOrderDetails 3.2 เลือกฟิลด์ทุกฟิลด์จากตารางทั้งสอง 3.3 Click mouse

4.1 เลือก by TblOrders 4.2 เลือก Form with subform(s) 4.3 Click mouse 5.1 เลือกชนิดของฟอร์มย่อย 5.2 Click mouse

6.1 เลือกรายละเอียดกราฟฟิกของฟอร์มหลัก และฟอร์มย่อย 6.2 Click mouse 7.1 ใส่ชื่อฟอร์มหลัก และฟอร์มย่อย 7.2 Click mouse 8.1 ผลลัพธ์ของฟอร์มที่สร้าง 8.2 ฟอร์มหลักทำงาน กับตาราง TblOrders 8.3 ฟอร์มย่อยทำงานกับเรคอร์ดของตาราง TblOrderDetails ที่สัมพันธ์กับเรคอร์ดของตาราง TblOrders

รายงาน (Report) เป็นเครื่องมือ (Object) ที่ใช้ในการ สร้างรายงานเพื่อแสดงข้อมูลจาก ตารางในรูปแบบของสิ่งพิมพ์

ประโยชน์ของรายงาน (Report) 1. จัดกลุ่มของข้อมูล หาผลรวมของ ข้อมูลในกลุ่ม 2. สร้างเอกสารต่างๆเพื่อแสดงข้อมูล ในตาราง 3. สร้างฉลาก (Label) สำหรับติดหน้า ซองจดหมาย

ความแตกต่างระหว่าง ฟอร์ม กับรายงาน 1. การแก้ไขข้อมูล 2. การกำหนดรูปแบบการแสดงผล ข้อมูล 3. การแสดงผลข้อมูล

มุมมองของรายงาน (Report) 1. Report Design มุมมองออกแบบ ใช้สำหรับการสร้างและปรับปรุงแบบของ รายงาน 2. Print Preview ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานทั้งหมด บนหน้าจอก่อนสั่งพิมพ์ 3. Layout Preview แสดงตัวอย่างเค้า โครงคล้ายกับ Print Preview แต่จะ แสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์เพียง หน้าเดียว

การสร้างรายงาน (Report) 1. Report Wizard สร้างโดยใช้ระบบ ชำนาญการของ Access จะได้รายงาน ในรูปแบบที่ต้องการออกมาอย่างรวดเร็ว 2. Report Design เป็นการสร้างโดย ใช้เครื่องมือต่างๆ จะกำหนดรายละเอียด ได้มากกว่า การสร้างด้วย Report Wizard

การสร้างรายงานอย่างง่าย ด้วย AutoReport การสร้างรายงานด้วย AutoReport จะเป็นการ สร้างรายงานอย่างรวดเร็วจาก ตาราง หรือคิวรีที่เราเลือกเพียง 1 ตาราง หรือคิวรีเท่านั้น ตัวอย่างการสร้างรายงานแบบ Columnar แสดง ข้อมูลจากตาราง TblCustomers ทำตามขั้นตอนดังนี้ 1.1. ให้เราเลือกแท็บ Reports 1.2 Click mouse 2.1 เลือก AutoReport:Columnar 2.2 เลือกตาราง TblCustomers 2.3 Click mouse

3. ผลลัพธ์ของรายงานที่สร้าง จะเป็นรายงานแบบ Columnar ที่แสดงข้อมูลจากตาราง TblCustomers

การสร้างรายงานด้วย Report Wizard การสร้างรายงานด้วย Report Wizard นี้ เรา สามารถสร้างรายงานแบบ Group/Total ได้ รวมทั้ง รายงานแบบ Tabular และ Columnar ได้ การสร้าง รายงานแบบ Group/Total นั้นมีอยู่ 3 ชนิด คือ 1. การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่มอย่างเดียว ไม่มีการคำนวณสรุป 2. การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่ม และมีการ คำนวณสรุปด้วย 3. การสร้างรายงานแบบมีการคำนวณสรุป โดยไม่ มีส่วนรายละเอียดในกลุ่ม

การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่ม ตัวอย่างนี้ เราสร้างรายงานจากตาราง TblProducts ดังรูป โดยเราจะสร้างรายงาน สรุปรายละเอียดสินค้า แต่ละชนิดด้วย Report Wizard ที่มีผลลัพธ์ของ รายงาน ดังรูป ตาราง TblProducts ProductID (PK) CategoryID ProductName UnitPrice VATFlag UnitInStock รายงานที่มีการจัดกลุ่มสินค้าตามชนิด สินค้า และเรียงตามลำดับสินค้าแต่ละ กลุ่มตามชื่อสินค้า

1.1 ให้เราเลือกแท็บ Reports 1.2 Click mouse 2.1 ให้เราเลือก Report Wizard 2.2 Click mouse 3.1 เลือกตาราง TblProducts 3.2 เลือกฟิลด์ทั้งหมดของตาราง TblProducts 3.3 Click mouse

4.1 เลือกฟิลด์ CategoryID 4.2 Click mouse 5.1 เลือกเรียงตามฟิลด์ ProductName แบบ Ascending 5.2 Click mouse

6.1 เลือกลักษณะของรายงาน 6.2 Click mouse 7.1 เลือกลวดลายของรายงาน 7.2 Click mouse

8.1 ใส่ชื่อรายงานที่สร้าง 8.2 Click mouse 9. ผลลัพธ์ของรายงานที่สร้าง จะเป็นรายงานที่แสดงข้อมูลสินค้าตามชนิดสินค้า

ขั้นตอนการ Import Excel ให้มาสู่ Access มีดังนี้ 1.1 เปิด Database ที่ต้องการ Import 2. เมนู File > Get External Data > Import 3.2 เลือก File Excel ที่จะ Import เข้า Access 3.1 เลือก File Type 4. Click mouse

5. Click mouse 6.1 Click mouse 6.2 Click mouse

7. Click mouse 8. Click mouse

9.1 เลือก No Primary Key 9.2 Click mouse 10.1 ใส่ชื่อ Table 10.2 Click mouse

11. ผลลัพท์ จะได้ตาราง Table ที่ Import มาจาก Excel

ขั้นตอนการ Export Table ของ Access ไปเป็น Excel 1. เลือก Table ที่จะ Export 2.1 เมนู File > Save As/ Export 2.2 Click mouse

3.1 ตั้งชื่อ File 3.2 เลือก Save as type 3.3 Click mouse