การสั่งการและ การมอบหมายงาน 3 07/04/60 การสั่งการและ การมอบหมายงาน ยุทธนา พรหมณี นายยุทธนา พรหมณี

การสั่งการ (Directing) ความหมายของการสั่งการ การสั่งให้บุคคลที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดูว่าเขาเหล่านั้นได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้หรือไม่

การสั่งการ (Directing) การที่ผู้บริหารใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานเหล่านั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงคนงานให้ปฏิบัติอย่างดีที่สุดจนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้

การสั่งการจะเกี่ยวข้องกับ “การเปลี่ยนสภาพให้ วัตถุประสงค์ เป็นจริงขึ้นมา” จุดมุ่งหมาย 1. มุ่งกำกับให้พนักงานผู้ปฏิบัติงาน ทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้องบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ 2. มุ่งชักจูงให้ผู้ทำงานทุ่มเทกำลังใจ และกำลังความคิดเพื่อให้งานสำเร็จตามวัตถุประสงค์

องค์ประกอบของการสั่งการ ผู้ออกคำสั่ง ผู้รับคำสั่ง การติดต่อสื่อสาร

1.ผู้ออกคำสั่ง ได้แก่ผู้บังคับบัญชา, ผู้บริหาร, หัวหน้างาน เป็นผู้มีอำนาจและอำนาจหน้าที่ในการออกคำสั่ง

ผู้ออกคำสั่งที่ดี ควรมีความรู้ในงานที่สั่งเป็นอย่างดี มีคุณสมบัติของความเป็นผู้นำ มีความสามารถในการชักจูงโน้มน้าวจิตใจ

2.ผู้รับคำสั่ง ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นผู้รับฟัง คำสั่งมาปฏิบัติเพื่อให้เกิด ผลงานตามที่ต้องการ

ผู้รับคำสั่งที่ดี มีความสามารถในการนำเอาคำสั่งไปปฏิบัติ ให้ เกิดผลสำเร็จ มีความรับผิดชอบ มีความรู้ ความชำนาญในงาน มีความสามารถใช้เครื่องมือใช้ในการปฏิบัติงาน

พฤติกรรมของผู้รับคำสั่ง จำแนกออกเป็น 4 แบบ เข้าใจไม่เข้าใจ ไม่เข้าใจ A เข้าใจคำสั่งปฏิบัติได้ถูกต้อง B ไม่เข้าใจคำสั่งแต่ปฏิบัติ C เข้าใจคำสั่งแต่ไม่ปฏิบัติ D ไม่เข้าใจคำสั่งไม่ปฏิบัติ ปฏิบัติได้ ปฏิบัติไม่ได้

ประเภท A เข้าใจคำสั่งและปฏิบัติได้ถูกต้อง หมายถึงผู้ปฏิบัติ เป็นคนมีความรับผิดชอบมีความเข้าใจในงานสามารถปฏิบัติ ได้ตามต้องการ ประเภท B ไม่เข้าใจคำสั่งแต่ปฏิบัติ หมายถึง ผู้ปฏิบัติ มีความเฉลียวฉลาดเข้าใจงานแม้ผู้ออกคำสั่งที่ไม่ชัดเจนไม่ให้รายละเอียดก็สามารถหาข้อมูลต่าง ๆ ได้เอง เรียนรู้ด้วยตนเอง ประเภท C เข้าใจคำสั่งแต่ไม่ปฏิบัติ หมายถึง ผู้ปฏิบัติงาน เป็นคนเกียจคร้านไม่รับผิดชอบแม้เข้าใจคำสั่งและรู้ว่าให้ ไปปฏิบัติอย่างไรแต่ก็ยังไม่ปฏิบัติผู้บริหารควรตักเตือนและกระตุ้น ประเภท D ไม่เข้าใจคำสั่งและไม่ปฏิบัติ หมายถึง ผู้ปฏิบัติงานอาจไม่มีความสามารถในการรับฟังคำสั่งให้เข้าใจได้อาจเนื่องมาจากงานนั้นมีความยากสลับซับซ้อนพนักงานจึงไม่เข้าใจจึงไม่ปฏิบัติตาม

3.การติดต่อสื่อสาร เป็นการสื่อสารในการเชื่อมโยงระหว่างผู้ออกคำสั่งและผู้รับคำสั่ง การสั่งการมีลักษณะเป็นกระบวนการสองทาง ( Two – way process) ในการโต้ตอบระหว่างผู้ออกคำสั่งและผู้รับคำสั่งให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน เปิดโอกาสให้ซักถามและอธิบายข้อสงสัยต่าง ๆ การใช้ภาษาที่เหมาะสมกับผู้รับคำสั่งผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถปฏิบัติได้ถูกต้อง

ประเภทของการสั่งงาน ก. แบบออกคำสั่ง (Command) ข. สั่งงานแบบขอร้อง (Request) ค. สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest) ง. ส่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer)

ก. แบบออกคำสั่ง (Command) การสั่งการแบบออกคำสั่ง (Command)ควรใช้เมื่อ 1 )ผู้รับคำสั่งดื้อด้าน เกียจคร้านหรือชอบหลีกเลี่ยงงาน 2) เป็นกรณีฉุกเฉินหรือเร่งด่วน หรือมีอันตรายร้ายแรง 3) ต้องการความเด็ดขาด หรือต้องการให้ปฏิบัติโดยเคร่งครัดทันทีทันใด

ข. สั่งงานแบบขอร้อง (Request) 1) ลูกน้องสูงอายุ หรือเป็นคนช่างคิดหรือมี ความน้อยเนื้อต่ำใจ 2) สถานการณ์เป็นปกติไม่เร่งร้อน 3) เปิดโอกาสให้ผู้รบคำสั่งมีเสรีภาพใช้ดุลพินิจตัดสินใจด้วยตนเองได้บ้าง

ค. สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest) 1)ลูกน้องมีความรับผิดชอบสูงและมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนั้นอยู่แล้ว รวมทั้งมีความรู้ความสามารถหรือมีความชำนาญดี 2)สถานการณ์ในขณะนั้นเอื้อให้เกิดความคิดริเริ่มหรือมีความกระตือรือร้น 3)ลักษณะการบังคับบัญชา เป็นแบบเปิดให้มีอิสระที่จะเลือกปฏิบัติได้

ง. ส่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer) 1)ผู้รับคำสั่งมีบุคลิกลักษณะให้ความร่วมมือดี 2)สถานการณ์ผิดจากยามปกติ 3)ผู้รับคำสั่งไม่อยู่ใต้การบังคับบัญชาโดยตรง ไม่มีอำนาจหน้าที่ตามระเบียบข้อบังคับที่จะให้ผู้รับคำสั่งต้องกระทำ

วิธีการสั่ง การตามลักษณะงาน มี 2 ลักษณะ วิธีการสั่ง การตามลักษณะงาน มี 2 ลักษณะ 1. การสั่งงานด้วยวาจา ใช้ในกรณีที่เป็น งานในลักษณะ เป็นงานประจำ และผู้ปฏิบัติทราบวิธีการทำงาน ต้องการความสะดวกรวดเร็วในการสั่งการ เป็นงานที่ไม่ต้องการหลักฐานที่เป็นทางการ เป็นงานที่อาจมีการซักถามอธิบายให้รายละเอียด เป็นงานที่สามารถมอบพนักงานได้ พนักงานเข้าใจดีอยู่แล้ว

2.การสั่งงานด้วยลากลักษณ์อักษร ใช้ในกรณีที่ เป็นงานในลักษณะ- ต้องการความเป็นทางการชัดเจนตามสายการบังคับบัญชา ต้องการหลักฐาน มีผู้รับผิดชอบ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ผู้รับคำสั่งไม่ประจำในสถานที่ทำงาน ผู้รับคำสั่งต้องปฏิบัติตามให้เรียบร้อยโดยเคร่งครัดทุกประการ

ลักษณะของการสั่งงานที่ดี 1 เป็นการสั่งที่ผู้รับคำสั่งสามารถที่จะปฏิบัติได้ 2 ต้องให้อำนาจ เวลา และอุปกรณ์ต่างๆเพียงพอที่ จะปฏิบัติ 3 ต้องชอบด้วย กม. ขนบธรรมเนียมประเพณี 4 ต้องชัดเจน ไม่ใช้ภาษาคลุมเครือ 5 คำสั่งควรสมบูรณ์ถูกต้องไม่ขัดแย้งกับคำสั่งเดิม 6 ต้องเป็นสิ่งที่ผู้รับคำสั่งสนใจ ท้าทาย เชิญชวนให้ ปฏิบัติตาม 7 ออกคำสั่งด้วยเหตุผลที่เพียงพอ ไม่ใช้อารมณ์ 8 ต้องรับผิดชอบต่อคำสั่งที่ได้ออกไปแล้ว

ข้อควรระวังในการสั่งการ ต้องไม่ออกคำสั่งเพราะถูกอิทธิพลครอบงำ ต้องไม่สั่งการโดยปราศจากการพิจารณา อย่างรอบคอบ ต้องไม่สั่งการในงานที่ไม่ใช่อำนาจหน้าที่ ของตน ต้องไม่สั่งการโดยปราศจากความ รับผิดชอบ ต้องไม่สั่งการโดยขาดความรู้ในเรื่องนั้นๆ

การสั่งการโดย วิธีมอบหมายงาน

การมอบหมายงาน ( Delegation ) หมายถึง การกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ โดยผู้บังคับบัญชาที่มอบให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา คือ การมอบหมายงานบางส่วนให้ผู้ใต้บังคับ บัญชาปฏิบัติเป็นการแบ่งเบาภาระงานของ ผู้บังคับบัญชา ในขณะเดียวกันเป็นการเพิ่ม ภาระผูกพันแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

ประเภทของการมอบหมาย 1) การมอบหมายงานประจำ 2) การมอบหมายงานชั่วคราว

ขั้นตอนการมอบหมายงาน 1. กำหนดภารกิจหน้าที่ให้แก่ผู้อยู่ใต้ บังคับบัญชา 2. ให้อำนาจหน้าที่สิทธิหน้าที่และ ทรัพยากรตามความจำเป็น 3. พยายามสร้างรับความผิดชอบให้ เกิดมีขึ้นในตัวผู้ใต้บังคับบัญชา

ประโยชน์ของการมอบหมายงาน 1) ให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้น โดยสามารถนำ เวลาไปทำกิจกรรมงานอื่นๆได้ 2) เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้ความรู้ ความสามารถในการทำงาน 3) เป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับ ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการเป็นหัวหน้างาน ในอนาคต

ข้อพึงพิจารณาในการมอบหมายงาน 07/04/60 ข้อพึงพิจารณาในการมอบหมายงาน ใครเหมาะสมกับงานที่จะมอบหมายนี้ กล่าวคือต้องใส่ใจและคำนึงว่าควรเลือกคนที่เหมาะสมมารับผิดชอบงานเพื่อประกันความสำเร็จ และลดความเสี่ยง ซึ่งคำที่คุ้นเคยกันคือ Put the right man to the right job นั่นเอง นายยุทธนา พรหมณี

สวัสดี