ส่วนที่ 4 System Design การออกแบบระบบ

Chapter 10 Form/Report Design การออกแบบแบบฟอร์ม และรายงาน

System Development Life Cycle : SDLC กิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้แก่ 1. การออกแบบฟอร์มและรายงาน 2. การออกแบบ GUI 3. การออกแบบฐานข้อมูล 10.2

Learning Objectives อธิบายกระบวนการออกแบบแบบฟอร์ม และรายงาน สามารถออกแบบแบบฟอร์ม และรายงานและจัดรูปแบบให้เหมาะสมกับระบบงาน หลีกเลี่ยงการออกแบบรายงานที่แสดงความหมายของข้อมูลผิดไปจากความจริง อธิบายเกณฑ์ในการประเมินผลแบบฟอร์ม และรายงาน 10.3

Topics รู้จักกับแบบฟอร์มและรายงาน กระบวนการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน การจัดรูปแบบของแบบฟอร์มและรายงาน การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจความหมายของข้อมูลผิดไปจากความจริง การประเมินผลแบบฟอร์มและรายงาน 10.4

แบบฟอร์มและรายงาน ฟอร์ม หมายถึง เอกสารทางธุรกิจที่มีข้อมูลบางอย่างแสดงไว้แล้วและยังมีพื้นที่ว่างให้ใส่ข้อมูลเพิ่มเติมลงไปได้อีก เช่น แบบฟอร์มใบสมัครงาน แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ แบบฟอร์มใบสมัครสมาชิก เป็นต้น รายงาน หมายถึง เอกสารทางธุรกิจที่มีข้อมูลแสดงไว้อย่างเดียว ใช้สำหรับอ่านหรือวิเคราะห์ข้อมูล โดยปกติแล้วข้อมูลจะมาจากหลายๆ ระเบียนหรือรายการ (Transactions) เช่น รายงานข้อมูลสินค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหว รายงานผลการเรียนของนักศึกษา รายงานยอดขาย เป็นต้น 10.5

แบบฟอร์มและรายงาน แบบฟอร์มและรายงาน สามารถทราบได้โดยดูจาก Data Flow Diagram แบบฟอร์มดูจาก Input Data Flow Diagram ที่วิ่งเข้าสู่ Process รายงานดูจาก Output Data Flow Diagram ที่วิ่งออกจาก Process 10.6

แบบฟอร์มและรายงาน แบบฟอร์ม รายงาน 10.7 DFD Level 2: การรับสมัครสมาชิกห้องสมุด 10.7

ตัวอย่างแบบฟอร์มและรายงาน 10.8

กระบวนการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 1. เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงาน ใครเป็นผู้ใช้แบบฟอร์มและรายงาน วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มและรายงาน แบบฟอร์มและรายงานถูกใช้เมื่อไหร่ ที่ใด และส่งต่อให้ฝ่ายใด จำนวนผู้ใช้แบบฟอร์มและรายงาน 2. ร่างแบบของฟอร์มและรายงาน 3. สร้างตัวต้นแบบ 10.9

กระบวนการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 10.10

กระบวนการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 10.11

การจัดรูปแบบของแบบฟอร์มและรายงาน นักวิเคราะห์และออกแบบระบบควรจำแนก “ประเภทของข้อมูลหรือสารสนเทศ” ที่ จะนำมาใช้ในการกำหนดรูปแบบของฟอร์มและรายงานได้ Internal Information : สารสนเทศที่มีการเก็บรวบรวมและสร้างขึ้นภายในองค์กรเอง เช่น รายงานสรุปผลการดำเนินงาน รายงานพยากรณ์ยอดขาย External Information : สารสนเทศที่มีการเก็บรวบรวมหรือสร้างขึ้นเพื่อกระจายไปยังบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแสดงรายการสินค้าและใบกำกับภาษี เป็นต้น Hybrid Information : สารสนเทศที่อยู่ในแหล่งเอกสารที่มีรูปแบบผสมผสานกันระหว่าง Internal Information และ External Information ที่ส่งออกภายนอกองค์กร และมีบางส่วนที่ส่งกลับมายังองค์กร เช่น ใบฝากถอนเงิน ใบส่งสินค้า เป็นต้น 10.12

หลักในการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 1. มีหัวเรื่องที่มีความหมายชัดเจน เข้าใจง่าย สื่อความหมายถึงเนื้อหาในแบบฟอร์มและรายงานที่ชัดเจน แสดงวันที่จัดทำรายงานที่ถูกต้อง 2. แสดงสารสนเทศที่จำเป็นต่อการใช้งาน สารสนเทศที่อยู่ในแบบฟอร์ม และรายงานต้องเป็นสารสนเทศที่จำเป็นต่อการใช้งานจริง ๆ เท่านั้น สารสนเทศที่แสดงในฟอร์ม และรายงานตรงกับงานที่จะนำไปใช้ 10.13

หลักในการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 3. มีการจัดวางองค์ประกอบที่สมดุล จัดวางสารสนเทศบนกระดาษและหน้าจออย่างสมดุล มีระยะห่างระหว่างข้อมูล และส่วนต่าง ๆ อย่างเหมาะสม ช่องป้อนข้อมูลต้องระบุหัวเรื่องอย่างชัดเจน 4. ใช้งานง่าย มีสัญลักษณ์ หรือการจัดวางที่ทำให้ผู้ใช้ทราบว่าจะทำงานในส่วนต่อไปต้องทำอย่างไร มีข้อความแสดงสถานะ การใช้งานปัจจุบันของผู้ใช้ เช่นบอกว่าอยู่ที่หน้าไหน จากจำนวนกี่หน้า กรณีที่เอกสารมีหลายหน้า ควรมีข้อความแสดงให้ผู้ใช้ทราบเมื่อถึงหน้าสุดท้ายท้าย 10.14

หลักในการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 5. ควรมีการเน้นข้อความตำแหน่งที่สำคัญ ใช้สีแตกต่างจากข้อความอื่น ใช้ตัวอักษรกระพริบ ใช้ตัวอักษรหนา 10.15

หลักในการออกแบบ แบบฟอร์มและรายงาน 10.16

รูปแบบการแสดงผลด้วยการเน้นข้อความ การเน้นข้อความ (Highlighting Information) ใช้เทคนิคการเน้นข้อความเมื่อ แจ้งผู้ใช้ถึงความผิดพลาดในการ input ข้อมูล หรือเกิดจากการประมวลผล แจ้งเตือนผู้ใช้ถึงการใส่ข้อมูลที่อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ เน้นหัวข้อ หรือข้อมูลที่ต้องการ วิธีการเน้นข้อความสามารถทำได้ดังนี้ ใช้สีที่มีความแตกต่างจากข้อความอื่น ๆ ใช้ตัวอักษรกระพริบ ใช้ตัวอักษรที่มีรูปร่างหนากว่าข้อความอื่น ใช้ขนาดแตกต่างจากข้อความอื่น ใช้รูปแบบตัวอักษรแตกต่างจากข้อความอื่น แสดงข้อความให้อยู่ในรูปของคอลัมน์ ขีดเส้นใต้ให้กับข้อความ ใช้อักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด วางในตำแหน่งที่แตกต่างจากข้อความอื่น 10.17

รูปแบบการแสดงผลด้วยการเน้นข้อความ 10.18

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ (Table/List) กำหนดชื่อตาราง ชื่อคอลัมน์ให้สื่อความหมาย ชื่อตาราง ชื่อคอลัมน์ เลขแถวควรเน้นเพื่อให้มองเห็นชัดเจน กรณีตารางแสดงข้อมูลเกิน 1 หน้าควรแสดงหัวตารางในทุกหน้า การจัดรูปแบบของคอลัมน์ แถวและข้อความ เรียงลำดับข้อมูลในตาราง เมื่อแสดงข้อมูลครบ 5 บรรทัดควรเว้นบรรทัดว่าง 1 บรรทัด ควรมีระยะห่างระหว่างคอลัมน์พอสมควร บนเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มหรือรายงานควรมีที่ว่างให้สามารถบันทึกข้อความสั้นๆ ได้ ควรใช้ตัวอักษรแบบธรรมดา ยกเว้นการใช้ตัวหนาเมื่อจะเน้นข้อความ ไม่ควรใช้ตัวอักษรหลายๆ รูปแบบในหน้าเอกสารเดียวกัน 10.19

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ (Table/List) การจัดรูปแบบให้กับตัวเลข ข้อความ และตัวอักษรปนกับตัวเลข สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลขควรจัดให้ชิดขวาและจัดวางจุดทศนิยมตรงกันทุกบรรทัด สำหรับข้อมูลที่เป็นข้อความ ควรกำหนดจำนวนตัวอักษรที่แสดงต่อ 1 บรรทัด โดยทั่วไปจะกำหนดไว้ที่ประมาณ 30-40 ตัวอักษรต่อบรรทัด สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวอักษรปนตัวเลข ควรกำหนดจำนวนตัวอักษรต่อ 1 กลุ่มคำประมาณ 3-4 ตัวอักษร 10.20

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ (Table/List) 10.21

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ (Table/Graph) เลือกใช้ตารางเมื่อ ต้องการแสดงผลตัวเลขเป็นรายการอย่างชัดเจน เลือกใช้กราฟเมื่อ สรุปผลข้อมูลตัวเลขนั้น แสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตัวเลขนั้น เปรียบเทียบข้อมูลตัวเลขที่มีค่าแตกต่างกัน ใช้แสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงเพื่อการพยากรณ์ค่าตัวเลขในอนาคต 10.22

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ (Table/Graph) 10.23

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ (Table/Graph) 10.24

รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ (Table/Graph) 10.25

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจความหมายของข้อมูลผิดไปจากความจริง ความโน้มเอียงของสารสนเทศเกิดจาก การเรียงลำดับ ตามตัวอักษร ตามวันเดือนปี ตามค่าของข้อมูล เช่น ต่ำสุด มากที่สุด เป็นต้น เช่นการแสดงรายชื่อ Supplier ตามตัวอักษร โดยไม่ได้แสดงราคาขายของ สินค้า ผู้ใช้อาจเข้าใจว่าเรียงตามราคาขายต่ำสุดก็ได้ ดังนั้นควรแสดงค่าของ ข้อมูลที่ใช้ในการเรียงลำดับด้วย 10.26

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจความหมายของข้อมูลผิดไปจากความจริง ความโน้มเอียงของสารสนเทศเกิดจาก การกำหนด limit ในการแสดงข้อมูล เช่น ต้องการแสดงเฉพาะที่ลูกหนี้ที่มียอดหนี้มากกว่า 200,000,000 ซึ่งอาจไม่มีสารสนเทศถูกแสดงออกมาเลยก็ได้ การตั้ง limit ต่ำเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมามากเกินไป การตั้ง limit สูงเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมาน้อย หรือไม่มีเลย การใช้ graphic ในการแสดงผล เช่น การวาดกราฟโดยกำหนด scale ละเอียดเกินไป ทำให้สารสนเทศที่ได้ดูมากเกินจริง หรือการใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนข้อมูลอาจดูแล้วไม่สื่อถึงความมาก หรือน้อยของข้อมูล 10.27

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจความหมายของข้อมูลผิดไปจากความจริง ข้อแนะนำในการหลีกเลี่ยงความโน้มเอียงในการแสดงสารสนเทศ หาแหล่งที่มาของความโน้มเอียงของสารสนเทศ เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่วมกับการออกแบบ เพราะผู้ใช้ระบบรู้จักธรรมชาติของข้อมูลมากกว่า ระบบต้องมีความยืดหยุ่นพอสมควร เพื่อให้ผู้ใช้สามารถปรับแก้ ให้สารสนเทศเป็นไปตามความต้องการได้ 10.28

การประเมินแบบฟอร์มและรายงาน แบบฟอร์มและรายงานจะต้องสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ (Usability) ซึ่งประกอบไปด้วยลักษณะ 3 ประการ คือ มีความเร็ว (Speed) มีความถูกต้อง (Accuracy) มีความพึงพอใจ (Satisfaction) 10.29

การประเมินแบบฟอร์มและรายงาน ปัจจัยที่มีผลต่อความสามารถในการนำไปใช้ ความสอดคล้อง (Consistency) ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) ง่ายต่อการอ่าน (Ease) รูปแบบ (Format) ความยืดหยุ่น (Flexibility) 10.30

การประเมินแบบฟอร์มและรายงาน หลักเกณฑ์ในการประเมินผลการใช้งาน ระยะเวลาในการเรียนรู้การนำเข้าข้อมูลเพื่อแสดงผลบนฟอร์มและรายงานนั้น ความเร็วในการแสดงผลทางหน้าจอหรืออุปกรณ์แสดงผล อัตราความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้ ระยะเวลาที่จะสามารถจัดเก็บแบบฟอร์มและรายงานนั้นได้ ความพึงพอใจของผู้ใช้ระบบ 10.31

Reference Book and Text Book ตำราอ้างอิง การวิเคราะห์และออกแบบระบบ กิตติ ภักดีวัฒนกุล และพนิดา พานิชกุล Modern Systems Analysis & Design : Jeffrey A. Hoffer, Joey F.George, Joseph S. Valacich 10.32

Q & A 10.33