Microsoft Access

จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. มีความรู้ความเข้าใจและสามารถอธิบายเกี่ยวกับแบบสอบถามได้ 2. สามารถสร้างแบบสอบถามด้วยตัวช่วยสร้างแบบสอบถามได้ 3. สามารถสร้างแบบสอบถามด้วยการสร้างแบบสอบถามในมุมมองออกแบบได้ 4. สามารถสร้างแบบสอบถามเพื่อค้นหาข้อมูลแบบมีเงื่อนไขได้ 5. สามารถสร้างแบบสอบถามที่มีการป้อนค่าพารามิเตอร์ได้

Query หรือแบบสอบถาม หมายถึง การนำข้อมูลจาก Table มาออกแบบตารางใหม่ให้สามารถนำข้อมูล บางส่วน (เฉพาะฟิลด์ หรือรายการที่ต้องการ) ขึ้นอยู่กับ ความต้องการของผู้ใช้นำมาคำนวณในรูปแบบง่าย ๆ และการค้นหาข้อมูลโดยการใช้เงื่อนไขต่าง ๆ ได้

มุมมองแบบสอบถาม มีมุมมองอยู่ 5 แบบ แต่ที่ใช้ระดับพื้นฐาน มี 2 แบบดังนี้ 1. มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้สร้างกฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูล 2. มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เป็นมุมมอง ที่ใช้แสดงข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข 1 2

การกำหนดเงื่อนไขเปรียบเทียบ > มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ < น้อยกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ < >ไม่เท่ากับ = เท่ากับ Between … And … ระหว่าง

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข Between … And … ใช้ในการกำหนดขอบเขตของมูลค่าที่ ต้องการกำหนดให้เป็นเงื่อนไข ( Between 10000 And 20000) In ใช้กำหนดรายการต่างๆ ที่ต้องการใช้เป็นเงื่อนไข เช่น in(“Manager”, “Sales”, “Engineer”) Not In : ไม่เลือกเรคคอร์ดที่มีค่าอยู่ภายในเงื่อนไขที่กำหนด

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข ? แทนตัวอักษรใดก็ได้ 1 ตัวในตำแหน่งนั้น * แทนตัวเลข 0 หรือตัวอักษรมากกว่า 1 ตัว [ ] กำหนดขอบเขตของข้อมูลหรือตัวเลขที่ต้องการ ! ยกเว้นตัวอักษรหรือตัวเลขที่ตามหลังเครื่องหมายนี้ # ใช้แทนตัวเลข 1 ตัว เช่น B# หมายถึง B1,B2 เป็นต้น & เชื่อมข้อความสองข้อความเข้าด้วยกัน

And : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงกับทุกเงื่อนไข Or : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงเพียงเงื่อนไขเดียวก็ได้ Not : เลือกเรคคอร์ดที่ไม่ตรงกับเงื่อนไข

1. ต้องการทราบชื่อของพนักงานที่ขึ้นต้นด้วยอักษร “ม” และ “อ” “[ม,อ]*” 2. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่ลงท้ายด้วย “M” “*[M]” 3. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีเงินเดือนมากกว่า 5,000 บาท > 5000 4. ต้องการดูพนักงานที่มีเงินเดือนระหว่าง 20,000 – 30,000 between 20000 and 30000 5. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอายุ 20,25,30 in (20,25,30) 6. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอักษร “ส” อยู่ในชื่อ *ส*

ฟิลด์ประเภท Text Field Code Name dep Criteria 10?? สม* *ภรณ์ *ดา* “บัญชี” or “การเงิน” Not “การเงิน” ให้แสดงพนักงานที่มีรหัส 2 หลักแรกเป็น 10 อีก 2 หลักหลังอะไรก็ได้ ให้แสดงพนักงานที่ชื่อขึ้นต้นด้วย สม ทุกคน ให้แสดงพนักงานที่ชื่อลงท้ายด้วย ภรณ์ ทุกคน ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อคำว่า ดา ปรากฏอยู่ทุกคน ให้แสดงพนักงานทำงานตำแหน่งบัญชี หรือ การเงิน ให้แสดงพนักงานทุกคน ยกเว้นตำแหน่งการเงิน

ฟิลด์ประเภท Date / Time ฟิลด์ประเภท Number / Currency Field Salary salary Criteria 10000 <=10000 >10000 Between 10000 and 20000 ฟิลด์ประเภท Date / Time ป้อนเงื่อนไข ความหมาย 08/10/97 ตรงกับวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <#08/10/97# ก่อนวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 >#08/10/97# หลังวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97ลงไปก่อนหน้านี้ >=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 ขึ้นไปก่อนหน้านี้

การกำหนดเงื่อนไขในแบบสอบถาม (Criteria) การใช้ค่าคงที่

เงื่อนไขที่ใช้สำหรับแสดงข้อมูลลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ตัวปฏิบัติการที่ใช้ร่วมกับค่าคงที่

การจัดเรียงลำดับใน Table Sort Ascending : เป็นการเรียงลำดับจาก ตัวอักษรหรือตัวเลข จากน้อยไปหามาก Sort Descending : เป็นการเรียงลำดับจาก ตัวอักษรหรือตัวเลข จากมากไปหาน้อย

Parameter การแสดงข้อมูลตามค่าที่ผู้ใช้กำหนดในช่องเงื่อนไข ที่เป็นตัวแปรใน […] ในวงเล็บกำหนดเป็นภาษาอังกฤษ หรือภาษาไทยก็ได้ เช่น ต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีเงินเดือนตั้งแต่ ค่าที่กำหนด >= [เงินเดือนตั้งแต่]

การสร้าง Field ใหม่บน Query หมายถึง การนำข้อมูลจาก Field ที่เลือกใน Table มา สร้างสูตรการคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปแบบ ชื่อ Field ใหม่ : [Field เงื่อนไข] การคำนวณ ตัวอย่าง Bonus : [ Salary ] * 2