การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น วรวิทย์ พูลสวัสดิ์

โปรแกรมกลุ่ม Spread Sheet เป็นเหมือนกระดาษคำนวณ มักทำอยู่ในรูปแบบตารางที่สามารถคำนวณประมวลผลได้

ตัวอย่างการคำนวณ แบบใดที่สามารถประมวลผลได้?

การทำงานในแบบ Spread Sheet 1. ข้อมูลสามารถคำนวณ ประมวลผลได้ 2. ขั้นตอนการคำนวณสามารถตรวจสอบได้

ตัวอย่างการตัดเกรด ตรวจสอบอะไรได้บ้าง? ตัวอย่างการตัดเกรด ตรวจสอบอะไรได้บ้าง?

Excel : Basic Component เซลล์ อ้างอิงด้วย คอลัมน์(จาก A ถึง IV) และแถว (เกินกว่า 5000 แถว) เช่น A2 , B17 , AB15 ซึ่งเซลต่างๆจะอยู่บนแผ่นงาน แผ่นงาน (Sheet) สมุดงาน (Workbook) หรือ 1 แฟ้ม Excel

ข้อมูล ชนิดของค่าในเซลล์ Text : เป็นตัวอักษร ไม่สามารถทำการคำนวณได้ Number : ตัวเลข ที่สามารถนำไปคำนวณได้ Date : วันที่ ข้อมูลที่แสดงในรูปแบบตัวเลข+ตัวอักษร แต่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณได้

ข้อมูลประเภทต่างๆในระบบสารสนเทศ 1. ตัวเลข – ตัวอักษร – วันที่ 2. ภาพนิ่ง 3. เสียง 4. ภาพเคลื่อนไหว

การคำนวณ Function : สูตรสำเร็จที่ excel มีอยู่ Formula : รูปแบบการคำนวณที่สร้างโดยผู้ใช้งาน

การป้อนข้อมูล หากเป็น เซล หรือ ตัวเลข หรือ Function หรือ Formula ให้ใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ก่อนใส่ค่าต่างๆ หากเป็นข้อความ/ตัวอักษร ไม่ต้องการคำนวณ ให้ใช้เครื่องหมายเขาเดี่ยว (single quote)

ข้อมูลแบบวันที่ หากเป็นข้อมูลแบบวันที่ ให้ใส่เป็นตัวเลข คั่นระหว่างวัน เดือน ปี ด้วยเครื่องหมาย / (slash) หรือเครื่องหมาย – (dash) ในแบบ คศ. จากนั้น ทำการจัดรูปแบบการแสดงผล ซึ่งควรเป็น วัน / เดือนไทย / ปี พุทธศักราช

Absolute & Relative Reference Absolute Reference : Formula หรือ function จะมีการใช้เครื่องหมาย ‘$’ ในการอ้างถึง column หรือ cell เช่น $A$1 , B$1 , $C1 เมื่อทำการ copy formula การอ้างถึงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง Relative Reference : ตรงข้ามกับ Absolute reference เมื่อทำการ Copy การอ้างถึงจะแปรผันอย่างมีความสัมพันธ์ (relative) กับตำแหน่งที่ Copy และ Paste

การใช้งานข้ามแผ่นงาน (Sheet) และ สมุดงาน (Workbook) การอ้างอิงจากเซล B1 ใน sheet1 ณ. Workbook เดียวกัน =Sheet1!B1 การอ้างอิงจาก เซล B1 ใน Sheet1 จาก แฟ้ม (workbook) book1.xls =[book1.xls]Sheet1!B1 ดังนั้นการตั้งชื่อ workbook และ sheet ไม่ควรใช้ภาษาไทย เพราะอาจมีข้อผิดพลาด(ที่ไม่อาจทำนายได้) จากการเรียกใช้งาน

Menu และ Icon คำสั่งการใช้งานบนแถบ menu จะเป็น pull down menu คำสั่งการใช้งานที่เกิดจากการ click ขวา เรียกว่า popup menu ชุดคำสั่งในรูปแบบของ icon สามารถเลือกได้จาก toolbars ที่ปัจจุบันเรียกว่า RIBBON

ตัวอย่าง Interface ของ Excel

การจัดรูปแบบของเซล ใช้งาน อย่างง่ายโดยการเลือก Cell ที่ต้องการ click ขวา เปิด popup Menu เลือก จัดรูปแบบเซลล์ มีการจัดการ 6 แบบคือ รูปแบบตัวเลข เส้นขอบ การจัดตำแหน่ง แบบอักษร การป้องกัน ลวดลาย

รูปแบบตัวเลข รูปแบบมีทศนิยมหรือไม่ จำนวนหลักของทศนิยม ตัวคั่นหลักพัน รูปแบบของค่าติดลบ

การจัดตำแหน่ง การจัดตำแหน่งข้อความ ตัวควบคุมข้อความ ตัดข้อความ ย่อให้พอดี ผสานเซล

เส้นขอบ เป็นการขีดเส้นขอบในตารางการนำเสนอข้อมูล มักต้องเลือกหลาย cell

การตั้งค่าหน้ากระดาษ(สำหรับการพิมพ์) หน้า (จัดการรูปแบบแนวตั้ง/แนวนอน) ระยะขอบ (การเว้นระยะขอบบน/ล่าง การจัดกึ่งกลางหน้ากระดาษ) หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ (การจัดคำอธิบายหัว/ท้ายกระดาษ หมายเลขหน้า) แผ่นงาน (เน้นลำดับการพิมพ์)

การตรึงพื้นที่คำอธิบายเพื่อช่วยการป้อนข้อมูล สามารถใช้สัญลักษณ์ ขอบ ที่ scroll bar ในการตรึงพื้นที่ ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน

การเรียงลำดับข้อมูล ใช้ menu ข้อมูลเรียงลำดับ สามารถเลือกเรียงลำดับได้มากกว่า 1 คอลัมน์ การมีแถวนำ หมายถึงการที่มีการตั้งชื่อให้กับคอลัมน์

การจัดเรียงข้อมูล

สูตรพื้นฐานของ Excel สูตรพื้นฐานอาจแบ่งแยกได้ 2 กลุ่ม ที่น่าสนใจคือ สูตรพื้นฐานอาจแบ่งแยกได้ 2 กลุ่ม ที่น่าสนใจคือ สูตรคำนวณเชิงคณิตศาสตร์และสถิติ สูตรคำนวณเชิงเงื่อนไข (Logic) หากเราเข้าใจธรรมชาติของสูตรและคำอธิบาย เราจะสามารถประยุกต์ใช้สูตรเพื่อรองรับการทำงาน และ เรียนรู้การใช้งานสูตรใหม่ๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สูตรคำนวณเชิงคณิตศาสตร์และสถิติ ผลรวม(SUM) ค่าเฉลี่ย(AVERAGE) ค่าน้อยสุด(MIN) ค่ามากสุด(MAX) นับจำนวนรายการ(Count)

สูตรคำนวณเชิงเงื่อนไข (Logic) LOOKUP เป็นการเปรียบเทียบ ค่าตัวเลข เป็นช่วง รูปแบบ LOOKUP (lookup_value , lookup_vector , result_vector) Vlookup เป็นการเปรียบเทียบ ค่าตัวอักษร VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

สูตรคำนวณเชิงเงื่อนไข (Logic) IF : แสดงผลตามเงื่อนไข รูปแบบ IF(เงื่อนไข, ผล ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง , ผล ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ) SUMIF รวมค่าของข้อมูลในช่วงที่กำหนด รูปแบบ SUMIF(range,criteria,sum_range) COUNTIF นับจำนวนข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด รูปแบบCOUNTIF( range , criteria)

Question