เทคนิคการเขียน หนังสือราชการ น.ส. บุญศรี โชติวรรณวิวัฒน์
เทคนิคในการเขียนหนังสือราชการ เมื่อจะเขียนหนังสือราชการทุกครั้ง ควรนึกก่อน เขียนเสมอว่า 1. เขียนเรื่องอะไร - เพื่อที่จะได้สื่อความหมายให้เข้าใจตรงวัตถุประสงค์ ได้สาระครบถ้วน ตามที่ประสงค์จะแจ้งไปและจะได้ย่อเรื่องลงหัวข้อเรื่องของหนังสือได้ถูกต้องและรัดกุม
- เพื่อจะได้เขียนคำขึ้นต้น คำลงท้ายให้ 2. เขียนถึงใคร - เพื่อจะได้เขียนคำขึ้นต้น คำลงท้ายให้ ถูกต้อง และจะได้ถ้อยคำ สำนวน ถูกต้องเหมาะสมกับฐานะของ
3. เขียนเพื่ออะไร - เพื่อจะได้เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ และให้เกิดผลตามที่ต้องการ เช่น เพื่อให้ ผู้รับให้ความร่วมมือ เพื่อให้ผู้รับถือปฏิบัติ
หลักการร่างหนังสือ 1. ศึกษาเรื่องที่จะร่าง ให้เข้าใจชัดเจน 1. ศึกษาเรื่องที่จะร่าง ให้เข้าใจชัดเจน 2. การตั้งชื่อเรื่อง ควรให้กะทัดรัดละ ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมด
3. รูปแบบหนังสือ ต้องให้เป็นไปตามระเบียบ งานสารบรรณ เช่น ถ้ามีไปถึงส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกให้ใช้รูปแบบหนังสือ ภายนอก ถ้าหนังสือติดต่อภายในกระทรวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันใช้รูปแบบหนังสือ ภายใน และถ้าเป็นระเบียบหรือคำสั่ง ก็ให้มี ข้อความตามรูปแบบที่กำหนด
4. ข้อความ อย่างน้อยควรมี 2 ย่อหน้า ย่อหน้าแรก เป็นข้อความที่เป็นเหตุหรือที่มา ของเรื่อง ถ้าเป็นหนังสือโต้ตอบ ก็ให้อ้างถึงเรื่องเดิมสั้นๆ แล้วลง- ท้ายคำว่า “นั้น” ถ้าเป็นเรื่องใหม่ ให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” เป็นต้น
ย่อหน้าสอง เป็นข้อความที่เป็นข้อพิจารณา ประกอบสาเหตุ เพื่อนำไปสู่ วัตถุประสงค์ของหนังสือว่า ประสงค์จะให้ผู้รับปฏิบัติอะไรอย่างไร ข้อความจะต้องกะทัดรัด ชัดเจน ได้ ใจความ เนื้อหาครบถ้วน
สำหรับวัตถุประสงค์ ที่ให้ปฏิบัติ หากมี หลายเรื่องก็ให้แยกเป็นข้อๆ และถ้ามี กำหนดเวลาก็ให้กำหนดเวลาให้ชัดเจน เช่น ให้ทราบ โดยส่งให้ถึงวันภายใน วันที่ เดือน พ.ศ. เป็นต้น
5. ภาษาที่ใช้ ให้ใช้ภาษาราชการ 5. ภาษาที่ใช้ ให้ใช้ภาษาราชการ ไม่ใช่ภาษาพูด ด้วยสะกดตัวการันต์ ถูกต้องตามหลักภาษาไทย เว้นวรรคตอนถูกต้อง
6. ระดับของผู้รับหนังสือ ถ้าผู้รับ อยู่ในระดับที่ต่างกัน ให้พึง ระวังการใช้คำให้เหมาะสม เช่น ถ้าอยู่ในระดับสูงกว่า จะไม่ใช้ คำในลักษณะสั่งการ เป็นต้น
7. ความนิยมของผู้ลงนาม จะต้องศึกษาว่าผู้ที่จะลงนาม หนังสือเป็นใคร มีสำนวนเฉพาะ หรือไม่ ใช้สรรพนามแทนตัวอย่างไร เป็นต้น
8. หนังสือที่เป็นลักษณะสั่งการ จะต้องมีข้อความที่เป็นเหตุและผล เรื่องที่ต้องระวังมากคือให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจ และปฏิบัติได้ตามเจตนารมณ์ของเรื่อง ไม่เปิดช่องให้ตีความได้หลายชั้น