การออกแบบองค์การ Organization Design

ความหมายของการออกแบบองค์การ การออกแบบองค์การ คือ กระบวนการของการเลือกและใช้โครงสร้างองค์การที่เหมาะสมเพื่อ ตอบสนองต่อพันธกิจ (Mission) และเป้าหมาย (Goals) ขององค์การ เป็นการสร้าง ความกลมกลืนให้เกิดขึ้น ระหว่างองค์ประกอบหลักขององค์การซึ่งได้แก่ โครงสร้างองค์การ งาน คน ระบบการให้รางวัล และการตัดสินใจ วัฒนธรรมองค์การที่ไม่เป็นทางการ ในเรื่องของ การจัดหรือออกแบบโครงสร้างองค์การนี้จะมีความสำคัญต่อนักบริหารค่อนข้างมาก ทั้งนี้เพราะ การออกแบบองค์การเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากร รวมทั้งบุคคลที่อยู่รวมกันภายใน โครงสร้างที่มีวิธีคิดหรือปรับเปลี่ยนได้หลายแบบแตกต่างกัน

ความสำคัญของการออกแบบองค์การ การออกแบบองค์การนั้นถือว่าเป็นส่วน ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มี ประสิทธิภาพ การออกแบบองค์การมีเหตุผลที่สำคัญ 4 ประการ ดังต่อไปนี้ เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น เมื่อองค์การมีการพัฒนาทางด้านเทคโนโลยี รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำ รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้

องค์ประกอบพื้นฐานของการออกแบองค์การ องค์ประกอบพื้นฐานของการออกแบองค์การ ในการออกแบบองค์การนั้นผู้ออกแบบจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ประการ และต้องให้

องค์ประกอบเหล่านี้มีความสอดคล้องและกลมกลืนกัน ในปริมาณที่เพียงพอที่จะทำให้การปฏิบัติงานได้ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้เป็นที่น่าพึงพอใจ โดยมีรายละเอียดขององค์ประกอบทั้ง 5 ดังต่อไปนี้

โครงสร้างองค์การ (Structure) งาน (Tasks) คน (People)

ระบบการให้รางวัลและการตัดสินใจ (Decision and Reward Systems) วัฒนธรรมและองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization and Culture)

รูปแบบโครงสร้างขององค์การ การตัดสินใจออกแบบองค์การว่าจะใช้แบบใด ทั้งนี้จะนำหลักการจัดองค์การตามแนวคิดเดิมมาเป็นหลักในการจัดคือ หลักการแบ่งงานกันทำตามความชำนาญ หลักการจัดแผนกงานขนาดของการควบคุม และหลักการมีผู้บังคับบัญชาคนเดียว การออกแบบองค์การหรือออกแบบ

โครงสร้างองค์การที่เหมาะสมกับประเภทธุรกิจและสภาพแวดล้อม ตลอดจนขนาดขององค์การย่อมจะทำให้การบริหารงานเป็นไปโดยราบรื่นและบรรลุเป้าหมายขององค์การ รูปแบบของการออกแบบองค์การที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปมีอยู่ 5 แบบ ต่อไปนี้

1. โครงสร้างองค์การแบบง่าย. (Simple Structure). 2 1. โครงสร้างองค์การแบบง่าย (Simple Structure) 2. โครงสร้างองค์การแบบแบ่งงานตามหน้าที่ (Functional Structure) 3. โครงสร้างขององค์การแบบแบ่งงานเป็นฝ่าย (Divisional Structure)

4. โครงสร้างองค์การแบบ SBU. (Strategic Business. Units). 5 4. โครงสร้างองค์การแบบ SBU (Strategic Business Units) 5. โครงสร้างองค์การแบบ Matrix (Matrix Organization)

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการออกแบบองค์การ ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการออกแบบองค์การ มีปัจจัย 3 ประการที่จำเป็นจะต้องคำนึงในการออกแบบองค์การ ปัจจัยดังกล่าวคือ สภาพแวดล้อม (Environment) เทคโนโลยี (Technology) และขนาดขององค์การ (Size) สภาพแวดล้อมนั้นเป็นปัจจัย

ภายนอกที่มีผลกระทบ ส่วนเทคโนโลยีจะเป็นทั้งปัจจัยภายในและภายนอกที่มีผลกระทบสำหรับปัจจัยทางด้านขนาดนั้นจะเป็นปัจจัยที่เกิดขึ้นภายในองค์การ

องค์การแบบแมกคานิสติกกับออร์กานิก องค์การแบบแมกคานิสติกกับออร์กานิก องค์การแบบระบบราชการ (Bureaucracy) ตามที่กล่าวถึงในบทที่แล้วจะใช้ได้ดีในสถานการณ์ที่เหมาะสมเท่านั้น องค์การที่มีความใกล้เคียงกันคือ องค์การแบบแมกคานิสติก (Mechanistic) ซึ่งเหมาะสมที่จะใช้ในสภาพแวดล้อมที่คงที่

ส่วนองค์การแบบออร์กานิก (Organic) เหมาะกับสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว การออกแบบองค์การสมัยใหม่มีแนวโน้มปรับตัวสู่องค์การแบบออร์กานิก เน้นการกระจายอำนาจมากขึ้น ลดกฎระเบียบข้อบังคับ มีขนาดการควบคุมกว้างขึ้น มีการประสานงานแบบ

แบบไม่เป็นทางการ ส่วนใหญ่เป็นองค์การที่มีระบบหลวมๆ โครงสร้างในลักษณะนี้จะสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมที่มีความคล่องตัว เปิดโอกาสให้พนักงานได้คิดตัดสินใจ และควบคุมตนเองนั่นคือการขับเคลื่อนองค์การไปสู่ความเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) ซึ่งเป็นองค์การที่มุ่งการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

Organization) องค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Peter M. Senge ปีเตอร์ เอ็ม เซ็นจ์ เป็นผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนี้ออกมาเผยแพร่ได้กล่าวว่า องค์การที่จะเจริญหรือเอาตัวรอดได้จะต้องเป็นองค์การที่มีความสามารถในการเรียนรู้ ปรับตัว และเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

สามารถค้นพบวิธีการต่างๆ ในการเพิ่มผลผลิตและบริการลักษณะสำคัญ 5 ประการขององค์การแห่งการเรียนรู้ คือ 1. การเปิดกว้าง 2. ความคิดสร้างสรรค์ 3. การเชื่อมั่นในตนเอง 4. มุ่งเน้นคุณภาพ

5. การทำงานในองค์การแห่งการเรียนรู้มีความสนุกและไม่น่าเบื่อ ความมีประสิทธิผลขององค์การ (Organizational Effectiveness) ประสิทธิผลและประสิทธิภาพ เป็นดัชนีชี้วัดถึงผลงาน (Performance) และความสำเร็จขององค์การ องค์การใดสามารถเลือกเป้าหมายที่เหมาะสม และบรรลุเป้าหมายนั้นได้

(มีประสิทธิผล) ด้วยการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า (คือมีประสิทธิภาพ) ซึ่งองค์การทุกแห่งอาจไม่สามารถบรรลุในจุดนั้นได้เสมอไป มักจะมีอย่างใดอย่างหนึ่ง

สำหรับเกณฑ์ในการวัดประสิทธิผลขอองค์การจากกรอบการพิจารณาที่กว้างจากแง่มุมต่างๆ ได้จากผลผลิต กำไร ประสิทธิภาพ คุณภาพ อุบัติเหตุที่เกิด การขาดงาน ความพอใจในงาน แรงจูงใจ ขวัญกำลังใจ และความขัดแย้ง เป็นต้น ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ข้อสรุปที่ดีที่สุด ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่ใช้ในการวัดแต่ละองค์การแตกต่างกันไป

การออกแบบงาน (Job Design) การออกแบบงาน (Job Design) การออกแบบโครงสร้างองค์การที่มีประสิทธิผล เป็นบทบาทเพียงครึ่งหนึ่งของผู้บริหาร อีกครึ่งหนึ่งคือการออกแบบงาน (Job Design) ของแต่ละหน่วยงานที่ได้จัดไว้ในโครงสร้าง

การออกแบบงานจะเกี่ยวข้องกับเนื้อหา หน้าที่และความสัมพันธ์ของงาน โดยมุ่งความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์การ การออกแบบงานที่สามารถกำหนดวิธีการปฏิบัติงานที่ดีและเหมาะสม เพื่อสร้างแรงจูงใจในการปฏิบัติงาน เพิ่มประสิทธิภาพทางการผลิต

ปัจจุบันองค์การจะต้องออกแบบงานให้บรรลุความรู้สึกในความสำเร็จ การได้รับการยอมรับนับถืออันจะนำไปสู่การปฏิบัติงานที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งนำไปสู่การออกแบบงานใหม่

การหมุนเวียน (Job Rotation). การขยายงานให้กว้างขึ้น. (Job Enlargement) การหมุนเวียน (Job Rotation) การขยายงานให้กว้างขึ้น (Job Enlargement) การทำให้งานมีคุณค่ามากขึ้น (Job Enrichment)

การออกแบบองค์การในอนาคต การออกแบบองค์การในอนาคต มีความเชื่อกันว่ารูปขององค์การในอนาคตมีลักษณะ 4 ประการดังต่อไปนี้ 1. ระดับชั้นของผู้บริหารจะน้อยลง 2. องค์การแบบกระจายอำนาจ 3. ระบบงานต่างๆ ที่ให้การสนับสนุนการทำงาน 4. การใช้ทรัพยากรต่างๆ นั้นควรใช้ร่วมกันโดยไม่จำกัด