Introducing Business Process Management (BPM) III มนู อรดีดลเชษฐ์ หลักสูตร: “การออกแบบกระบวนการทำงานขององค์กรด้วย BPMN (Business Process Model and Notation) วันที่ 29 มีนาคม 2560

เค้าโครงเนื้อหา แนวคิดและขั้นตอนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ ตัวอย่างการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ การฝึกปฏิบัติ BPMN ภาคที่ 3

แนวคิดการออกแบบ Business Process หลักสำคัญ กิจกรรมหนึ่ง ๆ ของ BPMN ถือว่าเป็น Action performed repeatedly กิจกรรมทุก ๆ กิจกรรมถูกกำหนดให้มีจุด เริ่มต้น (Start) และจุดจบ (End) ที่ชัดเจน ดังนั้น End State จึงเป็นสิ่งสำคัญ ต้องถามเสมอว่า Process นี้จบลงอย่างไร Normal end End with one or more exceptions

แนวคิดการออกแบบ Business Process Step 1: Determine process scope Step 2: เขียน High level map Step 3:Top-level process diagram Step 4: Child-level expansion Step 5: Add message flow

ตัวอย่างการออกแบบ Step 1: Determine process scope Process มีจุดเริ่มอย่างไร จาก Request หรือข้อมูลจากภายนอก เช่น Request for price quotation Process จบอย่างไร เช่นจบด้วยการอนุมัติขาย หรือจบโดยปฏิเสธการขายเนื่องจากเกินวงเงิน หรือจบลงเป็นเพราะไม่มีสินค้าเพียงพอที่จะจำหน่าย หรือมีวิธีอื่นไหม Process instance แต่ละชุดแสดงตัวตน หรือสื่อความหมายอะไร เช่นหมายถึงงานที่ต้องทำต่อใบสั่งซื้อหนึ่งใบ

ตัวอย่างการออกแบบ Step 1: Determine process scope Process มีจุดเริ่มอย่างไร จาก Request หรือข้อมูลจากภายนอก เช่น Request for price quotation Process จบอย่างไร เช่นจบด้วยการอนุมัติขาย หรือจบโดยปฏิเสธการขายเนื่องจากเกินวงเงิน หรือจบลงเป็นเพราะไม่มีสินค้าเพียงพอที่จะจำหน่าย หรือมีวิธีอื่นไหม Process instance แต่ละชุดแสดงตัวตน หรือสื่อความหมายอะไร เช่นหมายถึงงานที่ต้องทำต่อใบสั่งซื้อหนึ่งใบ

ตัวอย่างการออกแบบ Step 1: Determine process scope เมื่อได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้า จะมีการบันทึกรายการสั่งซื้อ แล้วจึงตรวจสอบวงเงินซื้อสินเชื่อ ถ้าเกินวงเงิน ให้แจ้งลูกค้าทางอีเมล์ ถ้าไม่เกินวงเงิน ให้ตรวจสอบสินค้าคงคลังว่ามีเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอ แนะนำให้ซื้อสินค้าอื่นที่ใกล้เคียงเป็นการทดแทน ถ้าลูกค้าปฏิเสธ จึงแจ้งยกเลิก ถ้าทุกอย่างลงตัว ก็ให้ส่งเรื่องไปยังคลังสินค้าเพื่อจัดส่งสินค้า แล้วทำเรื่องให้ฝ่ายการเงินออกใบแจ้งหนี้ พร้อมทั้งแจ้งให้ลูกค้าทราบ

ตัวอย่างการออกแบบ Step 2: The High Level Map เขียนกิจกรรมเป็น List ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าแจ้งความจำนงจะซื้อผ่านอีเมล์ หรือส่งใบสั่งซื้อมาทาง Post เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายจะบันทึกรายการสั่งซื้อลงในระบบคอมพิวเตอร์ ระบบขายจะทำการตรวจสอบลูกค้าคงเหลือเปรียบเทียบวงเงิน เมื่อพบไม่เกิน จึงทำการตรวจสอบสินค้าคงคลัง สอบถามลูกค้าเรื่องส่งสินค้าใกล้เคียงทดแทนในกรณีสินค้าไม่พอจำหน่าย เมื่อทุกอย่างเป็นไปตามระเบียบ ให้แจ้งส่งสินค้าแล้วส่งใบแจ้งหนี้ หรือวาดเป็น High Level Business Process

ตัวอย่างการออกแบบ Step 3: Top-Level Process Diagram

ตัวอย่างการออกแบบ Step 4: Child Level Expansion

ตัวอย่างการออกแบบ Step 5: Add Message Flow

Exercise เพิ่มเสนอทางเลือก และเพิ่มการโต้ตอบระหว่างกัน เพิ่มเสนอทางเลือกกรณีที่พบสินค้าไม่พอจำหน่าย เสนอสินค้าที่ใกล้เคียงทดแทนสินค้าที่ไม่พอจำหน่าย ลูกค้ามีสิทธิเลือกข้อเสนอใหม่ หรือปฏิเสธได้ แสดงวิธียื่นข้อเสนอและตอบรับข้อเสนอด้วยวิธี Communicate ผ่านอีเมล์ ก่อนจบกระบวนการ โดยไม่คำนึงว่าจบแบบ Normal หรือ Exception ให้มีการแจ้งให้ลูกค้าได้รับรู้ผ่านอีเมล์หรือเป็นเอกสารอื่น

ตัวอย่างการออกแบบ Step 5: Add Message Flow

Exercise: Car Dealer Order-to-Cash Step 1: Determine Process Scope หาจุดเริ่มต้น เมื่อลูกค้าตัดสินใจสั่งซื้อ หาจุดจบ จบเมื่อส่งรถและชำระเงินครบ มีเหตุการณ์อื่นที่ทำให้จบได้หรือไม่ เช่นหา Finance ไม่ได้ หรือไม่มีรถ กำหนดกลุ่ม Activity (ต้องเป็นงานหลัก ๆ แต่ละกิจกรรมต้องมีความสัมพันธ์กัน อีกกิจกรรมจบ อีกกิจกรรมต่อ กิจกรรมนั้น ๆ อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานเดียวกัน) เอารถจากไหน จากอู่ของผู้ขาย หรือจากอู่อื่น หรือจากโรงงาน มีการวางมัดจำ

Exercise: Car Dealer Order-to-Cash Step 2: The High Level Map Finalize order (Sales dept) Acquire car from stock (Sales dept) Acquire car from other dealer (Sales dept) Acquire car from factory (Sales dept) Prepare car for delivery (install option, cleaning, etc.) (Service) Arrange financing (Finance) Close and deliver (Finance) Handle order cancellation (Finance)

Exercise: Car Dealer Order-to-Cash Step 3: Top Level Process Diagram (Happy path, with exception, with Lanes) Step 4: Child Level Expansion Step 5: Add Message Flows

Step 3: Top Level Process Diagram (Happy path)

Step 3: Top Level Process Diagram (with exception)

Step 3: Top Level Process Diagram (with Pool/Lanes)

Step 4: Child Level Expansion (Finalize Order)

Order car from factory subprocess

Acquire car from dealer sub-proccess

Prepare car fro delivery sub-process

Arrange financing sub-process

Close and deliver sub-process

End of presentation