ความสัมพันธ์ระหว่างโครงสร้างองค์การ โครงสร้างตำแหน่งและโครงสร้างค่าจ้างเงินเดือน บทที่ 4. ดร.จันทร์เพ็ญ มีนคร

โครงสร้างองค์การและโครงสร้างตำแหน่ง การออกแบบโครงสร้างองค์การเป็นการแบ่งงานกันทำและเป็นการ จัดสรรทรัพยากร โดยทรัพยากรบริหารจะถูกแบ่งปันและถูกจัดการผ่านฝ่ายงาน ส่วนงาน แผนกงานและตำแหน่งงานตามลำดับ โครงสร้าง หมายถึง แผนผังแสดงตำแหน่งงาน หน้าที่งานต่างๆ และเส้น โยงความสัมพันธ์ของงานต่างๆเหล่านั้น โครงสร้างจะครอบคลุมแนวทาง และกลไกในการประสานงานและการติดต่อสื่อสารและระบบต่างๆ ที เกี่ยวเนื่อง การจัดวางตำแหน่งงาน และกลุ่มของตำแหน่งงานต่างๆ ภายใน องค์การซึ่งโครงสร้างจะแสดงให้เห็นความสัมพันธ์ของงานที่จะมีต่อกัน รูปแบบปฏิสัมพันธ์และการจัดสรรหน้าที่และความรับผิดชอบในองค์การนั้น

ประโยชน์และความสำคัญของการจัดโครงสร้างองค์การ ทำให้ทราบถึงชนิด ประเภท ขอบเขตและลักษณะของงาน ทำให้ทราบถึงช่องทางการติดต่อสื่อสารและการไหลของข้อมูลรวมทั้งตำแหน่งที่ต้องรับผิดชอบและตัดสินใจเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน ช่วยในการประสานกิจกรรมต่างๆ ในการทำงานทั้งในระดับบุคคล ระหว่างทีมงาน แผนกและฝ่ายงานต่างๆ ช่วยสนับสนุนการสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันขององค์การ เป็นกลไกรองรับการปฏิบัติงานตามแผนกลยุทธ์ให้บังเกิดผลได้

องค์ประกอบพื้นฐานของการออกแบบโครงสร้าง การแบ่งงานตามความถนัด (Division of work) การจัดแผนกงาน (Departmentation) สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) ขนาดของการควบคุม (Span of control) การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ (Centralize and Decentralize) การประสานกิจกรรม (Integration) ความเป็นทางการ (Formalization)

ประธานบริษัท กรรมการผู้จัดการ รองกรรมการผู้จัดการ รองกรรมการผุ้จัดการ ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการ ผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ พนักงานอาวุโส พนักงานอาวุโส พนักงานอาวุโส พนักงาน พนักงาน พนักงาน พนักงาน

โครงสร้างแบบราบและโครงสร้างตำแหน่ง กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการฝ่าย พนักงาน พนักงาน พนักงาน พนักงาน พนักงาน

โครงสร้างตำแหน่งและโครงสร้างเงินเดือน กรรมการผู้จัดการ MAX ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการส่วน ผู้ช่วยผู้จัดการส่วน พนักงานอาวุโส Min พนักงาน ความสัมพันธ์ระหว่างโครงสร้างตำแหน่งและโครงสร้างเงินเดือน

สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) สายการบังคับบัญชาจะเป็นเส้นโยงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงานต่างๆ ให้ทราบว่าใครเป็นผู้บังคับบัญชา และใครเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามสายงาน

ขนาดของการควบคุม (Span of control) ขนาดของการควบคุมเป็นการกำหนดจำนวนของผู้อยู่ใต้การบังคับบัญชา ภายใต้การควบคุมบังคับบัญชาของหัวหน้าคนหนึ่งๆ ให้เหมาะสม

การกำหนดขนาดของการควบคุมให้กว้าง จะทำให้ระดับชั้นของการบังคับบัญชาลดลง เป็นโครงสร้างแบบแบน (Flat Structure) ข้อดีของโครงสร้างแบบนี้คือ เป็นการสร้างขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงาน การดต่อสื่อสารรวดเร็ว โครงสร้างแบบแบนนี้ นิยมใช้ในปัจจุบัน

การรวมอำนาจและกระจายอำนาจ ผู้บริหารควรมีการออกแบบการรวมอำนาจ และการกระจายอำนาจให้เหมาะสม ในองค์กรขนาดใหญ่มีขอบเขตปริมาณงานมาก และมีความหลากหลาย (Diversity) มักจะมีการตัดสินใจ ในเรื่องสำคัญๆ อยู่เสมอ เช่นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ จึงควรรวมอำนาจไว้ที่ผู้บริหารระดับสูง ในขณะเดียวกันก็ควรกระจายอำนาจให้กับระดับผู้ปฏิบัติงานให้สามารถบริหารงานและตัดสินใจได้อย่าง เหมาะสมและแก้ปัญหาได้ทันกับสถานการณ์มากขึ้น ในปัจจุบันแนวโน้มมุ่งสู่การกระจายอำนาจมากขึ้น ในลักษณะที่เรียกว่าเป็นการให้อำนาจ (Empowerment) แก่พนักงาน

การประสานกิจกรรม (Integration) การประสานกิจกรรม คือการประสานงานในแผนกและกลุ่มต่างๆ เพื่อให้เกิดการบรรลุเป้าหมายขององค์การ ซึ่งมีกลไกที่ช่วยให้เกิดการประสานงาน ดังนี้ กฎระเบียบ มาตรฐานการทำงาน และขั้นตอนการปฏิบัติงาน สายการบังคับบัญชา แผนงาน (Plans) การกำหนดผู้ทำหน้าที่ประสานงาน (Liaison Roles) คณะทำงาน (Task Forces) ทีมงาน (Teams) จัดตั้งแผนงานเพื่อทำกิจกรรมการประสานงาน (Integrating Departments) การจัดโครงสร้างแบบเมทริก (Matrix Structure)

ความเป็นทางการ (Formalization) เป็นแนวคิดที่จะใช้เพื่อควบคุมพฤติกรรมที่เกิดขึ้นในการทำงาน ซึ่งอาจจะใช้กลไกต่างๆ เช่น การแบ่งงานให้ชัดเจน มีคู่มือการปฏิบัติงานและข้อกำหนดต่างๆ เพื่อให้พนักงานมีแนวทางการในการปฏิบัติงานในทิศทางเดียวกัน องค์การที่ก่อตั้งมายาวนานมักมีความเป็นทางการสูง เพราะงานที่ทำมานานเป็นงานประจำอย่างไรก็ตาม ถ้าองค์การมีความเป็นทางการสูงมากเกินไป การทำงานอาจไม่คล่องตัว พนักงานอาจเกิดความเบื่อหน่าย ความสามารถในการปรับตัวและการแข่งขันลดลง

ถ้าการออกแบบโครงสร้างองค์การไม่ดี อาจะเกิดปัญหาดังนี้ ปัญหาด้านขวัญและกำลังใจ ปัญหาการติดต่อสื่อสาร ปัญหาการประสานงาน ปัญหาด้านโครงสร้างกับงานไม่สอดคล้องกัน

การออกแบบโครงสร้างองค์การโดยทั่วไป การออกแบบโครงสร้างแบบง่าย (The simple structure) เจ้าของ - ผู้จัดการ พนักงาน พนักงาน พนักงาน พนักงาน พนักงาน เป็นโครงสร้างสำหรับองค์การขนาดเล็ก องค์การที่เพิ่มเริ่มก่อตั้ง ซึ่งมักจะมีเจ้าของเป็นผู้บริหารเอง (Owner – Manager) ยังไม่มีการแบ่งงานกันอย่างชัดเจน ปริมาณงานยังน้อย

โครงสร้างตามหน้าที่งาน (The functional structure) องค์การขนาดใหญ่ขึ้น เริ่มแบ่งออกเป็นฝ่ายงานต่างๆ ให้ชัดเจนขึ้น ตามหน้าที่งานที่แตกต่างกันหรือแบ่งตามกิจกรรมสร้างมูลค่า (Value Chain) ของกิจการ กรรมการ ผู้จัดการ ฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชีและการเงิน

ข้อดีและข้อเสียของการแบ่งงานตามหน้าที่ ทำให้เกิดความถนัดและความเชี่ยวชาญในงานเฉพาะด้านนั้น และเกิดประสิทธิภาพในการทำงาน สามารถรักษามาตรฐานการทำงานของสายงานได้ดี ทำให้บุคลากรได้มีโอกาสพัฒนาเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านได้ ทำให้การตัดสินใจและการสื่อสารไม่ซับซ้อนและชัดเจน

ข้อเสีย บุคลากรจะสนใจงานของฝ่ายตนมากกว่าส่วนรวม ผู้บริหารมีความสนใจเฉพาะด้านเป็น specialist มากกว่า Generalist การประสานงานและการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน มีน้อยและอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ง่าย การจัดตามหน้าที่ เมื่อองค์การมีการเติบโตจะมีความซับซ้อนมากขึ้น ทำให้การวัดผลงานลำบาก

โครงสร้างแบบเป็นหน่วยงาน (The divisional structure) องค์การเติบโตขึ้นโดยมีสินค้ามากมายหลายชนิด หรือมีลูกค้าหลายกลุ่มที่ต้องการการดูแลรับผิดชอบให้ชัดเจนโดยภายใต้หน่วยงานมักมีหน่วยงานย่อยที่ค่อนข้างสมบูรณ์ในตนเอง เพื่อให้ผู้บริหารหน่วยสามารถจัดการสินค้าและลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โครงสร้างแบบนี้มีการปรับเปลี่ยนใหม่เป็นแบบหน่วยธุรกิจเชิงกลยุทธ์ (SBU Structure) ซึ่งเป็นโครงสร้างที่รวมกลุ่ม Division ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันและตอบสนองตอบสนองต่อลูกค้ากลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกัน

โครงสร้างแบบเป็นหน่วยงาน กรรมการผู้จัดการ Product Division 2 Product Division 3 Product Division 1 ฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายบุคคล

Thank You