ณ ห้องประชุมกองการเงินและบัญชี กรมชลประทาน สามเสน กรุงเทพมหานคร ยินดีต้อนรับ เจ้าหน้าที่กรมประมง วันที่ 12 กุมภาพันธ์ 2558 ณ ห้องประชุมกองการเงินและบัญชี กรมชลประทาน สามเสน กรุงเทพมหานคร

นวัตกรรม การจ่ายเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ แบบ Online – Real time

ได้มีการพัฒนาระบบการจ่ายเงินผ่านธนาคาร อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ผู้มีสิทธิรับเงินได้รับเงิน ที่ถูกต้อง ครบถ้วน ทันกาล และประหยัดค่าใช้จ่าย โดยปี พ.ศ.2553 ได้นำนวัตกรรม การจ่ายเงินด้วยระบบ อิเล็กทรอนิกส์ แบบ Online - Real Time มาใช้ ระบบนี้มาใช้โดย  ขอตกลงกับกระทรวงการคลัง เป็นกรณีพิเศษ  ตามหนังสือ ที่ กค 0406.6/2322 ลงวันที่  3 สค.53 เรื่อง การจ่ายเงินให้กับ ผู้มีสิทธิรับเงินของทางราชการ โดยวิธีผ่าน  ธนาคารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจ่ายเงินของกรมชลประทาน จ่ายบุคคลภายนอก ได้แก่ บริษัท ห้าง ร้าน เป็นการจ่ายตรงในระบบ GFMIS โดยกรมบัญชีกลางหรือจ่ายเป็นเช็คตามระเบียบกระทรวงการคลัง ระบบการจ่ายเงินของกรมชลประทาน จ่ายผ่านส่วนราชการ จ่ายเป็นเงินสดหรือเช็ค จ่ายบุคคลภายใน ได้แก่ ค่าจ้างชั่วคราว ค่าตอบแทนพนักงานราชการ ค่าเช่าบ้าน ค่าเบี้ยเลี้ยง ล่วงเวลา ค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียน จ่ายบุคคลภายนอก ได้แก่ ทายาทหรือผู้มีสิทธิรับเงินเป็นเงินช่วยพิเศษค่าทำศพ 3 เท่า

ความเสี่ยงจากการจ่ายเงินสด 1 จากภายนอก มีการปล้นรถขนเงินซึ่งพบเห็นเป็นข่าวบ่อย ๆ จากภายใน ผู้รับเงินไม่อยู่ กรมต้องเก็บรักษาเงินไว้รอจ่าย 3 จากภายใน ผู้จ่ายเงินต้องรับผิดชอบจากการจ่ายเงิน ผิดพลาด 2

ข้อดีจากการจ่ายเงินผ่านธนาคาร องค์กร คือกรมชลประทาน 1 ทรัพย์สินของทางราชการถึงมือผู้รับโดยปลอดภัยเป็นการส่งเสริมการออมเงินภายในหน่วยงาน 3 2 ผู้รับเงินไม่ต้องเสียเวลาทำงาน เสี่ยงจาก เงินสูญหาย ผู้จ่ายเงินสามารถดำเนินการจ่ายเงินโดยไม่ต้องรอผู้รับ

วิธีการขั้นตอนดำเนินการ (เดิม) นำ 3 ส่วน ประกอบด้วย แผ่นดิสก์ รายงาน และเช็ค 3 4 ข้อมูลใส่แผ่นดิสก์ พิมพ์รายงาน  เจ้าหน้าที่การเงิน 9 ลงนามในเช็ค 2 คน 8  6 7 2 เดินทางไปธนาคาร เขียนเช็ค บันทึกข้อมูล ธนาคารสาขา 10 5 1 ใบสำคัญค่าเบี้ยเลี้ยง ล่วงเวลาส่งเบิก ผ่าน การตรวจสอบและคุมงบประมาณแล้ว

วิธีการขั้นตอนดำเนินการ (เดิม) ต่อ ผู้รับเงินทำใบสำคัญไม่ได้แยกธนาคาร ต้องรอจ่ายพร้อมกัน เช่น ค่าล่วงเวลา ค่าเบี้ยเลี้ยง ฯ 9 11 10 ธนาคารสาขา ธนาคารดูแลสาขา ธนาคารสำนักงานใหญ่

การเปลี่ยนแปลงระบบการจ่ายเงิน จากปัญหาความไม่ปลอดภัยข้อมูล ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีจำนวน บุคลากรลดลงและวิธีการของแต่ละธนาคารต่างกันทำให้ในปี2553 จึงดำเนินการ นำนวัตกรรมการจ่ายเงินที่ทันสมัยมาใช้ 1. เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่ายให้กับหน่วยงานและผู้รับเงิน 2. การจ่ายเงินเร็วขึ้นมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสูง ปลอดภัยสามารถควบคุมได้ ทุกขั้นตอน 3. ลดขั้นตอนในส่วนกระบวนงานของธนาคาร ค่าธรรมเนียม การโอนเงิน

นำนวัตกรรมมาใช้ ปัจจุบันพัฒนาการจ่ายเงินโดยนำระบบอิเล็กทรอนิกส์ Web Online มาใช้ โดยขอทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อจ่ายเงินให้กับผู้มีสิทธิรับเงินของทางราชการ ซึ่งเป็นวิธีปฏิบัติที่มีระบบความปลอดภัย และมีการควบคุมภายในที่ดีกว่าเดิม ผลดีทำให้ส่วนราชการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปธนาคาร สามารถกำหนดวันจ่ายเงินได้ และ ลดค่าธรรมเนียมให้ผู้รับเงินลง 50%

ยกเลิก   Online Real Time

วิธีการดำเนินงานแบบใหม่ Online Real Time 2 4 ผู้รับเงินได้รับเงินทันที บันทึกข้อมูล 3 ผู้อนุมัติคนที่ 1 6 ตรวจสอบความถูกต้อง 1 ผู้รับเงินจัดทำใบสำคัญแยกแต่ละธนาคารผ่านการตรวจสอบและคุมงบประมาณแล้ว 7 5 ผู้อนุมัติคนที่ 2

ภาพขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ภาพขั้นตอนการปฏิบัติงาน ภาพขั้นตอนการปฏิบัติงาน (ต่อ) ภาพขั้นตอนการปฏิบัติงาน

หลักฐานการบันทึกในระบบและข้อตกลงกระทรวงการคลัง กระบวนงาน Work flow เปรียบเทียบ หลักฐานการบันทึกในระบบและข้อตกลงกระทรวงการคลัง

ผลลัพธ์จากนวัตกรรมการจ่ายเงิน แบบ Online Real Time เพิ่ม ลด 1. เพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นจากการ นำระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์มาใช้มากขึ้น 1. ลด อัตราค่าธรรมเนียมให้แก่ผู้รับเงิน ธนาคารกรุงไทย 8 บาท เป็น 5 บาท ทั่วประเทศ ธนาคารกสิกรไทย 10 บาท เป็น 5 บาท ทั่วประเทศ ธนาคารอื่น ๆ 30 บาท เป็น 10 บาท 2. เพิ่ม ความคล่องตัวให้กับผู้ปฏิบัติงานไม่ต้องเดินทางไปธนาคารและสามารถเป็น ผู้กำหนดวันจ่ายเงินได้เอง 2. ลด ขั้นตอนการรอคอยเงินจากกฎเกณฑ์ของธนาคารที่ต้องใช้เช็ค เวลาในการ Clearing Cheque 2 วัน

ผลลัพธ์จากนวัตกรรมการจ่ายเงิน แบบ Online Real Time เพิ่ม ลด 3. เพิ่ม ระบบการควบคุมภายในทุกขั้นตอนในขั้นต้นมีการตรวจสอบเลขที่บัญชีรายบุคคลด้วยระบบของธนาคารของผู้มีสิทธิรับเงินขั้นที่สองมีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่รับรองความถูกต้อง และท้ายสุดผู้อนุมัติสามารถเห็นข้อมูลตรวจความถูกต้องก่อนอนุมัติ คนที่ 1 และ คนที่ 2 3. ลด ความเสี่ยงจากวิธีการเดิมใช้แผ่นดิสก์บันทึกข้อมูล ผู้บันทึกเป็นผู้ทำ ผู้อนุมัติจ่ายเช็คไม่อาจ จะทราบว่าจ่ายเงินเข้าบัญชีผู้มีสิทธิรับเงินถูกคนหรือไม่ เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จจนถึงนำส่งธนาคารอาจจะมีโอกาสถูกเปลี่ยนแปลงเลขที่บัญชีเป็นของผู้อื่นที่มิใช่ผู้มีสิทธิรับเงินที่แท้จริงได้ 4. เพิ่ม บริการเดิมใช้กับการจ่ายเงินให้แก่ ข้าราชการ ลูกจ้างกรมชลประทานเป็นค่าจ้างชั่วคราว ค่าตอบแทนพนักงานราชการ ค่าเช่าบ้าน ฯ ระบบใหม่ขยายผลนำมาจ่ายให้แก่ทายาทหรือผู้มีสิทธิรับเงินเป็นเงินช่วยพิเศษค่าทำศพ 3 เท่า 4. ลด ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปธนาคารและลดสำเนารายงานชุดที่ต้องนำส่งธนาคารพร้อมยกเลิกการเขียนเช็ค

ผลของนวัตกรรมครั้งนี้ที่ได้ประโยชน์มากสุดได้แก่ การจ่ายเงินให้แก่ทายาทหรือผู้มีสิทธิรับเงินเป็นเงินช่วยพิเศษ ค่าทำศพ 3 เท่า เดิม เสียค่าธรรมเนียม 30 บาท กรณีโอนข้ามจังหวัด ระบบใหม่มาใช้ เสียค่าธรรมเนียม ธนาคารกรุงไทย 5 บาท ทั่วประเทศ ธนาคารอื่น ๆ 10 บาท ทั่วประเทศ

ยกเลิก

ปัญหาอุปสรรค 1. ส่วนราชการจะต้องถือปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการคลังเกี่ยวกับการดำเนินงานด้านการเงินหากจะเปลี่ยนแปลงต้องเสนอขอตกลงกระทรวงการคลังจึงต้องให้เวลาหารือ 2. ผู้แทนกรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลังในฐานะผู้พิจารณาอนุมัติบางครั้งไม่เข้าใจระบบของธนาคาร ความเชื่อมโยงของระบบ จึงไม่ยอมรับทำให้ต้องเสนอทบทวนขอตกลง กว่าจะได้รับการยอมรับใช้เวลานานถึง 2 ปี 3. เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว การวางระบบการทำงานที่ต้องคิดริเริ่มเป็นกรมแรก ทำให้ไม่มีรูปแบบ ตัวอย่าง จึงต้องมีความระมัดระวังอย่างสูงที่จะต้องให้งานครบทุกขั้นตอน

ข้อเสนอแนะ 1. การที่จะนำวิธีการองค์ความรู้ที่มีประโยชน์แก่ส่วนรวมจะต้องมีความตั้งใจจริง ศึกษาระเบียบแล้วเชื่อมโยงความสัมพันธ์กันระหว่างระเบียบกับวิธีปฏิบัติงานและหาวิธีการที่แตกต่างจากวิธีการเดิม 2. จะต้องชี้แจงกับผู้ร่วมงานให้เห็นความสำคัญเพื่อให้ความร่วมมือ จะต้องนำเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อให้เกิดการยอมรับเป็นความสำคัญที่จะให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแนวทางพัฒนาปรับปรุงผลงาน การเลือกระบบการจ่ายที่เหมาะสมกับหน่วยงานต้องคิดวิธีที่ปลอดภัยและประโยชน์ที่ได้รับสูงสุด

&A Q