ระบบบริหารการเงินการคลัง และแนวทางการควบคุม ระบบบริหารการเงินการคลัง และแนวทางการควบคุม กลุ่มตรวจสอบภายใน สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ รุ้งทิพย์ เมืองโคตร

กระบวนการบริหารการคลัง รับ-ส่งเอกสาร ทะเบียนรับ-จัดส่งเอกสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง งานธุรการ การจัดหา การควบคุมวัสดุ การควบคุมทรัพย์สิน การล้างพัก งานพัสดุ การบริหารพัสดุ - การเก็บ บันทึก และการเบิกจ่าย - การยืม - การบำรุงรักษาและการตรวจสอบ - การจำหน่าย

กระบวนการบริหารการคลัง การรับเงินและนำส่งเงิน การเก็บรักษา การเบิกเงิน การจ่ายเงิน กรณีจ่ายผ่านส่วนราชการ กรณีกรมบัญชีกลางจ่ายตรง งานการเงิน สอบทาน ปรับปรุง รายงาน เก็บหลักฐาน งานบัญชี

ระบบควบคุม กำกับและติดตาม การมอบหมายผู้ปฏิบัติงานในระบบ การสอบทานงานในระบบ หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0409.3/ว 88 ลงวันที่ 4 ตุลาคม 2549 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0406.3/ว 87 ลงวันที่ 4 ตุลาคม 2554

การมอบหมายผู้ปฏิบัติงานในระบบ ผู้มีสิทธิถือรหัสผู้ใช้งาน (User Name) และรหัสผ่าน (Password) จะต้องดำเนินการในระบบด้วยตนเอง หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้กำหนดตัวบุคคล ผู้ได้รับมอบหมาย พร้อมทั้งจัดทำคำสั่ง/การมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษร ต้องไม่มอบหมายคนเดียวทราบรหัสผ่าน และสามารถดำเนินการได้เองทุกขั้นตอน หากละเลยและเกิดความเสียหาย หัวหน้าส่วนราชการต้องรับผิดชอบ หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0409.3/ว 88 ลงวันที่ 4 ตุลาคม 2549

การมอบหมายผู้ปฏิบัติงานในระบบ การมอบหมาย เพื่อกำหนดตัวบุคคลผู้มีสิทธิใช้รหัสผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) บันทึกขอเบิกเงินจากคลัง อนุมัติการจ่ายเงิน  นำเงินส่งคลัง เรียกรายงาน กำหนดอะไรบ้าง หน้าที่ความรับผิดชอบ มาตรการในการควบคุมตรวจสอบ วิธีปฏิบัติงานการเก็บรักษา Token Key และรหัสผ่าน (Password) พร้อมทั้งต้องเปลี่ยนรหัสผ่านทุก 3 เดือน มอบหมายตัวบุคคลผู้มีสิทธิเข้าระบบ GFMIS เพื่อทำหน้าที่ผู้เบิก และผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่ายเงิน และผู้นำเงินส่งคลัง ตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2551 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0406.3/ว 87 ลงวันที่ 4 ตุลาคม 2554

การสอบทานงานโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง หนังสือที่ กค 0409.3/ว 504 ลงวันที่ 29 ธันวาคม 2553 เรื่อง แนวทาง การกำกับดูแลการปฏิบัติงานตามระบบรับและนำส่งในระบบ GFMIS สอบทานข้อมูลการรับเงินก่อนบันทึกข้อมูลการรับเงินเข้าระบบ GFMIS วันทำการถัดไป ตรวจสอบรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน ถูกต้องตรง กับรายการที่บันทึกในระบบ ถ้าผิด ให้ปรับปรุงให้ถูกต้อง สอบทานรายงานการเงินเป็นประจำทุกเดือน รายงานผู้บริหารว่า ถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องสาเหตุเกิดจากอะไร จัดเก็บเอกสาร ประกอบการบันทึกบัญชี เนื่องจากเจ้าหน้าที่บัญชีต้องสอบทานความถูกต้อง ครบถ้วน ของเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายการ เอกสารรับและนำส่งเงิน : การรับเงินรายได้แผ่นดิน การรับเงินงบประมาณ การรับเงินนอกงบประมาณที่นำฝากคลัง และการรับเงินนอกงบประมาณที่นำฝากธนาคารพาณิชย์ เอกสารด้านการเบิกจ่ายเงิน : การจ่ายเงินตรงเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของผู้ขาย การจ่ายเงินผ่านส่วนราชการ และการจ่ายเงินนอกงบประมาณที่ผ่านธนาคารพาณิชย์ เอกสารทั่วไปที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน : การปรับปรุงบัญชี การเบิกหักผลักส่ง ผู้ปฏิบัติงานบัญชี

การสอบทานงานโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลังฯ 2551 ข้อ 38 ด้านการจ่าย การจ่ายเงินทุกรายงานต้องบันทึกจ่ายในระบบ ต้องตรวจสอบการจ่ายเงินกับหลักฐานการจ่ายเงินทุกสิ้นวัน ตรวจสอบตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลังฯ 2551 ข้อ 78 ด้านการรับ ตรวจสอบจำนวนเงินที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐาน และรายการที่บันทึกว่าถูกต้องครบถ้วน ให้ผู้ตรวจแสดงยอดเงินรับตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับในวันนั้นไว้ในสำเนาใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้าย ผู้ตรวจสอบรับ - จ่ายประจำวัน เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้ปฏิบัติงานบันทึกรายการเข้าระบบถูกต้อง และมีหลักฐานครบถ้วนถูกต้อง เป็นไปตามระเบียบกฎหมาย ที่กำหนด หัวหน้ากลุ่ม/หัวหน้างาน ทำเอง/มอบหมาย

การสอบทานงานในระบบของหัวหน้ากลุ่ม/หัวหน้างาน เบิกจ่ายเงินทุกรายการมีหลักฐาน ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปตามระเบียบ เบิกจ่ายเงินทุกรายการได้รับอนุมัติ หลักฐานขอเบิกเงินทุกประเภท จำนวนเงิน แหล่งเงิน รหัส: งบประมาณ กิจกรรมหลัก ผู้ขาย ถูกต้องตรงกับหลักฐานและตรงตัวเจ้าหนี้ ผู้วางเบิก และผู้อนุมัติ ต้องไม่ใช่บุคคลคนเดียวกัน รายการบันทึกจ่ายใน ขจ. ถูกต้องตรงกับหลักฐานการจ่าย การสอบทานระบบการเบิกจ่ายเงิน

การสอบทานงานในระบบของหัวหน้ากลุ่ม/หัวหน้างาน สัญญาถูกต้อง เป็นไปตามระเบียบ กฎหมายกำหนด ใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ (PO) ถูกต้องตรงกับสัญญา (มือ) และเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง รหัส: แหล่งเงิน งบประมาณ กิจกรรมหลัก ถูกต้อง ข้อมูลหลักผู้ขาย : แบบขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย ขอเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย ถูกต้องครบถ้วนตรงกับเอกสารหลักฐาน และหัวหน้าหน่วยงานลงนามรับรองการขออนุมัติขอมูล สัญญา (มือ) ถูกต้องตรงกับรายงานสรุปเอกสารการสั่งซื้อสั่งจ้าง ณ สิ้นวันทำการ ผู้บันทึก PO ผู้สร้าง/เปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขายเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมาย ระบบจัดซื้อจัดจ้าง

การสอบทานงานในระบบของหัวหน้ากลุ่ม/หัวหน้างาน การรับ : สอบทานความถูกต้องของรายการที่บันทึกในแบบ นส.01 03 และ บช 01 ถูกต้องตรงกับหลักฐานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ จำนวนเงิน ศูนย์ต้นทุน แหล่งเงิน รหัสรายได้ หรือรหัสบัญชีเงินฝากคลัง การนำส่ง : สอบทานความถูกต้องของรายการที่บันทึกในแบบ นส.02-1 นส.02-2 ได้แก่ จำนวนเงิน ศูนย์ต้นทุน แหล่งเงิน รหัสรายได้ หรือรหัสอ้างอิงธนาคาร เลขที่เอกสารนำส่งจากระบบ GFMIS สอบทานประเภทเงินที่นำส่งในใบนำฝากเงิน (Pay-in Slip) กับข้อมูลนำส่งเงินที่หน่วยงานบันทึก กำกับดูแลให้ผู้ปฏิบัติงานบันทึกรายการรับและนำส่งเงินให้เป็นปัจจุบัน และสอบทานความถูกต้องของรายงานแสดงการจัดเก็บและนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน ระบบการรับ และนำส่ง

ผังแสดงการรับและนำงินส่งคลัง สิ้นวัน 1. เรียกรายงาน - รายงานการรับชำระเงินระหว่างวัน - รายงานสรุปความเคลื่อนไหวทางบัญชี 2. บันทึกข้อข้อมูลรับ/นำส่ง - พิมพ์หน้าจอที่บันทึก วันถัดไป - พิมพ์รายงานสรุปรายละเอียดการรับเงิน ยกเว้นเงินงบประมาณ และเงินเหลือจ่าย 1. รับเงิน ออกใบเสร็จรับเงิน บันทึกทะเบียนคุมการรับเงินและนำส่ง บันทึกข้อมูลการรับในระบบ GFMIS บันทึกแก้ไข/ปรับปรุง/ยกเลิกรายการ ในระบบ GFMIS จัดพิมพ์รายงาน จัดพิมพ์รายงาน การรับ ตรวจสอบกับสำเนาใบเสร็จฯ จัดเก็บหลักฐานรอการตรวจสอบ 1 รายงานจากระบบ 2 ใบนำฝาก 3. ใบรับเงิน จัดพิมพ์รายงานการนำส่งตรวจสอบกับPay In slip, ใบรับเงิน 2. เก็บรักษาเงิน ตรวจสอบรายงานเงินสดคงเหลือประจำวันระบบ กับ1หลักฐานรับ 2หลักฐานนำส่ง 3รายงานเงินคง เหลือประจำวันมือ บันทึกข้อมูลนำส่งในระบบ GFMIS แจ้งธนาคาร แก้ไข ไม่ถูกต้อง ถูกต้อง ตรวจสอบ ใบรับเงินของธนาคารกับPay in slip ไม่ถูกต้อง ถูกต้อง จบ - ได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ - นำเงินส่งที่ธนาคารกรุงไทย - จัดทำใบPay in slip - บันทึกเสนอขอนุมัตินำเงินส่งคลัง 3. นำเงินส่งคลัง จำแนกประเภทเงินที่จะนำส่ง จากคู่มือการตรวจสอบ ของ ตสน. สพฐ.

ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก ทะเบียนคุมเลขที่เอกสารการวางเบิก ผังแสดงการเบิกเงิน รับหลักฐานขอเบิก ตรวจสอบงบประมาณและหลักฐาน ขออนุมัติจากหัวหน้า ส่วนราชการ ให้เลขอ้างอิง 10 หลัก บันทึกรายการขอเบิก ในระบบ พิมพ์รายงานการขอเบิกเงินคงคลัง ตรวจสอบรายงานการขอเบิกเงิน คงคลังกับหลักฐานขอเบิก จำนวนเงิน รหัส : แหล่งเงิน งบประมาณ กิจกรรมหลัก ผู้ขาย คู่บัญชี อนุมัติการเบิกจ่าย ในระบบ สิ้นวันทำการถัดไปพิมพ์รายงานสรุปรายการขอเบิกเงิน ตรวจสอบรายงานสรุปการขอเบิกเงินกับหลักฐานขอเบิก เสนอรายงานให้ผู้มีอำนาจรับรอง เก็บรายงาน ส่งให้เจ้าหน้าที่จ่ายเงิน(รายงานการขอเบิกเงิน คงคลัง+หลักฐานขอเบิก) ทะเบียนคุมเลขที่เอกสารการวางเบิก

ผังแสดงการจ่ายเงิน รับหลักฐานจากผู้วางเบิก ตรวจสอบการรับเงินในระบบ รายงานการขอเบิกเงินคงคลัง หลักฐานขอเบิก ตรวจสอบการรับเงินในระบบ กรณีกรมบัญชีกลางจ่ายตรง กรณีจ่ายผ่านส่วนราชการ

ผังแสดงการจ่าย : กรณีจ่ายผ่านส่วนราชการ รับหลักฐานจากผู้วางเบิกรายงานการขอเบิกเงินคงคลังหลักฐานขอเบิก ตรวจสอบการรับเงินในระบบ พิมพ์รายงานแสดงรายละเอียดสถานะ การเบิกจ่ายเงิน กระทบยอดรับทั้งหมด กับรายการเตรียมจ่ายทั้งหมด เขียนเช็ค/เสนอลงนาม รายงานการขอเบิกเงิน + หลักฐานขอเบิก รายงานแสดงรายละเอียดสถานะ การเบิกจ่ายเงิน Bank Statement จ่ายเช็ค /ให้ลงลายมือชื่อรับเช็ค เรียกหลักฐานการจ่าย บันทึกจ่ายในระบบ GFMIS พิมพ์รายงานขอจ่ายเงิน ตรวจสอบรายงานขอจ่ายกับหลักฐานการจ่าย ส่งให้เจ้าหน้าที่บัญชีจัดเก็บงบเดือน รายงานขอจ่าย หลักฐานการจ่าย รายงานการขอเบิกเงินคงคลัง รายงานแสดงรายละเอียดสถานการณ์เบิกจ่ายเงิน หลักฐานขอเบิก ทะเบียนจ่ายเช็ค

ผังแสดงการจ่าย : กรณีกรมบัญชีกลางจ่ายตรง รับหลักฐานจากผู้วางเบิกรายงานการขอเบิกเงินคงคลังหลักฐานขอเบิก ตรวจสอบการรับเงินในระบบ พิมพ์รายงานแสดงรายละเอียดสถานะการเบิกจ่ายเงิน เรียกใบเสร็จรับเงินจากเจ้าหนี้ แจ้งสรรพากรท้องที่ตั้งร้านค้าเก็บสำเนาแนบงบเดือน ส่งให้เจ้าหน้าที่บัญชีจัดเก็บงบเดือน ใบเสร็จรับเงิน/สำเนาหนังสือแจ้งสรรพากร รายงานการขอเบิกเงินคงคลัง รายงานแสดงรายละเอียดสถานการณ์เบิกจ่ายเงิน หลักฐานขอเบิก