การจัดการศูนย์สารสนเทศ อาจารย์ ดร. นฤมล รักษาสุข

หน่วยที่ 2 2. การจัดองค์การ 2.1 ความหมายและคุณลักษณะขององค์การ 2.2 ความหมายของการจัดองค์การ 2.3 โครงสร้างองค์การ 2.4 วัฒนธรรมองค์กร

2.1 ความหมายและคุณลักษณะขององค์การ 1) ความหมายขององค์การ องค์การ หมายถึง กลุ่มของบุคคลที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ที่ร่วมกันทำงานบางอย่างในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน

2) คุณลักษณะขององค์การ มีโครงสร้างองค์การที่ชัดเจน มีกฎเกณฑ์และปทัสฐาน (Norms) ที่พัฒนามาอย่างต่อเนื่อง มีวงจรชีวิต (Life Cycle)

วงจรชีวิตขององค์การ Revitalization Birth Growth Decline OR Death

2) คุณลักษณะขององค์การ (ต่อ) มีเป้าหมาย นโยบาย วิธีการและการปฏิบัติ เกี่ยวข้องกับกระบวนการนำเข้า (Input) และผลลัพธ์ (Output) มีการปะทะสังสรรค์กับองค์การอื่น

2) คุณลักษณะขององค์การ (ต่อ) ต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อสามารถต่อสู้กับแรงกดดันภายนอกได้ ศูนย์สารสนเทศสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการ -ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพิ่มขึ้น

คุณลักษณะขององค์การ (ต่อ) -ปรับลดการใช้งบประมาณลง -ปรับเปลี่ยนความคาดหวังของผู้ใช้ -ให้อำนาจการตัดสินใจและการควบคุมในงานที่รับผิดชอบแก่ผู้ปฏิบัติงาน -จัดหาทรัพยากรสารสนเทศในรูปภาคี

คุณลักษณะขององค์การ (ต่อ) -ใช้วิธีการจ้างเหมาบริการ (Outsourcing) สำหรับงานที่เคยทำเอง เช่น งานวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการ งานจัดทำดรรชนีและสาระสังเขป - พิจารณาปรับเปลี่ยนโครงสร้างศูนย์

2.2 ความหมายของการจัดองค์การ การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระเบียบหรือการจัดแบ่งงานหรือกลุ่มงานในองค์การออกเป็นกลุ่มหรือประเภทเพื่อความสะดวกในการมอบหมายและควบคุมงาน

2.3 โครงสร้างองค์การ การจัดโครงสร้างองค์การ เป็นการจัดแบ่งความรับผิดชอบของงานและตำแหน่งงานที่สัมพันธ์กัน ที่แสดงให้เห็นถึงการประสานงาน การส่งผ่านสารสนเทศระหว่างกันเพื่อการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การที่ตั้งไว้

2.3 โครงสร้างองค์การ (ต่อ) การจัดโครงสร้างองค์การสามารถแสดงให้เห็นในรูปของแผนภูมิโครงสร้างองค์การ (Organization Charts) และคำพรรณนาตำแหน่งงาน (Job Description)

2.3 โครงสร้างองค์การ (ต่อ) โครงสร้างองค์การที่ดีต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป

2.3 โครงสร้างองค์การ (ต่อ) การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การอาจทำแบบค่อยเป็นค่อยไป (Restructuring, Reorganization) หรือทำแบบถอนรากถอนโคน (การรื้อปรับระบบ หรือ Reengineering)

แผนภูมิโครงสร้างองค์การ ผู้อำนวยการ คณะกรรมการประจำศูนย์ รองผู้อำนวยการ ฝ่ายธุรการ ฝ่ายพัฒนาทรัพยากร สารสนเทศ ฝ่ายบริการ สารสนเทศ ฝ่ายส่งเสริมการรู้ สารสนเทศ ฝ่ายเทคโนโลยี สารสนเทศ ฝ่ายบริการ สื่อการศึกษา

ความสำคัญของโครงสร้างองค์การ เป็นโครงข่ายของการส่งข้อมูลข่าวสาร ซึ่งจะถูกกลั่นกรองจากผู้บริหารแต่ละระดับ ทำให้เกิดการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ เป็นสิ่งแสดงอำนาจการตัดสินใจไปยังผู้บริหารแต่ละระดับโดยไม่มีความซ้ำซ้อนและขัดแย้งของหน้าที่ เป็นการประกันว่างานต่างๆ จะถูกดำเนินไปตามสายงานและก่อให้เกิดผลโดยรวมขององค์การ

2.4 วัฒนธรรมองค์การ วัฒนธรรมองค์การ คือ ระบบที่สมาชิกขององค์การหนึ่งให้คุณค่า ความเชื่อ ทัศนคติและปทัสฐานร่วมกัน ซึ่งมีการถ่ายทอดจากคนรุ่นหนึ่งไปสู่คนอีกรุ่นหนึ่งภายในองค์การจนกลายเป็นสภาพแวดล้อมภายในองค์การที่มีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การ ทุกองค์การจะมีวัฒนธรรมองค์การเป็นเอกลักษณ์ของตนและมีผลต่อประสิทธิผลขององค์การอย่างมาก (วิภาดา คุปตานนท์ 2551: 279)

วัฒนธรรมองค์การเกิดจาก 1) ความเชื่อและคุณค่าของผู้ก่อตั้งองค์การ (หลักรวมบริการประสานภารกิจของ มทส) 2) ประสบการณ์การเรียนรู้ของกลุ่มสมาชิกตามวิวัฒนาการขององค์การ (การเข้าประชุมตรงเวลา) 3) ความเชื่อ คุณค่า และสมมุติฐานใหม่ๆที่นำเข้ามาโดยสมาชิกหรือผู้นำองค์การ (ซื่อตรง สุภาพ สะอาด ประหยัด)

วัฒนธรรมองค์กรในศูนย์สารสนเทศ การมาทำงานตรงเวลา การมีจิตใจบริการ การทำงานหนัก มีความละเอียด รอบคอบ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสื่อสาร

กรณีศึกษา: สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. ให้บริการห้องสมุดแก่คณาจารย์และพนักงาน ณ ที่ทำการ ให้บริการห้องสมุดแก่นักศึกษาทุกระดับ ณ มุม มสธ ซึ่งจัดตั้งขึ้น ณ ห้องสมุดประชาชนทั่วประเทศ

ให้บริการห้องสมุดแก่นักศึกษาระดับปริญญาโทและเอก ณ ที่ทำการในช่วงสัมมนาเข้ม ให้บริการสารสนเทศเฉพาะทางด้านการศึกษาทางไกล

ให้บริการสารสนเทศเกี่ยวกับพระบาทสมเด็จพระปกเกล้าเจ้าอยู่หัว ให้บริการสารสนเทศท้องถิ่นนนทบุรีศึกษา ให้บริการจดหมายเหตุ มสธ. (กำหนดโครงสร้างการบริหาร)