การบริหารการเปลี่ยนแปลงและการปิดโครงการ

ความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลง หมายถึงการจัดการกับกลไกส่วนประกอบต่างๆขององค์กร ให้สามารถเรียนรู้และปรับตัวให้ทันกับการ เปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทั้งภายนอกและภายในองค์กร เพื่อให้องค์กรได้รับผลดีและลดผลกระทบ ในทางที่ไม่ดีของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยให้องค์กรดำเนินงานไปได้อย่างต่อเนื่องและราบรื่น

แนวคิดการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เทคโนโลยีบางอย่างที่เคยได้รับความสนใจใช้กันมากมายระยะหนึ่ง ต่อมาอาจล้าสมัยและไม่มีใครใช้ต่อไป ขณะเดียวกันก็มีผู้คิดค้นเทคโนโลยีใหม่ๆขึ้นและนำไปผลิตเป็น อุปกรณ์ออกจำหน่ายในตลาด เมื่อเทคโนโลยีนั้นเข้าสู่ตลาดระยะหนึ่งจนทำให้ตลาดเริ่มอิ่มตัวแล้ว เทคโนโลยีนั้นก็เริ่มจะมีอัตราการจำหน่ายที่ช้าลง ซึ่งอาจเกิดได้จากสาเหตุเช่น ตลาดอิ่มตัว หรือลูกค้า คาดหมายว่าจะมีเทคโนโลยีใหม่เข้ามาแทนที่สุดท้ายเมื่อเกิดเทคโนโลยีใหม่ที่อาจดีกว่ามีประสิทธิภาพสูงกว่า เข้าสู่ตลาด ลูกค้าก็อาจเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่กันหมด ดังนั้นเทคโนโลยีที่เคยเป็นเรื่องใหม่ในอดีตก็จะ เริ่มจำหน่ายไม่ได้และต้องยุติการจำหน่ายลง การเข้าใจธรรมชาติเทคโนโลยีอุปกรณ์ต่างๆ ตามแนวคิดนี้มี ความสำคัญมาก เพราะช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ว่าควรตอบสนองต่อเทคโนโลยีและอุปกรณ์อย่างไร หากเป็นเทคโนโลยีสำคัญที่พึ่งนำออกสู่ตลาดใหม่ๆ หน่วยงานจะพิจารณาองค์ประกอบหลายประการ ด้วยกันว่าสมควรจะซื้ออุปกณ์นั้นหรือไม่ เช่น พิจารณาความจำเป็นของเทคโนโลยีนั้น ความเสี่ยงในการนำ เทคโนโลยีนั้นมาใช้งาน หากอุปกรณ์เทคโนโลยีนั้นอยู่ในช่วงท้ายๆของการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี หน่วยงานต้อง ตัดสินใจได้ชัดว่า ไม่สมควรซื้อมาใช้ เพราะไม่นานอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีนั้นก็จะล้าสมัย

องค์ประกอบของการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงที่เกิดในองค์กรมีผลมาจากหลายสาเหตุทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน ซึ่งมี นักวิชาการได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับองค์ประกอบของการเปลี่ยนแปลงไว้หลายแนวคิด แต่ในที่นี้จะกล่าวถึง องค์ประกอบพื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในทุกองค์ประกอบ ซึ่งประกอบด้วย 3 ประการ ได้แก่ อุดมการณ์ เทคโนโลยี และระเบียบสังคม โดยองค์ประกอบ 3 ประการจะเป็นปัจจัยสำคัญที่เป็นตัวผลักดันให้ องค์กรต้องมีการเปลี่ยนแปลง

อุดมการณ์ (Ideology) หมายถึงความเชื่อหรือค่านิยมที่เป็นตัวกำหนดทิศทางและแบบแผนของพฤติกรรม องค์กร หรือเรียกว่าจิตสำนึก โดยแสดงออกให้เห็นแบบกิจกรรมต่างๆ ที่มีผลต่อสังคมและส่วนรวม เช่น จิตสำนึกประชาธิปไตย จิตอาสา เป็นต้น ระเบียบสังคม (Social Order) หมายถึงการจัดระเบียบโครงสร้างของกลุ่ม สถาบัน บรรทัดฐาน ระเบียบ กฏเกณฑ์ต่างๆ ขององค์กรที่กำหนดไว้อย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ เทคโนโลยี (Technology) หมายถึงอุปกรณ์ เครื่องจักร เครื่องมือ รวมถึงระเบียบและกรรมวิธีปฏิบัติงาน กับเครื่องจักรเครื่องมือเหล่านี้ ซึ่งเทคโนโลยีวิธีการปฏิบัติงานด้านต่างๆ ขององค์กรนี้มักจะต้อง ปรับเปลี่ยนให้ทันสมัย เพื่อให้มีประสิทธิภาพในระดับที่จะแข่งขัน

กระบวนการเปลี่ยนแปลง การละลาย (Unfreezing) เป็นการละลายพฤติกรรมปัจจุบัน โดยการสร้างแรงจูงใจเพื่อให้พนักงานมีความ พร้อมในการเปลี่ยนแปลง องค์กรต้องทำให้บุคคลรู้สึกมีความมั่นใจ โดยหลีกเลี่ยงการคุกคามและใช้ วิธีการกระตุ้นทางบวก เช่น อธิบายถึงข้อดี-ข้อเสีย ประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลงทั้งตนเอง และองค์กร เป็นต้น การเปลี่ยนแปลง (Changing) เป็นขั้นตอนการเรียนรู้พฤติกรรมใหม่ตามที่องค์กรปรารถนา โดยผ่าน วิธีการต่างๆ เช่น การสอน การฝึกอบรม การสาธิต และการวิจัย เป็นต้น การทำให้คงสภาพใหม่ (Refreezing) เป็นขั้นตอนที่พฤติกรรมที่เรียนรู้ใหม่อยู่ตัว องค์กรจึงต้องมีการ เสริมแรงเพื่อให้พฤติกรรมใหม่นั้นเกิดขึ้นอย่างถาวรในองค์ โดยการกำหนดมาตรฐานต่างๆ และแรงจูงใจ ให้บุคคลปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง ด้านการจัดองค์กร (Organization) อาจมีการปรับเปลี่ยนในส่วนของโครงสร้างขององค์กร การระบุ บทบาทหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานใหม่ให้ชัดเจน พร้อมกำหนดรูปแบบและขั้นตอนการปฏิบัติงานใหม่ให้ สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งกำหนดโครงสร้างการตัดสินใจ ด้านภาวะความเป็นผู้นำ (Leadership) มีการระบุหน้าที่และบทบาทของผู้นำในแต่ละงานให้ชัดเจน และ เน้นการทำงานที่ให้ทุกคนมีส่วนร่วมหรือเรียกว่าทำงานเป็นทีม โดยมีการวางแผนดำเนินการให้บุคลากร ทุกส่วนเข้ามามีส่วนร่วมคิดและร่วมทำในทุกขั้นตอนที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อลดแรงต่อต้าน ด้านวัฒนธรรมองค์กร (Culture) มีการทบทวนวิสัยทัศน์ ค่านิยม พฤติกรรมของคนในองค์กร รวมทั้งกล ยุทธ์ในการพัฒนาองค์กร เพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม องค์กร โดยมีการจัดตั้งทีมงานเพื่อช่วยวางแผนงาน การดำเนินการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงาน และสร้าง ความตระหนักถึงบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนกับความรับผิดชอบในงานที่เปลี่ยนแปลง

ด้านความสามารถของบุคลากร (People Capability) โดยบุคลากรทุกระดับจะต้องได้รับการพัฒนาทักษะ ความสามารถในการทำงาน โดยฝึกอบรมในประเด็นหัวข้อต่างๆที่เกี่ยวข้อง หรือใช้บุคคลที่มี ประสบการณ์สูงเป็นผู้ให้การแนะนำหรือสนับสนุนให้ความรู้แก่บุคลากรคนอื่นๆ เพื่อสร้างความมั่นใจ ในการทำงานกับระบบใหม่ รวมทั้งวางแผนเกี่ยวกับความก้าวหน้าในอาชีพการทำงาน ด้านการปฏิบัติการ (Execution) มีการเตรียมการปรับระบบใหม่ อาจมีการโยกย้ายหรือรวมระบบ เพื่อลด ความซ้ำซ้อนของการทำงานในบางส่วน และเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานโดยสร้างระบบสนับสนุน การทำงานเพิ่มขึ้น การวางแผนปรับเปลี่ยนองค์กรอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) เมื่อจะมีการปรับเปลี่ยน กระบวนการทำงานหรือเปลี่ยนแปลงระบบต่างๆในองค์กร จะต้องมีการสื่อสารให้บุคลากรในองค์กร เข้าใจเป้าหมายและวัตถุประสงค์ รวมทั้งขอความร่วมมือในการปฏิบัติตามระบบใหม่ อาจมีการสร้าง แรงจูงใจโดยการให้รางวัลแก่ผู้ปฏิบัติงาน นอกจากนี้ยังมีการควบคุมประสิทธิภาพของระบบงานใหม่ให้ เป็นไปตามทิศทางที่ต้องการ

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning Change) การวางแผนการเปลี่ยนแปลงเป็นการเตรียมก่อน ดำเนินการเปลี่ยนแปลงระบบงานในองค์กร มีทั้งหมด 10 ขั้นตอน

การดำเนินการตามแผน (Implementing Change) เมื่อวางแผนเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการ ดำเนินการตามแผน ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องแสวงหาความร่วมมือจากบุคลากรมาที่สุด โดยเริ่มจากการ แนะนำให้บุคลากรทุกคนในหน่วยงานรู้จักกับการเปลี่ยนแปลง หรือสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงในองค์กร รวมทั้งชี้แจงให้ทราบถึงเหตุผลและความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลง เช่น การจัดประชุมชี้แจง รับฟัง ความคิดเห็นจากบุคลากร การนำเสนอข้อมูลการเปลี่ยนแปลง เป็นต้น นอกจากนี้หน่วยงานยังต้อง มอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรแต่ละคนอย่างชัดเจน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น รวมทั้ง ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงและกระตุ้นให้บุคลากรทุกระดับเกิดความ ร่วมมือในการเปลี่ยนแปลงอย่างจริงจัง การเสริมแรงการเปลี่ยนแปลง (Consolidating Change) เมื่อมีการดำเนินการตามแผลการเปลี่ยนแปลง จะต้องมีการตรวจสอบความก้าวหน้าในการดำเนินการเพื่อหาผลลัพธ์ว่าเป็นไปในทิศทางใด อาจจะ ประเมินผลจากการปฏิบัติงานของบุคคลภายในองค์กรหรือจากประชาชนผู้รับการบริการ ถ้าผลเป็นไป ในทางลง จะต้องหาวิธีการแก้ไข ถ้าเป็นไปในทางบวก ให้นำไปกระตุ้นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงให้ มากขึ้น รวมทั้งความภาคภูมิใจแก่บุคลากรที่เกี่ยวข้องทั่วองค์กร

การรักษาระดับการเปลี่ยนแปลง (Maintaining Momentum) เมื่อการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงานมี ความก้าวหน้าคือ มีผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจแล้ว แต่ไม่ใช่หยุดแค่นั้น องค์กรจะต้องมีการสร้างแรง ขับเคลื่อนและสร้างสิ่งเร้า เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลง มีความกระตือรือร้นตลอดเวลา เพื่อ ขับเคลื่อนพัฒนาองค์กร การสร้างการเปลี่ยนแปลง (Building Change) การเปลี่ยนแปลงหมายถึงหน่วยงานจะต้องสนับสนุนให้มี การเปลี่ยนแปลงใหม่ๆเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องเพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ซึ่งหน่วยงาน อาจใช้วิธีการสร้างประเด็นเหตุผลความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงข้นมาอีกครั้ง โดยการเน้นให้เห็น ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อบุคลากรทุกคน ต่อองค์กร และต่อสังคม

การจัดการกับความขัดแย้งและความแตกแยก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นย่อมมีทั้งคนที่เห็นด้วยและไม่เห็นด้วย กลุ่มคนที่ไม่เห็นด้วยจะแสดงปฏิกิริยา โต้ตอบในหลายรูปแบบ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งและความแตกแยกในองค์กรในเวลาต่อมา ซึ่งผู้บริหาร จะต้องเรียนรู้และหาวิธีการจัดการกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นอย่างประนีประนอมโดยมีประเด็นที่ต้อง พิจารณาดังนี้

ความขัดแย้ง - การหลักเลี่ยง (Avoidance) เป็นวิธีการหลีกเลี่ยง ไม่สนใจ ไม่เอาใจใส่ความขัดแย้งนั้น ซึ่งเหมาะกับ สถานการณ์ที่ไม่สามรถชนะได้ ประโยชนที่ได้น้อยมาก อย่างไรก็ตามวิธีนี้ไม่เหมาะกับเหตุการณ์ที่ ต้องการแก้ไขความขัดแย้งแบบทันที - การปรับเข้าหากัน (Accommodate) เป็นวิธีที่รับฟังเหตุผลของหลายฝ่ายและเอาใจหลายๆฝ่ายที่ขัดแย้ง กัน เพื่อลดความตึงเครียด และหาจุดที่ยอมนับกันได้ทั้งสองฝ่าย - การบังคับ (Forcing) เป็นการใช้อำนาจตามกฎหมายบังคับเพื่อให้ทำตาม และแก้ความขัดแย้ง ซึ่งจะมีฝ่าย ชนะและฝ่ายแพ้ วิธีการนี้เป็นการแก้ข้อขัดแย้งที่มีประสิทธิผลเมื่อมีสถานการณ์ฉุกเฉิน แต่อาจก่อให้เกิด ความขัดแย้งขึ้นมาอีกเพราะคนไม่ชอบการบังคับ - การประนีประนอม (Compromise) เป็นวิธีการที่ต้องปรับเข้าหากัน มีการต่อรองและประนีประนอมกัน โดยยินยอมพร้อมใจกันทั้งสองฝ่ายในข้อตกลงร่วมกัน - การร่วมมือ (Collaboration) เป็นการรวมความคิดและมุมมองที่แตกต่างเข้าด้วยกัน เรียนรู้จากกันและกัน ให้ความเคารพ ความไว้วางใจกัน ร่วมมือกันทำงานเมื่อมีความเสี่ยงและประโยชน์สูง

ความแตกแยก ความแตกแยกเกิดจากสถานการณ์ความขัดแย้งที่เกิดขึ้น ซึ่งฝ่ายหนึ่งอุทิศตนให้กับการเปลี่ยนแปลงอย่าง เต็มที่ ขณะที่อีกฝ่ายหนึ่งพยายามรักษาสถานภาพเดิมไว้ จึงเป็นที่มาของความแตกแยกคือทั้ง 2 ฝ่ายต่างตกอยู่ ในสถานการณ์สองขั้วที่แต่ละข้างเห็นเฉพาะข้อดีของความคิดของฝ่ายตนเอง และเห็นข้อเสียของความคิด ของฝ่ายตรงข้าม เมื่อเกิดความแตกแยก สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารจะต้องบริหารความแตกแยกคือ การตระหนักว่า ทั้ง 2 ฝ่ายต้องถูกจัดการพร้อมๆกันอย่างลงตัว และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างความคิดเห็นที่แตกต่างกันระหว่างการใช้โปรแกรมเก่ากับโปรแกรมใหม่

การปิดโครงการ การปิดโครงการหรือการยุติโครงการ เป็นหนึ่งขั้นในวงจรของโครงการ ซึ่งการปิดโครงการอาจเกิดขึ้น เนื่องมาจากสาเหตุดังนี้ โครงการได้ดำเนินงานจนบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โครงการดำเนินการล่าช้าจนไม่เกิดความก้าวหน้าอีกต่อไป โครงการดำเนินการล่าช้าอย่างไม่มีกำหนดเสร็จสิ้น ทรัพยากรของโครงการได้ถูกโยกย้ายถ่ายเทไปใช้ในโครงการอื่นๆแล้ว บุคลากรโครงการโดยเฉพาะผู้บริหารโครงการ ไม่สามารถร่วมกับผู้ปฏิบัติงานหรือเกิดความขัดแย้งกับ ผู้บริหารหน่วยงานตามหน้าที่และผู้บริหารระดับสูง เหตุการณ์นอกตัวโครงการที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และเหตุการณ์อื่นๆที่ไม่ทราบล่วงหน้า