การเลือกข้อมูลจาก List การกำหนดเงื่อนไขการป้อนข้อมูลด้วย Data Validation การใส่ Comment / แสดง / แก้ไข / ลบ

 การเลือกข้อมูลจาก List  Right Click ที่เซลล์ /Pick form Drop –down list  รายการข้อมูลจะปรากฏทันที ให้ เลือกข้อมูลที่ต้องการ  สร้าง Drop Down List  สร้าง Drop Down List บน Worksheet เดียวกัน เลือก เซลส์ที่ต้องการวางลิสต์บ็อก แล้วไปที่ Menu เลือก Data Validation

 Data Validation เพื่อตรวจสอบ ความถูกต้องของข้อมู ล  การใช้งาน Data Validation เพื่อ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล 1. เลือกช่วงเซลที่ต้องการตรวจสอบการ รับข้อมูล 2. เลือกคำสั่ง Data > Validation ( ข้อมูล > การตรวจสอบความ ถูกต้อง ) Settings ( การตั้ง ค่า ) 3. ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ( การตรวจสอบความถูกต้อง ของข้อมูล ) คลิกแท็บ Settings ( การตั้ง ค่า )

 4. เลือกประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาต ให้ป้อนได้ในช่อง Allow: Any Value Any Value ( ค่าใดๆ ) ค่าตัวเลขหรือ ข้อความใด Whole number Whole number ( จำนวนเต็ม ) เฉพาะตัว เลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่ง Decimal Decimal ( ตำแหน่งทศนิยม ) เฉพาะตัว เลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด List List ( รายการ ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้ Date Date ( วันที่ ) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ Time Time ( เวลา ) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ Text length Text length ( ตามความยาวข้อความ ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ Custom Custom ( กำหนดเอง ) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ

Data 5. ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบ ข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วงในขั้นที่ 6. ดังนี้  o Between ( อยู่ระหว่าง ) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่ง อยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ  o Not between ( ไม่อยู่ระหว่าง ) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ  o Equal to ( เท่ากับ ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ  o Not equal to ( ไม่เท่ากับ ) ไม่เท่ากับตัวเลข ที่ระบุ  o Greater than ( มากกว่า ) มากกว่าค่าที่ระบุ  o Less than ( น้อยกว่า ) น้อยกว่าค่าที่ระบุ  o Greater than or equal to ( มากกว่าหรือ เท่ากับ ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ  o Less than or equal to ( น้อยกว่าหรือ เท่ากับ ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

 6. กำหนดข้อมูลที่สามารถป้อนได้ใน หัวข้อ Data ( ข้อมูล ) ดังตัวอย่างใน ขั้นที่ 4 เลือกเป็น Whole number( จำนวนเต็ม ) และขั้นที่ 5 เป็น between ต้องระบุช่วงข้อมูลที่จะ รับโดยระบุค่าต่ำสุด (Minimum) และ ค่าข้อมูลสูงสุดที่จะ รับ (Maximum) ส่วนถ้าเลือกแบบอื่น ในขั้น 4 ก็จะต่างออกไป

คลิกแท็บ Input Message 7. คลิกแท็บ Input Message ( ข้อความ ที่ใส่ ) เพื่อใส่ข้อความอธิบายเกี่ยวกับข้อมูลที่ จะป้อนให้ผู้ใช้อ่าน คลิกแท็บ Error Alert 8. คลิกแท็บ Error Alert ( การแจ้งเตือน ข้อผิดพลาด ) เพื่อใส่ข้อความแจ้งเตือนกรณี ที่ผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิดจากเงื่อนไขที่กำหนดไว้ และเลือกลักษณะการแจ้งเตือนใน หัวข้อ Style ( ลักษณะ ) ดังนี้  Stop ( หยุด ) หยุดการป้อนทันทีหากผู้ใช้ ป้อนข้อมูลผิดจากเงื่อนไข  Warning ( เตือน ) แสดงข้อความเตือนเมื่อ ป้อนข้อมูลผิด และเลือกว่าจะทำงานต่อโดย คลิก Yes เพื่อยอมรับข้อมูลที่ป้อน หรือ คลิก No ยกเลิกการป้อน  Information ( ข้อมูล ) แสดงข้อความแจ้ง เตือนเมื่อป้อนข้อมูลผิด และให้ เลือกตอบ Yes ยอมรับข้อมูลหรือ คลิก Cancel ยกเลิกการป้อน 9. คลิกปุ่ม OK

 ทดสอบการใช้งาน DATA VALIDATION ทดสอบการใช้งาน DATA VALIDATION  เมื่อใส่ข้อมูลในตำแหน่งเซลที่ได้กำหนดไว้ไม่ถูกต้อง จะ แสดงข้อความเตือน 

 ยกเลิกเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล ยกเลิกเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล  1. เลือกช่วงเซลที่ได้กำหนดเงื่อนไข การตรวจสอบข้อมูลไว้  2. เลือก Data > Validation ( ข้อมูล > การตรวจสอบ ความถูกต้อง )  3. คลิกแท็บ Settings ( การตั้งค่า ) แล้วคลิกปุ่ม Clear All ( ล้าง ทั้งหมด )