องค์กรกับระบบสารสนเทศ

งานนำเสนอเรื่อง: "องค์กรกับระบบสารสนเทศ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 องค์กรกับระบบสารสนเทศ
Chapter 2 องค์กรกับระบบสารสนเทศ

2 2.1 องค์กรกับระบบสารสนเทศ
ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและการนำสารสนเทศเข้ามาใช้ภายในองค์กร นั้น จะประกอบไปด้วย

3 - สภาพแวดล้อมภายนอก - วัฒนธรรมองค์กร
- โครงสร้างองค์กร - กระบวนงานทางธุรกิจ - นโยบายองค์กร - การตัดสินใจของผู้บริหาร

4 องค์กรและโครงสร้างองค์กร (Organization and organization structure)

5 ภารกิจขององค์กรโดยทั่วไป
1. องค์กรที่แสวงหาผลกำไร (Profit organization) 2. องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร (Non-profit organization)

6 โครงสรางองคกร (Organization Structure)
เปนการจัดกลุมงานหรือระบบงานเขาดวยกันตามลักษณะงาน หนาที่ความรับผิดชอบ และสายการบังคับบัญชา โดยปกติโครงสรางองคกรที่เหมาะสมกับกลยุทธองคกรจะชวยใหขจัดความไมชัดเจนของอํานาจหนาที่ในองคกร และชวยใหเกิดการประสานงานที่ดีขึ้น ทําใหองคกรดําเนินการไดอยางเปนระบบ จะนับวาโครงสรางองคกรเปนสวนหนึ่งของเครื่องมือในการจัดการองคกรก็ไดเพราะองคกรก็เปนผลจากการจัดการองคกร

7 การออกแบบโครงสรางองคกรนั้นยอมตระหนักถึงปจจัยหลักๆ คือ
• วัตถุประสงคองคกร • หนาที่ของงานและความรับผิดชอบ • สายการบังคับบัญชาและการสั่งการ • การประสานงาน • การควบคุม

8 โครงสร้างองค์กรสามารถแบ่งได้เป็นประเภทต่าง ๆ ได้ดังนี้
1) โครงสร้างตามประเพณีนิยม (Tradition organization structure) 2) โครงสร้างแบบจัดตามกลุ่มธุรกิจ (Divisionalized structure) 3) โครงสร้างแบบผสาน (Matrix Structure)

9 โครงสร้างตามประเพณีนิยม (Tradition Organization Structure)
เป็นการจัดโครงสร้างแบบ Top-Down และ หน่วยงานหลักแบ่งเป็นหน่วยงานย่อย ผู้บริหารระดับสูง ฝ. บัญชีและการเงิน ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการผลิต ฝ่ายบุคคล ฝ่ายสารสนเทศ ส่วนการเงิน ส่วนบัญชี บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีต้นทุน บัญชีทั่วไป

10 ผลิตภัณฑ์ผ้าอ้อมเด็ก
โครงสร้างแบบจัดตามกลุ่มธุรกิจ (Divisionalized structure) เป็นการจัดโครงสร้างตามประเภทของงาน แต่ละโครงการมีหน่วยธุรกิจของตนเอง ผู้บริหารระดับสูง ผลิตภัณฑ์อาหารเด็ก ผลิตภัณฑ์ผ้าอ้อมเด็ก การเงิน ผลิต ตลาด

11 วัฒนธรรมองค์กร (Organizational Culture)

12 มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure)
เปนเครื่องมือประเภทหนึ่งที่ใชเปนแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงานในองคกร

13 องค์ประกอบสำคัญขั้นพื้นฐานขององค์กร
วัฒนธรรมองค์กร พนักงานด้านการ ปฏิบัติการ พนักงานที่ใช้ สารสนเทศ เงินทุน สินทรัพย์ ผู้ถือหุ้น Moonoi&Meenoi

14 องค์กรและการเปลี่ยนแปลง (Organization And Change)
แรงผลักดันที่ทำให้องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วย - Change of Business Environment - Competitive - Customers

15 ขั้นตอนที่ใช้ในการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงองค์กรมี 3 ขั้นตอน ประกอบด้วย
1) ละลายพฤติกรรม (Unfreezing) เป็นการเปลี่ยนแปลงนิสัย หรือพฤติกรรม เดิม ๆ กับวิธีปฏิบัติงานเดิมๆ พร้อมสร้างบรรยากาศให้ยอมรับไปสู่การเปลี่ยนแปลง 2) เคลื่อนไหว (Moving) เป็นการพัฒนาบุคลากรให้พร้อมดำเนินการในรูปแบบ ใหม่ งานใหม่ วิธีการใหม่ ตลอดจนหน่วยงานใหม่ ซึ่งอาจเป็นกลุ่มบุคลากรเดิมแต่ ปรับเปลี่ยนหน่วยงานใหม่ 3) จัดรูปใหม่ (Refreezing) เป็นการจัดองค์กรใหม่อย่างเต็มรูปแบบ ประกาศ จัดตั้งอย่างเป็นทางการ ทั้งหน่วยงาน ลักษณะงาน อำนาจหน้าที่ และบุคลากร ในการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวควรนำระบบสารสนเทศสอดแทรกเข้าไปในขณะ เดียวกัน การต่อต้านซึ่งก็จะทำให้ลดลงและความเข้าใจระบบก็จะเพิ่มขึ้น

16 กระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์กร
มาก น้อย ความรุนแรงในการเปลี่ยนแปลง กระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์กร รีเอนยิเนียริง (Reengineering) การลดขนาดและค่าจ้างในองค์กร (Outsourcing , Downsizing) การปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

17 การยกเครื่อง (Reengineering)
การยกเครื่อง เป็นภาษาทางช่างที่หมายถึงการซ่อมบำรุงใหญ่ ซึ่งมีทั้งการซ่อม การเปลี่ยน การจัดรูป การตกแต่งรูปโฉม เพื่อให้สามารถทำงานได้ดีดังเดิมหรือดีกว่าเดิม ฉะนั้นในทางธุรกิจหรือองค์กรแล้วการปรับปรุงองค์กร การวางระบบใหม่ การจัดระบบสารสนเทศใหม่ การสร้างภาพพจน์ใหม่ การปรับกลยุทธ์ใหม่ พัฒนาบุคลากร เพื่อให้เพิ่มส่วนแบ่งหรือยอดขายในตลาดมากขึ้น เป็นที่ยอมรับและสนใจจากลูกค้ามากขึ้น

18 การลดขนาดองค์กร (Downsizing)
การใช้บริการจากภายนอก (Outsourcing) การใช้บริการจ้างพนักงานจากภายนอก (Outsourcing) เป็นการจ้าง หรือการใช้บริการจากภายนอกซึ่งอาจจะเป็นครั้งคราวหรือการทำสัญญาเป็นช่วงเวลา การลดขนาดองค์กร (Downsizing) เป็นการลดจำนวนบุคลากรหรือการไม่เพิ่มจำนวนบุคลากร แต่เพิ่มงานหรือเพิ่มเติมประสิทธิผลของงาน โดยปกติแล้วจะไม่รับบุคลากรเพิ่มเติม โดยจะพัฒนาบุคลากรทีมีอยู่หรือระดับล่างให้สามารถปฎิบัติงานที่รับผิดชอบสูงขึ้นต่อๆไป

19 การปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous improvement)
เป็นการหาแนวทางในการปรับปรุงธุรกิจให้ผลผลิต และการบริการ เพิ่มคุณค่ามากขึ้น และคงอยู่เป็นระยะเวลานาน สร้างฐานของลูกค้าให้แข็งแกร่ง

20 ความแตกต่างระหว่างการยกเครื่องกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
Reengineering Continuous Improvement - ดำเนินการอย่างแท้จริงเพื่อแก้ปัญหาที่รุนแรง ให้เป็นงานประจำเพื่อแก้ปัญหาเล็กน้อยให้ดีขึ้น - เกิดจากผู้บริหารระดับสูง เกิดจากผู้ปฏิบัติงานประจำ - มีขอบเขตทั้งองค์กร มีขอบเขตเฉพาะงานที่รับมอบ - เกิดจากการชักนำจากปัจจัยภายนอก พนักงานผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้ชักนำ - ใช้ระบบสารสนเทศอย่างเต็มรูปแบบ ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนข้อมูลสารสนเทศ - เป้าหมายคือการใช้ระบบสารสนเทศดำเนินให้ เป้าหมายการดำเนินการหวังผลในระยะยาว สำเร็จในเป้าหมายหลัก

21 ผูบริหารและการตัดสินใจ (Management Decision Making)
ผูบริหาร นั้นมีการจัดระดับไว 3 ระดับหลัก คือ • ผูบริหารระดับสูง (Top Management) • ผูบริหารระดับกลาง (Middle Management) • ผูบริหารระดับลางหรือระดับปฏิบัติการ (Operational Management)

22 กระบวนการตัดสินใจ (Decision Making Process)
การตัดสินใจและการแก้ปัญหา (Decision Making and Problem Solving) ขั้นตอนการตัดสินใจของ Herbert Simon มีสามขั้นตอนหลักประกอบด้วย 1) การทำความเข้าใจ (Intelligence Stage) 2) การออกแบบวิธีการแก้ปัญหา (Design Stage) 3) การเลือกทางแก้ปัญหา (Choice Stage)

23 กระบวนการตัดสินใจ (Decision Making Process)
ขั้นตอนการแก้ปัญหาของ George Huber ที่ต่อจาก Simon มีสองขั้นตอน ประกอบด้วย 1) การดำเนินการ (Implementation Stage) เป็นการนำวิธีแก้ปัญหาที่ออกแบบและเลือกไว้ 2) การติดตามผล (Monitoring Stage) เป็นการประเมินการดำเนินการตามที่ออกแบบไว้ว่าตรงตามที่คาดหวังหรือไม่

24

25 การตัดสินใจที่มีกฏเกณฑ์และไม่มีกฏเกณฑ์ (Programmed and Nonprogrammed Decisions)

26 ระดับการตัดสินใจของผูบริหาร
(Managers and Decision Levels) • ผูบริหารระดับสูง (Top Management) จะตัดสินใจกับปญหาที่ไมมีรูปแบบ • ผูบริหารระดับกลาง (Middle Managers) จะตัดสินใจกับปญหาที่มีกึ่งรูปแบบ ที่เกิดขึ้นในระยะสั้นหรือภายในรอบป • ผูบริหารระดับตน (Operational Managers) ตัดสินใจกับปญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานรายวันซึ่งมีรูปแบบของปญหาที่แนนอน ผู้ปฏิบัติงาน ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ

27 ความต้องการสารสนเทศของทุกระดับการบริหารและปฏิบัติการ
Information Opportunity Space ความต้องการสารสนเทศของทุกระดับการบริหารและปฏิบัติการ Strategic Tactical Technical Operational นโยบาย: สร้าง กลยุทธหรือแผนแม่บท แผนดำเนินการ หรือ กลวิธี แผนปฎิบัติการ และการควบคุม ดำเนินงานตามขั้นตอน รวบรวมข้อมูล สร้างระบบสารสนเทศ สารสนเทศ ตรงตามที่ต้องการ ไม่ ตรงตาม ที่ต้องการ Operation Control Routine โอกาสของสาร สนเทศที่เกิดขึ้น ความ ต้องการ Moonoi&Meenoi

28 การจัดการองค์กรสารสนเทศในองค์กรธุรกิจ

29 หน้าที่ของหน่วยงานในฝ่ายสารสนเทศในองค์กร ประกอบด้วย
1) หัวหนาหนวยสารสนเทศ (Chief Information Officer : CIO) 2) หนวยปฏิบัติการ (Operations) 3) หนวยสนับสนุนดานวิชาการ (Technical Support) 4) หนวยบริการสารสนเทศ (Information Service Support) 5) หนวยบันทึกขอมูล (Data Entry Operation) 6) ผูบริหารระบบ LAN และ WEB (LAN Administrator and Webmaster) 7) หน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง