คณะที่ 3 พัฒนาระบบบริหารจัดการ เพื่อสนับสนุนการจัดบริการ จังหวัดอำนาจเจริญ 16-18 กรกฎาคม 2557

7 ประเด็นในการตรวจราชการ 3.1 การจัดทำแผนกลยุทธ์หรือแผนสุขภาพ 3.2 การบริหารและจัดการทรัพยากรบุคคลของเขต บริการสุขภาพ 3.3 การบริหารจัดการงบประมาณและการเงินการคลัง 3.4 การบริหารเวชภัณฑ์และเวชภัณฑ์ที่ไม่ใช่ยา 3.5 การควบคุมภายใน 3.6 การจัดการเรื่องร้องทุกข์ 3.7 การสื่อสารและสารนิเทศ

การบริหารจัดการ ทรัพยากรบุคคล จังหวัดอำนาจเจริญ

(302) มีแผนกำลังคนและดำเนินการตามแผน - มีการบริหารจัดการ การกระจายบุคลากรในเขต /จังหวัด - มีการใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกัน ประเด็นการตรวจ การบริหารจัดการ การกระจายบุคลากรในจังหวัด การใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกัน การใช้ FTE การบริหารจัดการ labor cost ที่เหมาะสมตามสถานการการเงิน

ผลการดำเนินงานของจังหวัดอำนาจเจริญ เป็นดังนี้ การบริหารจัดการ และการกระจายบุคลากรภายในจังหวัด มีการวางแผนกำลังคน 5 ปี ตั้งแต่ ปี 2556-2560 ได้มีการดำเนินการในรูปแบบของคณะกรรมการระดับจังหวัด มีคณะกรรมการพัฒนากำลังคนด้านสาธารณสุข มีคณะกรรมการคัดเลือกลูกจ้างชั่วคราวเป็น พกส. มีการใช้โปรแกรมระบบบริหารงานบุคคล และโปรแกรมระบบข้อมูลลูกจ้างชั่วคราว

การใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกัน - มีการจัดทีมแพทย์ ทันตแพทย์ และพยาบาล ไปให้บริการที่ รพ.สต ภายใน cup เดียวกัน สัปดาห์ละประมาณ 1-2 ครั้ง - รพ.อำนาจเจริญได้รับความช่วยเหลือแพทย์สาขาที่ขาดแคลน เช่น อายุรกรรมและอายุรแพทย์โรคไต จาก รพ.50 พรรษา สาขาจิตเวช จาก รพ.ศรีมหาโพธิ์ และสาขากุมารโรคหัวใจ จาก รพ.สรรพสิทธิ ประสงค์ การใช้ FTE - มีการใช้ FTE และ Population-based ในการจัดสรรตำแหน่งเพื่อบรรจุ ลูกจ้างชั่วคราว / พนักงานราชการ เป็นข้าราชการ และการบรรจุ ลูกจ้างชั่วคราว เป็นพนักงานกระทรวงสาธารณสุข มีการใช้ FTE และ Population-based ในการวิเคราะห์และจัดทำกรอบอัตรากำลังบุคลากร ของหน่วยบริการระดับต่าง ๆ ทั้งในสายงานบริการเฉพาะด้าน และสายสนับสนุน มีการใช้ FTE ในการตัดโอนตำแหน่งและการปรับปรุงการกำหนดตำแหน่ง

การวางแผนพัฒนาสมรรถนะบุคลากรทั้งสายวิชาชีพและอื่นๆ ตาม Service Plan มีการวางแผนการรับสมัคร/ฝึกอบรมแพทย์เฉพาะทาง สาขาขาดแคลนอย่างเป็นระบบ มีการจัดทำแผนประจำปีเพื่ออบรมบุคลากรในด้านต่าง ๆ และดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้

สรุปประเด็นปัญหาในการบริหารและจัดการทรัพยากรบุคคลของจังหวัดอำนาจเจริญ - การนำ FTE มาบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล มีปัญหา กรณีที่มีการสำรวจในระยะเวลาที่จำกัด ทำให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจไม่ตรงกัน ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการลงข้อมูล เป็นผลให้ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจบุคลากรไม่สอดคล้องกับปัญหาและความเป็นจริงเท่าที่ควร - ขอให้เตรียมข้อมูลให้พร้อมเพื่อจัดทำ FTE รอบ 2 ในช่วง เดือน กรกฎาคม – สิงหาคม 2557 นี้

ประเด็นที่ต้องดำเนินการต่อ เนื่องจาก Labor cost ของสถานบริการเกินเกณฑ์มาตรฐาน ส่งผลต่อสถานะการเงิน จึงขอให้ดำเนินการตามมติคณะกรรมการ เขตบริการสุขภาพที่ 10 อย่างเคร่งครัด โดย ให้ทบทวนการจ่ายค่าตอบแทนให้เหมาะสมตาม สถานะการเงินการคลังของหน่วยบริการ ในสถานบริการที่มีวิกฤติทางการเงินห้ามจ้าง ลูกจ้างชั่วคราวเพิ่ม การจ้างลูกจ้างชั่วคราวรายใหม่ของทุกหน่วย บริการต้องได้รับอนุมัติจาก นพ.สสจ.ก่อน จึงสามารถจ้างได้

การบริหาร ยาและเวชภัณฑ์มิใช่ยา จังหวัดอำนาจเจริญ

จังหวัดอำนาจเจริญ รอบ 2/2557 เป้าหมายลดต้นทุนจัดซื้อ -ยาและเวชภัณฑ์มิใช่ยา -วัสดุการแพทย์ วัสดุทันตกรรม วัสดุ X-ray และวัสดุวิทยาศาสตร์การแพทย์(ชันสูตร)

ต้นทุนจัดซื้อภาพรวมทั้งจังหวัด ต้นทุนจัดซื้อทั้งจังหวัด มูลค่าการจัดซื้อ 3 ไตรมาส ร้อยละเปรียบเทียบปี 56 และ ปี 57 ผลประเมิน ปี 2556 ปี 2557 ยา 84,307,847.96 86,654,041.13 +2.78 X เวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา 29,852,836.13 29,129,988.23 - 2.42 วัสดุชันสูตร 25,745,794.90 22,984,036.20 - 10.73 / รวมทั้ง 3 หมวด 139,906,478.99 138,768,065.56 -0.81

อัตราคงคลังภาพรวมทั้งจังหวัด ประเภทเวชภัณฑ์ อัตราคงคลังเฉลี่ย ผลประเมิน ยา 2.15 / เวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา 2.05 วัสดุชันสูตร 0.76

ข้อสั่งการในการตรวจราชการ รอบ 1 ปี 2557 ข้อเสนอแนะ การให้โรงพยาบาลจังหวัดเป็นคลังสำรองยาที่ใช้น้อย จัดซื้อยาก โดยใช้การจัดสรรงบประมาณร่วมด้วย

ผลการดำเนินการตามข้อสั่งการ พบว่ามีการดำเนินการโดยให้ รพ.อำนาจเจริญ จัดทำ Vendor list และมีการแลกเปลี่ยนยาที่มีมูลค่าเท่ากัน ระหว่าง รพ. ที่เป็นรูปธรรมชัดเจน มีการดำเนินการแก้ปัญหาที่สอดคล้องกับบริบทที่ชัดเจน เช่น รพ.ชานุมาน มีการวิเคราะห์และพัฒนาประสิทธิภาพในการบริหารเวชภัณฑ์ ในภาวะวิกฤติทางการเงิน ทำให้สามารถลดต้นทุนมูลค่าการจัดซื้อได้ทุกหมวดเวชภัณฑ์ ได้แก่ ยา (ลดลง 45.98%)เวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา (ลดลง 23.38%)และวัสดุชันสูตร (ลดลง 28.23%)

สิ่งที่น่าชื่นชม มีการกำกับ ติดตาม การบริหารจัดการคลังในโรงพยาบาลทุกแห่งและทุกคลังเวชภัณฑ์ ทำให้อัตราคงคลังผ่านเกณฑ์ (ประมาณ 1-2 เดือน) มีการจัดซื้อร่วมจังหวัดในทุกหมวดเวชภัณฑ์ ได้แก่ ยา วัสดุการแพทย์ วัสดุทันตกรรม และวัสดุชันสูตร 16

ข้อสังเกตจากการตรวจราชการ รอบ 2/2557 มูลค่าจัดซื้อยาภาพรวมจังหวัดเพิ่มขึ้น ร้อยละ 2.78 มูลค่าจัดซื้อเวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา ภาพรวม จังหวัด ลดลงร้อยละ 2.42 มูลค่าจัดซื้อวัสดุชันสูตร ภาพรวม จังหวัด ลดลงร้อยละ 10.73 ภาพรวมจัดซื้อทั้ง 3 หมวด ลดลงร้อยละ 0.81 17

ข้อสังเกตเพิ่มเติม รอบ 2 /2557 มี รพ. 3 แห่งที่มูลค่าการจัดซื้อยาเพิ่มขึ้นมาก ได้แก่ รพ.ลืออำนาจ (+45.13%) รพ.ปทุมราชวงศา (+30.86%) และรพ.หัวตะพาน (+13.42%) รพ.ปทุมราชวงศา มีมูลค่าการจัดซื้อเพิ่มขึ้นในทุกหมวด ได้แก่ ยา (+30.86%) เวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา(+36%) วัสดุชันสูตร(+8.47%) 18

ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา ควรมีการศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาในเชิงลึกของโรงพยาบาลที่ยังมีการเพิ่มต้นทุนอย่างต่อเนื่องในทุกหมวดเวชภัณฑ์ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารด้านเวชภัณฑ์ภายใต้บริบทที่มีข้อจำกัด โดยให้โรงพยาบาลที่สามารถดำเนินการได้ดี (รพ.ชานุมาน) ถ่ายทอด แลกเปลี่ยนประสบการณ์

การบริหารจัดการ งบประมาณการเงินการคลัง จังหวัดอำนาจเจริญ

สถานการณ์การเงินการคลังปี 2556-2557 หน่วยบริการในเขตบริการสุขภาพที่ 10

รายงานจำนวนโรงพยาบาลในเขตสุขภาพที่ 10 วิกฤติ ระดับ 7 ปี2556 รายงานจำนวนโรงพยาบาลในเขตสุขภาพที่ 10 วิกฤติ ระดับ 7 ปี2556 จังหวัด   ไตรมาส 1/56 Risk Scoring ระดับ 7 ไตรมาส 2/56 ไตรมาส 3/56 ไตรมาส 4/56 1 ศรีสะเกษ 2 อุบลราชธานี 10 12 13 7 3 ยโสธร 4 5 อำนาจเจริญ 6 มุกดาหาร รวมระดับ 7 22 26 17 รวมทั้งหมด 64 % ระดับ 7 20.31% 34.38% 40.63% 26.56% เป้าหมาย ระดับ 7 <10%

รายงานจำนวนโรงพยาบาลในเขตสุขภาพที่ 10 วิกฤติ ระดับ 7 ปี2557 รายงานจำนวนโรงพยาบาลในเขตสุขภาพที่ 10 วิกฤติ ระดับ 7 ปี2557 จังหวัด   ไตรมาส 1/57 Risk Scoring ระดับ 7 ไตรมาส 2/57 พค.57 ไตรมาส 4/57 1 ศรีสะเกษ 2 อุบลราชธานี 13 9 3 ยโสธร 4 อำนาจเจริญ 5 มุกดาหาร รวมระดับ7 19 15 21 รวมทั้งหมด 71 % ระดับ 7 26.76 21.12 29.57 เป้าหมาย ระดับ 7 <10%

คณะกรรมการ CFO เขต 10 จัดทำแผน ลงพื้นที่ตรวจสอบ ข้อมูลการเงินและบัญชีโรงพยาบาล ครอบคลุม 100% จำนวน 15 แห่ง 2.ทีม CFO จังหวัด-ตรวจสอบรพ.ที่เหลือในจังหวัด 3.กำหนดแล้วเสร็จภายใน 15 สค. 57

แนวทางการตรวจสอบรพ.วิกฤติทางการเงิน ของ CFO เขต 1.ความถูกต้องและน่าเชื่อถือของบัญชีและรายงานการเงิน 2.ประสิทธิภาพของระบบควบคุมภายใน 3.ผลการวิเคราะห์ด้านการเงินการคลัง 3.1ประสิทธิภาพการให้บริการตามศักยภาพของรพ. 3.2ตัวชี้วัดด้านการเงินการคลังเปรียบเทียบย้อนหลัง 3 ปี 3.3การปฏิบัติตามแผนเงินบำรุงปี2557 3.4เปรียบเทียบผลงานบริการ/รายได้/ค่าใช้จ่าย/การบริหาร จัดการด้านยา-Lab –วัสดุอื่นๆ ตามกลุ่มรพ.ภายในเขต 3.5ความเป็นไปได้ของแผนเพิ่มประสิทธิภาพ/มาตรการที่รพ. กำหนดเพื่อแก้ปัญหาทางการเงิน 3.6ข้อคิดเห็นของCFO ต่อการให้ความช่วยเหลือและแก้ปัญหา ทางการเงินของรพ.

26 พค.57 -รพ.วารินชำราบ จ.อุบลฯ 10 มิย.57 -รพ. 50 พรรษาฯ จ.อุบลฯ ผลการลงพื้นที่ตรวจสอบข้อมูลการเงินและบัญชี รพ.วิกฤติระดับ 7 ของ CFO เขต 26 พค.57 -รพ.วารินชำราบ จ.อุบลฯ 10 มิย.57 -รพ. 50 พรรษาฯ จ.อุบลฯ 25 มิย.57 -ตระการพืชผล จ.อุบลฯ 3 กค.57 -รพ.นิคมคำสร้อย จ.มุกดาหาร 7 กค.57 -รพ.เขมราฐ จ.อุบลฯ

สาเหตุหลักที่ ร.พ. มีวิกฤติการเงินการคลัง สาเหตุทางด้านบัญชี ไม่ถูกต้อง สาเหตุด้านการบริหารจัดการ 2.1 นโยบายและระบบการจัดสรรงบแม่ข่าย-ลูกข่าย ด้านการเงินการคลังในเครือข่าย 2.2 การบริหารจัดการภายในโรงพยาบาล เช่น มีค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรสูง , การควบคุมภายใน การก่อหนี้ของหน่วยจัดซื้อ , อัตราการสำรองคลังวัสดุสูง 2.3 ศักยภาพและด้านทรัพยากร ทำเล พื้นที่ บุคลากร ครุภัณฑ์ มีการส่งต่อผู้ป่วย Refer มาก 2.4 การควบคุมกำกับแผนการเงินการคลัง ยังขาดประสิทธิภาพ เช่น ประสิทธิภาพการเรียกเก็บลูกหนี้ , ใช้จ่ายเงิน ไม่เป็นไปตามแผน 3. นโยบายและปัจจัยอื่น ๆ : การลงทุนในสินทรัพย์ถาวร เพิ่มขึ้น : ปริมาณผู้ป่วยนอก (UC OP) เพิ่มขึ้น : การแยกหน่วยบริการเพิ่ม (CUP Split) ในเครือข่ายเดียวกัน : โครงการฯ ตามนโยบายส่วนกลางเพิ่ม ทำให้ใช้ทรัพยากร วสด. ในการบริการเพิ่มขี้น / การตรวจรับรองคุณภาพ

รายงานผลการตรวจสอบบัญชี ทีม CFO เขตลงพื้นที่ ร.พ. หัวตะพาน วันที่ 17 ก.ค. 2557

ข้อมูลพื้นฐานรพ.หัวตะพาน 1.รพช.F2 ขนาด 30 เตียง 2.รพ.สต.ลูกข่าย 11 แห่ง 3.ประชากร 51,854 คน (UC 38,000 คน) 4.บุคลากรหลัก แพทย์ 4 คน/ทันตแพทย์ 3 คน เภสัชกร 3 คน/พยาบาล 58 คน 5.ผลงานบริการ -OPD visit 7,000 /เดือน -อัตราครองเตียง 115.47% / CMI 0.61

สถานะการเงินรพ.หัวตะพาน ณ 31 พค.57 1.เงินสด 800,000.- 2.หนี้สิน 24,000,000.- 3.ค่าเสื่อม 2,900,000.- (คงเหลือ 30,000.-) 4.ผลการดำเนินงาน 8 เดือน -5,072,282.01.- 5.ทุนสำรองสุทธิ -19,619,584.29.-

ผลการตรวจสอบข้อมูลการเงินและบัญชี ยังไม่ถูกต้องครบถ้วน ------------------------------------------ สาเหตุ 1.การบันทึกบันชีผิดหมวด/ประเภท 2.ขาดการสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน 3.ความเสี่ยงทางการบริหาร -การบริหารการเงินการคลัง -การบริหารพัสดุ “ไม่ทุจริต แต่ ผิดระเบียบ”

ข้อเสนอแนะ 1.ให้จัดทำแผนประมาณการรับ-จ่าย ใน Planfin ครอบคลุม ทุกแหล่งเงิน ทั้งรายรับและรายจ่าย 2.ให้มีการวางระบบไหลเวียนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าสู่ระบบบัญชี และสอบทานข้อมูลให้ถูกต้อง ก่อนส่งบัญชี ตั้งแต่ระบบจัดซื้อ คลัง ศูนย์รายได้ ฯลฯ 3.ให้งานบัญชี ซักซ้อมและทำความเข้าใจและวิเคราะห์รายการ ในการลงบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง 4.ให้ รพ. เร่งดำเนินการ จัดทำบัญชีตามนโยบายบัญชี ให้ถูกต้อง ภายในวันที่ 30 ก.ค. 57 และ รายงานให้จังหวัด/ เขตทราบด้วย 5.จังหวัดควรควบคุมกำกับให้รพ.ทุกแห่งบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง เป็นไปตามนโยบายบัญชี สธ. โดยเคร่งครัด

“ร่วมด้วยช่วยกัน”