โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บริหารคลังวัสดุ (Inventory) Version 1.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 15-Oct-2012 Phichamon S. 1.0 Create Requirement Summary report 29-Oct-2012 2.0 Add/Update Requirement from Key User

ลงนามเอกสาร รายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบริหารคลังวัสดุ (Inventory) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสาร รายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบริหารคลังวัสดุ (Inventory) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก สรุปความต้องการระบบตาม TOR ขั้นตอนการทำงานของระบบ รายงาน ความต้องการเพิ่มเติม ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะ

สรุปความต้องการระบบตาม TOR ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-001 แก้ไขขั้นตอนการตรวจรับจากที่ต้องกระทำทั้ง 3 ขั้นตอน(รับ ยอมรับ ส่งมอบ)ให้ทำได้ในขั้นตอนเดียว CMU การตั้งค่าระบบ INV-I-002 พัฒนาให้ระบบตัดงบประมาณทันทีเมื่อมีการซื้อของเข้าคลัง INV-I-003 พัฒนาให้แต่ละสมุดบัญชีมีคลังพัสดุได้หลายคลัง INV-I-004 พัฒนาหน้าจอ“ปริมาณในหลายหน่วยงาน” ให้สามารถระบุวันที่ที่ต้องการเรียกดูได้ ปรับปรุงรายงาน INV-I-005 พัฒนาให้มีรายงานวัสดุคงคลังและรายงานวัสดุคงเหลือประจำปี เพิ่มรายงานใหม่

ขั้นตอนการทำงานของระบบ Transfer to GL Physical Count Material Movement Ship/Return Ship Return to Supplier(s) Store Inbound /Outbound merchandise Receive QA Delivery from Supplier(s) Production Reports

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

ขั้นตอนการทำงานที่ xx-หัวข้อ Inventory Officer Asset Source Enter Receiving Transaction Others From Purchasing Asset Officer Receive Receiving Document From Store Assign Asset Categories and Asset Code Write down Asset Categories and Asset Code on Deliver Order/Tax Invoice Attach Tag on Asset and Take Photo Enter Asset Information Deliver Order/Tax Invoice (Copy) Tax Invoice (Copy) A Purchase Order (Copy)

รายงาน Name รายงานแสดงยอดรับเบิกประจำเดือน Objective Frequency แสดงรายละเอียดการรับ-เบิกวัสดุ ทั้งคงคลัง และไม่คงคลัง Frequency Monthly Receiver ผู้ใช้งานระบบ Inventory Parameter N/A

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-006 ระบบสามารถบันทึกรับสินค้าได้หลายรอบ ในช่วงเวลาที่มีการปิดบัญชี CMU คุณส้ม ปัญหาระบบ/Bug INV-I-007 บางคณะที่มีการผลิตสินค้าเอง ไม่สามารถนำเข้าระบบวัสดุคงคลังได้ ต้องควบคุมนอกระบบ และสิ้นปีงบประมาณ ต้องนำผลต่างปรับปรุงในระบบ GL ดังนั้นจึงต้องการนำเข้าระบบ เพื่อควบคุมปริมาณ ต้นทุน การบิกจ่ายวัสดุ คณะวิทยาศาสตร์ Key User การตั้งค่าระบบ INV-I-008 ต้องการปรับ Process การเบิกวัสดุ ให้ผู้ขอเบิกสามารถบันทึกรายการเบิกเอง และการจองวัสดุได้ การตรวจสอบปริมาณคงคลัง คณะวิศวกรรม ศาสตร์ ขั้นตอนการทำงาน INV-I-009 ต้องการให้ระบบช่วยเตือนเมื่อของลดลงต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่กำหนด INV-I-010 ต้องการปรับมูลค่าการรับของได้ เพื่อรองรับกรณีที่ได้รับส่วนลดจากผู้ขาย ซึ่งเป็นส่วนลดที่ไม่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน INV-I-011 กรณีที่รับของไปแล้วบางส่วน แล้วส่วนที่เหลือ ต้องการทำการยกเลิก ใบขอซื้อ สามารถทำได้หรือไม่ โดยไม่ต้องถอยเพื่อเปิด ใบขอซื้อ ใหม่ Key Use

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-012 อยากให้สามารถคุม Stock card ได้ด้วย เพราะปัจจุบันบางคณะจะคุมปริมาณด้วยมือเอง ซึ่งป็น กลุ่มวัสดุที่ไม่คงคลัง จึงอยากให้มีรายงาน แสดงรายการรับเข้า และเบิกออก ทั้งส่วนที่คงคลังและมึคงคลัง คณะวิศวกรรม ศาสตร์ Key User ปรับปรุงรายงาน INV-I-013 ต้องการรายงานแสดงยอดยกวัสดุจากปีงบประมาณปีที่แล้ว เพื่อใช้ในการคุมควบการเบิกใช้วัสดุของเก่าในปีงบประมาณใหม่ คณะวิทยาศาสตร์ INV-I-014 ต้องการรายงานแสดงยอดรับเบิกประจำเดือนของวัสดุ ประจำเดือน ซึ่งปัจจุบันทางคณะมีการคุม Stock เองด้วยระบบข้างนอก ซึ่งทุกครั้งที่มีการรับของจากการสั่งซื้อวัสดุผ่านระบบ สามมิติ โดยบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย จะต้องนำยอดไปบันทึก Stock ในระบบข้างนอกทุกครั้ง จึงต้องการให้ระบบสามารถ Interface หรือเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบได้ แต่ปัจจุบันโครงสร้าง Item Code ระหว่าง 2 ระบบไม่สอดคล้องกัน ซึ่งเดิมทางคณะเคยใช้งานระบบสามมิติมาก่อน แต่เกิดความไม่สะดวกในเรื่องของการเบิกที่จะต้องบันทึกงบประมาณทุกครั้ง คณะอุตสาหกรรมเกษตร เพิ่มรายงานใหม่

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-015 การพิมพ์รายงานของวัสดุคงคลัง รายการมีเพียง 2 หน้า แต่เวลาพิมพ์รายงานออกมาจะได้ 5 หน้า เนื่องจากมีการปัดข้อมูลบางแถวไปขึ้นหน้าถัดไป คณะวิทยาศาสตร์ Key User อื่นๆ

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-001 : แก้ไขขั้นตอนการตรวจรับจากที่ต้องกระทำทั้ง 3 ขั้นตอน(รับ ยอมรับ ส่งมอบ)ให้ทำได้ในขั้นตอนเดียว บันทึกรับสินค้าในระบบ จำนวน 3 ขั้นตอน - รับ - ยอมรับ - ส่งมอบ บันทึกรับสินค้าในระบบในขั้นตอนเดียว ข้อดี ขั้นตอนการทำงานในระบบสอดคล้องการ Process การทำงานจริง สามารถบันทึกรายการรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์ภายในขั้นตอนเดียว การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน และเสร็จสิ้นภายในเดือน ข้อจำกัด ต้องบันทึกรายการรับสินค้าหลายขั้นตอนกว่าจะสมบูรณ์ บางครั้งบันทึกรับสินค้าไม่ครบทุกขั้นตอน ทำให้การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน หรือบางขั้นตอนหากมีการบันทึกข้ามเดือน จะทำให้เกิดบัญชีพักต่างๆ ค้างอยู่ N/A

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-002 : พัฒนาให้ระบบตัดงบประมาณทันทีเมื่อมีการซื้อวัสดุเข้าคลัง ไม่มีการตั้งงบประมาณสำหรับซื้อวัสดุสำนักงาน มีการตั้งงบประมาณสำหรับเบิกจ่ายวัสดุ มีการตั้งงบประมาณสำหรับซื้อวัสดุสำนักงาน ข้อดี ผู้ใช้งานระบบ PO สามารถทำการจัดซื้อวัสดุโดยไม่มีเรื่องงบประมาณเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบงบประมาณ สามารถควบคุมการซื้อวัสดุตามงบประมาณที่ได้รับ ข้อจำกัด N/A ต้องทำการตั้งงบประมาณอีกชุดสำหรับควบคุมการซื้อสินทรัพย์ จะต้องทำการกำหนด รหัสบัญชีงบประมาณ ไว้ที่รหัสพัสดุเท่านั้น

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-012 : ต้องการปรับ Process การเบิกวัสดุ ให้ผู้ขอเบิกสามารถบันทึกรายการเบิกเอง และการจองวัสดุได้ การตรวจสอบปริมาณคงคลัง บันทึกตัดเบิกวัสดุทันที โดยไม่มีการบันทึก ใบขอเบิกในระบบ ผู้ขอเบิกต้องมีการบันทึกรายการขอเบิกในระบบ เจ้าหน้าที่พัสดุจึงทำการบันทึกตัดเบิกวัสดุได้ ข้อดี สามารถบันทึกตัดเบิกวัสดุจากระบบได้เลยในขั้นตอนเดียว สะดวกกับหน่วยงานที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ เป็นการบันทึกตัดเบิกแบบมีเอกสารอ้างอิง สามารถตรวจสอบ ข้อมูลการขอเบิกของแต่ละหน่วยงานได้ เนื่องจากทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกเข้าระบบ สามารถทำการ Reserve ของในคลังได้ สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ข้อจำกัด เป็นการตัดเบิกที่ไม่มีเรื่องของเอกสารภายในระบบมาใช้ในการอ้างอิง เนื่องจากจัดทำเอกสารใบขอเบิกเองข้างนอกระบบ ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ขั้นตอนการเบิกเพิ่มขึ้น ต้องมี User License รองรับกรณีที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ กรณีที่มีการ Reserve ของค้างไว้นานๆ โดยไม่ได้ทำการยกลิกใบขอเบิก อาจทำให้ผู้ใช้งานท่านอื่นไม่สามารถเบิกของไปใช้ได้ ดังนั้นจะต้องมีการ Maintain การเบิกดีๆ

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง

ข้อเสนอแนะ XXX