การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ ถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสำคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ
ลักษณะจดหมายธุรกิจที่ดี มี 6 ประการ ดังนี้ 1.กะทัดรัด คือ ใช้คำสั้นๆ ไม่เยิ่นเย้อ ไม่ใช้ภาษาฟุ่มเฟือย 2.ชัดเจน คือ ผู้รับเข้าใจเรื่องราวได้โดยตลอด 3.สมบูรณ์ความ คือ มีข้อความคลุมเรื่องราวทั้งหมด 4.สุภาพ คือ ใช้คำและสำนวนภาษาเป็นแบบแผนหรือกึ่งแบบ แผนการไม่แสดงอารมณ์รุนแรงในการเขียน 5.แนบเนียน คือ การเขียนข้อความอย่างเหมาะสมโดยคำนึงถึง สิ่งแวดล้อมต่างๆ 6.ระลึกถึงผู้อ่าน คือ การเขียนเพื่อให้ผู้รับอ่านแล้วเกิดความพอใจ
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ 1. เป็นหลักฐานในการอ้างอิง เพื่อใช้ยืนยันความถูกต้อง ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย 2. เป็นการให้รายละเอียดข้อมูล เนื่องจากข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต้องระบุไว้ใน จดหมายนั้นๆอย่างครบถ้วน ชัดเจน และถูกต้อง 3. เป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย จดหมายธุรกิจสามารถติดต่อแทนการ สนทนาทางโทรศัพท์หรือการพบปะตัวต่อตัว 4. เป็นการให้ความสะดวกและรวดเร็ว ในกรณีที่มีผู้รับจดหมายเป็นจำนวน มากและเรื่องที่จะติดต่อสื่อสารเป็นเรื่องเดียวกัน 5. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในเชิงธุรกิจ ใช้จดหมายธุรกิจเป็นสื่อในการสร้าง สัมพันธไมตรีกับคนในวงการธุรกิจเพื่อเสริมโอกาสทางการค้าได้
ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ 1. ที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย 2. วันเดือนปีที่เขียนจดหมาย 3. เรื่อง 4. คำขึ้นต้น 5. อ้างถึง 6. สิ่งที่ส่งมาด้วย 7. ใจความจดหมาย 8. คำลงท้าย 9. นามผู้เขียนและตำแหน่ง