ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Access 2003 ตาราง และ ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access เรียกว่า ชิ้นส่วนหรือวัตถุ (Object)

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล (ต่อ) ตาราง ( Table ) เป็นส่วนสำคัญที่สุดในโปรแกรม เนื่องจากมีหน้าที่จะต้อง เก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ Table แบบสอบถาม (Query ) ใช้สำหรับสร้างเงื่อนไขเพื่อให้แสดงข้อมูลเฉพาะ ส่วนที่ต้องการ ฟอร์ม (Form) : คือ ฟอร์มในการทำงาน สร้างขึ้นมาเพื่อเป็นสื่อกลาง ระหว่างโปรแกรมกับผู้ใช้งาน (User Interface) จัดการข้อมูลแทนการจัดการ ในตารางได้ เช่น การเพิ่ม การลบ การค้นหา และแก้ไขข้อมูล เพื่อให้ทำงาน สะดวกขึ้นและผู้สร้างสามารถออกแบบให้สวยงาม

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล (ต่อ) รายงาน (Report ) เป็นการสร้างเพื่อสรุปข้อมูล นำเสนอข้อมูลในตาราง แล้ว แสดงรายงานออกทางเครื่องพิมพ์ แมโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งของการกระทำต่าง ๆ ที่นำมารวมกลุ่มกัน ตามลำดับขั้นตอนในการทำงานตามที่ผู้ใช้สั่งการ เพื่อให้ทำงานได้อัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยาวหรือการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันให้สั้นลง โมดูล (Module) เป็นการเขียนโปรแกรมย่อยภายในโปรแกรม Access ที่เขียน ขึ้นโดยภาษา VBA (Visual Basic Application) เพื่อให้งานที่สร้างนั้นมี ประสิทธิภาพในการใช้งานมากยิ่งขึ้น

ตาราง คือ ออบเจ็กต์หนึ่งในฐานข้อมูล เป็นส่วนที่ต้องสร้าง ขึ้นเป็นอันดับแรก เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ ในฐานข้อมูล

ส่วนประกอบของตาราง ไอเท็ม (Item) คือ ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บไว้ในแต่ละเซลล์ของตาราง ฟิลด์ (Field) หรือเขตข้อมูล คือ ข้อมูลในแนวคอลัมน์ เช่น ฟิลด์รหัส ฟิลด์ชื่อ เรคอร์ด (Record) คือ ข้อมูลในแต่ละแถวของตาราง ตาราง (Table) คือ ส่วนของตารางทั้งหมดที่ใช้ในการเก็บข้อมูล ถ้านำตาราง หลาย ๆ ตารางมารวมกันเรียกว่า ฐานข้อมูล (Database)

ส่วนประกอบของตาราง (ต่อ) ฟิลด์ (Field) รหัส ชื่อ สกุล อายุ 0001 มานพ คนขยัน 18 0002 มานี ใจกว้าง 15 0006 มานะ อดทน 12 เรคอร์ด (Record) ไอเท็ม (Item)

ชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด ข้อความ Text ข้อความ เครื่องหมาย หรือตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ สูงสุด 255ไบต์ (ตัวอักษร) บันทึก Memo บันทึกข้อความ หรือข้อความที่มีความยาวมากๆ สูงสุด 65,535ไบต์ (ตัวอักษร) ตัวเลข Number ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ทั้งตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็ม ตัวเลขทศนิยม 1,2,4หรือ8 ไบต์ (ขึ้นอยู่กับชนิดของตัวเลข)

ชนิดข้อมูล (ต่อ) ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด วันที่/เวลา Date/Time วันเดือนปี และเวลา 8 ไบต์ สกุลเงิน Currency สกุลเงินและตัวเลขจำนวนเงิน หมายเลขอัตโนมัติ AutoNumber เลขลำดับอัตโนมัติ (เพิ่มทีละ1) 4 ไบต์ ใช่/ไม่ใช่ Yes/No ค่าใดค่าหนึ่งของ Yes/No True/Flase หรือ On/Off 1 บิต

ชนิดข้อมูล (ต่อ) ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด วัตถุ OLE OLE Object วัตถุอื่นๆ เช่น แผ่นงานExcel , เอกสาร Word , รูปภาพ ,ไฟล์เสียง และอื่นๆ สูงสุด 1 กิกะไบต์ การเชื่อมโยงหลายมิติ Hyperlink ที่อยู่การเชื่อมโยงหลายมิติ เช่น เว็บเพจ 2048 ตัวอัษร สร้างเขตข้อมูลการค้นหา Lookup Wizard ข้อมูลที่ดึงจากตารางอื่นมาเก็บในตารางที่กำหนด เท่ากับเขตข้อมูลที่เป็นคีย์หลัก

ความสัมพันธ์ (Relationship) เมื่อได้สร้างตารางและกำหนดคีย์หลักเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการกำหนด ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เพื่อให้ตารางที่ได้ออกแบบมาสามารถอ้างอิงข้อมูล ถึงกันได้ ชนิดของความสัมพันธ์ระหว่างตาราง มี 3 แบบ ดังนี้ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง (One –to-one) ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม (One –to-many) ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม (Many –to-many)

สัญลักษณ์ เรียกว่า เอนทิตี้ เรียกว่า แอตตริบิวต์ เอนทิตี้ (Entities) คือบุคคล วัตถุที่ทำให้เกิดกลุ่มของข้อมูลที่ ต้องการจัดเก็บ แอตตริบิวต์ (Attributes) คือคุณสมบัติของเอ็นติตี้ เรียกว่า เอนทิตี้ เรียกว่า แอตตริบิวต์ เรียกว่า ลักษณะความสัมพันธ์

ตัวอย่าง ชื่อ นามสกุล รหัส นักเรียน เบอร์โทร ที่อยู่

ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง (One –to-one) เป็นความสัมพันธ์ที่มีรายการใดรายการหนึ่งในตารางใดๆ สามารถจับคู่ได้กับ รายการใดรายการหนึ่งเพียงรายการเดียวในอีกตาราง ซึ่งข้อมูลในฟิลด์นั้นจะมี ค่าไม่ซ้ำกัน เช่น นักเรียน ชั้นเรียน ประจำ 1 >>> นักเรียน 1 คน สามารถประจำชั้นเรียนได้ 1 ชั้นเรียนเท่านั้น

ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม (One –to-many) เป็นความสัมพันธ์ที่มีรายการใดรายการหนึ่งในตารางใดๆ สามารถจับคู่ รายการในอีกตารางได้หลายรายการ เช่น ครู นักเรียน สอน 1 M >>> ครู 1 คน สามารถสอนนักเรียนได้ หลายคน

ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม (Many –to-many) เป็นความสัมพันธ์ที่รายการข้อมูลหลายๆ รายการในตารางหนึ่งมี ความสัมพันธ์กับอีกหลายๆ รายการในอีกตารางหนึ่ง เช่น นักเรียน หนังสือ ยืม M >>> นักเรียน 1 คน สามารถยืมหนังสือได้ หลายเล่ม และ หนังสือ 1 เล่ม สามารถถูกยืมโดยนักเรียน หลายคน