การบริหารองค์กรดิจิตอล Chapter 5 การบริหารองค์กรดิจิตอล วิชา MIS อ. สุรินทร์ทิพ ศักดิ์ภูวดล

ข้อมูล (Data) คือ Data - Streams of raw facts representing events occurring in organizations or the physical environment before they have been organized and arranged into a form that people can understand and use. ข้อมูล - เป็นข้อมูลข้อเท็จจริงที่แทนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์กรหรือสิ่งแวดล้อม ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่ก่อนจะมีการจัดเรียบเรียงใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่ดูเข้าใจง่ายสำหรับการใช้งาน ข้อมูลหมายถึง ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ต่างๆ ข้อมูลที่เป็นหน่วยพื้นฐาน ซึ่งยังไม่มีความหมายและไม่สามารถนำไปตีความได้ ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข เช่น จำนวน ปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษร หรือข้อความเช่น ชื่อ สถานที่อยู่ นอกจากนี้ข้อมูลอาจเป็นภาพ และเสียงได้ เช่น คะแนน วิชา MIS ของนางสาววารี = 85

สารสนเทศ (Information) คือ Information - Data that have been shaped into a form that is meaningful and useful to human beings. สารสนเทศ - ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล หรือจัดรูปแบบให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งาน สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ถูกจัดโครงสร้างหรือนำข้อมูลไปผ่านกระบวนการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่สามารถแสดงความหมาย มีคุณค่าสรุปตีความได้สำหรับผู้ใช้ หรือช่วยในการตัดสินใจได้ เช่น GPA ที่เกิดจากการประมวลผล, รายงานต่างๆ ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลมาแล้วซึ่งทำให้ดูง่าย และช่วยในการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้งาน

Item No. Description Units Sold Total Sales 331 น้ำยาล้างจาน 20.00 863 กาแฟ 40.00 173 อาหารแมว 50.00 663 หมูแผ่น 30.00 524 ซอสพริก 50.00 113 น้ำขิง 10.00 Sales Region: Nortwest Store: Superstore # 122 Item No. Description Units Sold Total Sales 331 น้ำยาล้างจาน 400 8000 Data and information Information Data

Environment Information System Customers Suppliers (ผู้จัดหา) Organization Information System Processing Classify Arrange Calculate Input (Raw data) Output (Information) Feedback Regulatory Agencies (ตัวแทนจำหน่าย) Competitors (ผู้แข่งขัน) Stockholders (ผู้ถือหุ้น)

Function of an information system Input captures or collects raw data from within the organization or from its external environment. Processing converts this raw input into a more meaningful form. Output transfers the processed information to the people who will use it or to the activities for which it will be used. Feedback is output that is returned to appropriate members of the organization to help them evaluate or correct the input stage.

การประมวลผล (Processing) ที่ทำให้ Data เป็น Information เช่น - การจัดกลุ่มข้อมูล - การเรียงข้อมูลตามเงื่อนไข - การคำนวณข้อมูล - การหายอดรวมของข้อมูล - การรวบรวมข้อมูล

What Is an Information System? ระบบที่ผ่านกระบวนการกลั่นกรอง หรือประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ เพื่อที่จะสนับสนุนการปฏิบัติงานขององค์กร, การสนับสนุนการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร นอกจากนี้ยังช่วยบุคลากรในองค์กรนั้นในการประสานงาน, การวิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองวัตถุที่มีความซับซ้อน และการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ระบบสารสนเทศ (Information System) ในทางด้านเทคนิค หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วย Hardware, Software ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายข้อมูลข่าวสารเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ และการควบคุมภายในองค์กร

เป้าหมายของระบบสารสนเทศ 1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Work Efficiency) - หน่วยงานที่มีระบบสารสนเทศที่ดี จะสามารถเพิ่มผลผลิต และประสิทธิภาพของงานได้ 2. เพิ่มผลผลิตให้แก่องค์กร (Increase Productivity) 3. เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า (Increase Customer Service Quality) 4. สามารถนำสารสนเทศมาวิเคราะห์ เพื่อหากลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจได้(Strategic Plan) - การมี IT ที่ดีกว่าคู่แข่งทำให้เราได้เปรียบคู่แข่ง 5. สามารถประเมิน/ คาดเดาสถานการณ์ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ (Forecast/ Project) 6. ทำให้ลูกค้าเกิดความพอใจในการให้บริการ (Increase Customer’s Satisfaction) http://www.bu.ac.th/elearning/course/week12.ppt

ปัจจุบันองค์กรนิยมเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์

เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT : Information Technology) เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นการรวมเทคโนโลยีกับสารสนเทศเข้าด้วยกัน เทคโนโลยีสารสนเทศหมายถึง ระบบงานและกระบวนการต่างๆ ในการนำอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์โทรคมนาคมรวมทั้ง Software ต่างๆมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และนำเสนอในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงการนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานที่เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ ซึ่งเทคโนโลยีที่ใช้เป็นการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ กับเทคโนโลยีการสื่อสารเพื่อช่วยในการติดต่อสื่อสาร และการส่งผ่านข้อมูลและสารสนเทศได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น อ้างอิงจาก กิตติ ภักดีวัฒนะกุล หน้า 4

เทคโนโลยีสารสนเทศ มีส่วนประกอบดังนี้ 1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) 2. ซอฟต์แวร์ (Software) 3. เครือข่ายคอมพิวเตอร์และการติดต่อสื่อสาร (Computer Network and Communication) 4. ข้อมูลและฐานข้อมูล (Data and Database) อ้างอิงจาก กิตติ ภักดีวัฒนะกุล หน้า 5

Internet growth and technology convergence Why IT Now? Internet growth and technology convergence - E-business - E-commerce - E-government (เช่น การทำบัตรประชาชน, การเสียภาษีทาง Internet, ข้อมูลทะเบียนราษฎร์) Transformation of the business enterprise Decentralization, Location independence Globalization Customers now can shop in a worldwide marketplace 24 hours a day. Rise of the information economy (เศรษฐกิจสารสนเทศ) - Information Economy includes all informational goods and services. - Knowledge- and information-based economies - New products and service Emergence of the digital firm

เสียภาษีผ่าน Internet http://rdserver.rd.go.th/publish/index.php

จองตั๋วเครื่องบินผ่าน Internet http://www.thaiair.com/Bookings_Schedules/default.htm

ซื้อสินค้าผ่าน Internet http://www.amazon.com

Information system are more than computer การใช้ระบบสารสนเทศให้ได้อย่างมีประสิทธิผล จำเป็นจะต้องมีความเข้าใจในโครงสร้างองค์กร การบริหารงาน และเทคโนโลยีข่าวสาร

Dimensions of Information System Organization ในองค์มีโครงสร้างการบริหารที่แบ่งเป็นหลายระดับ ผู้บริหาร(ระดับสูง ระดับกลาง ระดับปฏิบัติการ) ผู้มีความรู้ความเชี่ยวชาญ (วิศวกร, นักวิเคราะห์, นักวิทยาศาสตร์ ) บุคลากรผู้ใช้ข้อมูล หรือผู้ใช้ระบบ พนักงานฝ่ายผลิตหรือฝ่ายบริการ ระบบสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร บางองค์กรการทำงานขึ้นกับระบบสารสนเทศ เช่น ธนาคาร มหาวิทยาลัย โรงพยาบาล องค์กรโดยทั่วไปประกอบด้วยหน้าที่หลักคือ การขายและการตลาด, การผลิต , การเงินและการบัญชี, การบริหารทรัพยากรบุคคล

Dimensions of Information System Management ผู้บริหารสามารถนำระบบสารสนเทศไปช่วยในการแก้ไขปัญหาได้ โดยผู้บริหารแต่ละระดับจะมีระบบสารสนเทศที่นำเสนอในรูปแบบที่ต่างกัน Senior Managers : กำหนดแผนกลยุทธ์ระยะยาวทางการผลิตสินค้าและบริการ หรือทำการตัดสินใจในกลยุทธ์ระยะยาวขององค์กรเกี่ยวกับการผลิตสินค้าและบริการ ตัวอย่างสารสนเทศในระดับนี้เช่น การทำนาย Middle Managers : พัฒนาแผนการปฏิบัติงานเพื่อรองรับแผนการระยะยาวที่ Senior Managers กำหนด หรือนำโปรแกรมและแผนงานต่างๆจาก Senior Managers ไปดำเนินงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ Operational Managers : ควบคุมรับผิดชอบการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นประจำวันให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ

Dimensions of Information System Technology Computer Hardware Computer Software เช่น C, PASCAL, MS office, Accounts receivable, Payroll, Inventory, Point of Sale และอื่นๆ Data Management technology ระบบจัดการฐานข้อมูล Data Mart, Data Warehouse, Data Lake, Big Data Business Intelligence Comunication technology เช่น Network (LAN, MAN,WAN, Internet) และอื่นๆ

ทางเลือกใหม่สำหรับการออกแบบ โครงสร้างองค์กรดิจิตอลและองค์กรเครือข่าย การลดจำนวนระดับชั้นผู้บริหาร ลดจำนวนชั้น เพิ่มอำนาจการตัดสินใจ การแยกสถานที่ทำงานออกจากงานที่ทำ เช่น การประชุมทางไกล (Tele-Conference) , การทำงานนอก Office ผ่านระบบ Internet การทบทวนกระบวนการทำงาน การใช้ระบบสารสนเทศช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้สูงขึ้น การเพิ่มการคล่องตัวขององค์กร ช่วยให้องค์กรขนาดเล็กปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับองค์กรขนาดใหญ่ ในขณะเดียวกันช่วยให้องค์กรขนาดใหญ่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีอย่างองค์กรขนาดเล็กสามารถทำได้

ทางเลือกใหม่สำหรับการออกแบบ โครงสร้างองค์กรดิจิตอลและองค์กรเครือข่าย วิธีการบริหารองค์กรที่เปลี่ยนไป เช่น ผู้บริหารสามารถเห็นรายงานยอดขายทั่วประเทศ หรือยอดขายของบริษัทคู่แข่ง ได้ในเวลาไม่นาน การนำระบบ Enterprise Resource Planing(ERP) ซึ่งเป็นระบบการบริหารงานธุรกิจที่รวม การวางแผนการดำเนินงาน แผนการผลิต แผนการขาย และแผนการเงินเข้าด้วยกัน การกำหนดขอบเขตการทำงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่มีการเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายช่วยเพิ่มความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูล เช่น รายการสั่งซื้อสินค้า หรือชำระเงินในรูปแบบ Electronic ระหว่างองค์กร โดยไม่ต้องรอออกเอกสาร ซึ่งองค์กรจะเชื่อมต่อระบบสารสนเทศขององค์กรหนึ่งเข้ากับระบบสารสนเทศของอีกองค์กรหนึ่ง โดยทั้งสององค์กรสามารถใช้ข้อมูลข่าวสารร่วมกัน และเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

สรุปข้อดีของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศนำเสนอประสิทธิภาพผ่านการให้บริการต่างๆ เช่น ตู้เบิกเงิน ATM, ระบบโทรศัพท์ หรือเครื่องบินที่ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุม ระบบ Internet ช่วยในการเผยแพร่ข่าวสารไปสู่คนทั่วโลก ระบบสารสนเทศช่วยองค์กร ให้สามารถเรียนรู้รูปแบบการซื้อสินค้า และความชอบของลูกค้า

ข้อเสียของระบบสารสนเทศ สามารถบันทึกรายละเอียดส่วนบุคคลได้อย่างง่ายดายซึ่งอาจเป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล ระบบสารสนเทศถูกนำมาใช้งานอย่างกว้างขวาง ความล้มเหลวของระบบงานอาจนำไปสู่ความล้มเหลวขององค์กร เช่นระบบขนส่งมวลชนหยุดทำงาน ระบบ Internet อาจถูกนำมาใช้ในการถ่ายทอดข้อมูลหรือโปรแกรมที่ละเมิดลิขสิทธิ์ได้

องค์กรดิจิตอล(Digital Firm)

The emerging digital firm Electronic Business Electronic Commerce Factories Just-in-time production (JIT) Continuous inventory replenishment Production Planning Customers Online marketing Online sales Built-to-order products Customer service Sales force automation Remote office and work groups Communicate plans and policies Group collaboration Electronic communication Scheduling Suppliers Procurement (การจัดหา) Supply chain management (การบริหารห่วงโซ่อุปทาน) Business partners Joint design Outsourcing

Reference : ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ: สัลยุทธ์ สว่างวรรณ (เรียบเรียง) บทที่ 1 การบริหารองค์กรดิจิตอล Management Information Systems: Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon Chapter 1 Managing the Digital Firm ประจำภาคการศึกษาที่ 2 ปีการศึกษา 2554 สอนวันที่ 30/11/2554