บทที่ 2 แนวทางการวางแผนบริหารโครงการ บทที่ 2 แนวทางการวางแผนบริหารโครงการ ผศ.ญาลดา พรประเสริฐ

ความหมายของการวางแผน มีผู้ให้ความหมายของการวางแผนไว้ดังนี้ ร็อบบินส์ หมายถึง การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ การวางกลยุทธ์เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยมีแผนงานที่เป็นระดับชั้น(hierarchy of plans)ลดหลั่นและสอดคล้องกันไป พร้อมทั้งกิจกรรมที่สัมพันธ์กันทั้งวิธีการและเป้าหมาย สุภาพร พิศาลบุตร หมายถึง วิธีการตัดสินใจล่วงหน้า เพื่ออนาคตขององค์การให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ต้องการ ซึ่งประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 2 ส่วน คือ ส่วนที่หนึ่งการกำหนดวัตถุประสงค์ และส่วนที่สอง การกำหนดแนวทางการกระทำ หรือแผนงานต่างๆ ที่จะนำมาปฏิบัติ เพื่อที่จะให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์เหล่านั้น สรุปได้ว่า การวางแผน หมายถึง กระบวนการการจัดการที่มีความเกี่ยวข้องกับวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง การตัดสินใจล่วงหน้าในการกำหนดเพื่อการบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย และแนวทางในการปฏิบัติในอนาคต โดยที่การวางแผนจะเป็นกิจกรรมในกระบวนการจัดการที่ต้องปฏิบัติก่อนหน้าที่อื่น

ความสำคัญของการวางแผน การวางแผนเป็นหน้าที่ที่มีความสำคัญจากเหตุผลสำคัญ ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่น ช่วยให้องค์การมีเป้าหมาย ช่วยให้เกิดการประสานงาน ช่วยทำให้การควบคุมทำได้ง่าย ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ความสำคัญของการวางแผน ความสำคัญของการวางแผนและแผนที่มีต่อการบริหารโครงการดังนี้ เป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญ เป็นตัวกำหนดทิศทาง และความรู้สึกในเรื่องของความมุ่ง หมายสำหรับองค์การให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้รู้ ช่วยให้ผู้บริหารผู้ปฏิบัติงานมองไปในอนาคตและเห็น โอกาสที่จะแสวงประโยชน์หรือกระทำการต่างๆให้สำเร็จ ตามความมุ่งหมายได้ การตัดสินใจที่มีเหตุผล เป็นเรื่องการเตรียมการไว้ก่อนล่วงหน้า การวางแผนมีส่วนช่วยให้มนุษย์เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ได้ มาก การวางแผนเป็นตัวนำในการพัฒนาตามหลักการวางแผน

ประโยชน์ของการวางแผน ด้านการทำนายอนาคต ด้านข้อมูลและมีค่าใช้จ่าย ด้านการใช้ดุลยพินิจของผู้ปฏิบัติ ด้านการปรับปรุงให้สอดคล้องกับสภาวะแวดล้อม ด้านเวลา

คุณลักษณะของแผน การทำนายเหตุการณ์ในอนาคตล่วงหน้า การเปรียบเทียบกับผู้ที่ดีที่สุด การจัดตั้งหน่วยงานด้านการวางแผน ความยืดหยุ่น ความครอบคลุม ความคุ้มค่าใช้จ่าย ความชัดเจน ความเป็นพิธีการ ความปกปิด ความมีเหตุมีผลและความต่อเนื่อง

ความสัมพันธ์ของการวางแผน ความรับผิดชอบของนักบริหารระดับสูง นักบริหารระดับสูง เป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ กำหนดวิสัยทัศน์ (Vision) กำหนดภารกิจ (Mission) กำหนดจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของกิจการโดยรวม (Goal) กำหนดกลยุทธ์หลักหรือกลยุทธ์สำคัญ (Grand strategies)

แมททริกซ์ทาวน์ (tows matrix) ปัจจัยภายใน (internal factors) ปัจจัยภายนอก (external factors) จุดแข็ง (Strengths = S) ระบุรายการจุดแข็งภายในจำนวน 5-10 ประเด็น ในช่องนี้ จุดอ่อน (Weaknesses= W) ระบุรายการจุดอ่อนภายในจำนวน 5-10 ประเด็น ในช่องนี้ โอกาส (Opportunities) ระบุรายการโอกาส จำนวน 5-10 ประเด็น ในช่องนี้ SO Strategies กำหนดกลยุทธ์ที่เน้นการเจริญเติบโตหรือการรุกไปข้างหน้า โดยใช้จุดแข็งไปประสานกับโอกาส WO Strategies กำหนดกลยุทธ์ที่เน้นการพัฒนาภายในหรือการตรึงกำลัง โดยใช้โอกาส มาปิดจุดอ่อนที่มีอยู่ ข้อจำกัด (Threats) ระบุรายการข้อจำกัด จำนวน 5-10 ประเด็น ในช่องนี้ ST Strategies กำหนดกลยุทธ์ที่เน้นการปรับตัวหรือการตั้งรับ รวมทั้งสร้างความร่วมมือโดยใช้จุดแข็งมาปะทะหรือหลบหลีกข้อจำกัด WT Strategies กำหนดกลยุทธ์ที่เน้นการถอนตัวหรือถอยหลัง โดยระมัดระวังหรือหลบหลีกทั้งจุดอ่อนและข้อจำกัด

ความสัมพันธ์ของการวางแผน ความรับผิดชอบของนักบริหารระดับกลาง กำหนดกลยุทธ์ของฝ่าย (Functional strategies) แปลงกลยุทธ์ของฝ่าย เป็นกลวิธี (Tactical or Action plans) โดยจะเป็นการ ดำเนินงานที่ครอบคลุมทั้งงานประจำ (Operations of Routine activities) งาน ชั่วคราวหรือโครงการ (Projects) การวางแผนในการประสานสัมพันธ์ระหว่างงานประจำกับงานโครงการ ในแผนก เดียวกันและระหว่างแผนก การกำหนดบรรทัดฐานที่จะเป็นประโยชน์ต่อการควบคุมและประเมินผลของนัก บริหารระดับต้น

ความสัมพันธ์ของการวางแผน ความรับผิดชอบของนักบริหารระดับต้น การจำแนกโครงสร้างงาน การกำหนดเวลาที่จะต้องใช้ในการดำเนินงานตามกิจกรรมที่วางไว้ การจัดสรรทรัพยากรให้แต่ละกิจกรรม การกำหนดตัวผู้รับผิดชอบ รวมทั้งอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานและการจัดวางระบบการควบคุมที่เน้นทั้งในส่วนของการควบคุมทรัพยากร การควบคุม กระบวนการทำงาน และการควบคุมผลงานและผลลัพธ์ การกำหนดระบบและเวลาของการรายงาน ช่องทาง และวิธีการสื่อสาร 

ความสัมพันธ์ในการตัดสินใจของนักบริหารระดับต่าง ๆ  วิสัยทัศน์ ภารกิจ จุดมุ่งหมาย กลยุทธ์หลัก  นักบริหารระดับสูง  นักบริหารระดับกลาง  วัตถุประสงค์ วิธีการดำเนินงานงานประจำโครงการ นักบริหาร ระดับกลาง+ต้น แผนดำเนินงานประจำและโครงการ

การวางแผนบริหารโครงการในแนวทางระบบ เน้นการมองภาพระบบโดยรวม ทำให้การบริหาร โครงการคำนึงถึงความเป็นอันหนึ่ง อันเดียวกัน ทำให้การดำเนินงานของโครงการต้องมีการวาง แนวทางไว้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการกำหนด วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การกำหนดและจัดการระบบ ย่อยต่างๆ และการเชื่อมโยงระหว่างระบบย่อยนั้นๆ ทำให้โครงการต้องมีการควบคุมตลอดเวลาโดยระบบ ต้องจัดทำข้อมูลป้อนกลับ การพัฒนาข้อมูล และ การควบคุมกิจกรรมหรืองานโครงการหลาย ๆ ระดับ ทำให้มีการนำเทคนิคของระบบต่างๆ มาใช้อย่าง กว้างขวาง ได้แก่ การวิเคราะห์ระบบ วิศวกรรม ระบบ โครงสร้างการแยกแยะงาน และตัวแบบเลียน ของจริง

การส่งข้อมูลป้อนกลับ แนวทางระบบ สภาพแวดล้อม ระบบย่อย ระบบย่อย ปัจจัยนำเข้า ปัจจัยนำออก ระบบย่อย การส่งข้อมูลป้อนกลับ สภาพแวดล้อม

การวางแผนและวิเคราะห์โครงการ การกำหนดแนวคิด โครงการ วงจรโครงการของภาคเอกชน การวางแผนและวิเคราะห์โครงการ  ทำเองหรือจ้างเหมา มีความเหมาะสมและกำหนดรายละเอียด TOR การกำหนดแนวคิด โครงการ ลงทุน ตรวจรับ การยุติและส่งมอบ โครงการ การดำเนินงาน โครงการ ควบคุม มอบงานและปิดโครงการ  ทำเองหรือจ้างเหมา

วงจรโครงการของภาครัฐ 1. การวางแผนการประเมินและการจัดทำข้อเสนอโครงการ TOR มีความเหมาะสม 2. การคัดเลือก การอนุมัติ และการเตรียมความพร้อม นโยบาย การพัฒนา 4. การประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไข ควบคุม ลงทุน 3. การปฏิบัติการ การควบคุม และการส่งมอบงาน

วางแผนและวิเคราะห์โครงการ การบริหารและการจัดการโครงการ ขั้นตอนในวงจรโครงการ (กำหนดแนวคิด) (เริ่มต้น) (ยุติโครงการ) (ปรับปรุง) ก ล ยุ ท ธ์ วางแผนและวิเคราะห์โครงการ การบริหารและการจัดการโครงการ การถ่ายโอนโครงการ ไปสู่งานประจำ ค่าใช้จ่าย การลงทุน ค่าใช้จ่ายและ ผลประโยชน์ 1 การริเริ่มโครงการ 2 การดำเนินงาน 3 อายุโครงการ 4

ระดับการบริหารโครงการ ฝ่าย จัดซื้อ จัดจ้าง เจ้าของ โครงก าร โครงการอื่น ๆ ฝ่าย สนับสนุน ด้าน การเงิน สภาพแวดล้อมด้านเศรษฐกิจ ระดับ 2 ประสานโครงการด้าน เทคนิคและเป็นส่วน เชื่อมระหว่างโครงการกับ สังคมภายนอก รัฐบาล ระดับ 3 รับผิดชอบด้านเทคนิค ของโครงการ กลุ่มในชุมชน ผู้แนะนำ ชักชวน ระดับ1 เชื่อมโยง โครงการ กับสังคม ภายนอก โครงการ ฝ่ายที่วางระเบียบกฎหมาย สื่อมวลชน สังคมภายนอก

ลักษณะการบริหารโครงการ ระดับภายนอกโครงการ นิยามโครงการ เตรียมกิจกรรมโครงการและบำรุงรักษาโครงการ เตรียมส่งมอบผลผลิตหรือผลิตภัณฑ์หรือบริการ จัดโครงสร้างองค์การและระบบขององค์การโครงการ ให้เหมาะสมกับการบริหารโครงการและการ ดำเนินงานขององค์การแม่ของโครงการ สร้างความสัมพันธ์กับกลุ่มภายนอกโครงการที่ สำคัญๆ สร้างกำลังคนหรือบุคลากรซึ่งมีทักษะเหมาะสมกับ การบริหารโครงการ สร้างความเชื่อมั่นว่ากิจกรรมโครงการจะได้รับเงิน อุดหนุนอย่างเพียงพอ

ลักษณะการบริหารโครงการ ระดับภายในโครงการ นิยามโครงการ ออกแบบองค์การให้มาทำหน้าที่รับผิดชอบดำเนินงานโครงการ แก้ไขปัญหาและขจัดอุปสรรคที่มาจากสภาพแวดล้อมของโครงการ จัดหาสาธารณูปโภคและสิ่งอำนวยความสะดวก การขนส่ง การ ติดต่อสื่อสาร และเครื่องมือเครื่องใช้

การเชื่อมโยงระบบย่อยของการบริหารโครงการ การเชื่อมโยงระบบย่อยแบบคงที่ (static interfaces) การเชื่อมโยงระบบย่อยแบบพลวัต (dynamic interfaces) การเชื่อมโยงของการบริหารระหว่างระบบย่อยของโครงการ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการจะบรรลุผลสำเร็จได้ ต้องขึ้นอยู่กับการทำงาน ร่วมกันอย่างใกล้ชิดของกลุ่มต่างๆ สภาพแวดล้อมของโครงการซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีที่โครงการนำมาใช้ซับซ้อนหรือไม่แน่นอน กิจกรรมของโครงการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว กิจกรรมขององค์การซับซ้อน

ขอขอบคุณที่สนใจฟัง...