คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา การบริหารโครงการ ผศ.ญาลดา พรประเสริฐ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา

บทที่ 1 แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารโครงการ บทที่ 1 แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารโครงการ ผศ.ญาลดา พรประเสริฐ

ความเป็นมาของการบริหารโครงการ ในช่วงคริสต์ศักราช 1750 – 1850 ที่มีการปฏิวัติอุตสาหกรรม ในช่วงทศวรรษ 1960 มีการเปลี่ยนแปลงด้านสภาวะแวดล้อมที่สามารถส่งผลกระทบต่อการบริหาร และกระตุ้นให้องค์การนำการบริหารโครงการมาใช้ในการดำเนินงานภาคธุรกิจ ภาคอุตสาหกรรมและภาครัฐ ต่อมาในทศวรรษ 1970 และ 1980 การบริหารองค์การต่าง ๆ ต่างให้ความสำคัญของการเน้นคุณภาพของผลิตภัณฑ์และความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ตามลำดับ

การเปลี่ยนแปลงที่เป็นสาเหตุให้มีการนำการบริหารโครงการมาใช้อย่างแพร่หลาย ประการที่ 1 จากการคิดค้นสิ่งใหม่ ๆ ด้านเทคโนโลยีระดับสูง และการเผยแพร่ให้นำเทคโนโลยีมาใช้กันอย่างกว้างขวาง ทำให้กระบวนการผลิตผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ สั้นลงอย่างมากจนเกิดการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารในภาคอุตสาหกรรมและภาค พาณิชยกรรมอย่างรวดเร็ว ประการที่ 2 จากแรงกดดันด้านต้นทุนและกำไรส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตและการให้บริการเนื่องจากการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่ๆต้องอาศัยกระบวนการบริหารที่ยืดหยุ่นและฉับไว

การเปลี่ยนแปลงที่เป็นสาเหตุให้มีการนำการบริหารโครงการมาใช้อย่างแพร่หลาย ประการที่ 3 ในทศวรรษ 1990 การแข่งขันในการผลิตและบริการมีมากขึ้น องค์การจึงต้องปรับกลยุทธ์ โครงสร้าง และวัฒนธรรมขององค์การให้ยืดหยุ่นและมีความคล่องตัว เพื่อตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งในระดับประเทศและระดับระหว่างประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ภายใต้เวลาและงบประมาณที่กำหนด

กล่าวได้ว่า การเปลี่ยนแปลงจากสาเหตุดังกล่าว ทำให้องค์การต้องมีการปรับปรุงการดำเนินงาน ได้แก่ กลยุทธ์ โครงสร้าง และวัฒนธรรมขององค์การให้มีความยืดหยุ่น มีความคล่องตัวและตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ จึงส่งผลทำให้ระบบการวางแผนและการบริหารงานในลักษณะโครงการได้ถูกนำมาใช้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งสนับสนุนและส่งเสริมการวางแผนและการควบคุมการดำเนินงานทั่วไป ตลอดจนทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ภายใต้เวลาและงบประมาณที่จำกัดขององค์การ

ความสำคัญของการบริหารโครงการ ความสำคัญของการบริหารโครงการ  การนำการบริหารโครงการมาใช้ในการดำเนินงานเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลายในองค์การและสังคมในปัจจุบัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้องค์การและสังคมบรรลุวัตถุประสงค์ที่พึงปรารถนาได้มากยิ่งขึ้นกว่าการใช้การบริหารทั่วไปซึ่งมีการบริหารงานประจำ จุดประสงค์พื้นฐานของการริเริ่มโครงการคือความต้องการในการบรรลุเป้าประสงค์ (Goals) โดยผู้บริหารต้องบูรณาการกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องการเข้าด้วยกัน นอกจากนี้การบริหารโครงการยังได้นำมาใช้เพื่อการประสาน และควบคุมกิจกรรมที่มีความสลับซับซ้อนในการดำเนินงาน

สรุปได้ว่า การบริหารโครงการเป็นกิจกรรมที่ได้รับการจัดทำขึ้นเพื่อการนำไปใช้ให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ ทุกโครงการที่กำหนดขึ้นจะต้องมีความสอดคล้องและสนับสนุนแผนงานหลักขององค์การ มีการจัดเตรียม การกำหนดรูปแบบของการดำเนินงานไว้อย่างเป็นระบบ จะต้องมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ รวมทั้งจะต้องได้รับการสนับสนุนและเอาใจใส่จากผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอและที่สำคัญโครงการจะต้องได้รับการตรวจสอบและประเมินผลอย่างจริงจัง

ความหมายของการบริหารโครงการ มยุรี อนุมานราชธน ให้ความหมายคำว่า “การบริหารโครงการ” หมายถึง กระบวนการในการดำเนินกิจกรรมด้วยวิธีการใหม่ ๆ ที่แตกต่างจากการบริหารงานประจำหรือการบริหารทั่วไป เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ภายใต้กรอบด้านหรืองบประมาณและเวลา วัตถุประสงค์ที่กำหนดอาจจะเป็นผลได้ที่เป็นการเปลี่ยนแปลงสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่มีลักษณะเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพหรือทั้งสองอย่าง

กระบวนการบริหารโครงการ ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ประการ ประการที่ 1 วัตถุประสงค์ของโครงการ (project objectives) ผลลัพธ์ที่คาดหวังว่าจะเกิดขึ้นเมื่อมีการดำเนินงานโครงการจนแล้วเสร็จ การบริหารโครงการสามารถเน้นวัตถุประสงค์ด้านใดด้านหนึ่งเพียงด้านเดียวผู้บริหารโครงการเน้นวัตถุประสงค์ด้านเวลา ทั้งนี้เพราะวิธีการควบคุมเวลาโดยใช้โครงข่าย (network) อย่างเป็นระบบเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด นอกจากนี้เวลายังเป็นวัตถุประสงค์ที่มีความชัดเจนมากที่สุด

กระบวนการบริหารโครงการ ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ประการ ประการที่ 2 กระบวนการบริหาร (management process) กระบวนการบริหารที่นำมาใช้ต้องสอดคล้องกับโครงการที่มีลักษณะเฉพาะกิจ แนวคิดเกี่ยวกับกระบวนการบริหารโครงการมีอยู่ 2 แนวทาง คือ แนวทางที่ 1 วงจรการแก้ไขปัญหา (problem – solving cycle) วางแผน ควบคุม ปัญหา จัดองค์การ นำไปปฏิบัติ

กระบวนการบริหารโครงการ ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ประการ แนวทางที่ 2 วงจรการบริหารโครงการ (project management life cycle) ริเริ่ม เจริญเติบโต อิ่มตัว สลายตัว เวล า กระบวนก ารบริการ บริหาร

กระบวนการบริหารโครงการ ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ประการ ประการที่ 3 ระดับการบริหารพื้นฐาน (fundamental levels) ผู้บริหารระดับบูรณาการหรือระดับสูงมีบทบาทในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้สอดคล้องกันกับสภาพแวดล้อมขององค์การและโครงการ ส่วนผู้บริหารระดับกลยุทธ์หรือระดับกลางรับผิดชอบด้านการประสานกิจกรรมของโครงการกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการให้สามารถดำเนินงานไปได้ และส่วนผู้บริหารระดับยุทธวิธีหรือระดับล่างรับผิดชอบด้านการกำกับควบคุมการปฏิบัติงานเพื่อให้การผลิตผลิตภัณฑ์และการบริการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระดับ 1 คือระดับบูรณาการ (integrative level) ระดับ 2 คือระดับกลยุทธ์ (strategic level) และระดับ 3 คือระดับยุทธวิธี (tactical level)

ระดับการบริหารโครงการมีบทบาทรับผิดชอบ ในการจัดการวัตถุประสงค์ของโครงการ ด้านที่ 1 การจัดการด้านขอบเขต การบริหารระดับ 1 กำหนดวิธีการนำโครงการไปปฏิบัติ และจัดสรรปัจจัยทางการบริหารต่าง ๆ ให้แก่โครงการ การบริหารระดับ 2 กำหนดแผนกลยุทธ์ที่ทำให้วัตถุประสงค์ของโครงการบรรลุผลสำเร็จ และการบริหารระดับ 3 กำหนดแผนยุทธวิธีขึ้นเพื่อทำให้แผนกลยุทธ์ในแต่ละด้านประสบความสำเร็จโดยทั่วไปการวางแผนในการบริหารระดับ 1 และ 2 มุ่งเน้นผลลัพธ์/ผลงาน ขณะที่ระดับ 3 มุ่งเน้นงาน

ระดับการบริหารโครงการมีบทบาทรับผิดชอบในการจัดการวัตถุประสงค์ของโครงการ ด้านที่ 2 การจัดการด้านองค์การ การบริหารระดับ 1 กำหนดรูปแบบองค์การโครงการโดยคำนึงถึงความสอดคล้องของกิจกรรมโครงการกับสภาพแวดล้อมของโครงการ การบริหารระดับ 2 รับผิดชอบแปลงวัตถุประสงค์ของโครงการให้เป็นแผนกลยุทธ์ของโครงการ และการบริหารระดับ 3 นำกลยุทธ์ไปปฏิบัติโดยจัดทำแผนยุทธวิธีขึ้น ด้านที่ 3 การจัดการด้านคุณภาพ ต้นทุนและเวลา ดำเนินการพร้อม ๆ กันไปในการบริหารทั้ง 3 ระดับ ดังนี้ ระดับ 1 เน้นคุณภาพ ระดับ 2 เน้นต้นทุน และระดับ 3 เน้นเวลา

การบริหารโครงการแนวทางโครงสร้าง วัตถุประสงค์ (การเปลี่ยนแปลงที่ เป็นผลได้)  โครงสร้างการแยกแยะผลลัพธ์ - ระดับบูรณาการ - ระดับกลยุทธ์  โครงสร้างการแยกแยะงาน - ระดับยุทธวิธี 1 ขอบเขต โครงสร้างการ แยกแยะองค์การ แผนภูมิ ความรับผิดชอบ 2 องค์การ  การประกันคุณภาพ  การควบคุมคุณภาพ  ทัศนคติ 5 เวลา 3 คุณภาพ  โครงข่าย  แผนภูมิแท่ง 4 ต้นทุน  โครงสร้างการแยกแยะต้นทุน  การควบคุมต้นทุน ซีพีเอ็ม/เพิร์ท ทีคิวเอ็ม ซี/เอสพีอีซี

ประเภทและคุณลักษณะเฉพาะของโครงการ ประเภทของโครงการ โครงการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาต่าง ๆ (Improvement Project) โครงการริเริ่มหรือนวัตกรรม (Innovative Project) โครงการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Project)

ประเภทและคุณลักษณะเฉพาะของโครงการ ขอบข่ายของงาน มีองค์กร เกิดการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์ ในการจัดการโครงการ ผู้บริหารและทีมงานโครงการต้องพร้อมที่จะเผชิญกับ ความไม่แน่นอนและความเสี่ยงต่าง ๆ เสมอ ในการจัดการโครงการผู้บริหารโครงการต้องคำนึงถึงข้อจำกัดด้านเวลา (Time) ค่าใช้จ่าย (Cost) และคุณภาพ (Quality) ตามที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขของโครงการ จำเป็นต้องเน้นความสำคัญของการบูรณาการ (Integration) กับองค์การหลักหรือ หน่วยงานของเจ้าของโครงการ

ความแตกต่างระหว่างการบริหารโครงการกับการบริหารทั่วไป - มีลักษณะพิเศษ ไม่ซ้ำกับโครงการอื่นใด มีลักษณะการดำเนินงานแบบซ้ำๆ และเป็นกิจวัตร - มีระยะเวลาที่แน่นอน - มีระยะเวลาที่ไม่สิ้นสุด - เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป - สภาพการดำเนินงานไม่แน่นอน ไม่สม่ำเสมอ - สภาพการดำเนินงานเหมือนเดิม - ให้น้ำหนักแก่วัตถุประสงค์ด้านต่าง ๆ ไม่เท่ากันเพื่อก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงสภาพเดิม - ให้ความสำคัญกับวัตถุประสงค์ด้านต่างๆเท่าๆกัน - กำหนดคณะทำงานชั่วคราว - กำหนดคณะทำงานขึ้นอย่างถาวร

ความแตกต่างด้านวัฒนธรรมของ การบริหารโครงการกับการบริหารทั่วไป - สภาพแวดล้อมของการดำเนินงานไม่คงที่ -สภาพแวดล้อมของการดำเนินงานเหมือนเดิม -การดำเนินงานที่ไม่เคยกระทำมาก่อน จึงมุ่งเน้นด้านประสิทธิผล - การดำเนินงานที่เคยกระทำมาก่อน จึงเน้นปรับปรุงสิ่งเดิม ๆ ที่กระทำเป็นประจำ -การดำเนินงานเน้นวัตถุประสงค์/เป้าหมาย โดยสมาชิกของทีมงานต้องรับผิดชอบในบทบาทของตนเองหลาย ๆ บทบาท -การดำเนินงานเน้นบทบาทที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งทำให้ผู้ปฏิบัติงานไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเมื่อลงมือปฏิบัติงาน -การดำเนินงานภายใต้ความเสี่ยงและความไม่แน่นอนเพื่อการบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์/เป้าหมาย เนื่องจากขาดประสบการณ์และเป็นการบริหารความเสี่ยง - การดำเนินงานที่เคยมีประสบการณ์จึงรู้สึกมั่นใจว่าจะสามารถประสบผลสำเร็จเช่นเดิมและเป็นการบริหารสถานภาพเดิม

ประโยชน์ของการบริหารโครงการ ประการที่ 1 ประโยชน์ต่อองค์การ ประการที่ 2 ประโยชน์ต่อบุคคล ประการที่ 3 ประโยชน์ต่อผู้รับบริการ

สวัสดี สวัสดีค่ะ